G Suite 實務應用:輕鬆與遠端團隊成員共事的 10 大秘訣

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平板電腦和地球儀 (平板電腦畫面上顯示的聯絡人各自連到地球儀上不同的位置)

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與團隊成員進行視訊會議和舉辦遠端活動藍色分隔線

如果您的團隊成員分別在世界各地工作,Google Meet 可讓所有人不再受到地理時空限制,輕鬆透過電腦或行動裝置保持聯繫。您可以透過 Meet 或 Gmail 加入視訊會議,與大家一同交換想法、合作進行團隊專案以及舉辦虛擬活動等等。所有成員就能齊聚一堂,既節省差旅成本,又保有面對面溝通的好處。

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向遠端參與者進行簡報藍色分隔線

遇到無法會面的情況時,不妨利用 Google Meet 召開視訊會議,分享簡報、文件和其他檔案的畫面。您甚至可以錄下視訊會議過程,以便其他時區的使用者於會後觀看;如果開啟字幕功能,使用者觀看視訊時就不必開啟音量。

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即時編輯團隊文件藍色分隔線

需要和遠端的團隊成員共同編輯文件、試算表、簡報或其他檔案嗎?您再也不必透過電子郵件來回寄送檔案及處理多個附件了。只要使用 Google 文件試算表簡報,就可以即時同步編輯檔案、在檔案中進行即時通訊,以及透過註解功能獲得您所需的意見回饋。系統會自動儲存變更,因此團隊成員隨時都能存取到最新版本的內容。

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在世界各地儲存、共用及存取團隊資源藍色分隔線

想要以簡便的方式安全地儲存及共用團隊資源嗎?只要將團隊的檔案集中儲存在 Google 雲端硬碟或共用雲端硬碟的資料夾中,就能立即共用。有人變更檔案內容時,雲端硬碟也會顯示相應資訊。因此團隊成員可以隨時透過任何裝置安全地存取最新檔案。

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對大型群組或團隊播送最新資訊藍色分隔線

要與廣大群眾分享資訊時,透過網頁一點都不麻煩。您可以選擇分享的目標對象,並控制更新內容的發布時間。如果想為您的機構或社會大眾提供一整套内容,不妨運用 Google 協作平台建立網站,然後在其中嵌入文件、試算表、簡報以及其他存放在雲端硬碟中的檔案。此外,文件、試算表和簡報也都是可以協助團隊成員掌握最新資訊的重要工具。根據您的分享對象規模,我們可以提供多種不同的共用選項。

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使用團隊郵寄清單讓通訊更便利藍色分隔線

想要與全球的團隊成員分享相同的資訊嗎?您可以利用 Google 網路論壇製作團隊專屬的電子郵件名單,讓溝通流程更簡便。隨後只要使用群組的電子郵件地址,就可以一次為所有人提供狀態更新資訊以及共用資源 (例如團隊日曆和雲端硬碟文件)。

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協調專案計畫和時間表藍色分隔線

要持續追蹤團隊專案和時間表並非易事,如果遇到交期一直變動或臨時增加工作等情況,追蹤起來更加困難。您可以透過動態的 Google 試算表專案計畫來統整團隊的工作及追蹤完成度,做好更萬全的準備。世界各地的團隊成員都能即時直接更新進度,再也不必逐一查看其他人透過電子郵件傳送的最新資訊。由於每個人都可以存取及更新同一份專案計畫,所以無論是要分派工作,還是管理持續變動的時間表,都變得更方便簡單。更棒的是,一有人回覆您立即看得到。

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利用團隊日曆讓一切井然有序藍色分隔線

團隊成員可能分散在世界各地且工作時間各異,要找出一個人人都有空開會的日期並不容易。有了 Google 日曆,您就可以比對團隊成員的日曆,找出大家都有空檔的時段。您甚至可以建立多個團隊日曆,用於追蹤會議、培訓、休假等等。而得知大家有空的時間後,自然就能夠輕鬆安排團隊會議或活動。

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建立專案或團隊聊天室,方便團隊成員互動藍色分隔線

您可以在 Google ChatGmail 中的 Chat 建立聊天室,鼓勵分散各地的團隊成員保持聯絡。如此一來,大家就能夠輕鬆交流、分享彼此對專案的構想、針對最佳做法交換意見,並且打造團隊意識。

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向團隊成員或客戶收集資訊藍色分隔線

想要向一大群人 (例如內部團隊或外部客戶) 收集資訊嗎?只要使用 Google 表單,就可以直接在行動裝置或網路瀏覽器中建立問卷調查及分析調查結果。除了可以建立客戶滿意度問卷調查、收集外圍團隊對於文件的意見、快速進行意見調查,還有更多功能待您發掘。問卷上線之後,您可以在有人回覆時收到通知、查看問卷調查結果,還可以運用表單試算表中的圖表彙整資料。

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想知道還能運用哪些方式與分散各地的團隊成員一起工作嗎?歡迎瀏覽 G Suite YouTube 頻道的遠距工作秘訣播放清單。

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