10 conseils Google Workspace pour former des équipes virtuelles

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Tablette avec contacts connectés à divers lieux sur un globe terrestre

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1

Facilitez la communication grâce à une liste de diffusion d'équipe" "

Vous avez besoin de partager les mêmes informations avec les membres d'une équipe répartie dans différents pays ? Simplifiez les communications en créant une liste de diffusion Groupes. Au lieu de rédiger un e-mail pour chaque personne, envoyez des comptes rendus et partagez simultanément diverses ressources (par exemple, vos agendas d'équipe et documents Drive) via l'adresse e-mail du groupe.

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2

Organisez-vous avec les agendas d'équipe" "

Lorsque les membres d'une équipe travaillent dans différents pays et dans différents fuseaux horaires, il est très difficile de planifier des dates de réunion qui conviennent à tout le monde. Avec Agenda, vous pouvez superposer les agendas des membres de votre équipe pour savoir quand l'ensemble de vos collaborateurs est disponible. Vous pouvez même créer plusieurs agendas d'équipe pour les réunions, les formations ou les congés, entre autres. Une fois que vous connaissez la disponibilité de chacun, vous pouvez planifier des réunions ou des événements d'équipe en toute simplicité.

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3

Créez des salons d'équipe ou de projet" "

Les membres de votre équipe sont répartis sur plusieurs sites ? Encouragez-les à rester connectés en créant un salon dans Chat ou à utiliser Chat dans Gmail. Désormais, tout le monde peut facilement travailler en réseau, partager des idées de projet, échanger sur les bonnes pratiques et favoriser la cohésion.

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4

Stockez, partagez et consultez les ressources de l'équipe où que vous soyez dans le monde" "

Vous cherchez un moyen facile de stocker et de partager en toute sécurité les ressources de votre équipe ? Enregistrez tous les fichiers de votre équipe dans un seul dossier sur Drive ou dans des Drive partagés. Ils seront partagés instantanément. Lorsque quelqu'un apporte une modification, Drive vous indique les fichiers concernés. Les membres de l'équipe peuvent utiliser n'importe quel appareil pour accéder à distance et de manière sécurisée aux versions les plus récentes, et ce à tout moment.

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5

Coordonnez vos plans et calendriers de projets" "

Le suivi des projets et des plannings d'équipes est parfois difficile, surtout lorsque les délais de livraison sont modifiés ou que des tâches sont ajoutées à la dernière minute. Organisez à l'avance le travail et le suivi de l'avancement de votre équipe dans un plan de projet Sheets dynamique. Même s'ils se trouvent aux quatre coins du globe, les membres de l'équipe peuvent indiquer directement leur avancement en temps réel, évitant ainsi au responsable d'avoir à éplucher les e-mails de chacun. Chaque collaborateur peut consulter et modifier le même plan de projet. Il est donc plus facile de se répartir les tâches et de gérer les modifications de calendrier. De plus, vous pouvez consulter les réponses en temps réel.

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6

Organisez des visioconférences et des événements virtuels avec vos collaborateurs" "

Si les membres de votre équipe sont répartis dans le monde entier, Meet vous permet de rester en contact avec eux, où qu'ils se trouvent et à n'importe quel moment, à partir d'un ordinateur ou d'un appareil mobile. Grâce à la visioconférence depuis Meet ou Gmail, organisez des réunions de brainstorming, travaillez sur des projets d'équipe, participez à des événements virtuels, et bien plus encore. Désormais, tout le monde peut rester en contact et bénéficier des avantages d'une réunion en face à face, sans avoir à se déplacer.

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7

Modifiez en temps réel les documents de votre équipe" "

Vous souhaitez modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations ou d'autres fichiers avec des membres de votre équipe décentralisée ? Évitez les échanges interminables de pièces jointes. Grâce à Docs, Sheets et Slides, réalisez des modifications simultanément en temps réel, discutez au sein même de l'éditeur et obtenez des avis ciblés par le biais de commentaires et de suggestions. Les modifications étant enregistrées automatiquement, les membres de l'équipe ont toujours accès aux dernières versions.

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8

Animez des présentations à distance" "

Si vous ne pouvez pas assister en personne à une réunion, présentez vos fichiers Slides, Docs ou autres en organisant une visioconférence Meet. Vous pouvez même enregistrer les réunions afin que les collaborateurs travaillant dans des fuseaux horaires différents puissent les regarder plus tard, et activer les sous-titres pour que les participants puissent suivre la réunion sans le son.

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9

Diffusez les informations les plus récentes à de grands groupes d'utilisateurs ou à des équipes" "

Les pages Web facilitent le partage d'informations avec un large public. Vous pouvez choisir votre public et décider à quel moment les modifications sont présentées aux internautes. Pour rendre un ensemble de contenus accessible à votre organisation ou au public, créez un site Web Sites et intégrez-y des fichiers Docs, Sheets, Slides, ou autres depuis Drive. Les documents, les feuilles de calcul et les présentations sont également des outils importants qui peuvent aider votre équipe à prendre connaissance des dernières modifications. Diverses options de partage s'offrent à vous, selon la taille de votre public.

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10

Collectez des informations auprès des membres de votre équipe ou de vos clients" "

Vous souhaitez collecter des informations auprès de grands groupes d'utilisateurs tels que des équipes internes et des clients externes ? Avec Google Forms, vous pouvez créer et analyser des enquêtes directement depuis votre appareil mobile ou votre navigateur Web. Créez une enquête de satisfaction client, recueillez les commentaires de grandes équipes sur des documents, réalisez un rapide sondage d'opinion, et bien plus encore. Vous pouvez ensuite être prévenu lorsqu'un utilisateur répond, consulter les résultats de l'enquête et synthétiser les données à l'aide de graphiques dans Forms ou Sheets.

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Vous souhaitez consulter d'autres exemples de collaboration au sein d'équipes dispersées aux quatre coins du monde ? Accédez à la playlist Tips for working remotely de la chaîne YouTube de Google Workspace pour obtenir des conseils sur le télétravail.

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