Usar o Vault para pesquisar no Hangouts Chat

Caso prefira pesquisar suas mensagens no Hangouts Chat, faça isso aqui.

Você pode usar o Vault para pesquisar suas mensagens do Hangouts Chat.

O Vault é para administradores e profissionais da área jurídica. Ele só funcionará corretamente depois que o administrador do G Suite configurar sua conta. 

Informações importantes antes da pesquisa

Antes de pesquisar, você precisa de algumas informações. Para saber mais sobre a pesquisa de dados, consulte as perguntas frequentes sobre a pesquisa no Vault.

Arquivos compartilhados com usuários do Hangouts Chat podem ser armazenados no Drive

Quando alguém usa o Hangouts Chat para compartilhar Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google, o Hangouts Chat insere um link em vez de anexar uma cópia do arquivo à mensagem. Como o arquivo original está armazenado no Drive, ele não é incluído quando você retém, guarda, pesquisa ou exporta mensagens de bate-papo.

No caso de arquivos que não são do Google e estão diretamente conectados a uma mensagem de bate-papo, o Vault indexa a maioria dos tipos de arquivo de texto (por exemplo, arquivos com extensões .pdf, .xslx e .docx). Esses anexos são incluídos quando você pesquisa e exporta mensagens de bate-papo e eles são cobertos pelas regras de retenção e guarda de documentos do bate-papo.

O Vault mostra até mil mensagens por conversa

O Vault pode até exportar todas as mensagens encontradas pela sua pesquisa, mas mostrará no máximo mil. Para visualizar um grande número de mensagens, use os termos de pesquisa e outros critérios para reduzir os resultados a grupos menores de mensagens.

O Vault só mostra as conversas que têm ao menos uma mensagem enviada pelo participante pesquisado
A pesquisa do Vault retornará mensagens diretas e conversas do participante se ele tiver enviado pelo menos uma mensagem. As conversas que o participante apenas visualizou, sem responder às mensagens, não são incluídas nos resultados da pesquisa.
As pesquisas de dados retidos não incluem salas a menos que um usuário sujeito à guarda de documentos envie uma mensagem
Quando você pesquisa dados retidos em um caso, o Vault só retorna a conversa de uma sala se um usuário sujeito à guarda de documentos tiver enviado pelo menos uma mensagem.

Pesquisar mensagens no Hangouts Chat

  1. Crie um caso ou clique em um caso existente.
  2. Clique em Pesquisar no painel esquerdo.
  3. Selecione Hangouts Chat como o tipo de dados que você quer pesquisar.
  4. Escolha uma origem:
    • Todos os dados: pesquise todas as mensagens na sua organização.
    • Dados retidos: pesquise todas as mensagens em retenção para o caso.
    • Dados não processados: pesquise conteúdo que identificamos como parcialmente processado.
  5. Selecione um método de pesquisa:
    • Todas as contas: pesquise todas as contas de usuário na sua organização. Se a organização tem o G Suite Basic, apenas os usuários com licenças do Vault são incluídos.
    • Contas específicas: insira as contas que você quer pesquisar.
    • Unidade organizacional: pesquise em uma unidade organizacional específica. Se você escolher uma unidade com subunidades organizacionais, o Vault pesquisará todas essas subunidades.
    • Salas: pesquise em uma ou mais salas.
  6. (Opcional) Ao selecionar Contas específicas ou Unidade organizacional, você pode marcar a caixa para incluir resultados de salas. O Vault só pesquisa uma sala quando um usuário incluído na pesquisa participa dela.
  7. Caso você selecione Salas, clique em Encontrar salas. Para selecionar uma sala:
    1. Na caixa de diálogo, insira um participante da sala e clique em Próxima.
    2. Insira uma sala e clique para selecioná-la. Repita o processo para adicionar salas.
    3. Depois de adicionar todas as salas que você quer pesquisar, clique em Concluído.
  8. (Opcional) Digite um período para a data de envio:
    Observação: se você digitar uma data, o Vault exibirá todas as conversas com mensagens nesse período que corresponderem aos termos da consulta. Talvez os resultados também contenham mensagens correspondentes aos termos da consulta fora desse período.
    • Se você fornecer uma data de início, o Vault retornará todas as mensagens enviadas a partir dessa data.
    • Se digitar uma data de término, o Vault exibirá retornará todas as mensagens enviadas até essa data.
  9. (Opcional) Escolha um fuso horário para restringir a pesquisa do Vault. Observe que os resultados da pesquisa são sempre exibidos e exportados no horário GMT.
  10. (Opcional) Em Termos, especifique um ou mais termos de pesquisa. Use operadores de pesquisa para pesquisas complexas.
  11. Clique em uma das seguintes opções:
    • Pesquisar: para fazer uma pesquisa.
    • Exportar: para pular a visualização e exportar imediatamente os resultados da pesquisa.
  12. (Opcional) Em Pesquisar, clique na seta para baixo e selecione uma opção:
    1. Redefinir: para limpar o formulário de pesquisa.
    2. Duplicar formulário de pesquisa: para abrir outro formulário de pesquisa no formulário atual com as informações que você já digitou.

Visualizar os resultados da pesquisa do Hangouts Chat

A visualização da pesquisa inclui o seguinte:

  • Snippet: uma breve sinopse da conversa.
  • Proprietário: os participantes em uma troca de mensagens diretas ou a sala em que ocorreu uma conversa.
  • Último envio: a data da última mensagem. Se um usuário editar uma mensagem, isso poderá alterar a data do último envio. No entanto, a exclusão das mensagens não afeta essa data.

Quando você abre uma mensagem, toda a conversa é exibida. Somente as mil mensagens mais recentes são incluídas na visualização de conversas muito longas.Não é possível visualizar as mensagens anteriores. No entanto, todas as mensagens que correspondem aos critérios de pesquisa são incluídas na exportação.

Observação: o Vault só exporta mensagens correspondentes aos termos de pesquisa. Volte e modifique os termos de pesquisa caso você precise exportar outras mensagens do Hangouts Chat.

Exportar mensagens do Hangouts Chat

Quando a pesquisa retorna os resultados necessários, você tem as seguintes opções:

  1. Exportar os resultados
  2. Analisar os arquivos exportados
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