Zehn Tipps für den Aufbau eines virtuellen Teams mithilfe von Google Workspace

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Tablet mit angezeigten Kontakten, von denen Linien zu einem Globus führen

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1

Einfacher im Team kommunizieren mit einer Mailingliste" "

Sie möchten dieselben Informationen mit Teammitgliedern auf der ganzen Welt teilen? Eine in Google Groups erstellte E-Mail-Liste für Ihr Team erleichtert die Kommunikation. Anstatt einzelne Personen per E-Mail zu kontaktieren, können Sie über die Gruppen-E-Mail-Adresse Statusupdates senden und Ressourcen für alle gleichzeitig freigeben, z. B. Teamkalender und Drive-Dateien.

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2

Mit Teamkalendern organisiert bleiben" "

Bei einem internationalen Team mit Mitgliedern in verschiedenen Zeitzonen ist es schwierig, Termine zu planen, die allen passen. Mit Google Kalender können Sie die Kalender Ihrer Teammitglieder übereinanderlegen, um zu sehen, wann die einzelnen Personen verfügbar sind. Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Teamkalender zu erstellen, um Termine wie Besprechungen, Schulungen und Urlaub besser im Blick zu behalten. So erfahren Sie, wann Ihre Mitarbeiter Zeit haben und können Teambesprechungen sowie sonstige Veranstaltungen leichter planen.

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3

Mit projekt- oder teambezogenen Chatrooms die Kommunikation im Team fördern" "

Über Chatrooms lassen sich Teammitglieder in verschiedenen Ländern vernetzen. Erstellen Sie dazu einen Chatroom in Google Chat oder im Chat in Gmail. Damit lassen sich ganz einfach Projektideen teilen und Vorschläge zu Best Practices austauschen. Außerdem fällt die Zusammenarbeit leichter und es entsteht ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl.

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4

Teamressourcen speichern, freigeben und von überall her darauf zugreifen" "

Möchten Sie Ihre Teamressourcen sicher speichern und freigeben? Dann legen Sie doch einfach alle Dateien Ihres Teams in einem Ordner in Google Drive oder in einer geteilten Ablage ab. So können Sie sie im Handumdrehen für alle freigeben. Wenn jemand Änderungen vornimmt, sehen Sie in Google Drive, welche Dateien aktualisiert wurden. Teammitglieder können außerdem mit jedem Gerät und zu jeder Zeit sicher auf die aktuellen Dateien zugreifen.

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5

Projekt- und Zeitpläne koordinieren" "

Es kann schwierig sein, den Überblick über Teamprojekte und Zeitpläne zu behalten, vor allem wenn sich Deadlines ändern und in letzter Minute neue Aufgaben hinzukommen. Das gelingt besser, wenn Sie die Arbeit Ihres Teams in einem dynamischen Projektplan in Google Tabellen organisieren und so den Fortschritt im Blick behalten. Alle Teammitglieder können ihren Fortschritt dann ortsunabhängig und in Echtzeit aktualisieren, ohne dafür unzählige E-Mails lesen und schreiben zu müssen. Ein zentraler Projektplan, den jeder aufrufen und aktualisieren kann, macht es viel einfacher, Aufgaben zu verteilen und den Überblick über sich ständig ändernde Fristen zu behalten. Sie sehen alle Änderungen und Antworten in Echtzeit.

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6

Videokonferenzen und virtuelle Veranstaltungen mit Teilnehmern an unterschiedlichen Standorten" "

Wenn Sie in einem Team arbeiten, das auf der ganzen Welt verstreut ist, können Sie mit Google Meet von überall auf der Welt und zu jeder Zeit in Verbindung bleiben — über einen Computer oder ein Mobilgerät. Nehmen Sie über Meet oder Gmail an einer Videokonferenz teil, um Ideen zu sammeln, an Teamprojekten zu arbeiten oder virtuelle Veranstaltungen abzuhalten. So bleiben alle in Verbindung, ohne weit reisen oder Geld ausgeben zu müssen.

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7

Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten" "

Sie arbeiten mit Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten an Dokumenten, Tabellen, Präsentationen oder anderen Dateien? Dann wird es Sie freuen, dass Sie diese Dateien nicht mehr in Form von E-Mail-Anhängen hin- und herschicken und dabei mit einer Vielzahl verschiedener Anhänge hantieren müssen. Mit Google Docs, Google Tabellen und Google Präsentationen können Sie und Ihr Team gleichzeitig und in Echtzeit Dokumente bearbeiten, in Dateien chatten und mithilfe von Kommentaren gezielt Feedback geben. Änderungen werden automatisch gespeichert. Dadurch hat jedes Teammitglied immer Zugriff auf die aktuellen Versionen.

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8

Präsentationen per Videokonferenz übertragen" "

Ein persönliches Treffen ist nicht möglich? Dann teilen Sie einfach Präsentationen, Dokumente und andere Dateien in einer Videokonferenz in Google Meet. Sie können auch Untertitel aktivieren, um ohne Ton zu präsentieren. Außerdem lassen sich Videokonferenzen aufzeichnen, sodass Teammitglieder, die sich beispielsweise in einer anderen Zeitzone befinden, sie später ansehen können.

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9

Aktuelle Informationen für einen großen Personenkreis zugänglich machen" "

Mit Webseiten lassen sich Informationen ganz leicht für ein großes Publikum verfügbar machen. Dabei steuern Sie, wer darauf Zugriff hat und wann Aktualisierungen veröffentlicht werden. Wenn Sie Inhalte für alle in Ihrer Organisation oder öffentlich zugänglich machen möchten, erstellen Sie einfach eine Website in Google Sites. Hier lassen sich Google-Dokumente, -Tabellen, -Präsentationen und andere Dateien aus Google Drive einbetten. Mit Dokumenten, Tabellen und Präsentationen können Sie effizient dafür sorgen, dass alle im Team auf dem neuesten Stand bleiben. Das ist von großem Vorteil – gerade bei Informationen, die sich ständig ändern. Je nach Größe der Zielgruppe stehen Ihnen verschiedene Freigabeoptionen zur Verfügung.

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10

Daten von Teammitgliedern oder Kunden erheben" "

Sie benötigen Informationen von vielen Teammitgliedern oder Kunden? Mit Google Formulare lassen sich ganz einfach Umfragen erstellen und auswerten – im mobilen Browser oder im Webbrowser. So können Sie im Handumdrehen beispielsweise eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit durchführen, von Teammitgliedern Feedback zu Dokumenten einholen oder eine kurze Meinungsumfrage starten. Sie haben die Möglichkeit, sich über eingegangene Antworten benachrichtigen zu lassen, und die Ergebnisse können mit Google Formulare oder Google Tabellen in Diagrammen und Grafiken anschaulich aufbereitet werden.

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Sie suchen nach mehr Tipps zum Arbeiten mit Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten? Dann rufen Sie die Playlist des Google Workspace YouTube-Kanals auf: Tipps für die Arbeit im Homeoffice

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