Primeiros passos com a pesquisa e a exportação

Boas-vindas ao Google Vault! Este guia ajudará você a dar rapidamente os primeiros passos no Google Vault para pesquisar e exportar os dados da sua organização.

Get started with search and export

1. Fazer login no Google Vault

O Google Apps Vault tem uma interface própria, não usa a dos outros aplicativos do Google Apps.

Fazer login no Google Apps Vault

2. Criar um caso

Um caso no Google Apps Vault é um repositório virtual de todos os dados relacionados à sua consulta. Não é possível pesquisar no Google Vault sem um caso.

É fácil compartilhar casos com outras pessoas, inclusive usuários externos.

3. Pesquisar mensagens do Gmail e do Hangouts clássico

Pesquisar mensagens em um domínio grande com vários usuários pode ser difícil. Muitas vezes, você encontra resultados insuficientes ou em excesso. Mas, com os termos de pesquisa certos, o Google Vault acha exatamente as mensagens que você quer.

Contar os resultados da pesquisa

Use a função Contar resultados, na seta suspensa Pesquisar, para avaliar a eficácia da pesquisa. Com ela, o Vault conta quantas mensagens correspondem aos critérios estipulados. Você pode ampliar ou restringir a busca com base nos requisitos do caso.

Você encontrou mensagens demais

Para reduzir o número de mensagens encontradas pelo Vault, considere o seguinte:

  • Você está procurando mensagens enviadas por usuários específicos? Digite um nome no campo "Contas" ou tente usar operadores de pesquisa, como from:usuário1@empresa.com e to:usuário2@emp.com.
  • Você está procurando uma frase específica? O Gmail de muitas organizações contém milhões de mensagens, além das palavras mais usadas da língua. Muitos dos termos que você está procurando podem aparecer em e-mails irrelevantes para o caso. Tente agrupar palavras em frases entre aspas.
  • Encontrou muitas cópias da mesma mensagem? O Google Apps Vault salva diversas versões de uma mensagem à medida que o remetente escreve a mensagem. Se você não precisar de tantos detalhes, clique na caixa Excluir rascunhos para remover essas mensagens dos resultados.
  • Deseja eliminar determinadas mensagens dos resultados da pesquisa? Use um hífen (-) para retirá-las. Por exemplo, -subject:férias remove todas as mensagens cujo assunto inclua a palavra "férias".

 

Você encontrou um número insuficiente de mensagens

Para encontrar mais mensagens:

  • Revise os termos de pesquisa. Talvez eles estejam limitando os resultados.
  • Você só pode procurar mensagens em contas com uma licença do Google Vault atribuída. As mensagens em contas sem licença não ficam retidas nem podem ser acessadas com o Vault. Se sua organização utiliza licenciamento de domínio parcial, veja Atribuir licenças do Vault.
  • O Vault retorna uma troca de mensagens como uma única conversa recolhida.

    Conversa recolhida:

     

    Clique na conversa para expandi-la. Para ler cada mensagem, clique nela:

Mais dicas de pesquisa

Veja aqui outras consultas que você pode fazer para encontrar mensagens relevantes para o caso.

Orientações Exemplo de consulta
Encontrar todas as mensagens enviadas ou recebidas de um domínio externo Esta consulta retorna todas as mensagens trocadas com o domínio externo, qualquer que seja o remetente:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Encontrar apenas mensagens de bate-papo Esta consulta retorna as mensagens de bate-papo e exclui os e-mails:
is:chat
Encontrar algumas palavras e excluir outras Esta consulta retorna "convidar" e "convite", mas não "convidativo" ou "convidado":
(convidar* -convidativo -convidado)
Encontrar palavras que estejam próximas umas das outras em uma mensagem Esta consulta retorna "nunca distribuir", mas exclui "não acho que devemos distribuir". Use qualquer número de 1 a 50.
"don't AROUND 3 distribute"
Eliminar mensagens excluídas com um marcador aplicado pelo usuário Esta consulta exclui todas as mensagens excluídas que tenham o marcador "viagem" aplicado pelo usuário:
-(label:^excluídas AND label:viagem)
Encontrar tipos específicos de anexos Esta consulta retorna todas as mensagens com PDFs anexos:
(has:attachment filename:pdf)
Excluir mensagens colocadas em quarentena

Esta consulta exclui mensagens na quarentena de administrador:
-label:^admin_quarantine

Refinar sua pesquisa

Quando você está analisando os resultados da pesquisa, a parte superior da tela mostra os termos digitados.

Clique na barra de pesquisa para abrir o formulário de pesquisa rápida e modificar os termos.

4. Pesquisar arquivos no Google Drive

Quando você pesquisa arquivos no Google Drive, precisa pesquisar por nome de conta ou unidade organizacional (com menos de 5.000 usuários). O Google Apps Vault pesquisa nomes de arquivos e o conteúdo de tipos de arquivos compatíveis.

Tipos de arquivos indexados pelo Google Apps Vault:
Observação: os clientes do Google Apps for Government não podem pesquisar o conteúdo de arquivos, mas podem pesquisar nomes e outras propriedades de arquivos.
Você pode visualizar arquivos do Google Apps e a maioria dos tipos de arquivos dos quais os usuários fazem upload diretamente no Google Apps Vault.

5. Salvar sua pesquisa

Depois de finalizar os parâmetros da pesquisa, você pode salvar a consulta e executar a pesquisa rapidamente em outro momento. As pesquisas salvas são dinâmicas, isto é, as futuras pesquisas incluirão mensagens e arquivos criados desde a última pesquisa.

6. Exportar e analisar

Depois que você encontrar as mensagens ou os arquivos necessários para o caso: 

  1. Exporte os resultados da pesquisa.
  2. Comece a analisar os arquivos exportados.

Outras tarefas do Google Vault

Se você tiver os privilégios apropriados do Google Vault, estas são outras tarefas que talvez seja necessário executar:

  • Você pode preservar mensagens e arquivos específicos como exigido pelas obrigações de retenção da sua organização. Analise as políticas de retenção e atualize-as conforme necessário.
  • Você pode criar retenções de documentos para preservar os dados de usuários individuais ou unidades organizacionais. As mensagens e os arquivos sujeitos à retenção de documentos não são excluídos, independentemente das configurações de retenção. 
  • Também é possível analisar os privilégios que controlam o que outros usuários podem fazer no Google Vault.

 

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