離れた場所にいるチームと連携するための G Suite 活用法トップ 10

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連絡先が地球上の各地につながっているタブレット

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チームメンバーとビデオ会議や遠隔のイベントを開催する青色の線

グローバルなチームで仕事をしている場合に、Google Meet があれば、パソコンやモバイル デバイスを使っていつでもどこでもコミュニケーションを図れます。意見交換、チーム プロジェクトの作業、オンライン上でのイベントの開催など、さまざまなことに Meet または Gmail から参加するビデオ会議を活用し、実際に足を運ばなくてもお互いの顔を見ながら仕事を進めることが可能です。

方法

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遠隔でプレゼンテーションを行う青色の線

相手と直接会えない場合でも、Google Meet でビデオ会議を開催してスライドやドキュメントなどのファイルを共有できます。ビデオ会議を録画しておいてタイムゾーンが異なる相手に見てもらう、録画に字幕を付けて音声なしで視聴してもらうといったことも可能です。

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チームのドキュメントをリアルタイムで編集する青色の線

ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのファイルを離れた場所のチームメンバーと共同で編集する際、それらのファイルをメールに添付して何度も送り合う必要はありません。Google ドキュメントスプレッドシートスライドを使用すれば、リアルタイムに同時編集したり、ファイル内でチャットしたり、コメント機能で特定の箇所にフィードバックしたりできます。変更内容は自動で保存されるため、常に最新のファイルをメンバー全員で共有できます。

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世界中どこからでもチームのリソースを保存、共有、確認する青色の線

チームのリソースを簡単かつ安全に保存、共有したいときは、Google ドライブまたは共有ドライブにフォルダを作成し、そこにチームで使うすべてのファイルを保存して、皆で共有するのがおすすめです。誰かが変更を加えると、どのファイルが変更されたかがドライブに表示されます。チームメンバーは、いつでもどのデバイスからでも、最新のファイルに安全にアクセスできます。

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大人数のグループやチームに最新情報を伝える青色の線

大勢の人と情報を共有するには、ウェブページを利用するのが簡単です。ウェブページなら、公開範囲や更新のタイミングを管理できるからです。一連のコンテンツを組織内または一般に公開するには、Google サイトでウェブサイトを作成し、ドライブからドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのファイルを埋め込みます。刻々と変化する情報を継続的に共有するには、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションも重要なツールです。閲覧者の規模に応じて、さまざまな共有オプションを設定できます。

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メーリング リストを使用してコミュニケーションをシンプルにする青色の線

世界各地のチームメンバーと情報を共有する必要がある場合、Google グループでチームのメーリング リストを作成すれば、容易に意思疎通を図れます。進捗報告をするときや、リソース(チームのカレンダーやドライブ内のドキュメントなど)を共有するときに、個々のメールアドレスではなくグループのメールアドレス宛てに連絡すれば、関係者全員に一度に伝えられます。

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プロジェクトの計画とスケジュールを調整する青色の線

チームのプロジェクトやスケジュールの管理は容易にはいかないことも多く、特に納期変更や直前での作業の追加があると難しくなりがちです。Google スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成すれば、チームの作業管理や進捗確認をよりスムーズに行えます。世界各地のチームメンバーが進捗を直接リアルタイムに更新できるので、報告のメールを探す必要もなくなります。プロジェクト計画を全員で共有して更新できるため、作業の割り当てやスケジュール変更の管理をより簡単に行えるほか、メンバーの反応をリアルタイムで確認できます。

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チーム カレンダーで日程を調整する青色の線

世界各地のチームメンバーと時差がある中で仕事をしている場合、全員の都合が付く日時を探すのは大変です。Google カレンダーではチームメンバーのカレンダーを重ねて表示し、全員にとって都合のよい日時を探すことができます。会議、研修、休暇などの予定別に、複数のチーム カレンダーを作成することも可能です。Google カレンダーでメンバーの空き時間を把握できれば、チーム会議やイベントの日程を決めるのも簡単です。

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プロジェクトやチームのチャットルームでメンバー同士の結束を高める青色の線

Google Chat または Gmail の Chat でチャットルームを作成して、さまざまな場所にいるチームメンバーに連絡を取り合うことができます。他のメンバーと交流を深め、プロジェクトのアイデアを共有したり、ベスト プラクティスに関する考えを述べ合ったり、連帯感を高めたりできます。

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チームメンバーやお客様から情報を収集する青色の線

社内のチームや社外の取引先といった大規模なグループから情報を集めたい場合は、Google フォームを使って、モバイルまたはウェブブラウザからアンケートの作成と分析を行えます。顧客満足度アンケートの作成、ドキュメントに対する広範なチームからのフィードバック収集、簡単な意見調査の実施といったさまざまな使い方が可能です。回答通知が届いたら、アンケート結果を確認したり、フォームまたはスプレッドシートのグラフを使ってデータをまとめたりできます。

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この他にも、さまざまな方法で離れた場所にいるチームメンバーと連携できます。G Suite YouTube チャンネルのリモートワークのヒントに関する再生リストをご確認ください。

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