使用 G Suite 与远程团队协作的十大妙招

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平板电脑中显示了联系人,他们与地球仪上的不同地点连接起来

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与团队成员进行视频会议和远程活动" "

如果您的团队成员遍布世界各地,Google Meet 可让所有成员摆脱地域限制,只需一台计算机或一部移动设备就可以随时随地保持联系。各团队成员还可以加入视频会议,集体讨论各种观点和创意、协同处理团队项目、开展虚拟活动等等。这样一来,所有人都能保持联系,既节省了差旅时间和费用,又能享受到面对面沟通的益处。

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向远程观众演示内容" "

当无法见面时,可以使用 Google Meet 在视频会议中演示幻灯片、文档及其他文件。您甚至可以将视频会议录下来,供其他时区的人员之后观看。您还可以开启字幕,这样他人在观看时就可以关闭声音。

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实时编辑团队文档" "

需要与远程团队一起编辑文档、电子表格、演示文稿或其他文件?无需来回发送电子邮件,也无需处理多个附件。借助 Google 文档表格幻灯片,可以与团队成员一起实时编辑文件,在文件中聊天,还能通过评论功能获得有针对性的反馈。系统会自动保存更改,让团队成员访问的始终都是最新版本。

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哪怕身在天涯海角,也可以随时存储、共享和访问团队资源" "

想要轻松安全地存储和共享您团队的资源?可以将团队的所有文件都保存在 Google 云端硬盘或共享云端硬盘内的一个文件夹中,这样就可以即时地与他人共享这些文件。如果有人更改内容,云端硬盘会向您显示有改动的文件。团队成员可以随时通过任何设备安全地访问最新文件。

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向人数众多的群体或团队传播最新信息" "

通过网页,可以轻松地与大量受众分享信息。您可以选择所面向的受众,自主控制发布最新信息的时间。如果需要向整个单位中的人员或向大众公布一组内容,不妨通过 Google 协作平台创建一个网站,并在其中嵌入云端硬盘内的文档、表格、幻灯片及其他文件。信息瞬息万变,文档、电子表格和演示文稿也是帮助您的团队随时掌握最新信息的重要工具。我们提供了多种共享方式,您可以根据受众规模加以选择。

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善用团队邮寄名单,让信息传达更加简单" "

需要与世界各地的团队成员分享相同的信息?不妨通过 Google 网上论坛为团队创建一个群组形式的电子邮件收件人列表,这样就可以更轻松地传达信息。然后,您可以直接使用该群组的电子邮件地址向所有人发送状态更新和共享资源(例如团队日历和云端硬盘文档),而无需逐一向每个人发送电子邮件。

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协调项目计划和时间表" "

跟踪团队项目和时间表并非易事,尤其是在截止日期有变和临时新增任务时。可以通过 Google 表格制定一个动态项目计划,用以整理团队的工作和跟踪完成情况,这样对一切安排就会更加胸有成竹。全球各地的团队成员都可以实时地直接更新自己的进度,而无需逐一详查其他人通过电子邮件发送的最新动态。由于所有人都可以访问和更新同一份项目计划,因此您可以更轻松地分配任务和管理不断变化的时间表。此外,您还可以实时查看回复。

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使用团队日历让一切井井有条" "

如果团队成员遍布世界各地,工作时区也不尽相同,那么要找到适合所有人的会议日期并不容易。借助 Google 日历,您可以叠加显示各个团队成员的日历,找出所有人都有空的时间。您甚至可以创建多个团队日历来跟踪会议、培训、假期等安排。知道所有人何时有空后,您就可以轻松安排团队会议或活动。

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利用项目或团队聊天室为团队成员助力" "

您可以使用 Google Chat 创建一个聊天室,鼓励身处各地的团队成员保持联系。这样一来,所有人都能轻松地相互联络、分享关于项目的想法、交流最佳做法并增强集体意识。

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向团队成员或客户收集信息" "

想要向为数众多的人员(例如各个内部团队或诸多外部客户)收集信息?使用 Google 表单,可以直接在手机或网络浏览器中创建和分析调查问卷。您可以创建客户满意度调查问卷、征集广义团队对文档的反馈意见、开展简单快速的投票活动等等。这样,您就可以在有人回复时收到通知,查看调查结果,还可以使用表单表格以图表的形式汇总数据。

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想知道还能通过哪些方法与分散在各地的团队成员协作?不妨前往 YouTube 观看 G Suite 频道的远程办公实用妙招播放列表。

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