Primeiros passos: administradores do Google Vault

Boas-vindas ao Google Vault. Este guia ajudará você a seguir as etapas de implantação do Google Vault na sua organização.

Importante: o Vault não preservará os dados até você concluir estas etapas. Você precisa escolher uma regra de retenção padrão e/ou personalizada, como descrito na etapa 5, para que o Vault retenha seus dados.

Antes de continuar, confirme que:

  • você é um superadministrador do G Suite na sua organização, porque apenas superadministradores podem concluir as etapas neste guia;
  • você comprou uma edição do G Suite que inclui o Vault ou comprou licenças do Vault (somente para o G Suite Basic);
  • sua organização não gerencia o armazenamento de mensagens de e-mail e bate-papo. Se esse recurso estiver configurado para excluir as mensagens automaticamente, isso interferirá nas regras de retenção do Vault. Nesse caso, faça login no Admin Console e altere essa configuração para Não excluir mensagens de e-mail e de bate-papo automaticamente.

Clique em cada etapa abaixo para saber como concluí-la.

1. Atribuir licenças do Vault (somente no G Suite Basic)

O Vault está incluído na maioria das edições do G Suite, mas é um complemento para os clientes do G Suite Basic. Você pode atribuir licenças a todos (licenciamento de domínio total) ou a alguns usuários (licenciamento de domínio parcial).

  1. Fale com as pessoas que conhecem os requisitos comerciais e legais da organização para saber quem precisa de uma licença do Vault.
  2. Siga as etapas no artigo sobre licenciamento de domínio completo e licenciamento de domínio parcial.
2. Controlar quem pode fazer login no Vault

Você pode controlar quem na sua organização vê o serviço do Vault na conta. Lembre-se do seguinte:

  • A ativação ou desativação do Vault não afeta as contas arquivadas pelo produto. Todas as contas de usuário com licenças do Vault podem ser arquivadas.
  • Essa configuração não define as contas que podem alterar a retenção, pesquisar dados ou executar outras funções no Vault. Os usuários precisam ter os privilégios do Vault apropriados para usar o Vault.
  • Se você escolher ATIVADO para todos, o ícone do Google Apps Vault aparecerá na lista de aplicativos de todos. É possível que alguns usuários fiquem confusos com a presença de um app que parece não ter função. Se seu domínio tiver unidades organizacionais, restrinja o acesso às unidades organizacionais com os privilégios do Vault.

Para permitir que os usuários façam login no Vault:

  1. Faça login no Admin console.
  2. No painel, clique em Apps e em G Suite.
  3. Clique em Google Vault e escolha uma das seguintes opções:
    • ATIVADO para todos: todos na organização podem acessar o Vault.
    • ATIVADO para algumas organizações: apenas as unidades organizacionais especificadas por você podem acessar o Vault. Saiba mais sobre como criar unidades organizacionais.
    • DESATIVADO: ninguém na organização pode acessar o Google Apps Vault.
3. Conceder privilégios a funcionários autorizados

Conceda privilégios aos funcionários que querem criar regras de retenção, fazer guardas de documentos ou realizar investigações. Esta etapa não é obrigatória para a configuração inicial do Vault.

  1. Entenda os vários privilégios que você pode conceder aos usuários.
  2. Siga as etapas no artigo Conceder privilégios de administrador.
4. Fazer login no Google Vault
Recomendamos que você aguarde de 30 a 60 minutos antes de fazer login em https://ediscovery.google.com após comprar o Google Vault ou iniciar o teste de 30 dias. Se fizer login imediatamente após a compra, talvez você não veja todas as áreas às quais tem acesso no Google Vault.

Agora que o Google Vault está ativado e as licenças foram atribuídas no Admin Console, faça login no Vault da seguinte forma:

  1. Acesse https://ediscovery.google.com.
  2. Faça login com o nome de usuário e a senha do G Suite.

Depois que você conceder acesso, os demais funcionários autorizados no seu domínio farão login no Google Vault da mesma maneira.

5. Definir o período de retenção padrão da sua organização

Defina políticas de retenção padrão para controlar o tempo em que as mensagens da organização ficarão arquivadas antes de serem excluídas definitivamente das contas dos usuários e de todos os sistemas do Google. Sua organização precisa ter políticas que abranjam o período de retenção dos dados. Recomendamos que você consulte a equipe jurídica da sua organização ao configurar regras de retenção.

Saiba como funciona a retenção.

  1. No Vault, clique em Retenção no painel de navegação esquerdo.
  2. Em Regra de retenção padrão, clique em um serviço, como o Drive ou o e-mail.

    Observação: os clientes do Drive Enterprise só podem definir regras de retenção para o Drive.
  3. Marque a caixa Definir uma regra de retenção padrão.
  4. Escolha por quanto tempo as mensagens ou os arquivos serão mantidos:
    • Escolha Indefinidamente para manter as mensagens de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção padrão. Pronto.
    • Digite um número de dias entre 0 e 36.500:
      • Mensagens de e-mail, de grupos e do Chat: os dias desde o envio da mensagem. 
      • Drive: os dias desde a criação ou última modificação do arquivo. 
  5. Escolha o que fazer com as mensagens após a duração selecionada:
    • Escolha a primeira opção para excluir apenas as mensagens ou os arquivos que os usuários já excluíram
    • Escolha a segunda opção para excluir todas as mensagens e todos os arquivos. Isso inclui os dados nas Caixas de entrada e nos Drives dos usuários. Também inclui os dados que já foram excluídos. 
    O Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção assim que você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Só passe para a próxima etapa quando tiver certeza de que a regra está configurada corretamente. 
  6. Clique em Continuar.

Observações importantes:

  • O que acontece após você definir regras de retenção padrão: a menos que uma guarda de documentos ou regra personalizada se aplique aos dados, eles são preservados de acordo com a regra de retenção padrão.
  • O que acontece quando um usuário exclui uma mensagem: a mensagem é removida da caixa de correio do usuário. No entanto, quando a regra de retenção padrão ou uma regra personalizada se aplica, a mensagem ou o arquivo continua disponível no Vault durante o restante do período de retenção.

O Google Vault já está em funcionamento. O Vault preservará os dados do seu domínio conforme especificado nas regras de retenção que você configurou. Saiba mais sobre a regra de retenção padrão e regras personalizadas.

Este artigo foi útil para você?
Como podemos melhorá-lo?