Ondersteunde services en gegevenstypen

Vault ondersteunt de volgende Google Workspace-services:

Service	Bewaren	Bewaarplicht	Zoeken en exporteren	Ondersteunde gegevenstypen
Gmail	✔	✔	✔	Meer informatie
Google Drive	✔	✔	✔	Meer informatie
Google Groepen	✔	✔	✔	Meer informatie
Google Chat	✔	✔	✔	Meer informatie
Klassieke versie van Hangouts	Valt onder Chat-regels	Valt onder Chat-bewaarplichten	Gebruik zoeken en exporteren voor Gmail	Meer informatie
Google Meet	Valt onder Drive-regels, tenzij Meet-specifieke regels aanstaan	Valt onder Drive-bewaarplichten	Gebruik zoeken en exporteren voor Drive	Meer informatie
Google Voice voor Google Workspace	✔	✔	✔	Meer informatie
Google Sites	Valt onder Sites-regels, tenzij Sites-specifieke regels uitstaan	Valt onder Drive-bewaarplichten	Gebruik zoeken en exporteren voor Drive	Meer informatie
Google Agenda	✔	✔	✔	Meer informatie

Opmerking: Als uw Google Workspace-versie een bepaalde service niet bevat, ziet u deze service mogelijk wel als optie op de Vault-site. Bewaarregels of bewaarplichten die u instelt voor een niet-ondersteunde service, hebben echter geen effect. Als u zoekt naar gegevens uit de service, krijgt u geen resultaten.

Welke Gmail-berichten worden ondersteund in Vault

De volgende informatie geldt voor bewaarregels, bewaarplichten en zoeken en exporteren voor Gmail.

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

Beschikbaarheid en indexering van berichten

Berichten zijn beschikbaar in Vault zodra ze zijn ontvangen in Gmail.

Voor berichtfiltering in bewaarregels, bewaarplichten en zoeken, indexeert Gmail ongeveer 1 MB in totaal per bericht. 1 MB staat gelijk aan ongeveer 250 pagina's tekst. Als de berichttekst minder is dan 1 MB en het bericht bijlagen heeft, worden de bijlagen geïndexeerd totdat er 1 MB in totaal aan gegevens is geïndexeerd.

Alleen geïndexeerde gegevens kunnen worden gevonden in Vault, maar het hele bericht en alle bijbehorende items, inclusief Drive-bestanden met hyperlinks (indien geselecteerd), worden meegenomen in een Vault-export.

Gmail indexeert de volgende gegevens:

• Berichttekst: Maximaal ongeveer 250 pagina's.
• Tekstbestanden die rechtstreeks zijn toegevoegd aan een bericht: De meeste tekstbestanden (zoals pdf, xlsx en docx) die rechtstreeks zijn toegevoegd aan een bericht, kunnen worden geïndexeerd. Deze bijlagen vallen onder bewaarregels en bewaarplichten. Tekstbestanden kunnen worden gezocht (als ze zijn geïndexeerd), geretourneerd in zoekopdrachten en meegenomen in exports.
• Andere bestanden die rechtstreeks zijn toegevoegd aan of ingesloten in een bericht: Voor video-, audio-, afbeeldings- en binaire bestanden die zijn toegevoegd aan berichten, wordt bestandsmetadata zoals de bestandsnaam geïndexeerd, maar de bestandsinhoud niet. Deze bijlagen en ingesloten bestanden vallen onder bewaarregels en bewaarplichten. Ze worden geretourneerd in zoekopdrachten en meegenomen in exports.
• Links naar Google Workspace-bestanden in Drive: Als iemand een Google-document, -spreadsheet, -presentatie of -formulier deelt in een bericht, bevat het bericht een link in plaats van een kopie van het bestand. Omdat het oorspronkelijke bestand is opgeslagen in Drive, wordt het niet meegenomen als u berichten bewaart, zoekt, exporteert of er een bewaarplicht op plaatst.
• Links naar content in aanvullende Google-services: Gebruikers kunnen ook links delen naar content die is opgeslagen in andere Google-producten, zoals YouTube en Google Foto's. Aanvullende Google-services worden niet ondersteund door Vault. U kunt de content erin dus niet bewaren, zoeken, exporteren of er een bewaarplicht op plaatsen.

Bijlagen in berichten

Vault ondersteunt bestanden die rechtstreeks zijn toegevoegd aan of ingesloten in een bericht. Video-, audio-, afbeeldings- en binaire bestanden die zijn ingesloten in of bijgevoegd bij berichten, vallen onder bewaarregels en bewaarplichten. Ze worden geretourneerd in zoekopdrachten en meegenomen in exports.

Hyperlinks naar Drive-bestanden in berichten

Welke hyperlinks worden ondersteund?

• Hyperlinks naar bestanden in Drive: Als een gebruiker een Drive-bestand heeft gedeeld door een link naar het bestand toe te voegen aan een Gmail-bericht, wordt het bestand met de hyperlink niet opgenomen als u Gmail-berichten bewaart, zoekt of er een bewaarplicht op plaatst. U kunt Drive-bestanden met hyperlinks wel exporteren op basis van de hyperlinks in de berichtteksten van uw Gmail-export. Ga naar Welke Drive-hyperlinks kunnen wel en niet worden geëxporteerd (later op deze pagina) voor meer informatie.

  Opmerking: Als u Drive-bestanden met hyperlinks exporteert, kan het verzamelvolume aanzienlijk toenemen.

• Hyperlinks naar content in aanvullende Google-services: Hyperlinks naar content die is opgeslagen in andere Google-producten, zoals YouTube en Google Foto's, worden niet ondersteund door Vault.

Welke Drive-hyperlinks kunnen wel en niet worden geëxporteerd?

Zo komt u in aanmerking voor export:

• Het bestand moet al aanwezig zijn in Drive en moet een ondersteund Drive-bestandstype zijn.

  Ga naar Welke Drive- en Meet-bestanden worden ondersteund in Vault voor meer informatie.

• De Vault-beheerder heeft toestemming nodig om het bestand te exporteren. Zo heeft u rechten:
  • De eigenaar van de e-mail met de link heeft toegang tot het Drive-bestand en valt binnen het bereik van de Vault-beheerder. Of de eigenaar van het Drive-bestand valt binnen het bereik van de Vault-beheerder.
  • Als het Drive-bestand wordt verwijderd of bewaard, moet de eigenaar van het Drive-bestand binnen het bereik van de Vault-beheerder vallen.

Sommige Drive-hyperlinks kunnen niet worden geëxporteerd. U kunt bijvoorbeeld geen openbare hyperlinks exporteren, zoals gepubliceerde Google Sites-pagina's en indienbare links naar Google-formulieren. Ook kunt u bepaalde hyperlinks in een verouderde Drive-linkindeling niet exporteren.

Wie heeft toegang tot de Drive-exportbestanden voor hyperlinks?

Alleen hoofdbeheerders en beheerders van organisatie-eenheden op het hoogste niveau hebben toegang tot alle Drive-exportbestanden voor hyperlinks. Beheerders van onderliggende organisatie-eenheden kunnen alleen bestanden downloaden uit de Drive-hyperlinkexports die ze hebben gemaakt.

Berichten die via andere Google-services worden gestuurd (uitgebreide e-mailopslag)

Gebruikers kunnen e-mailberichten sturen met andere kernservices, naast Gmail. Voorbeeld:

• Agenda: Uitgaande uitnodigingen en berichten die worden verstuurd met de optie Gasten e-mailen in Agenda.
• Drive: Berichtinhoud die wordt verstuurd als gebruikers bestanden delen in Drive.
• Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen: Berichten die door de app worden verstuurd als gebruikers bestanden e-mailen als bijlage.
• Formulieren: E-mailberichten met formulieren of links naar formulieren.
• Keep: E-mailberichten die worden verstuurd als gebruikers notities delen in Keep.

Als gebruikers berichten sturen via andere kernservices dan Gmail, worden uitgaande berichten niet opgeslagen en weergegeven in de map Verzonden in de Gmail van gebruikers. Vault heeft alleen toegang tot deze berichten als een Google Workspace-beheerder uitgebreide e-mailopslag aanzet, waardoor deze berichten worden opgeslagen in de map Verzonden van gebruikers. Als uitgebreide e-mailopslag uitstaat, gelden Vault-bewaarregels en -bewaarplichten niet voor deze berichten en worden ze niet geretourneerd bij een zoekopdracht in Vault.

Opmerking: Uitgebreide e-mailopslag geldt alleen voor kernservices van Google Workspace. Bepaalde aanvullende Google-services kunnen e-mailberichten sturen namens gebruikers. Berichten die door deze services worden verstuurd, worden mogelijk niet opgeslagen in de map Verzonden van gebruikers en zijn dan niet beschikbaar voor Vault.

Dynamische berichten (AMP-content)

Dynamische e-mailberichten bevatten opmaak die AMP-content weergeeft in Gmail. Andere Google-producten kunnen berichten sturen met AMP-content (Accelerated Mobile Pages). Gebruikers in uw organisatie kunnen dynamische e-mailberichten van externe afzenders krijgen.

Met dynamische e-mail kan een Gmail-gebruiker bijvoorbeeld het volgende:

• Reacties in Google-documenten zien zoals deze zijn op het moment dat de gebruiker het meldingsbericht in Gmail opent.
• Reacties posten en reacties oplossen zonder het document te hoeven openen.
• Reageren op Agenda-uitnodigingen en enquêtes.

De oorspronkelijke bron van een dynamisch e-mailbericht bevat 3 soorten vergelijkbare content:

• Platte tekst (voor e-mailclients die alleen platte tekst weergeven).
• HTML (voor e-mailclients die geen dynamische content weergeven).
• AMP-opmaak Als een Gmail-gebruiker het bericht opent, worden zowel de dynamische als de interactieve AMP-content weergegeven. De AMP-opmaak kan updates ophalen op het moment dat het bericht wordt geopend en deze onmiddellijk aan de gebruiker weergeven.

Vanwege het dynamische karakter van dit soort berichten kan de content die in Gmail-berichten wordt weergegeven, in de loop van de tijd veranderen. Een reactiebericht in een actief Google-document kan bijvoorbeeld anders zijn, elke keer dat de gebruiker hetzelfde bericht op verschillende dagen opent.

Vault-ondersteuning voor dynamische e-mailberichten

• Bewaarplichten en bewaarregels: Met Vault-bewaarplichten en bewaarregels worden de HTML, platte tekst en AMP-opmaak in een dynamisch e-mailbericht bewaard. Vault kan niet de dynamische content bewaren die wordt opgehaald en weergegeven als de gebruiker een dynamisch e-mailbericht opent.
• Zoeken: Vault kan platte tekst en HTML zoeken in een dynamisch e-mailbericht. AMP-opmaak en AMP-content worden echter niet geïndexeerd en kunnen niet worden gezocht.
• Voorbeeld: Als u een voorbeeld van een dynamisch e-mailbericht bekijkt, geeft Vault de HTML-versie van het bericht weer. Klik op Origineel weergeven om alle delen van het bericht te bekijken, inclusief de AMP-opmaak.
• Exporteren: Als u dynamische e-mailberichten exporteert, worden alle platte tekst, HTML en AMP-opmaak meegenomen in de export.

Vault kan niet bepalen of dynamische content werd weergegeven voor Gmail-gebruikers toen ze een bericht met AMP-opmaak openden. In de volgende situaties geeft Gmail geen dynamische content weer:

• Een beheerder heeft dynamische e-mail uitgezet voor uw organisatie.
• Gebruikers hebben dynamische e-mail uitgezet in de Gmail-instellingen.

Als dynamische e-mail uitstaat, wordt AMP-content niet weergegeven door Gmail. AMP-opmaak wordt echter nog wel meegenomen in de berichtbron en is beschikbaar in Vault.

Berichten in de vertrouwelijke modus

Met de vertrouwelijke modus van Gmail kunnen gebruikers de toegang van ontvangers tot gevoelige e-mailcontent beperken. Deze functie is beschikbaar voor organisaties die de functie aanzetten en voor persoonlijke Gmail-accounts.

Als een gebruiker een bericht stuurt in de vertrouwelijke modus, vervangt Gmail de berichttekst en bijlagen door een link. Alleen het onderwerp en de link worden verstuurd via SMTP.

Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn gestuurd door gebruikers in uw organisatie

Als uw organisatie de vertrouwelijke modus van Gmail aanzet, kan Vault alle berichten in de vertrouwelijke modus die na 30 november 2018 zijn verstuurd door gebruikers in uw organisatie bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen.

Berichten blijven beschikbaar voor Vault, zelfs als de afzender een vervaldatum instelt of de toegang van ontvangers tot berichten in de vertrouwelijke modus intrekt.

Berichten in de vertrouwelijke modus van externe gebruikers

Zelfs als u Gmail in de vertrouwelijke modus niet aanzet voor uw organisatie, krijgen uw gebruikers mogelijk berichten in de vertrouwelijke modus van andere organisaties of persoonlijke Gmail-accounts.

U kunt de berichtkoppen en onderwerpen van externe berichten in de vertrouwelijke modus bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. U kunt echter niet de content of bijlagen van externe berichten in de vertrouwelijke modus zoeken of exporteren.

Opmerking: Google Workspace-beheerders kunnen een complianceregel maken die voorkomt dat binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus worden bezorgd in uw organisatie.

Werken met berichten in de vertrouwelijke modus

Vault ondersteunt berichten in de vertrouwelijke modus als volgt:

• Vault retourneert interne berichten in de vertrouwelijke modus die overeenkomen met uw zoekopdracht.
• Als u een voorbeeld van berichten bekijkt, wordt de berichtinhoud standaard verborgen. U heeft de mogelijkheid de inhoud te bekijken in het voorbeeld.
• Als u berichten afdrukt of exporteert, kunt u de inhoud van berichten in de vertrouwelijke modus uitsluiten. Als u deze optie kiest, worden de kopteksten, afzender, ontvanger en andere metadata afgedrukt of geëxporteerd, maar de inhoud van het bericht niet.
• U kunt een vertrouwelijk bericht exporteren uit de organisatie van de afzender, maar niet uit de organisatie van de ontvanger.
• Vault kan Drive-hyperlinks extraheren die zijn toegevoegd aan vertrouwelijke berichten bij het exporteren vanuit de organisatie van de afzender, maar kan geen hyperlinks extraheren die zijn ontvangen van externe organisaties.
• Gebruik de term label:confidentialmode om alleen berichten in de vertrouwelijke modus te zoeken, bewaren of er een bewaarplicht op te plaatsen.

Conceptberichten en e-mailtemplates

De Gmail-gegevens van een gebruiker kunnen 3 soorten conceptberichten bevatten:

• Niet-verstuurde berichten in de map Concepten: Deze berichten worden op dezelfde manier verwerkt als andere Gmail-berichten. Als concepten niet worden uitgesloten, vallen ze onder bewaarplichten en bewaarregels. Ze worden ook meegenomen in zoekresultaten, tenzij u ze uitsluit.

  Opmerking: E-mailtemplates worden gezien als conceptberichten. Als een bewaarregel conceptberichten na een bepaalde tijd verwijdert, worden de templates ook verwijderd.

• Verwijderde concepten: Een verwijderd concept is een bericht dat de gebruiker verwijdert zonder het te versturen. Deze berichten worden meteen verwijderd uit de weergave van de gebruiker. Gmail past het label ^deleted toe en ze worden 30 dagen nadat ze zijn verwijderd, definitief verwijderd. Deze berichten vallen niet onder bewaarplichten en bewaarregels, maar kunnen wel worden gezocht en geëxporteerd totdat ze definitief zijn verwijderd.
• Automatisch opgeslagen versies van conceptberichten: Als een gebruiker een bericht opstelt, slaat Gmail het bericht automatisch op wanneer de gebruiker een paar seconden pauzeert. Alleen de meest recente versie van een conceptbericht is zichtbaar voor de gebruiker. Eerdere versies kunnen worden gezocht en geëxporteerd door Vault, maar vallen niet onder bewaarplichten en bewaarregels.

  Automatisch opgeslagen versies blijven beschikbaar voor Vault totdat ze definitief worden verwijderd, zelfs nadat de gebruiker het bericht heeft verstuurd. Versies van conceptberichten die door de meeste Gmail-clients van Google worden gegenereerd (zoals Gmail web, Gmail voor iPad en iPhone en Gmail voor Android), worden definitief verwijderd 1 dag nadat Gmail ze heeft opgeslagen. In sommige gevallen, zoals bij IMAP-clients van derden, worden versies van conceptberichten na 30 dagen definitief verwijderd.

Als u alleen berichten wilt tonen die gebruikers hebben gestuurd en ontvangen, kunt u concepten uitsluiten van bewaarregels, bewaarplichten, zoekresultaten en exports. Gegevensverwerking gaat makkelijker als u automatisch opgeslagen versies uitsluit, omdat vergelijkbare versies van hetzelfde bericht niet worden meegenomen.

Door het systeem gegenereerde Gmail-labels kunnen invloed hebben op welke termen overeenkomen

Gmail gebruikt door het systeem gegenereerde labels om berichten te categoriseren, en voor gebruikers zichtbare labels waarmee gebruikers berichten in hun inbox kunnen sorteren. Gmail kan het door het systeem gegenereerde label finance toepassen op berichten van de bank van een gebruiker en het door het systeem gegenereerde label travel op berichten met hotelreserveringen.

Gebruikers kunnen voor gebruikers zichtbare labels maken en toepassen. Soms komen deze labels overeen met door het systeem gegenereerde labels. Als beide labels overeenkomen, gelden de bewaarregels, bewaarplichten en zoekopdrachten van Vault voor berichten met het door de gebruiker gemaakte label, niet voor berichten met het identieke, door het systeem gegenereerde label. Als u een bewaarregel, bewaarplicht of zoekopdracht maakt die is gebaseerd op een label, kunnen hierdoor meer of minder berichten worden bewaard dan de bedoeling is.

Voorbeeld

Uw organisatie moet alle gegevens over de bedrijfsfinanciën 7 jaar bewaren en de volgende acties worden uitgevoerd:

• Werknemers wordt gevraagd een label te maken met de naam finance en dit toe te voegen aan berichten met informatie over de bedrijfsfinanciën.
• Werknemers stellen in dat hun zakelijke creditcardafschriften naar hun werkaccount worden gemaild. Ze passen niet het door de gebruiker gemaakte label finance toe, maar Gmail past het door het systeem gegenereerde label finance toe op deze berichten.

In dit scenario bewaart een bewaarregel voor berichten met label:finance alleen de door de gebruiker gelabelde berichten, niet de berichten met het door het systeem gegenereerde label waarin de creditcardafschriften van de werknemers staan. Een zoekopdracht naar berichten met label:finance retourneert ook alleen de door de gebruiker gelabelde berichten, niet de berichten met het door het systeem gegenereerde label waarin de persoonlijke creditcardafschriften van de werknemers staan.

Veelgebruikte door het systeem gegenereerde labels

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks (taken)
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved 

Welke Drive- en Meet-bestanden worden ondersteund in Vault

De volgende informatie geldt voor Drive-bewaarregels, Meet-specifieke bewaarregels, Drive-bewaarplichten en zoeken en exporteren voor Drive.

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

Ondersteunde bestandstypen

Vault kan de volgende items die worden opgeslagen in Drive bewaren, exporteren, zoeken en er een bewaarplicht op plaatsen.

• Versies van bestanden in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren, de nieuwe versie van Sites en Tekeningen.

  Ga naar Zoeken in de revisiegeschiedenis van een bestand voor meer informatie over versies.

• Google Meet-opnamen en de bijbehorende logboeken van chats, vraag- en antwoordsessies en polls (meer informatie over Meet-opnamen)
• Jamboard-bestanden die zijn opgeslagen in de Drive van gebruikers
• Niet-Google-bestanden die gebruikers hebben geüpload naar Drive
• Bestanden in gedeelde Drives
• Bestanden die zijn versleuteld met Versleuteling aan de clientzijde voor Google Workspace

Vault zoekt niet in mappen en Drive-snelkoppelingen.

Gekoppelde bestanden

In sommige Editors van Google Documenten kunnen gebruikers een bestand koppelen aan een ander bestand. In een Google-document kunt u bijvoorbeeld een diagram invoegen dat is gekoppeld aan gegevens in een Google-spreadsheet. Als de spreadsheet wordt geüpdatet, wordt het diagram in het document ook geüpdatet.

Opmerking: De functie IMAGE van Google Spreadsheets kan verwijzen naar een afbeelding via URL, zoals https://www.example.com/images/logo.jpg. Als u in dit geval een voorbeeld van een spreadsheet bekijkt of exporteert in Vault, wordt de afbeelding in realtime opgehaald bij de bron. Als afbeeldingen worden geüpload naar of ingevoegd in de spreadsheet, toont Vault de afbeeldingen zoals deze eruitzagen op de tijd die u opgeeft in de query.

Gekoppelde bestanden worden niet automatisch meegenomen in bewaarregels, bewaarplichten en zoekresultaten die gelden voor de bestanden waaraan ze zijn gekoppeld. Gekoppelde bestanden worden alleen meegenomen als ze ook voldoen aan het bereik en de voorwaarden. Als u bijvoorbeeld bestanden in Drive zoekt, retourneert Vault alleen de bestanden die overeenkomen met de zoekcriteria. Als die bestanden zijn gekoppeld aan bestanden die niet overeenkomen met de zoekopdracht, worden de gekoppelde bestanden niet meegenomen in de resultaten.

Bestanden waarvan externe gebruikers de eigenaar zijn

Bestanden die buiten uw organisatie zijn gemaakt en zijn gedeeld met uw gebruikers, vallen niet onder de bewaarplichten of bewaarregels van uw organisatie.

U kunt bestanden die door externen met uw gebruikers zijn gedeeld wel zoeken en exporteren.

Welke Google Groepen-berichten worden ondersteund in Vault

De volgende informatie geldt voor bewaarregels, bewaarplichten en zoeken en exporteren voor Groepen.

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

Gespreksgeschiedenis (archivering) moet aanstaan

Vault kan alleen berichten in Google Groepen waarvoor de gespreksgeschiedenis aanstaat, bewaren, zoeken en er een bewaarplicht op plaatsen. Groepseigenaren kunnen de gespreksgeschiedenis aan- of uitzetten voor hun groepen. Als een groepseigenaar een groep maakt waarvoor de gespreksgeschiedenis uitstaat, zijn de berichten niet beschikbaar in Vault via Groepen. De berichten zijn mogelijk wel beschikbaar in de Gmail-inbox van gebruikers (als ontvangen of verstuurde berichten).

Als een groepseigenaar de gespreksgeschiedenis aan- of uitzet voor een bestaande groep, zijn alleen de berichten die zijn verstuurd toen de gespreksgeschiedenis aanstond, beschikbaar in Vault.

Beschikbaarheid van berichten, indexering en bijlagen

Berichten zijn beschikbaar in Vault zodra ze zijn gepost in de groep, tenzij de groepseigenaar berichtmoderatie heeft aangezet. Gemodereerde berichten zijn pas beschikbaar in Vault als ze zijn goedgekeurd door een moderator. Nadat ze zijn goedgekeurd, kunnen ze net als andere berichten worden bewaard, gezocht en geëxporteerd en kan er een bewaarplicht op worden geplaatst.

Voor berichtfiltering in bewaarregels, bewaarplichten en zoeken, indexeert Groepen ongeveer 1 MB in totaal per bericht. 1 MB staat gelijk aan ongeveer 250 pagina's tekst. Als de berichttekst minder is dan 1 MB en het bericht tekstbijlagen heeft, worden de bijlagen geïndexeerd totdat er 1 MB in totaal aan gegevens is geïndexeerd.

De volgende gegevens worden geïndexeerd in Groepen:

• Berichttekst: Maximaal ongeveer 250 pagina's.
• Tekstbestanden die rechtstreeks zijn toegevoegd aan een bericht: De meeste tekstbestanden (zoals pdf, xlsx en docx) die rechtstreeks zijn toegevoegd aan een bericht, kunnen worden geïndexeerd. Deze bijlagen vallen onder bewaarregels en bewaarplichten. Tekstbestanden kunnen worden gezocht (als ze zijn geïndexeerd), geretourneerd in zoekopdrachten en meegenomen in exports.
• Andere bestanden die rechtstreeks zijn toegevoegd aan of ingesloten in een bericht: Voor video-, audio-, afbeeldings- en binaire bestanden die zijn toegevoegd aan berichten, wordt bestandsmetadata zoals de bestandsnaam geïndexeerd, maar de bestandsinhoud niet. Deze bijlagen en ingesloten bestanden vallen onder bewaarregels en bewaarplichten. Ze worden geretourneerd in zoekopdrachten en meegenomen in exports.
• Links naar Google Workspace-bestanden in Drive: Als iemand een Google-document, -spreadsheet, -presentatie of -formulier deelt in een bericht, bevat het bericht een link in plaats van een kopie van het bestand. Omdat het oorspronkelijke bestand is opgeslagen in Drive, wordt het niet meegenomen als u berichten bewaart, zoekt, exporteert of er een bewaarplicht op plaatst.
• Links naar content in aanvullende Google-services: Gebruikers kunnen ook links delen naar content die is opgeslagen in andere Google-producten, zoals YouTube en Google Foto's. Aanvullende Google-services worden niet ondersteund door Vault. U kunt de content erin dus niet bewaren, zoeken, exporteren of er een bewaarplicht op plaatsen.

Welke Chat-berichten worden ondersteund in Vault

De volgende informatie geldt voor bewaarregels, bewaarplichten en zoeken en exporteren voor Chat.

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

De geschiedenis moet aanstaan

U moet de geschiedenis aanzetten om privéchats, groepsberichten en ruimtes zonder threads te bewaren, te doorzoeken, te exporteren en er een bewaarplicht op te plaatsen. Een Google Workspace-beheerder kan bepalen of de geschiedenis aan- of uitstaat, of instellen dat gebruikers dit mogen bepalen.

U kunt altijd berichten in antwoorden met threads (gesprekken) bewaren en zoeken, omdat de geschiedenis daarvan niet kan worden uitgezet.

Berichtbijlagen

Als een gebruiker een bestand deelt dat is opgeslagen in Drive, zoals een document, spreadsheet of pdf, voegt Chat een link toe in plaats van een kopie van het bestand bij het bericht te voegen. Omdat het oorspronkelijke bestand is opgeslagen in Drive, wordt het niet bewaard als u een bewaarplicht op chatberichten plaatst en wordt het niet meegenomen in een Chat-zoekopdracht. U kunt zoeken op de URL van het bestand, maar Vault indexeert niet de titel of inhoud van het bestand.

Voor andere bestandstypen die rechtstreeks zijn toegevoegd aan een Chat-bericht, geldt het volgende:

• De bestanden worden meegenomen in bewaarplichten en bewaarregels voor Chat, gekoppeld aan het bericht waar ze bijhoren.
• Vault indexeert de naam en eigenaar van het bestand om te zoeken. Vault indexeert ook de inhoud van de meeste tekstgebaseerde bestandstypen (bijvoorbeeld bestanden met de extensie pdf, xslx en docx).

Berichten van externe gebruikers

Uw Google Workspace-beheerder kan gebruikers in uw organisatie toestaan te chatten met externe gebruikers. Externe gebruikers kunnen dan privéchats voeren met gebruikers in uw organisatie en deelnemen aan groepsberichten en ruimtes. In deze situaties vallen berichten naar en van externe gebruikers onder de bewaarregels en bewaarplichten van uw organisatie.

Als gebruikers in uw organisatie deelnemen aan groepsberichten en ruimtes die eigendom zijn van een andere organisatie, kunnen deze berichten niet worden bewaard, gezocht of geëxporteerd en kan er door Vault voor uw organisatie geen bewaarplicht op worden geplaatst.

Voorbeelden van berichten in ruimtes worden niet meegenomen

Als een gebruiker wordt uitgenodigd voor een ruimte, kan deze een voorbeeld bekijken van berichten in de ruimte voordat deze deelneemt. Tenzij de gebruiker deelneemt aan de ruimte, worden de berichten waarvan deze een voorbeeld heeft bekeken, niet meegenomen als u de Chat-gegevens van die gebruiker bewaart, doorzoekt of er een bewaarplicht op plaatst.

Opmaak van teksten wordt niet behouden

Gebruikers kunnen tekst met opmaak gebruiken in Chat-berichten. Ze kunnen tekst vet maken, cursiveren, doorhalen en onderstrepen. Deze opmaak wordt niet bewaard bij de gegevensexport via Vault.

Welke berichten in de klassieke versie van Hangouts en Google Talk worden ondersteund in Vault

De volgende informatie geldt voor bewaarregels, bewaarplichten en zoeken en exporteren voor Chat.

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

De geschiedenis moet aanstaan

Vault ondersteunt chats in de klassieke versie van Hangouts en Google Talk. U kunt de volgende typen gesprekken bewaren, zoeken en er bewaarplichten op plaatsen:

• Klassieke versie van Hangouts waarvoor de geschiedenis aanstaat. Google Workspace-beheerders kunnen bepalen of de geschiedenis aan- of uitstaat. Ze kunnen ook toestaan dat gebruikers dit bepalen. Zie Chatgeschiedenis voor meer informatie. Als de geschiedenis aanstaat, heeft Vault toegang tot alle chats in Gmail en de mobiele apps van de klassieke versie van Hangouts.
• Google Talk-chats waarvoor de geschiedenis aanstaat. Google Workspace-beheerders kunnen niet afdwingen dat de chatgeschiedenis aanstaat. Ze kunnen echter wel de chatgeschiedenis uitzetten voor een organisatie.

Opmerking: Vault kan berichten in de klassieke versie van Hangouts bewaren, zoeken en exporteren die zijn gestuurd na 8 april 2015 met de geschiedenis aan. Voor berichten in de klassieke versie van Hangouts die zijn verstuurd vóór deze datum, geldt het volgende:

• Alleen chats waarvan de geschiedenis aanstond, kunnen worden gezocht, geëxporteerd en onder een bewaarplicht worden geplaatst.
• Bewaarbeleid wordt niet juist toegepast.

• De berichten in het Gmail-archief worden na 1 januari 2023 gemarkeerd als verwijderd. Dit betekent dat alle berichten definitief worden verwijderd als de bewaarperiode voorbij is, tenzij ze onder een bewaarregel of -plicht voor Chat vallen.
• Nieuwe berichten die na 1 januari 2023 worden gestuurd, worden niet meer gesynchroniseerd van de klassieke versie van Hangouts naar Gmail.
• Beheerders kunnen ook na 1 januari 2023 Vault blijven gebruiken om berichten in de klassieke versie van Hangouts die zijn gesynchroniseerd met Gmail te zoeken en te exporteren, mits ze niet definitief zijn verwijderd.

Ondersteunde gegevens

De volgende gegevens van chats in de klassieke versie van Hangouts zijn beschikbaar in Vault:

• Alle gebruikers die hebben deelgenomen aan de chat.
• Alle berichten die zijn gestuurd tijdens de chat en links naar eventuele bijlagen.
• Namen van groepsgesprekken in de klassieke versie van Hangouts. (Deelnemers aan een chat met een groep hebben de optie de Hangout een naam te geven.) U kunt geen naam geven aan chats met maar 2 gebruikers.
• De tijd waarop de chat begon en eindigde.

De volgende gegevens zijn niet beschikbaar in Vault:

• Niet-geaccepteerde uitnodigingen voor een chat. Als een gebruiker niet deelneemt aan een chat, worden berichten die naar die gebruiker zijn gestuurd, niet bewaard.
• Videogesprekken.
• Chats die worden gevoerd binnen Google Documenten.
• Afbeeldingen, video's en audiobijlagen die zijn gestuurd in de klassieke versie van Hangouts.

Berichtverwerking

Vault bewaart alle berichten in de klassieke versie van Hangouts in één gesprek. Berichten worden continu toegevoegd aan het gesprek, tot een van de volgende situaties zich voordoet:

• Er zijn 3 uur verstreken sinds het laatste chatbericht is verstuurd.
• Het gesprek bevat meer dan 1000 berichten.

Als u een bericht uit de klassieke versie van Hangouts exporteert, wordt het hele gesprek gedownload in het exportbestand.

Welke Voice-gegevens worden ondersteund in Vault

De volgende informatie geldt voor bewaarregels, bewaarplichten en zoeken en exporteren voor Voice.

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

Vereisten voor Voice-licenties

Een gebruiker moet een Voice Standard- of Premier-licentie hebben voordat Vault de Voice-gegevens kan bewaren, zoeken, exporteren of er een bewaarplicht op kan plaatsen. Ga naar Voice-abonnementen vergelijken voor meer informatie.

Een Voice-gebruiker moet een telefoonnummer hebben waarmee deze sms'jes kan versturen om sms'jes te kunnen versturen. Meer informatie

Vault kan geen Voice-gegevens in bewaring plaatsen of een juridische bewaarplicht toepassen op deze gegevens voor accounts met een licentie voor gearchiveerde gebruikers.

Sommige Voice-gegevens worden niet beheerd door Vault

Vault kan de meeste van de volgende Voice-gegevens bewaren, exporteren, doorzoeken en er een bewaarplicht op plaatsen:

• Sms'jes
• Voicemails en transcripts
• Gesprekslijsten

De volgende Voice-gegevens zijn niet beschikbaar in Vault:

• Voice-gegevens die vóór 5 juni 2019 (GMT-7) zijn gemaakt.
• Sms'jes, voicemails, voicemailtranscripts of gesprekslijsten die betrekking hebben op een telefoonnummer dat is toegewezen aan meer dan één gebruiker.
• Hoewel sommige Voice-accounts gesprekken kunnen opnemen, is deze functie niet beschikbaar voor Google Voice voor Google Workspace-accounts. Vault heeft geen toegang tot Voice-gesprekken.

Sms'jes in Voice worden gebundeld in dagelijkse gesprekken

In ondersteunde landen/regio's kunnen Voice-gebruikers sms'jes uitwisselen met andere Voice-gebruikers en met niet-Google-telefoonnummers. Vault verwerkt sms'jes als volgt:

• Sms'jes die op 1 dag worden uitgewisseld tussen deelnemers, worden gebundeld in een gesprek. In Vault begint een dag om 00:00 (GMT-7) en eindigt deze om 23:59 (GMT-7).
• Als een gesprek groter is dan 500 berichten of 4 MB (exclusief bijlagen), splitst Vault het in kleinere groepen berichten voor het voorbeeld en de export.
• De datum waarop een gesprek voor het laatst is gewijzigd, is gebaseerd op wanneer het laatste bericht in een gesprek is verstuurd. Als een gebruiker een bericht verwijdert, heeft dit hier geen invloed op.

Welke Sites-gegevens worden ondersteund in Vault

De volgende informatie geldt voor Drive-bewaarregels, Sites-specifieke bewaarregels, Drive-bewaarplichten en zoeken en exporteren voor Drive.

Gedeelte openen  |  Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

Ondersteunde sites en sites-gegevens

• Alleen de nieuwe versie van Sites: Alleen sites die zijn gemaakt in de nieuwe versie van Sites worden ondersteund in Vault. Sites die zijn gemaakt in de klassieke versie van Sites worden niet opgeslagen in Drive en zijn niet beschikbaar in Vault.
• Externe sites: Sites van een externe organisatie die zijn gedeeld met uw gebruikers, vallen niet onder de bewaarregels of bewaarplichten van uw organisatie. U kunt wel zoeken naar externe sites die zijn gedeeld met uw gebruikers, maar u moet dan zoeken aan de hand van specifieke accounts, organisatie-eenheden of gedeelde Drives. U kunt niet zoeken naar externe sites aan de hand van de gepubliceerde URL.

• Ingesloten content en hyperlinks: Een site kan bestaan uit veel delen: de site zelf, een pagina die onderdeel is van de site, tekst, afbeeldingen, ingesloten code, ingesloten bestanden en hyperlinks naar andere content.

  Bewaarregels en bewaarplichten gelden alleen voor de site zelf, de pagina's van de site, tekst op de pagina's van de site, geüploade afbeeldingen en ingesloten code. Ingesloten bestanden, hyperlinks en andere items die niet bij het sitebestand horen, vallen niet onder bewaarregels of bewaarplichten.

  U kunt een voorbeeld bekijken van hyperlinks. U kunt ook een voorbeeld bekijken van ingesloten bestanden als dit wordt ondersteund (zoals voor ingesloten spreadsheets of documenten) en als u toegangsrechten heeft voor de bestanden. In exports wordt de content van hyperlinks en ingesloten bestanden echter niet meegenomen.

Hoe de datum gemaakt en de laatste wijzigingsdatum worden berekend

Aanmaakdatum

De datum gemaakt van een site is de datum waarop een gebruiker een nieuwe site maakt. De datum gemaakt wordt niet gewijzigd als de gebruiker nieuwe pagina's toevoegt.

Laatste wijzigingsdatum

De laatste wijzigingsdatum van een site wordt geüpdatet als de site zelf, een pagina die onderdeel is van de site, tekst, afbeeldingen of ingesloten code worden bewerkt, verwijderd of gemaakt. Als gebruikers Google-bestanden, YouTube-video's of andere content met een URL insluiten, wordt de laatste wijzigingsdatum geüpdatet. Als de ingesloten content zelf echter wordt gewijzigd, wordt de laatste wijzigingsdatum van de site niet geüpdatet.

Agenda-afspraken die worden ondersteund in Vault

De volgende informatie geldt voor bewaarregels, bewaarplichten en zoeken en exporteren voor Agenda.

Ondersteunde gebeurtenistypen

Vault kan de volgende Agenda-afspraken bewaren, doorzoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen:

• Primaire agenda-afspraken, waaronder regelmatige afspraken, afwezigheidsafspraken, tijd om te focussen en geboekte afspraken.
• Versies van primaire agenda-afspraken. Ga naar Zoeken in de revisiegeschiedenis van een gebeurtenis voor meer informatie.

Vault bewaart geen herinneringen, taken, werklocaties, niet-geboekte afspraken en secundaire agenda-afspraken, zoals vakantie- of groepsagenda's.

_{Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.}