Usar o Vault para pesquisar no Google Chat

Para pesquisar mensagens no Chat, clique aqui.

O Vault é para administradores e profissionais da área jurídica. Antes de você usá-lo, o administrador do Google Workspace precisa configurar sua conta. Quem é meu administrador?

Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar o Vault para pesquisar mensagens do Google Chat, ver o conteúdo e os participantes das mensagens, fazer o download de anexos e exportar os resultados da pesquisa. Para encontrar mensagens do Hangouts clássico, pesquise no Gmail.

Informações importantes antes da pesquisa

Veja mais informações nas Perguntas frequentes sobre a pesquisa no Vault.

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Pesquisar mensagens do Chat por unidade organizacional ou por contas, salas e chats em grupo específicos

Pesquisa baseada em conta: pesquise mensagens enviadas ou recebidas por contas específicas ou por todas as contas em uma unidade organizacional. Por padrão, apenas as mensagens diretas e em grupo (em conversas em grupo criadas antes do início de dezembro de 2020) são pesquisadas. Você também pode incluir mensagens nos espaços do Chat, que são chats em grupo criados após o início de dezembro de 2020, e em salas. O tipo de sala determina quais mensagens são retornadas. Saiba mais

Pesquisa baseada em espaços do Chat: é possível pesquisar as mensagens em salas e nos chats em grupo criados depois do início de dezembro de 2020. Não é possível pesquisar em todos os espaços do Chat. Para selecionar salas e chats em grupo, insira a conta de um participante da sala. Saiba mais sobre as diferenças entre mensagens em grupo e salas.

Use termos e operadores de pesquisa para filtrar os resultados

Você pode filtrar sua pesquisa por data de envio, fuso horário e outros termos, como palavras-chave, tipo de anexo e tipo de sala. Saiba mais sobre os operadores de pesquisa do Chat.

A forma como o Vault encontra resultados correspondentes aos termos de pesquisa depende do tipo de mensagem e do local:

  • Mensagens diretas, chats em grupo e mensagens em salas com conversas desagrupadas: os termos de pesquisa correspondem a mensagens individuais. Apenas mensagens que correspondem a todos os termos de pesquisa são retornadas.
  • Salas com conversas agrupadas: os termos de pesquisa correspondem a conversas (nas mensagens). Todas as mensagens em uma conversa serão retornadas se todos os termos de pesquisa corresponderem às mensagens na conversa. Nenhuma mensagem precisa corresponder a todos os termos da pesquisa.

Veja mais detalhes nos exemplos.

O histórico precisa estar ativado para pesquisar mensagens diretas, chats em grupo e salas com conversas desagrupadas

O Vault só pesquisa mensagens diretas, chats em grupo e salas com conversas desagrupadas se o histórico está ativado. As salas com conversas agrupadas (com respostas agrupadas em conversas) sempre estão com o histórico ativado, e as mensagens podem ser pesquisadas até que sejam limpas.

Um administrador do Google Workspace pode controlar se o histórico está ativado ou desativado ou permitir que os usuários decidam.

Não é possível pesquisar ou exportar alguns arquivos anexados a mensagens

Os arquivos compartilhados com links não são pesquisados nem exportados: quando alguém compartilha um arquivo armazenado no Drive, o Chat insere um link em vez de anexar uma cópia do arquivo à mensagem. É possível pesquisar pelo URL do arquivo, mas o Vault não indexa o título nem o conteúdo dele. Esses anexos baseados em links não são incluídos quando você pesquisa ou exporta mensagens do Chat.

Arquivos anexados diretamente a mensagens são pesquisados e exportados: em arquivos anexados diretamente a uma mensagem do Chat, o Vault indexa o nome de arquivo para pesquisa. Ele também indexa o conteúdo da maioria dos tipos de arquivo baseados em texto (por exemplo, os que têm extensão .pdf, .xlsx e .docx). Esses anexos são incluídos quando você pesquisa e exporta as mensagens e são cobertos pelas regras de retenção e guardas de documentos do Chat.

Você pode ver no máximo mil mensagens por conversa ou sala com conversas desagrupadas

O Vault pode exportar todas as mensagens que correspondem à sua pesquisa, mas você só pode ver até mil mensagens por conversa ou por sala com conversas desagrupadas.

As propriedades do espaço do Chat controlam como o Vault pesquisa mensagens associadas a contas ou unidades organizacionais específicas

Quando você pesquisa contas ou unidades organizacionais e inclui resultados dos espaços do Chat, as mensagens retornadas pelo Vault dependem do tipo de espaço:

  • Salas com conversas agrupadas: o Vault retornará as conversas nas salas com conversas agrupadas somente se o participante pesquisado ou o usuário de qualquer conta na unidade organizacional enviar pelo menos uma mensagem. As conversas que a conta pesquisada apenas visualizou, sem responder às mensagens, não são incluídas nos resultados da pesquisa.
  • Chats em grupo criados após o início de dezembro de 2020 e salas com conversas desagrupadas: o Vault pesquisa todas as salas com conversas desagrupadas e chats em grupo dos quais a conta pesquisada (ou qualquer conta na unidade organizacional) participa, mesmo que ela não tenha enviado mensagens. Se o usuário da conta não participar mais de um espaço do Chat, o Vault só pesquisará as mensagens enviadas enquanto ele participava do grupo.
  • Espaços do Chat de outra organização: não é possível pesquisar mensagens enviadas por usuários da sua organização em espaços do Chat de outra organização.
  • Mensagens de usuários externos nos espaços do Chat: você pode pesquisar e exportar mensagens enviadas por usuários externos nos espaços do Chat criados por alguém na sua organização.
Em pesquisas de dados retidos, o tipo de espaço do Chat controla quais mensagens são pesquisadas.

Você pode restringir a pesquisa aos dados retidos, que são as mensagens associadas a uma conta de usuário que está sujeita à guarda de documentos. Quando você pesquisa dados retidos, as mensagens dos espaços do Chat que o Vault retorna dependem do tipo de sala:

  • Salas com conversas agrupadas: o Vault retornará uma conversa nas salas com conversas agrupadas apenas se um usuário retido que corresponde aos parâmetros de pesquisa tiver enviado pelo menos uma mensagem na sala.
  • Chats em grupo criados após o início de dezembro de 2020 e salas com conversas desagrupadas: o Vault retornará mensagens de uma sala se um usuário sujeito à guarda de documentos que corresponde aos parâmetros da pesquisa participar dela, mesmo que ele não tenha enviado mensagens. Se todos os usuários na guarda saírem de uma sala ou chat em grupo, uma pesquisa de mensagens retidas retornará apenas as mensagens enviadas antes do último usuário em guarda ter saído.
As regras de retenção e as guardas de documentos não afetam os resultados da pesquisa do Chat baseados na conta

Quando os participantes de uma mensagem direta ou de um chat em grupo estiverem sujeitos a regras de retenção ou guardas de documentos diferentes, nem todos poderão revisar o histórico de mensagens. No entanto, o Vault pesquisa todas as mensagens disponíveis, a menos que você restrinja a pesquisa aos dados retidos.

Por exemplo, o participante 1 está em uma unidade organizacional sujeita a uma regra de retenção que limpa as mensagens diretas após sete dias. Ele conversa com o participante 2, que está em uma unidade organizacional sujeita a uma regra de retenção que mantém as mensagens diretas por tempo indeterminado. Sete dias após o participante 1 enviar ou receber uma mensagem direta do participante 2, o participante 1 perderá o acesso à mensagem direta. No entanto, como as mensagens diretas do participante 2 são mantidas indefinidamente, elas não são limpas, e ele continua tendo acesso a elas.

A pesquisa do Vault não é afetada pela conta que ainda pode abrir a mensagem. Apenas as mensagens que estão disponíveis para a pesquisa são relevantes. Assim, o resultado é o mesmo quando você pesquisa mensagens na unidade organizacional do participante 1 e do participante 2.

A pesquisa do Chat inclui a maioria das conversas em grupo do Hangouts clássico

No início de dezembro de 2020, se o Hangouts clássico ainda estiver ativado na sua organização, a maioria das mensagens em conversas em grupo será sincronizada com o Chat. No entanto, as mensagens excluídas pelos usuários, mas retidas pelo Vault, não são sincronizadas com o Chat. Para garantir que a pesquisa retorne todas as mensagens correspondentes disponíveis para o Vault, pesquise no Gmail.

Exemplos de pesquisa no Chat

Como os termos de pesquisa se aplicam às mensagens nos espaços do Chat

Por exemplo, você tem um espaço do Chat com a seguinte conversa:

    participante 1: oi

    participante 2: olá

 

Se você usar termos de pesquisa, as mensagens serão processadas pelos recursos de pesquisa, visualização e exportação da seguinte forma:

Termo de pesquisa Salas com conversas em agrupadas Salas com conversas desagrupadas e chats em grupo criados após o início de dezembro de 2020
oi Todas as mensagens na conversa são retornadas na pesquisa, ficam disponíveis para visualização (até mil mensagens) e são exportadas.

Pesquisa: somente a mensagem do participante 1 é retornada porque só ela corresponde ao termo de pesquisa.

Visualização e exportação: as mensagens do participante 1 e todas as mensagens no espaço do Chat enviadas 12 horas antes e 12 horas depois são incluídas.

olá Todas as mensagens na conversa são retornadas na pesquisa, ficam disponíveis para visualização (até mil mensagens) e são exportadas.

Pesquisa: somente a mensagem do participante 2 é retornada porque só ela corresponde ao termo de pesquisa.

Visualização e exportação: as mensagens do participante 2 e todas as mensagens no espaço do Chat enviadas 12 horas antes e 12 horas depois são incluídas.

oi olá Todas as mensagens na conversa são retornadas na pesquisa, ficam disponíveis para visualização (até mil mensagens) e são exportadas.

Nenhuma mensagem é retornada ou exportada porque nenhuma das mensagens contém os dois termos de pesquisa.

oi from:participante1@example.com Todas as mensagens na conversa são retornadas na pesquisa e ficam disponíveis para visualização (até mil mensagens) e exportação.

Pesquisa: somente a mensagem do participante 1 é retornada, porque só ela corresponde aos termos de pesquisa.

Visualização e exportação: as mensagens do participante 1 e todas as mensagens no espaço do Chat enviadas 12 horas antes e 12 horas depois são incluídas.

oi from:participante2@exemplo.com Todas as mensagens na conversa são retornadas na pesquisa, ficam disponíveis para visualização (até mil mensagens) e são exportadas. Nenhuma mensagem é retornada ou exportada porque nenhuma das mensagens contém os dois termos de pesquisa.
‑oi from:participante1@example.com Nenhuma mensagem da conversa de amostra é retornada ou exportada porque a conversa não contém os dois termos de pesquisa. Nenhuma mensagem da conversa de amostra é retornada ou exportada porque nenhuma mensagem individual contém os dois termos de pesquisa.
‑oi from:participante2@example.com Nenhuma mensagem da conversa de amostra é retornada ou exportada porque a conversa não contém os dois termos de pesquisa.

Pesquisa: somente a mensagem do participante 2 é retornada porque só ela corresponde ao termo de pesquisa.

Visualização e exportação: as mensagens do participante 2 e todas as mensagens no espaço do Chat enviadas 12 horas antes e 12 horas depois são incluídas.

Pesquisar mensagens no Chat

Estas são as etapas do novo Vault (vault.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

  1. Faça login em vault.google.com.
  2. Clique em Casos. Pesquise os dados nos casos, que são espaços de trabalho para seus projetos do Vault. Com os casos, você pode agrupar as guardas de documentos, pesquisas e exportações relacionadas. Os casos não restringem as pesquisas. É possível pesquisar em todos os dados acessados.
  3. Se você quiser pesquisar em um caso que já existe, clique nele para abri-lo. Se não, crie um caso:
    1. Clique em Criar caso.
    2. Digite um nome para o caso e uma descrição, se quiser.
    3. Clique em Criar.

    A guia Pesquisa é aberta automaticamente.

  4. No serviço, selecione Chat.
  5. Selecione os dados de origem para pesquisar:
    • Todos os dados: pesquise todas as mensagens na sua organização.
    • Dados retidos: pesquise somente os dados do caso que estão em guarda de documentos.
  6. Selecione a entidade para pesquisar:
    • Contas específicas: digite uma ou mais contas para pesquisar.
    • Unidade organizacional: pesquise todas as contas em uma unidade organizacional específica. Na caixa de diálogo aberta, selecione uma unidade organizacional.

      Se você escolher uma unidade organizacional que tenha unidades organizacionais filhas, as contas delas também serão pesquisadas.

    • Espaços do Chat: pesquise um ou mais espaços do Chat:
      1. Na caixa de diálogo exibida, digite um ou mais endereços de e-mail dos participantes dos espaços do Chat que você quer pesquisar.
      2. Clique em Localizar.
      3. Na lista de espaços do Chat, selecione as salas que você quer pesquisar e clique em Adicionar.
  7. (Opcional) Se você pesquisar contas ou uma unidade organizacional, clique em Incluir mensagens nos espaços do Chat "" para incluí-las nas salas. O Vault pesquisa um espaço do Chat somente quando uma conta pesquisada é um participante do espaço.
  8. (Opcional) Selecione um fuso horário.
  9. (Opcional) Digite um intervalo para Data de envio.

    Observação: se você digitar datas, o Vault retornará todas as conversas que têm mensagens nesse período e correspondem aos termos da consulta. Os resultados também podem incluir mensagens que correspondem a termos da consulta, mas ocorrem fora do período.

    • Se você digitar uma data de início, o Vault exibirá todas as mensagens enviadas a partir dessa data.
    • Se você digitar uma data de término, o Vault retornará todas as mensagens enviadas até essa data.
  10. (Opcional) Em Termos, digite um ou mais termos de pesquisa:

    Os termos de pesquisa não podem ter mais de 2.000 caracteres.

    • Para pesquisar uma ou mais palavras-chave na mensagem, coloque um sinal de adição (+) antes das palavras e espaços entre elas. Por exemplo, +project +goals.
    • Para pesquisar uma frase, use aspas e coloque um sinal de adição (+) antes dela. Por exemplo, +"project goals".
    • Para pesquisar apenas mensagens diretas, digite is:dm. Para pesquisar apenas mensagens em salas, digite is:room.
    • Para pesquisar por conta, data ou propriedades de mensagem, use operadores de pesquisa.
  11. Clique em uma das seguintes opções:
    • Pesquisar: faça sua pesquisa e veja uma lista de mensagens correspondentes.
    • Exportar: exporte diretamente os resultados da pesquisa e pule a visualização dos resultados. Saiba mais sobre as exportações.
  12. Após a conclusão da pesquisa ou exportação, você pode fazer o seguinte:
    • Para editar a pesquisa, clique em Expandir.
    • Para abrir uma visualização de uma mensagem e da conversa, clique na mensagem.
    • Para exportar os resultados da pesquisa, clique em Exportar. Saiba mais
    • Para salvar a consulta, clique em Salvar. Saiba mais
    • Para limpar todos os campos e iniciar uma nova pesquisa, clique em Limpar.

Visualizar mensagens nos resultados da pesquisa

Estas são as etapas do novo Vault (vault.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

Após fazer uma pesquisa, é possível revisar as mensagens que corresponderam à sua consulta, avaliar os participantes e fazer o download do anexos.

Para visualizar uma mensagem, clique nela na lista de resultados da pesquisa. Uma lista de mensagens é aberta.

  • As mensagens com "" têm um ou mais anexos. Para fazer o download de um anexo, clique em Fazer download.
  • Para as mensagens diretas e chats em grupos criados antes do começo de dezembro de 2020, visualize, exporte e inclua mensagens enviadas no mesmo dia da mensagem correspondente, começando à 00h00.
  • Para salas com conversas agrupadas, a conversa que continha a mensagem fica disponível na visualização, mas o Vault exporta apenas as mensagens que correspondem à sua pesquisa.
  • No caso de salas com conversas desagrupadas e chats em grupo criados após o início de dezembro de 2020, as mensagens enviadas 12 horas antes e 12 horas após a mensagem correspondente serão incluídas na visualização e na exportação.
  • Para conversas longas, somente as mil mensagens mais recentes estão disponíveis na visualização. No entanto, uma exportação dos resultados de pesquisa inclui todas as mensagens que correspondem à sua consulta ou que são fornecidas para contexto, inclusive aquelas que não estão na visualização.

Usar o Vault clássico

Clique abaixo para abrir as etapas do Vault clássico (ediscovery.google.com). Veja as etapas do Vault clássico.

Pesquisar no Chat em ediscovery.google.com

Pesquisar mensagens no Chat

  1. Crie um caso ou clique em um caso existente.
  2. Clique em Pesquisar no painel esquerdo.
  3. Selecione Chat como o tipo de dado que você quer pesquisar.
  4. Escolha uma Origem
    • Todos os dados: pesquise todas as mensagens na sua organização.
    • Dados retidos: pesquise todas as mensagens em guarda de documentos para o caso.
    • Dados não processados: pesquise conteúdo que identificamos como parcialmente processado.
  5. Selecione um método de pesquisa:
    • Contas específicas: insira as contas que você quer pesquisar. 
    • Unidade organizacional: pesquise em uma unidade organizacional específica. Se você escolher uma unidade com subunidades organizacionais, o Vault pesquisará todas essas subunidades.
    • Espaços do Chat: pesquise em um ou mais espaços do Chat. 
  6. (Opcional) Se você selecionar Contas específicas ou Unidade organizacional, poderá marcar a caixa para incluir resultados dos espaços do Chat. O Vault pesquisará um espaço somente se um usuário incluído na pesquisa participar dele.
  7. Se você selecionar Espaços do Chat, clique em Localizar espaços do Chat. Para selecionar um espaço do Chat:
    1. Na caixa de diálogo, insira um participante do espaço do Chat e clique em Próximo.
    2. Insira um espaço do Chat e clique nele para selecioná-lo. Repita o processo para adicionar mais espaços.
    3. Depois de adicionar todos os espaços que você quer pesquisar, clique em Concluído.
  8. (Opcional) Digite um período em data de envio:
    Observação: se você digitar uma data, o Vault exibirá todas as conversas com mensagens nesse período que corresponderem aos termos da consulta. Talvez os resultados também contenham mensagens correspondentes aos termos da consulta fora desse período.
    • Se você digitar uma data de início, o Vault exibirá todas as mensagens enviadas a partir dessa data.
    • Se digitar uma data de término, o Vault exibirá todas as mensagens enviadas até essa data.
  9. (Opcional) Escolha um fuso horário para restringir a pesquisa do Vault. Observe que os resultados da pesquisa são sempre exibidos e exportados no horário GMT.
  10. (Opcional) Em Termos, especifique um ou mais termos de pesquisa. Use operadores de pesquisa para pesquisas complexas.
  11. Clique em uma das seguintes opções:
    • Pesquisar: para fazer uma pesquisa.
    • Exportar: para pular a visualização e exportar imediatamente os resultados da pesquisa.
  12. (Opcional) Em Pesquisar, clique na seta para baixo e selecione uma opção:
    1. Redefinir: para limpar o formulário de pesquisa.
    2. Duplicar formulário de pesquisa: para abrir outro formulário de pesquisa no formulário atual com as informações que você já digitou.

Visualizar os resultados da pesquisa do Chat

A visualização da pesquisa inclui o seguinte:

  • Snippet: uma breve sinopse da conversa.
  • Proprietário: os participantes em uma troca de mensagens diretas ou a sala em que ocorreu uma conversa.
  • Último envio: a data da última mensagem. Se um usuário editar uma mensagem, isso poderá alterar a data do último envio. No entanto, a exclusão das mensagens não afeta essa data.

Quando você abre uma mensagem, toda a conversa é exibida. Somente as mil mensagens mais recentes são incluídas na visualização de conversas muito longas.Não é possível visualizar as mensagens anteriores. No entanto, todas as mensagens que correspondem aos critérios de pesquisa são incluídas na exportação.

Observação: o Vault exporta somente as mensagens correspondentes aos termos de pesquisa. Volte e modifique seus termos de pesquisa se precisar exportar outras mensagens do Chat.

Exportar mensagens do Chat

Quando a pesquisa retorna os resultados necessários, você tem estas opções: 

  1. Exportar os resultados
  2. Analisar os arquivos exportados
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