O que há de novo no Vault

Esta página será atualizada à medida que adicionarmos recursos, melhorias e correções ao Google Vault.

7 de março de 2019: suporte para mensagens em modo confidencial do Gmail e do Jamboard

Modo confidencial do Gmail

O modo confidencial do Gmail permite que os usuários restrinjam o acesso dos destinatários ao conteúdo de e-mails confidenciais. Esse recurso está disponível para todas as contas pessoais do Gmail e para domínios do G Suite que o ativaram.

Quando um usuário envia uma mensagem confidencial, o Gmail substitui o texto da mensagem e os anexos por um link. Apenas o assunto e o texto que contêm o link são enviados via SMTP. Saiba mais sobre como enviar mensagens no modo confidencial do Gmail.

Mensagens em modo confidencial enviadas pelos usuários no seu domínio

Se sua organização ativar o modo confidencial do Gmail, o Vault poderá guardar, reter, pesquisar e exportar todas as mensagens nesse modo enviadas pelos usuários.

As mensagens confidenciais enviadas após 30 de novembro de 2018 estão visíveis para o Vault nas caixas de correio de todos os remetentes e destinatários internos. As mensagens estão sempre disponíveis para o Vault, mesmo quando o remetente define uma data de validade ou revoga o acesso dos destinatários às mensagens no modo confidencial.

Mensagens em modo confidencial recebidas de fora do seu domínio 

Mesmo que o domínio não permita a ativação do modo confidencial do Gmail, é possível que seus usuários recebam mensagens de outros clientes do G Suite e de contas pessoais do Gmail no modo confidencial.

As mensagens no modo confidencial enviadas por terceiros são propriedade dos remetentes e não ficam visíveis no Vault. Você pode guardar, reter, pesquisar e exportar cabeçalhos e assuntos de mensagens confidenciais externas. No entanto, não é possível pesquisar ou exportar conteúdo ou anexos de mensagens confidenciais externas.

Observação: os administradores do G Suite podem criar uma regra de compliance para impedir que as mensagens recebidas no modo confidencial sejam entregues no seu domínio.

Trabalhar com mensagens em modo confidencial

O Vault permite mensagens no modo confidencial da seguinte forma:

  • O Vault retorna mensagens confidenciais internas que correspondem à sua consulta de pesquisa. Você tem a opção de ocultar o conteúdo de mensagens confidenciais ao visualizar e excluir o conteúdo de mensagens confidenciais quando imprime ou exporta mensagens.
  • Você pode usar label:confidentialmode para pesquisar mensagens confidenciais. Também é possível usar esse marcador para aplicar guardas de documentos e regras de retenção personalizadas especificamente a mensagens confidenciais.

Jamboard

O Vault agora é totalmente compatível com os arquivos do Jamboard que os usuários salvaram nos Drives:

  • As regras de guardas de documentos e de retenção agora abrangem os jams que os usuários salvaram no Google Drive. Os jams que não foram salvos são descartados quando a sessão do Jamboard termina e ficam indisponíveis para o Vault.
  • Você pode pesquisar, visualizar e exportar jams. Use type:jam para pesquisar apenas arquivos do Jamboard.
6 de novembro de 2018: o Vault facilita a avaliação do escopo de uma pesquisa do Gmail
Agora você pode avaliar o escopo de uma consulta ao pesquisar mensagens no Gmail. Após inserir termos de pesquisa, clique em Contagem para ver quantas mensagens correspondem à sua consulta e também o número de contas que têm mensagens correspondentes. Você também pode fazer o download de um arquivo CSV com o total de mensagens de cada conta retornados pela sua consulta. Saiba mais sobre como avaliar o escopo de uma consulta.
26 de junho de 2018: valores de hash consistentes para exportações de arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações

Quando você exporta arquivos do Documentos, do Planilhas e do Apresentações Google, o Vault agora gera um valor de hash exclusivo para cada arquivo. Você pode usar esse novo valor de hash para eliminar a duplicação de exportações de arquivos e verificar se o arquivo exportado é uma cópia idêntica do arquivo de origem do guardião.

Como pesquisar controles de arquivo e como o Google Vault gera o valor de hash:

  • Se sua pesquisa incluir a data da versão, ela será usada para gerar o valor de hash.
  • A data da última modificação é usada quando a pesquisa não inclui a data da versão.

Ao comparar os valores de hash das exportações, lembre-se do seguinte:

  • Se o conteúdo de um arquivo for alterado, seu valor de hash também será.
  • Se alguém alterar as permissões de compartilhamento de um arquivo, mas não o conteúdo, o valor de hash continuará o mesmo.
  • Se você exportar um arquivo várias vezes e usar datas de versão diferentes, esse arquivo terá valores de hash diferentes, mesmo que o conteúdo seja idêntico em todas as exportações.

O hash de origem é um dos parâmetros incluídos no arquivo XML do Vault quando você exporta do Drive. Saiba mais sobre metadados de exportação do Drive.

21 de junho de 2018: controles de retenção adicionais e melhorias na pesquisa do Vault

Adicionamos controles com maior capacidade de detalhamento às regras de retenção:

  • Você pode definir regras de retenção personalizadas no Drive para excluir os arquivos que estiverem na lixeira por um determinado número de dias.
  • Você pode definir regras de retenção padrão e personalizadas para as gravações do Hangouts Meet. Anteriormente, as gravações do Hangouts Meet obedeciam às regras de retenção do Drive.

Importante: o recurso de retenção do Meet adiciona uma nova página de configurações ao Google Vault. Nela, você pode ativar a retenção em aplicativos que armazenam arquivos no Google Drive. Crie as regras de retenção para o Hangouts Meet antes de ativar essa configuração. Saiba mais sobre como evitar perda de dados ao configurar a retenção para o Hangouts Meet.

Também adicionamos novos recursos para facilitar e tornar mais eficiente a pesquisa de dados no Vault:

  • Faça várias pesquisas rapidamente em um caso: depois de pesquisar no Gmail ou no Grupos, clique no botão Pesquisar em nova guia para abrir uma nova caixa de diálogo de pesquisa no mesmo caso. Sua pesquisa inicial será concluída na primeira guia.
  • Status da pesquisa: durante a pesquisa, o Vault informa o tempo decorrido e os parâmetros de consulta inseridos.
  • Funcionalidade de contagem aprimorada: quando você digita uma consulta e clica no botão Contagem, o Vault informa o número de correspondências e o tempo decorrido. Você também pode fazer o download de um arquivo CSV que lista as contas com mensagens que correspondem à sua consulta.

Além disso, adicionamos novos campos de metadados às exportações do Hangouts Chat:

  • roomName: o nome da sala ou de uma lista de contas separadas por vírgula que participaram de uma mensagem direta
  • conversationType: a sala ou a mensagem direta

Quando você exporta mensagens do Hangouts Chat, o Vault agora combina várias conversas em um único arquivo PST ou mbox. Antes, cada conversa era exportada em um arquivo separado.

28 de fevereiro de 2018: compatibilidade total com o Hangouts Chat
Agora o Vault é compatível com o Hangouts Chat. Você pode reter, guardar, pesquisar e exportar as mensagens diretas e conversas das salas. Saiba mais sobre o Vault e o Hangouts Chat. 

Outros tópicos de ajuda do Vault:

18 de setembro de 2017: compatibilidade com exportações de PST

Agora é possível exportar mensagens do Gmail, de bate-papos e Grupos como arquivos PST. Esse recurso permite que você leia mensagens no Microsoft Outlook e em ferramentas de suporte a litígios de terceiros que sejam compatíveis com esse formato.

12 de junho de 2017: melhoria dos metadados do Drive, compatibilidade com fusos horários e retenção de drives compartilhados

Receber metadados mais detalhados ao exportar arquivos do Drive

Quando você exporta arquivos do Drive, os metadados incluem informações sobre os usuários que têm uma relação indireta com um documento. Além disso, o Vault permite que você determine o tipo de relação.

Saiba mais sobre os usuários com acesso indireto a arquivos e suas opções ao exportar do Drive.

Selecionar um fuso horário durante as operações de pesquisa e exportação

Anteriormente, o Vault usava o Horário de Greenwich (GMT) em todas as pesquisas e adicionava um dia para incluir resultados de fusos horários anteriores. Agora o Vault permite a seleção de um fuso horário para as operações de pesquisa e exportação. Você pode especificar um fuso horário ao pesquisar dados. O Vault determinará os limites das datas para exibir e exportar resultados.

A nova configuração de fuso horário afeta apenas as operações de pesquisa e exportação.

Importante: as organizações que atuam em vários fusos horários talvez vejam resultados da pesquisa diferentes dos exibidos antes do lançamento desse recurso. Saiba mais sobre a pesquisa de dados com base nos fusos horários

Criar regras de retenção personalizadas para todos os drives compartilhados no seu domínio

Agora você pode criar regras de retenção personalizadas que abrangem todos os drives compartilhados no seu domínio. 

Definir regras de retenção para Grupos do Google específicos

Agora você pode aplicar regras de retenção personalizadas a Grupos do Google específicos. 

9 de março de 2017: compatibilidade total com o Google Drive, os drives compartilhados e o Grupos do Google

Compatibilidade total com o Google Drive, inclusive os drives compartilhados

Agora você pode configurar regras de retenção e criar guardas de documentos para arquivos no Google Drive, o que faz com que o Drive seja um app totalmente compatível com o Vault.

Também é possível pesquisar, exportar, definir regras de retenção e criar guardas de documentos nos arquivos armazenados em drives compartilhados. 

Observação: a retenção e as guardas de documentos do Drive são um pouco diferentes das que você usa no Gmail. Recomendamos que você leia estes artigos para identificar as políticas de guarda de documentos e retenção adequadas para sua organização:

Exportar versões específicas de arquivos do Google Drive

O Vault só pesquisa a versão mais recente de um arquivo. No entanto, agora você pode adicionar uma data de versão à sua pesquisa para ver e exportar a versão de arquivos do Google em uma determinada data. O controle de versão é permitido na maioria dos tipos de arquivo do Google:

  • Documentos
  • Apresentações
  • Planilhas
  • Desenhos

Não é possível fazer o controle de versão no Formulários Google, no Apps Script ou em tipos de arquivos de terceiros.

Usar o Vault no Grupos do Google

Como o Vault agora funciona com o Grupos, você pode pesquisar, exportar e definir políticas de retenção e criar guardas de documentos em conteúdos no Grupos.

30 de junho de 2016: lançamento de uma interface do usuário mais intuitiva para retenções e guardas de documentos
A interface do usuário do Vault foi atualizada, o que faz com que o gerenciamento de regras de retenção e guardas de documentos seja mais intuitivo. Essa alteração não afeta as regras de retenção e as guardas de documentos atuais nem adiciona novas configurações.
28 de abril de 2016: o suporte a exportações muito grandes foi melhorado
Agora o Google Vault facilita o gerenciamento de exportações muito grandes que levam mais de 24 horas para serem processadas. Anteriormente, essas exportações eram encerradas, deixando você sem opções para fazer o download de arquivos. Agora as exportações do Google Vault são pausadas depois de 24 horas, quando você pode realizar estas ações:
  • Fazer o download de resultados parciais: as mensagens e os arquivos que o Google Vault recuperou até o momento ficam disponíveis para download. Também é fornecido um arquivo CSV que lista contas ainda não exportadas.
  • Continuar uma exportação: o Google Vault é reiniciado do ponto onde foi interrompido, recuperando mensagens e arquivos adicionais por mais 24 horas. Você pode continuar uma exportação quantas vezes forem necessárias para recuperar as mensagens e os arquivos que corresponderem à sua consulta de pesquisa.

Se você não fizer o download dos resultados parciais ou reiniciar uma exportação pausada antes do prazo de 15 dias, a exportação será excluída.

12 de agosto de 2015: alterações na forma como você trabalha com guardas de documentos
Estamos introduzindo várias melhorias na forma como os administradores do Google Vault criam e gerenciam guardas de documentos:
  • Atribuir privilégios de guarda de documentos com base em unidades organizacionais: os administradores do Google Vault podem estar limitados à criação e ao gerenciamento de guardas de documentos para usuários em unidades organizacionais específicas, e não no domínio inteiro.
  • Guardas de documentos baseadas em unidades organizacionais: anteriormente, era possível criar guardas de documentos para contas de usuário específicas ou para o domínio inteiro. Agora você pode criar guardas de documentos aplicáveis a todos os membros de uma unidade organizacional específica.
  • Funcionalidade de guarda de documentos mais intuitiva: anteriormente, quando todas as contas eram removidas de uma guarda de documentos, o Google Vault aplicava a guarda de documentos a todas as contas no domínio. Agora você receberá uma solicitação para excluir uma guarda de documentos se tentar remover todas as contas.
  • Interface do usuário aprimorada: a linguagem e a interface de aplicação de guardas de documentos foram aprimoradas, como aconteceu recentemente com o fluxo de retenção atualizado.
6 de julho de 2015: uma mudança na forma de definir novas regras de retenção
A maneira de definir regras de retenção mudou. Essa alteração não afeta as configurações de retenção atuais. As regras existentes continuarão retendo e excluindo mensagens de acordo com a configuração original. Com a alteração, você receberá uma solicitação para selecionar uma das seguintes opções quando configurar uma nova regra ou modificar uma regra existente:
  • A regra de retenção é aplicada apenas a mensagens excluídas: se você selecionar esta opção, a regra só afetará as mensagens excluídas pelos usuários. Esta é a opção padrão para novas regras e equivale a adicionar label:^deleted a uma regra de retenção personalizada.
  • A regra de retenção é aplicada a mensagens excluídas e mensagens nas caixas de e-mails dos usuários: se você selecionar esta opção, a regra será aplicada a todas as mensagens, com exceção daquelas que corresponderem a guardas de documentos ou regras personalizadas especificadas. Se você abrir uma regra de retenção personalizada existente que use label:^deleted, essa opção estará selecionada. No entanto, sua regra personalizada continuará funcionando de acordo com a configuração original, modificará a opção, e apenas as mensagens excluídas serão afetadas.

Lembrete: o Google Vault é totalmente integrado ao Gmail, e não há um arquivo separado. Escolher a segunda opção acima significa que você quer que a regra seja aplicada a todas as mensagens, independentemente de os usuários terem marcado as mensagens para exclusão. Isso pode excluir mensagens que os usuários pretendem manter. Por exemplo, se você definir uma regra de retenção padrão para reter mensagens por 365 dias, selecionar a segunda opção (para aplicar a todas as mensagens) e não tiver retenções ou regras personalizadas, o Google Apps Vault excluirá todas as mensagens no seu domínio há mais de um ano.

Como pode ser complicado definir as políticas de retenção para sua organização, escrevemos este artigo para ajudar você. Entre em contato com o suporte do G Suite se precisar de mais ajuda.

8 de abril de 2015: compatibilidade total com bate-papos do Hangouts

Agora o Google Vault é totalmente compatível com os bate-papos do Hangouts. Você pode reter, guardar, pesquisar e exportar bate-papos do Hangouts com o histórico ativado. Além disso, os administradores agora podem controlar se o histórico está ativado ou desativado.

A compatibilidade total com o Google Vault só está disponível para Hangouts que ocorrerem depois dessa data. Em Hangouts que ocorreram antes do lançamento desse recurso:

  • apenas bate-papos gravados podem ser pesquisados, exportados e guardados;
  • as políticas de retenção não são aplicadas corretamente às mensagens do Hangouts.

 

23 de dezembro de 2014: marcadores do sistema e do usuário incluídos em visualizações e exportações de mensagens

As visualizações e exportações do Google Vault agora incluem várias informações adicionais para ajudar na análise de mensagens:

  • Visualizações de mensagens: agora você pode ver marcadores do sistema, que mostram o status de cada mensagem na perspectiva do proprietário da mensagem. Também é possível visualizar os marcadores aplicados a mensagens pelo usuário.
  • Exportações de mensagens: agora você pode ver marcadores aplicados a mensagens por usuários.
29 de setembro de 2014: colaboração em casos baseada em unidade organizacional

Agora um administrador do G Suite pode restringir o acesso a casos com base em unidades organizacionais. Se esse recurso estiver ativado, um usuário do Vault poderá compartilhar casos apenas com membros de unidades organizacionais especificadas e das respectivas subunidades. Saiba mais sobre os privilégios do Google Apps Vault e como atribuí-los.

4 de setembro de 2014: nenhum limite para a pesquisa em domínios grandes

O Vault não restringe mais o número de contas que você pode pesquisar para encontrar mensagens. Podem ocorrer atrasos ao pesquisar e contar domínios com mais de 50 mil contas.

9 de julho de 2014: relatório de erros aprimorado

O Vault agora gera relatórios com informações adicionais quando mensagens no Gmail ou arquivos no Drive estão indisponíveis para exportação. Saiba mais sobre os relatórios de erros.

25 de junho de 2014: Vault for Drive e G Suite Business

Vault for Drive

As funcionalidades robustas do Google Vault agora incluem outra fonte de dados, o Google Drive, para que sua organização possa encontrar conteúdos ainda mais importantes para os negócios. O Google Vault for Drive é fornecido sem custo adicional para os clientes do Google Vault e funciona com o conteúdo do Google Drive nas contas dos usuários. Clientes do Postini que estejam fazendo a transição para o Google Vault também poderão usar o Google Vault for Drive sem custo adicional depois que a transição for concluída.

Com o Google Vault for Drive, veja o que você pode fazer com o conteúdo do Google Drive, incluindo documentos do Google (como Documentos, Planilhas e Apresentações Google) e outros arquivos armazenados (por exemplo, DOCX, PDF e JPEG):

  • Pesquisar arquivos no Google Drive de usuários específicos
  • Visualizar resultados de pesquisas no Google Vault para encontrar exatamente o que você procura
  • Criar cópias de resultados de pesquisas e exportá-las para uso futuro

No momento, não é possível configurar políticas de retenção, criar guardas de documentos e pesquisar conteúdo do Google Drive em todo o domínio. Comece a pesquisar arquivos no Google Drive.

G Suite Business

O G Suite Business é o pacote de escritório aprimorado. Além de todos os recursos disponíveis no G Suite Basic, ele inclui o armazenamento no Drive ilimitado, o Google Vault para todos na sua organização e recursos adicionais de administração, auditoria e geração de relatórios do Drive. Saiba mais sobre o G Suite Business.

Se sua organização usa o licenciamento de domínio parcial e você fizer upgrade para o G Suite Business, o Vault estará automaticamente disponível para todos. Os usuários estarão sujeitos às políticas atuais de eliminação e retenção de dados. Leia Sobre o upgrade para o G Suite Business para assegurar que não ocorra a perda acidental de dados.
19 de junho de 2014: excluir mensagens de rascunho no Gmail

Agora é mais fácil excluir mensagens de rascunho das pesquisas e ao criar regras de retenção e guardas de documentos.

30 de maio de 2014: atribuir privilégios do Vault com base na unidade organizacional

Os privilégios "Gerenciar exportações" e "Gerenciar pesquisas" agora são concedidos a um usuário para toda a organização ou somente para unidades organizacionais específicas. Por exemplo, você pode atribuir um privilégio "Gerenciar pesquisas" a um administrador do Vault em toda a organização e atribuir o privilégio "Gerenciar exportações" a uma unidade organizacional. Os privilégios ainda são atribuídos no Admin Console pelo administrador do G Suite.

14 de maio de 2014: opções aperfeiçoadas para a configuração de períodos de retenção personalizados e padrão

As opções para configurar ou modificar períodos de retenção estão mais simples, e agora adicionamos uma proteção durante a configuração do período de retenção para um determinado número de dias.

1º de maio de 2014: pesquisa baseada em unidade organizacional

Os usuários do Google Vault agora podem pesquisar dados em uma unidade organizacional específica, além de pesquisar em todo o domínio ou por conta de usuário. Pesquisar em uma unidade organizacional reduz o número de resultados de pesquisa irrelevantes que uma pesquisa em todo o domínio pode produzir e elimina a necessidade de especificar contas individuais. Ao pesquisar em um caso, selecione Organização e a unidade organizacional que você quer pesquisar. Contas não podem ser incluídas em uma pesquisa baseada em unidade organizacional, mas é possível especificar um período e termos de pesquisa.

21 de janeiro de 2014: guardas de documentos segmentadas

Os administradores agora podem guardar mensagens específicas, por exemplo, a partir de uma determinada data ou com termos específicos, para que elas sejam preservadas indefinidamente no Google Vault. Apenas mensagens que atendam aos parâmetros especificados são preservadas. Anteriormente, os administradores do Google Vault precisavam aplicar uma guarda de documentos à conta de usuário inteira para preservar as mensagens. Ainda é possível aplicar uma guarda de documentos à conta inteira.  Saiba mais sobre os dois tipos de guarda de documentos.

5 de dezembro de 2013: visualização aprimorada de regras de retenção personalizadas

A função de visualização permite que os administradores do Google Vault examinem o conteúdo que uma regra de retenção personalizada reterá depois que for configurada. Os administradores não precisam mais digitar um nome de usuário. Quando os administradores clicam no botão "Visualizar", o Google Vault exibe resultados com base no que o administrador selecionou: uma unidade organizacional específica ou o domínio inteiro. Anteriormente, os administradores tinham que digitar um nome de usuário para visualizar os resultados de uma regra personalizada. Saiba mais sobre regras de retenção.

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