Tipos de dados compatíveis

O Vault é compatível com os seguintes serviços do G Suite:

Serviço Gerenciar retenção Guarda de documentos Pesquisar e exportar
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (tipos de arquivo compatíveis) checkmark checkmark checkmark
Grupos checkmark checkmark checkmark
Google Chat (com o histórico ativado) checkmark checkmark checkmark
Hangouts clássico (com o histórico ativado) Coberto pela retenção no Google Chat Coberto por guardas de documentos no Google Chat Uso da pesquisa e da exportação do Gmail

Google Meet

checkmark Coberto por guardas de documentos no Drive Uso da pesquisa e da exportação do Drive

Observação: caso sua assinatura do G Suite não inclua um serviço, talvez você ainda veja esses serviços como opções no site do Vault. No entanto, as regras de retenção ou guardas de documentos definidas para um serviço incompatível não são aplicadas, e as pesquisas não retornam resultados.

Mensagens do Gmail e do Grupos

O Vault é totalmente integrado com o Gmail e o Grupos do Google. Assim, ao pesquisar mensagens com o Vault, na verdade, você está pesquisando o arquivo de mensagens da sua organização. Veja o que isso significa:

  • As mensagens ficam disponíveis para o Vault assim que são recebidas pelo Gmail ou postadas em um Grupo.
  • Você pode usar os mesmos operadores de pesquisa que utiliza no Gmail.
  • O Vault indexa aproximadamente as primeiras 250 páginas de texto em uma mensagem. 

Mais sobre indexação e pesquisa de mensagens

Mensagens do Gmail com conteúdo de outras origens

Mensagens do Gmail com conteúdo de outros produtos do Google

Quando alguém usa o Gmail para compartilhar arquivos do Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google, o Gmail insere um link na mensagem, em vez de anexar uma cópia do arquivo. Como fica armazenado no Drive, o arquivo original não é incluído quando você retém, guarda, pesquisa ou exporta mensagens.

Os usuários do Gmail podem compartilhar links de conteúdo armazenado em outros produtos do Google, como o YouTube e o Google Fotos. Como o Vault não é compatível com os serviços adicionais do Google, não é possível reter, guardar, pesquisar ou exportar o conteúdo desses serviços.

Além disso, os usuários podem enviar mensagens de e-mail de alguns serviços principais do G Suite além do Gmail. Por exemplo:

  • Agenda: convites e mensagens são enviados pela opção Enviar e-mail para os convidados no Agenda para computador.
  • Drive: o conteúdo da mensagem é enviado quando os usuários compartilham arquivos no Drive.
  • Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google : as mensagens são enviadas pelo app quando os usuários enviam arquivos por e-mail como anexos.
  • Formulários: as mensagens de e-mail contêm formulários ou links para formulários.
  • Keep: as mensagens de e-mail são enviadas quando os usuários compartilham notas no Keep.
Importante: quando você envia mensagens usando outros serviços principais que não sejam o Gmail, as mensagens enviadas não são armazenadas (nem aparecem) na pasta "Enviados" do Gmail dos usuários. As regras de retenção e as guardas de documentos do Vault não são aplicadas a essas mensagens, e as mensagens não são exibidas em uma pesquisa do Vault. Para garantir que o Vault tenha acesso total a todas as mensagens enviadas pelos serviços principais, um administrador do G Suite precisa configurar o armazenamento de e-mails abrangente.

Observação: o armazenamento de e-mails abrangente só é aplicável aos serviços principais do G Suite. Os serviços adicionais do Google podem enviar mensagens de e-mail em nome dos usuários. As mensagens enviadas por esses serviços talvez não sejam armazenadas na pasta "Enviados" dos usuários e podem ficar inacessíveis para o Vault.

Mensagens do Gmail com conteúdo AMP

Os e-mails dinâmicos contêm marcação que mostra conteúdo AMP no Gmail. Outros produtos do Google podem enviar mensagens com conteúdo AMP, e os usuários na sua organização podem receber e-mails dinâmicos de remetentes externos.

Com o e-mail dinâmico, um usuário do Gmail pode, por exemplo:

  • ver os comentários do Documentos Google ao abrir a notificação no Gmail;
  • postar respostas e resolver comentários rapidamente sem abrir o arquivo;
  • realizar tarefas adicionais na mensagem na Web, como responder a convites e pesquisas.

Se você observar a origem de um e-mail dinâmico, verá três tipos de conteúdo semelhantes:

  • Texto simples (no caso de clientes de e-mail que exibem apenas texto simples)
  • HTML (no caso de clientes de e-mail que não exibem conteúdo dinâmico)
  • Marcação AMP: quando um usuário do Gmail abre a mensagem, ele vê conteúdo AMP dinâmico e interativo. A marcação AMP recupera todas as atualizações quando a mensagem é aberta e as exibe imediatamente para o usuário.

Como essas mensagens são dinâmicas, o conteúdo exibido no Gmail pode mudar. Por exemplo, a notificação de um comentário em um arquivo do Documentos Google poderá ser diferente cada vez que o usuário reabrir a mensagem.

Compatibilidade do Vault com os e-mails dinâmicos

  • Quando você visualiza um e-mail dinâmico, o Vault mostra a versão HTML do e-mail. Clique em Mostrar original para ver todas as partes do e-mail, inclusive a marcação AMP.
  • Quando você exporta e-mails dinâmicos, todas as marcações de texto simples, HTML e AMP são incluídas.
  • O Vault preserva todas as marcações HTML, de texto simples e AMP em um e-mail dinâmico. No entanto, ele não preserva o conteúdo dinâmico que talvez seja recuperado e exibido quando o usuário abre um e-mail.
  • O Vault pesquisa texto simples e HTML em um e-mail dinâmico, mas não indexa nem pesquisa marcação e conteúdo AMP.

O Vault não determina se os usuários do Gmail realmente visualizaram o conteúdo dinâmico quando abriram uma mensagem com marcação AMP. O Gmail não exibe conteúdo dinâmico quando:

Em ambos os casos, o conteúdo AMP não é exibido pelo Gmail. No entanto, a marcação AMP é incluída na origem da mensagem e fica disponível no Vault.

Quais tipos de conteúdo não são processados para indexação?

O Gmail indexa a maioria dos tipos de arquivo de texto que são anexados diretamente a uma mensagem. Isso inclui arquivos com extensões como .pdf, .xslx e .docx.Esses anexos são incluídos quando você pesquisa e exporta mensagens do Gmail e são cobertos pelas regras de retenção e guardas de documentos do produto.

Arquivos de vídeo, áudio, imagem e binários incluídos ou anexados a mensagens não são indexados.

Os resultados da pesquisa exibidos no Vault contêm apenas o primeiro megabyte de dados?

Não. Embora aproximadamente o primeiro MB seja indexado e pesquisado, se houver uma correspondência, todo o e-mail e os anexos (se houver algum) serão exibidos no Vault.

O Vault retém, guarda e pesquisa todas as mensagens dos grupos?

O Vault guarda, retém e pesquisa mensagens nos grupos em que o arquivamento está ativado. Os proprietários dos grupos podem ativar ou desativar o arquivamento. Se o proprietário de um grupo desativar o arquivamento, as mensagens desse grupo ainda ficarão disponíveis nas caixas de correio dos usuários.

Como o Vault processa os rascunhos dos e-mails?

Quando você pesquisa e exporta mensagens do Gmail, os resultados às vezes incluem rascunhos. Eles podem ser de três tipos:

  • Mensagens não enviadas na pasta "Rascunhos": estas mensagens estão sujeitas a guardas de documentos e regras de retenção. 
  • Rascunhos descartados: uma mensagem que um usuário exclui sem enviar é removida imediatamente da visualização do usuário. Ela é eliminada 30 dias depois, mesmo que esteja sujeita a guardas de documentos ou regras de retenção.
  • Versões de rascunhos salvas automaticamente: enquanto um usuário escreve uma mensagem, o Gmail salva uma versão automaticamente quando o usuário faz uma pausa por alguns segundos. Somente a versão mais recente de um rascunho fica visível para o usuário. No entanto, versões anteriores ficam disponíveis para o Vault pesquisar e exportar. As versões não estão sujeitas a guardas de documentos e regras de retenção.

    As versões salvas automaticamente permanecem disponíveis para o Vault até serem eliminadas, mesmo depois que o usuário envia a mensagem. As versões dos rascunhos geradas pela maioria dos clientes do Gmail, como os clientes para a Web, iPad e iPhone e Android, são excluídas um dia após serem salvas pelo Gmail. Em alguns casos, como em clientes IMAP de terceiros, as versões dos rascunhos são eliminadas após 30 dias.

Você pode marcar a caixa Excluir rascunhos em regras de retenção novas ou antigas para remover as mensagens não enviadas das pastas de rascunho.

Você também pode remover as mensagens de rascunho dos resultados de pesquisa e exportações:

  • Marque a caixa Excluir rascunhos antes de pesquisar.
    • As visualizações incluirão versões dos rascunho salvas automaticamente. No entanto, outros tipos de rascunhos serão excluídos.
    • Todos os tipos de rascunho serão excluídos ao serem exportados.
  • Adicione -(label:^deleted AND label:drafts) aos termos de pesquisa:
    • As visualizações incluirão mensagens não enviadas da pasta "Rascunhos" e versões de rascunhos salvas automaticamente. No entanto, os rascunhos descartados serão excluídos.
    • Todos os rascunhos de mensagens, salvos e descartados, serão excluídos automaticamente ao exportar. As mensagens não enviadas da pasta "Rascunhos" serão incluídas na exportação.
Como o Vault processa as mensagens em modo confidencial do Gmail?

Com o modo confidencial do Gmail, os usuários podem restringir o acesso dos destinatários ao conteúdo de e-mails confidenciais. Esse recurso está disponível para todas as contas pessoais do Gmail e para as organizações do G Suite que ativaram o recurso.

Quando o usuário envia uma mensagem confidencial, o Gmail substitui o texto e os anexos da mensagem por um link. Somente o assunto e o link são enviados por SMTP.

Mensagens em modo confidencial enviadas pelos usuários do seu domínio

Se sua organização ativar o modo confidencial do Gmail, o Vault poderá guardar, reter, pesquisar e exportar todas as mensagens nesse modo enviadas pelos usuários.

As mensagens confidenciais enviadas após 30 de novembro de 2018 estão visíveis para o Vault nas caixas de correio de todos os remetentes e destinatários internos. As mensagens estão sempre disponíveis para o Vault, mesmo quando o remetente define uma data de validade ou revoga o acesso dos destinatários às mensagens no modo confidencial.

Mensagens em modo confidencial recebidas de fora do seu domínio 

Mesmo que sua organização não ative o modo confidencial do Gmail, os usuários poderão receber mensagens no modo confidencial de outros clientes do G Suite e de contas pessoais do Gmail.

É possível guardar, reter, pesquisar e exportar cabeçalhos e assuntos de mensagens confidenciais externas. No entanto, não é possível pesquisar ou exportar conteúdo ou anexos de mensagens confidenciais externas.

Observação: os administradores do G Suite podem criar uma regra de compliance que impeça a entrega de mensagens no modo confidencial no seu domínio.

Trabalhar com mensagens em modo confidencial

O Vault permite mensagens no modo confidencial da seguinte forma:

  • O Vault retorna mensagens confidenciais internas que correspondem à sua consulta de pesquisa. Você tem a opção de ocultar o conteúdo de mensagens confidenciais ao visualizar e excluir o conteúdo de mensagens confidenciais quando imprime ou exporta mensagens.
  • Você pode usar label:confidentialmode para pesquisar mensagens confidenciais. Também é possível usar esse marcador para aplicar guardas de documentos e regras de retenção personalizadas especificamente a mensagens confidenciais.

Hangouts clássico e Google Talk

Importante: o Hangouts clássico será desativado para todos os clientes do G Suite no final de 2020. Os administradores do Vault precisam se preparar para essa transição.

O Vault é totalmente compatível com os chats do Hangouts clássico e do Google Talk. Você pode reter, pesquisar e colocar em guarda de documentos:

  • Hangouts clássico com o histórico ativado: os administradores do G Suite podem ativar e desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam isso. Veja mais detalhes no artigo Histórico de chat. Quando o histórico está ativado, o Vault arquiva todos os chats que ocorrem no Gmail e em apps do Hangouts clássico para dispositivos móveis.
  • Chats do Google Talk com gravação ativada: os administradores do G Suite não têm permissão para forçar a gravação dos chats. No entanto, eles podem desativar o histórico de chat de um domínio.
Observação: o Vault é totalmente compatível com os chats do Hangouts clássico que ocorrerem após o lançamento desse recurso. No caso de Hangouts clássicos que ocorreram antes de 8 de abril de 2015, só é possível pesquisar, exportar e criar guardas de documentos para os chats gravados.

Informações do Hangouts clássico disponíveis para o Vault:

  • Todos os usuários que participaram do chat.
  • Todas as mensagens trocadas durante o chat, além de links para anexos.
  • Nomes dos Hangouts clássicos em grupo. Os participantes têm a opção de nomear um Hangout em grupo. Não é possível nomear chats entre dois usuários.
  • Horário de início e de término do chat.

O que não está disponível para o Vault:

  • Convites não aceitos para participar de chats. Se um usuário não participar de um chat, as mensagens enviadas para ele não serão preservadas.
  • Videochamadas
  • Chats no Documentos Google
  • Imagens enviadas pelo Hangouts clássico

Como os chats do Hangouts clássico são arquivados

O Vault agrupa todas as mensagens de um chat do Hangouts clássico em uma única conversa. As mensagens são adicionadas continuamente à conversa até que:

  • três horas tenham se passado depois do envio da última mensagem;
  • a conversa ultrapasse mil mensagens.

Quando você exporta uma mensagem de um chat do Hangouts clássico, toda a conversa é incluída no arquivo de exportação.

Ativar o suporte para o Hangouts clássico

Para ter suporte completo a chats no Hangouts clássico com o histórico ativado, faça o seguinte:

  • Ative o Hangouts clássico no seu domínio.
  • Confirme que o Gmail está ativado para todos os usuários do Hangouts clássico. As mensagens do Hangouts clássico são armazenadas no mesmo sistema que armazena os e-mails do Gmail. O Vault não guarda nem retém as mensagens do Hangouts clássico enviadas ou recebidas por contas com o Gmail desativado. Não é possível recuperar as mensagens do Hangouts clássico enviadas antes da ativação do Gmail.

Drive

Você pode usar o Vault para reter, pesquisar e colocar arquivos em guardas de documentos nos drives e nos drives compartilhados da sua organização. O Vault é compatível com arquivos do Google e outros formatos, como PDF, DOCX e JPG.

Informações importantes sobre o Drive e a retenção

Tipos de arquivo incluídos no suporte do Vault para o Drive
O Vault guarda, retém, pesquisa e exporta os seguintes itens armazenados no Drive:
  • Arquivos do Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Desenhos Google
  • Gravações do Google Meet
  • Arquivos do Jamboard salvos nos Drives dos usuários
  • Arquivos que não são do Google e que os usuários enviaram por upload para o Drive 

O Vault ignora pastas e atalhos do Drive.

A cobertura da retenção varia dependendo do tipo de regra

As regras de retenção são aplicáveis aos arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com usuários na unidade organizacional à qual a política é aplicável. Isso inclui os arquivos em um drive compartilhado que foram compartilhados diretamente com um usuário, mesmo que ele não seja membro desse drive compartilhado.

Quando a opção Incluir drives compartilhados está marcada, as regras de retenção também são aplicadas a drives compartilhados que incluem membros da unidade organizacional coberta.

Quando a cobertura da retenção expira, só os arquivos desses usuários são eliminados

As regras de retenção mantêm todos os arquivos aplicáveis no Drive de um usuário, inclusive os arquivos nos drives compartilhados, caso a regra esteja configurada para incluí-los. Isso inclui os arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com usuários na unidade organizacional aplicável. No entanto, quando o período de cobertura da retenção expira, o Vault elimina apenas os arquivos que pertencem aos usuários da unidade organizacional. Os arquivos compartilhados fora da unidade organizacional nunca são eliminados.

Drives compartilhados e retenção

Veja o que acontece quando você aplica uma regra de retenção personalizada a drives compartilhados:

  • Uma regra personalizada que abrange Todos os drives compartilhados afeta a cobertura da retenção de todos os drives compartilhados no seu domínio.
  • Uma regra personalizada que abrange drives compartilhados específicos afeta a cobertura da retenção somente nos drives compartilhados selecionados.

Os arquivos nos drives compartilhados só são eliminados pelas regras de retenção específicas de cada drive:

  • As regras de retenção mantêm todos os arquivos aplicáveis no Drive de um usuário, inclusive os arquivos em drives compartilhados, caso a regra esteja configurada para incluí-los. No entanto, como os arquivos em drives compartilhados pertencem à equipe, e não a um usuário específico, somente as regras de retenção específicas dos drives compartilhados eliminam arquivos.
  • As regras aplicáveis a usuários e com a opção Incluir drives compartilhados marcada só estendem o ciclo de vida dos arquivos do drive compartilhado.
A implementação das regras de retenção e a expiração dos arquivos no Drive estão sujeitas a atrasos
  • Quando você cria ou atualiza uma regra de retenção, a propagação da regra pode levar até três horas. Os arquivos excluídos pelos usuários durante o período de propagação não são retidos e não podem ser recuperados.
  • Quando o período de cobertura da retenção expira, a remoção dos arquivos afetados do Drive pode levar até 15 dias.
As regras de retenção e guardas de documentos só se aplicam aos arquivos criados pelos usuários no seu domínio

Os arquivos criados fora do domínio e compartilhados com os usuários não estão sujeitos às guardas de documentos ou políticas de retenção da sua organização.

O horário de criação e modificação de um arquivo enviado depende da origem do arquivo
O horário de criação e modificação que o Drive define para um arquivo no primeiro upload pode corresponder ao arquivo local ou ao horário de upload, dependendo de como o arquivo foi adicionado ao Drive. A tabela a seguir mostra qual horário é usado nas diferentes origens, onde:
  • Upload: o carimbo de data/hora é quando o arquivo foi enviado para o Drive
  • Local: o carimbo de data/hora é o mesmo do arquivo original no dispositivo ou serviço de origem
Origem do arquivo (cliente) Horário de criação Horário da modificação
App da Web Upload

Antes de 8 de abril de 2020: upload

Depois de 8 de abril de 2020: local

Drive File Stream Local Local
Backup e sincronização Upload Local
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Local Local
API do Drive Pode ser definido pelo autor da chamada Pode ser definido pelo autor da chamada
O Vault impede que você crie regras de retenção do Drive com critérios idênticos

Cada regra de retenção personalizada criada por você para arquivos do Drive precisa: 

  • ter um data de última modificação ou criação exclusiva;
    OU
  • ser aplicável a um conjunto exclusivo de usuários.

Por exemplo, poderá ocorrer um conflito se você tiver uma regra aplicável a uma unidade organizacional e tentar adicionar uma regra aplicável a um drive compartilhado ao qual todos os membros da unidade organizacional têm acesso. O Vault rejeitará a nova regra se ela tiver a mesma data de criação/última modificação.

Também é possível usar a configuração Incluir drives compartilhados para criar uma regra de retenção única. Não haverá conflito para duas regras com critérios de retenção idênticos se apenas uma delas incluir drives compartilhados.

Os arquivos sujeitos a várias regras de retenção são sempre preservados de acordo com a regra com o maior período de retenção.

Gerenciar a retenção nos apps que armazenam dados no Drive

Alguns Serviços do Google armazenam dados no Drive. Esses dados são cobertos pelas regras de retenção do Drive da seguinte maneira:

Produto Retenção
Jamboard

O Vault retém os Jams salvos nos Drives dos usuários de acordo com as regras de retenção do Drive. Os Jams não salvos são descartados quando a sessão do Jamboard termina e ficam indisponíveis para o Vault.

Google Meet

As gravações do Meet são cobertas pelas regras de retenção do Drive por padrão.

Se você quiser gerenciar a retenção de gravações do Meet de forma diferente, configure regras de retenção para o Google Meet. Quando essas regras estão ativadas, as regras de retenção do Drive não se aplicam às gravações do Meet.

Regras de retenção e arquivos na lixeira

Você pode definir regras de retenção personalizadas para excluir os arquivos que estiverem na lixeira por um determinado número de dias. Apenas os arquivos movidos para a lixeira a partir de 1º de agosto de 2016 estão sujeitos às regras de retenção:

  • Uma regra para "Movidos para a lixeira" é aplicável aos arquivos que estão na lixeira do usuário e aos que foram excluídos quando o usuário esvaziou a lixeira.
  • Uma regra para "Movidos para a lixeira" exclui apenas arquivos que pertencem ao usuário ou drive compartilhado.
  • Se um arquivo estiver sujeito a várias regras de retenção, a regra para "Movidos para a lixeira" substituirá todas as outras. Se várias regras "Movidos para a lixeira" forem aplicáveis a um arquivo, ele será retido de acordo com a regra com a data de validade mais recente. A guarda de documentos tem precedência em relação a todas as regras de retenção.
  • Os arquivos nos drives compartilhados que não estão sujeitos a uma guarda de documentos ou a uma regra de retenção serão excluídos permanentemente de todos os sistemas do Google aproximadamente 30 dias depois de serem movidos para a lixeira.
As regras de retenção não estendem a cobertura a arquivos incorporados em documentos e apresentações

Os usuários podem vincular um arquivo do Google a outro arquivo do Google. Por exemplo, alguém escrevendo em um arquivo do Documentos Google pode criar um gráfico vinculado a dados em um arquivo do Planilhas Google. Sempre que a planilha for atualizada, o gráfico no documento também será.

No exemplo acima, se uma regra de retenção preservar o documento e nenhuma das regras de retenção ou guarda de documentos preservar a planilha, é possível que ela seja excluída mesmo que o documento seja retido.

Informações importantes sobre o Drive e as guardas de documentos

A cobertura da guarda de documentos varia dependendo da configuração
  • No Drive, uma guarda de documentos é aplicável aos itens que pertencem a ou foram compartilhados com os usuários ou as organizações sob essa guarda. Isso inclui os itens compartilhados com um usuário em um drive compartilhado, mesmo que essa pessoa não seja um participante. Mas não inclui as pastas nem os atalhos do Drive.
  • Não é possível aplicar uma guarda de documentos a um drive compartilhado. Você precisa aplicá-la aos membros e marcar a caixa Incluir drives compartilhados.
Como um drive compartilhado afeta uma guarda de documentos?
Os arquivos em um drive compartilhado não são preservados por uma guarda de documentos nas situações abaixo:
  • Quando um participante do drive compartilhado:
    • remove um arquivo sem estar sujeito a uma guarda de documentos;
    • remove o único membro do drive compartilhado sujeito a uma guarda de documentos.
  • Quando nenhum participante do drive compartilhado está sujeito a guardas de documentos.

Quando um drive compartilhado é excluído, os arquivos nele ficam sujeitos aos seguintes cenários de guarda de documentos:

  • Se um usuário participar do drive compartilhado excluído como um indivíduo (não como participante de um grupo) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, todos os arquivos no drive compartilhado serão mantidos até que a guarda de documentos seja removida. Após a remoção da guarda de documentos, os arquivos serão excluídos se não estiverem sujeitos a outra guarda de documentos ou regra de retenção.

  • Se um usuário não for participante do drive compartilhado excluído, mas tiver acesso a um arquivo no drive compartilhado como indivíduo (não como participante de um grupo) e estiver sujeito a uma guarda de documentos, esse arquivo será preservado até que a guarda de documentos seja removida. Os arquivos que não corresponderem a uma regra de retenção ou guarda de documentos serão excluídos.

 

Informações importantes sobre o Drive e a pesquisa

Como o Vault pesquisa itens no Drive?

O Vault pesquisa no Drive todos os itens do usuário especificado na consulta, além dos que foram compartilhados com ele. A pesquisa do Vault pode incluir os itens compartilhados com um usuário em um drive compartilhado, mesmo que essa pessoa não seja um participante. Isso não inclui pastas nem atalhos do Drive.

Posso pesquisar drives compartilhados?

Sim, você pode pesquisar os drives compartilhados selecionados ou incluir os resultados deles na pesquisa por contas e unidades organizacionais específicas.

Quais partes dos itens no Drive são pesquisáveis?

Você pode pesquisar o título, o proprietário, a data da última modificação e outros metadados de todos os itens.

Nos tipos de arquivo compatíveis, você pode pesquisar palavras e frases no conteúdo deles. O Vault indexa as primeiras 100 páginas de arquivos de texto e as primeiras 10 páginas de texto em PDFs de imagens.

É possível pesquisar texto nos seguintes tipos de arquivo:

O Vault não indexa o conteúdo de arquivos de vídeo, áudio, imagem ou binários.

Quais tipos de arquivo podem ser visualizados no Vault para Drive?

Você pode visualizar os seguintes tipos de arquivo:

  • Arquivos criados com o Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google
  • Arquivos enviados por upload, como .docx, .pdf e .xlsx
Arquivos vinculados talvez não sejam incluídos quando você pesquisar e exportar arquivos no Drive

Em alguns Editores de Documentos Google, os usuários podem vincular um arquivo a outro. Por exemplo, em um arquivo do Documentos Google, você pode inserir um gráfico vinculado aos dados de um arquivo do Planilhas Google. Sempre que a planilha for atualizada, o gráfico no documento também será.

Quando você pesquisa arquivos no Drive, o Vault retorna apenas os que correspondem aos critérios da pesquisa. Se esses arquivos estiverem vinculados a outros que não correspondem à sua consulta, eles não serão incluídos nos resultados.

Posso pesquisar no histórico de revisões de um arquivo?

Não. Só é possível pesquisar a versão mais recente de um arquivo, mas você pode incluir a data de uma versão na pesquisa. Quando você digita a data de uma versão, o Vault pesquisa a versão atual do arquivo, mas você visualiza e exporta o conteúdo da última versão salva antes da 0h00 (UTC) (21h do horário de Brasília do dia anterior) na data indicada. Só é possível usar o controle de versões do Google Drive no Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google. 

Algumas propriedades da versão atual são informadas em qualquer versão que você especifique. Isso inclui o título, com quem o arquivo foi compartilhado, quando ele foi modificado pela última vez e outros dados no arquivo metadata.xml do Vault.

Os resumos das versões incluem comentários com base nestes critérios:

  • Os comentários abertos só serão incluídos se sua organização tiver acesso para editar ou comentar o arquivo. Os comentários não serão incluídos se você só tiver acesso para visualização.
  • Um comentário aberto (sem respostas) é incluído quando: 1) foi criado a partir da data da versão e 2) o texto comentado estava naquela versão, mesmo que tenha sido excluído. O comentário não é incluído nas versões anteriores.
  • Uma conversa aberta (com respostas) é incluída integralmente quando: 1) o primeiro comentário é criado a partir da data da versão e 2) o texto comentado estava naquela versão, mesmo que tenha sido excluído. Por exemplo, se uma conversa tiver dois comentários criados em 1º e 5 de outubro, uma pesquisa com a data da versão "2 de outubro" incluirá os dois, embora o de 5 de outubro não existisse nessa data.
  • Os comentários editados são incluídos como estão no momento, não como eles estavam na hora da versão.
  • Os comentários resolvidos ou excluídos não são incluídos em uma versão, mesmo se estivessem abertos na hora da versão.
Posso pesquisar a unidade organizacional principal da minha organização?

Não é possível pesquisar a unidade organizacional mãe. Selecione uma unidade organizacional filha ou contas específicas. Você pode pesquisar até cinco mil contas no Drive, como contas individuais ou participantes de unidades organizacionais.

O horário de criação e modificação de um arquivo enviado depende da origem do arquivo
O horário de criação e modificação que o Drive define para um arquivo no primeiro upload pode corresponder ao arquivo local ou ao horário de upload, dependendo de como o arquivo foi adicionado ao Drive. A tabela a seguir mostra qual horário é usado nas diferentes origens, onde:
  • Upload: o carimbo de data/hora é quando o arquivo foi enviado para o Drive
  • Local: o carimbo de data/hora é o mesmo do arquivo original no dispositivo ou serviço de origem
Origem do arquivo (cliente) Horário de criação Horário da modificação
App da Web Upload

Antes de 8 de abril de 2020: upload

Depois de 8 de abril de 2020: local

Drive File Stream Local Local
Backup e sincronização Upload Local
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Local Local
API do Drive Pode ser definido pelo autor da chamada Pode ser definido pelo autor da chamada

Google Chat

Você pode usar o Vault para reter, pesquisar e colocar em guarda de documentos as mensagens enviadas no Google Chat. 

Informações importantes sobre o Google Chat e a retenção

As regras de retenção e as guardas de documentos só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado

As regras de retenção e as guardas de documentos são sempre aplicáveis às salas. No entanto, elas só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado. Um administrador do G Suite pode ativar ou desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam.

A cobertura da retenção varia dependendo do tipo de regra
  • A regra de retenção padrão é aplicável a todas as mensagens diretas e salas.
  • Uma regra de retenção personalizada aplicada a uma unidade organizacional abrange somente as mensagens diretas. As salas não são cobertas.
  • Uma regra de retenção personalizada aplicada a todas as salas cobre apenas as salas. As mensagens diretas não são cobertas.
Os períodos de retenção dependem de quem participa, e as mensagens em salas externas não são retidas

Mensagens diretas

Uma mensagem direta pertence a ambos os participantes de um chat. Quando os participantes estão na mesma organização, mas cobertos por diferentes regras de retenção, o Vault retém as mensagens com base na regra que expira por último.

Usuários externos: quando os participantes pertencem a organizações diferentes, as mensagens diretas são retidas de acordo com as regras de retenção de cada organização.

Por exemplo, a Empresa A mantém as mensagens diretas por uma semana, e a Empresa B mantém por dois anos. O Vault gerencia as mensagens diretas entre os usuários da Empresa A e da Empresa B da seguinte forma:

  • A Empresa A mantém as mensagens diretas durante uma semana. Todas as mensagens que ainda não foram excluídas são eliminadas. Essas mensagens não ficam mais disponíveis para os usuários da Empresa A. Após a exclusão das mensagens, o Chat tem um período de retenção de 30 dias. Durante esse período, as mensagens continuam disponíveis no Vault. Quando o período de retenção do Chat termina, as mensagens diretas não ficarão mais disponíveis no Vault para a Empresa A.
  • A Empresa B mantém as mensagens diretas e pode pesquisar e exportar essas mensagens por dois anos. Depois desse período, todas as mensagens que não foram excluídas são eliminadas e depois retidas no Chat por 30 dias. Quando o período de retenção do Chat termina, a mensagem direta não fica mais disponível no Vault para a Empresa B e é limpa nos sistemas do Google.

Salas

Uma conversa em uma sala pertence a todos os participantes da sala. Quando os participantes estão na mesma organização, mas cobertos por diferentes regras de retenção, o Vault retém as mensagens com base na regra que expira por último.

Usuários externos: quando os participantes pertencem a diferentes organizações, a conversa é retida de acordo com as regras da organização do criador da sala. Se os usuários da sua organização participarem de salas de outra organização, essas mensagens não ficarão disponíveis no Vault para retenção, guardas de documentos, pesquisa ou exportação.

Quando um período de retenção expira, o Vault limpa todas as mensagens do Chat cobertas

As regras de retenção do Chat não têm a opção de limpar apenas as mensagens excluídas pelos usuários. Uma regra de retenção que remove mensagens limpa todas as mensagens quando o período de retenção expira.

Informações importantes sobre o Google Chat e as guardas de documentos

As regras de retenção e as guardas de documentos só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado

As regras de retenção e as guardas de documentos são sempre aplicáveis às salas. No entanto, elas só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado. Um administrador do G Suite pode ativar ou desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam.

Uma guarda de documentos só preservará conversas em salas se um usuário sujeito à guarda de documentos tiver enviado uma mensagem e a sala pertencer à sua organização

Uma guarda de documentos em uma conta de usuário inclui o agrupamento de mensagens nas salas em que o usuário enviou pelo menos uma mensagem. As conversas em uma sala em que o usuário não era um participante ativo não são incluídas na guarda de documentos, mesmo que esse usuário tenha visto as mensagens. As guardas de documentos não se aplicam às mensagens enviadas em salas que pertencem a outra organização.

As mensagens diretas enviadas a um usuário sujeito a uma guarda de documentos são incluídas na guarda de documentos mesmo que o remetente seja um usuário externo.

Não é possível incluir uma sala inteira em uma guarda de documentos

Não é possível restringir as salas no Chat a uma unidade organizacional específica, ou seja, qualquer pessoa na organização pode ser convidada para qualquer sala. O Vault não armazena mensagens enviadas por participantes da sala que não estejam cobertos por uma guarda de documentos.
As mensagens em uma guarda de documentos ficam sempre visíveis para os usuários do Vault com privilégios de acesso

Quando uma mensagem em uma guarda de documentos é excluída por um usuário ou uma regra de retenção, o usuário não pode mais acessá-la. No entanto, os usuários do Vault com privilégios apropriados podem pesquisar e ver a mensagem. Eles também podem exportar a mensagem no Vault.

Informações importantes sobre o Google Chat e a pesquisa

É possível armazenar no Drive os arquivos compartilhados com os usuários do Chat

Quando uma pessoa usa o Google Chat para compartilhar Documentos, Planilhas, Apresentações ou Formulários Google, o Chat insere um link em vez de anexar uma cópia do arquivo à mensagem. Como o arquivo original está armazenado no Drive, ele não é incluído quando você retém, guarda, pesquisa ou exporta mensagens de chat.

No caso de arquivos que não são do Google e estão diretamente conectados a uma mensagem de chat, o Vault indexa a maioria dos tipos de arquivo de texto (por exemplo, arquivos com extensões .pdf, .xslx e .docx). Esses anexos são incluídos quando você pesquisa e exporta mensagens de chat. Eles são abrangidos pelas regras de retenção e guarda de documentos do chat.

O Vault mostra até mil mensagens por conversa

O Vault pode até exportar todas as mensagens encontradas pela sua pesquisa, mas mostrará no máximo mil. Se você quiser visualizar um grande número de mensagens, use os termos de pesquisa e outros critérios para exibir grupos menores de mensagens.

O Vault só mostra as conversas que têm ao menos uma mensagem enviada pelo participante pesquisado e estão em salas que pertencem à sua organização
  • A pesquisa do Vault retornará mensagens diretas e conversas do participante se ele tiver enviado pelo menos uma mensagem.
  • As conversas que o participante apenas visualizou, sem responder às mensagens, não são incluídas nos resultados da pesquisa.
  • As mensagens enviadas pelos usuários da sua organização em salas de outra organização não ficam disponíveis para retenção, guarda de documentos, pesquisa ou exportação no Vault.
  • Também é possível pesquisar e exportar mensagens enviadas por usuários externos em salas criadas por alguém da sua organização.
As pesquisas de dados retidos não incluem conversas em salas, a menos que um usuário sujeito à guarda de documentos envie uma mensagem
Quando você pesquisar dados retidos em um caso, o Vault só retornará a conversa de uma sala se um usuário sujeito à guarda de documentos tiver enviado pelo menos uma mensagem e a sala tiver sido criada por alguém na sua organização.
Apenas mensagens diretas enviadas com o histórico ativado e conversas nas salas da sua organização são pesquisáveis

O Vault só pesquisa mensagens diretas enviadas com o histórico ativado. Um administrador do G Suite pode ativar ou desativar o histórico ou permitir que os usuários escolham.

As conversas em salas criadas por alguém na sua organização são sempre pesquisáveis no Vault. No entanto, não é possível pesquisar mensagens enviadas pelos usuários da sua organização em salas que pertencem a outra organização.

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