เคล็ดลับ 10 ข้อในการใช้ G Suite เพื่อทำงานกับสมาชิกในทีมที่อยู่ต่างสถานที่กัน

หากต้องการใช้แอป Google ในที่ทำงานหรือโรงเรียนให้ได้ประโยชน์ยิ่งขึ้น  ลงชื่อสมัครเพื่อทดลองใช้ G Suite ฟรี

แท็บเล็ตที่มีรายชื่อติดต่อที่เชื่อมต่อกับสถานที่ตั้งต่างๆ บนโลก

แถบสีเทา

1

จัดการประชุมทางวิดีโอและกิจกรรมทางไกลให้กับสมาชิกในทีม" "

หากคุณทำงานกับสมาชิกของทีมที่กระจายอยู่ในประเทศต่างๆ Google Meet จะช่วยให้คุณจัดการประชุมทางวิดีโอกับสมาชิกในทีมจากคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ได้อย่างง่ายดายทุกที่ทุกเวลา เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอเพื่อระดมสมอง ทำงานในโครงการของทีม จัดกิจกรรมแบบเสมือน และดำเนินการอื่นๆ ทุกคนก็จะติดต่อกันได้โดยไม่ต้องเดินทางไกล และยังพูดคุยกันแบบเห็นหน้าได้

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

2

นำเสนอข้อมูลต่อผู้ชมที่อยู่ห่างไกล" "

หากมีความลำบากในการเดินทางไปพบกัน เพียงแค่ใช้ Google Meet คุณก็นำเสนอสไลด์ เอกสาร และไฟล์อื่นๆ ผ่านการประชุมทางวิดีโอได้ นอกจากนี้คุณยังบันทึกการประชุมทางวิดีโอเพื่อให้สมาชิกที่อยู่ในเขตเวลาอื่นรับชมได้ในภายหลัง และยังเปิดใช้คำบรรยายวิดีโอเพื่อให้ผู้ชมดูได้โดยไม่ต้องเปิดเสียงด้วย

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

3

แก้ไขเอกสารของทีมได้แบบเรียลไทม์" "

กำลังแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต งานนำเสนอ หรือไฟล์อื่นๆ กับสมาชิกในทีมที่อยู่ต่างสถานที่กันใช่ไหม ต่อจากนี้คุณไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลและแนบไฟล์กลับไปกลับมาจำนวนมากอีกต่อไป เพียงใช้ Google เอกสาร ชีต และสไลด์ก็แก้ไขไฟล์พร้อมกันแบบเรียลไทม์ แชทกันภายในไฟล์ และแสดงความคิดเห็นได้ตรงจุดโดยใช้ฟีเจอร์ความคิดเห็น ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติเพื่อให้สมาชิกในทีมเข้าถึงไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

4

เก็บ แชร์ และเข้าถึงข้อมูลของทีมได้จากทุกที่ทั่วโลก" "

วิธีง่ายๆ ในการจัดเก็บและแชร์ทรัพยากรของทีมอย่างปลอดภัย เพียงบันทึกไฟล์ทั้งหมดของทีมไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันใน Google ไดรฟ์หรือไดรฟ์ที่แชร์ จากนั้นก็ใช้งานร่วมกันได้ทันที เมื่อมีผู้แก้ไขไฟล์ ไดรฟ์จะแสดงการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ให้เห็น สมาชิกในทีมจะเข้าถึงไฟล์ล่าสุดได้อย่างปลอดภัยทุกเมื่อ ไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใด

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

5

เผยแพร่ข้อมูลล่าสุดให้กับกลุ่มหรือทีมขนาดใหญ่" "

หน้าเว็บเป็นช่องทางง่ายๆ ในการแชร์ข้อมูลกับผู้ชมจำนวนมาก โดยเลือกกลุ่มเป้าหมายและควบคุมช่วงเวลาที่ต้องการเผยแพร่อัปเดตได้ หากต้องการเผยแพร่เนื้อหาส่วนใดส่วนหนึ่งในองค์กรหรือต้องการตั้งค่าเป็นสาธารณะ ให้สร้างเว็บไซต์ใน Google Sites แล้วจึงฝังไฟล์เอกสาร ชีต สไลด์ หรืออื่นๆ จากไดรฟ์ลงไป นอกจากนี้เอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้ทีมได้รับข้อมูลล่าสุดซึ่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาอีกด้วย ดังนั้นเราจึงมีวิธีการแชร์ที่หลากหลายให้เลือกใช้ได้ ขึ้นอยู่กับจำนวนของผู้ใช้ที่ต้องการ 

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

6

สื่อสารได้ง่ายขึ้นด้วยการใช้อีเมลแบบกลุ่มของทีม" "

หากต้องแชร์ข้อมูลเดียวกันให้สมาชิกในทีมจากทั่วโลกได้รับทราบ เพียงสร้างอีเมลแบบกลุ่มของทีมใน Google Groups จากนั้นก็ใช้อีเมลของกลุ่มในการส่งและแชร์ข้อมูลต่างๆ (เช่น ปฏิทินของทีมและเอกสารในไดรฟ์) ให้กับทุกคนพร้อมกันแทนการส่งอีเมลเป็นรายบุคคล

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

7

ประสานงานแผนและกำหนดการของโครงการ" "

การติดตามโครงการและกำหนดการของทีมอาจทำได้ยาก โดยเฉพาะหากมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาหรือมีงานเพิ่มเติมในช่วงสุดท้ายก่อนปิดโครงการ เราขอแนะนำให้เตรียมความพร้อมโดยจัดระเบียบงานของทีมและติดตามการทำตามแผนงานของโครงการแบบไดนามิกใน Google ชีต สมาชิกในทีมทุกคนจะอัปเดตความคืบหน้าของตนได้แบบเรียลไทม์ โดยที่คุณไม่ต้องค้นหาข้อมูลจากอีเมลของสมาชิกแต่ละคน เมื่อทุกคนเข้าถึงและอัปเดตแผนโครงการเดียวกันได้ การกระจายงานและจัดการกำหนดการที่เปลี่ยนแปลงก็จะง่ายขึ้น นอกจากนี้คุณยังเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้แบบเรียลไทม์ด้วย

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

8

จัดระเบียบด้วยปฏิทินของทีม" "

หากสมาชิกในทีมกระจายอยู่ในหลายประเทศและทำงานในเขตเวลาต่างกัน การกำหนดวันที่ประชุมที่สะดวกสำหรับทุกคนจึงค่อนข้างยาก เพียงใช้ Google ปฏิทิน คุณจะเห็นกำหนดการในปฏิทินของสมาชิกในทีมทุกคนได้พร้อมกันในคราวเดียว ซึ่งจะช่วยให้ทราบได้ว่าทุกคนจะว่างตรงกันเมื่อใด และคุณยังสร้างปฏิทินของทีมได้อีกหลายอย่าง เพื่อใช้ในการติดตามการประชุม การฝึกอบรม การลางาน และอื่นๆ อีกมากมาย เมื่อทราบว่าแต่ละคนพร้อมในเวลาใด คุณก็วางกำหนดการประชุมหรือกิจกรรมของทีมได้อย่างง่ายดาย

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

9

เพิ่มศักยภาพให้สมาชิกในทีมด้วยห้องประชุมสำหรับโครงการหรือทีม" "

กระตุ้นให้สมาชิกในทีมที่อยู่ต่างสถานที่กันเชื่อมต่อถึงกันได้โดยสร้างห้องแชทใน Google Chat ทุกคนจึงสร้างเครือข่ายร่วมกัน แชร์แนวคิดของโครงการ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และสร้างความสามัคคีระหว่างสมาชิกให้มากขึ้นได้

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

10

รวบรวมข้อมูลจากสมาชิกในทีมและลูกค้า" "

หากต้องการรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มคนขนาดใหญ่ เช่น ทีมภายในหรือลูกค้าภายนอก เมื่อใช้ Google ฟอร์ม คุณจะสร้างและวิเคราะห์แบบสำรวจได้โดยตรงจากอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือเว็บเบราว์เซอร์ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า รวบรวมความคิดเห็นในเอกสารจากทีมต่างๆ ส่งแบบสำรวจความคิดเห็นแบบสั้นๆ หรืออื่นๆ อีกมากมาย คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีผู้ตอบ รวมทั้งจะเห็นผลลัพธ์ของแบบสำรวจและข้อมูลสรุปที่ประกอบด้วยแผนภูมิและกราฟได้ในฟอร์มหรือชีต

ดูวิธีการ

แถบสีเทา

หากต้องการตัวอย่างเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานร่วมกับทีมที่อยู่ต่างสถานที่กัน โปรดดูเพลย์ลิสต์ในช่อง G Suite ของ YouTube เรื่องเคล็ดลับการทำงานร่วมกันจากต่างสถานที่

ข้อมูลนี้มีประโยชน์ไหม
เราจะปรับปรุงได้อย่างไร