Pesquisar no Google Drive

Após criar um caso, você poderá pesquisar os arquivos no Google Drive. Você também poderá pesquisar o seguinte:

Informações importantes antes da pesquisa

Antes de pesquisar, você precisa entender as informações a seguir.

Como o Vault pesquisa arquivos no Drive?

O Vault pesquisa no Drive todos os arquivos de propriedade do usuários especificados na consulta e todos os arquivos compartilhados diretamente com esses usuários. Isso inclui os arquivos de um Drive de equipe compartilhados diretamente com o usuário, mesmo que ele não seja membro desse Drive de equipe.

O Vault também pesquisa estes itens:

  • Todos os arquivos pertencentes e compartilhados diretamente com os usuários especificados na consulta de pesquisa
  • Drives de equipe na sua organização que foram compartilhados diretamente com os usuários na consulta.
  • Arquivos em Drives de equipe que foram compartilhados diretamente com os usuários na consulta.
  • Arquivos em Drives de equipe externos que foram compartilhados diretamente com os usuários na consulta. Observe que o Vault não pode pesquisar um Drive de equipe de propriedade externa que tenha sido compartilhado com usuários na sua organização, mesmo que inclua arquivos compartilhados diretamente com eles.
Posso pesquisar em Drives de equipe?

Sim. Ao pesquisar arquivos no Drive, você tem duas opções:

  • Quando você estiver pesquisando arquivos que pertençam a usuários ou unidades organizacionais específicos, poderá marcar uma caixa para incluir resultados de Drives de equipe associados.
  • Você pode usar o Vault para encontrar Drives de equipe e então pesquisar arquivos nos Drives de equipe selecionados.
Quais partes dos arquivos no Drive são pesquisáveis?

Você pode pesquisar palavras e frases que ocorram em nomes e no conteúdo de arquivos. O Vault indexa as primeiras 100 páginas de arquivos de texto e as primeiras 10 páginas de texto em PDFs de imagens.

É possível pesquisar texto nos seguintes tipos de arquivo:

Observação: os clientes do G Suite for Government não podem pesquisar o conteúdo de arquivos, mas podem pesquisar nomes e outras propriedades de arquivos.

O Vault não indexa arquivos de vídeo, áudio e imagem nem arquivos binários.

Quais tipos de arquivos podem ser visualizados no Vault for Drive?

Você pode visualizar estes arquivos:

  • Arquivos do Google, como Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos
  • Arquivos enviados por usuários, como .docx, .pdf e .xslx
Arquivos vinculados talvez não sejam incluídos quando você pesquisar e exportar arquivos no Drive

Os usuários podem vincular um arquivo do Google a outro arquivo do Google. Por exemplo, alguém escrevendo no Documentos Google pode criar um gráfico vinculado a dados contidos no Planilhas Google. Sempre que a planilha for atualizada, o gráfico no documento também será.

Quando você pesquisa arquivos no Drive, o Vault retorna apenas os arquivos que correspondem aos seus critérios de pesquisa. Se esses arquivos incluírem arquivos vinculados que estão fora da sua consulta, eles não serão incluídos nos resultados.

Posso pesquisar no histórico de revisões de um documento?

Não. No momento, só é possível pesquisar a versão mais recente de um arquivo. No entanto, você pode inserir uma data de versão durante a pesquisa. Isso recupera um instantâneo de cada arquivo que mostra as alterações feitas no final do dia especificado. O controle de versão é compatível somente com arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações e Desenhos Google.
O histórico de versões de um arquivo não inclui alterações nas seguintes informações:

  • título
  • com quem o arquivo foi compartilhado
  • comentários (somente a versão mais recente de comentários não resolvidos é incluída)
O Vault pode pesquisar no Google Drive no meu domínio?

O Vault pesquisa até 5.000 usuários (individuais ou membros de unidades organizacionais).

Pesquisar arquivos no Drive

  1. Crie um novo caso ou clique em um existente.
  2. Clique em Pesquisar no painel esquerdo e selecione Drive como o tipo de dados que você quer pesquisar.
  3. Escolha uma origem:
    • Todos os dados: pesquise todos os dados na sua organização.
    • Dados retidos: pesquise todos os dados em retenção para o caso.
  4. Selecione um método de pesquisa:
    • Contas específicas: digite uma ou mais contas e pesquise até cinco mil usuários do Vault no domínio. A pesquisa não será feita se você tentar pesquisar mais de cinco mil usuários ou não houver pelo menos um usuário nessas contas. Você também pode marcar a caixa para Incluir resultados dos Drives de equipe.
    • Unidade organizacional: pesquise em uma unidade organizacional específica. Se você escolher uma unidade organizacional com subunidades organizacionais, todas elas serão pesquisadas.A unidade organizacional precisa ter menos de cinco mil membros. Também é possível marcar a caixa para Incluir resultados dos Drives de equipe.
    • Drives de equipe: clique em Encontrar Drives de equipe:
      1. Adicione o endereço de e-mail de um membro do Drive de equipe.
      2. Comece digitando o nome do Drive de equipe que você está procurando e clique na opção desejada. É possível escolher vários Drives de equipe.
  5. (Opcional) Digite um período e selecione um fuso horário.
    • Se você digitar uma data de início, o Vault exibirá todos os arquivos modificados a partir dessa data.
    • Se digitar uma data de término, o Vault exibirá todos os arquivos modificados até essa data.
  6. (Opcional) Em Termos, especifique um ou mais termos de pesquisa. Use operadores de pesquisa para pesquisas complexas.
  7. O Vault só pesquisa a versão mais recente de um arquivo. No entanto, você pode digitar uma data da versão para ver e exportar arquivos do Google como eles existiam nessa data. Saiba mais sobre o que conteúdo do histórico de versões de um arquivo.
  8. Clique em uma das seguintes opções:
    • Pesquisar: para fazer uma pesquisa.
    • Exportar: para pular a visualização e exportar imediatamente os resultados da pesquisa.
  9. (Opcional) Em Pesquisar, clique na seta para baixo e selecione:
    1. Redefinir: para limpar o formulário de pesquisa.
    2. Duplicar formulário de pesquisa: para abrir outro formulário de pesquisa no formulário atual com as informações que você já digitou.

Visualizar os resultados da pesquisa

Quando você pesquisa arquivos, seus resultados incluem o título, o proprietário e a data da última modificação de cada documento.

Observação: há diversos problemas conhecidos relacionados à visualização dos arquivos no Google Drive. Saiba mais.

A tabela a seguir mostra como o Google Apps Vault lida com diferentes tipos de arquivo.

  Pesquisa Visualização Exportação
Arquivos do Google

Título

Conteúdo

Metadados

Documentos

Novo Planilhas

Antigo Planilhas

Apresentações

Desenhos

Formulários

Sim
Arquivos enviados pelo usuário

Título

Conteúdo (somente tipos de arquivo com base em texto)

Metadados

Tipos de arquivo mais comuns Sim
Comentários Parcial Não

Documentos

Novo Planilhas

Antigo Planilhas

Edições sugeridas Não Não Não
Histórico de revisões Não Não Não
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