Ondersteunde gegevenstypen

Vault ondersteunt de volgende G Suite-services:

Service Bewaarregels beheren Bewaarplicht Doorzoeken en exporteren
Gmail en
de klassieke versie van Hangouts (met de geschiedenis ingeschakeld)
checkmark checkmark checkmark
Drive (ondersteunde bestandstypen) checkmark checkmark checkmark
Discussiegroepen checkmark checkmark checkmark
Hangouts Chat (met de geschiedenis ingeschakeld) checkmark checkmark checkmark

Hangouts Meet

checkmark Valt onder
bewaarplichten in Drive
Gebruik doorzoeken en
exporteren in Drive

Opmerking: Drive Enterprise-klanten kunnen alleen eDiscovery-taken uitvoeren op bestanden in Drive. Meer informatie

Berichten in Gmail en Groepen

Vault is volledig geïntegreerd met Gmail en Google Groepen. Als u dus in Vault zoekt naar berichten, zoekt u eigenlijk in het berichtenarchief van uw organisatie. Dit houdt het volgende in:

  • Berichten zijn beschikbaar in Vault zodra ze zijn ontvangen in Gmail of zijn gepost in een discussiegroep.
  • U kunt dezelfde bekende zoekoperators gebruiken die u gebruikt in Gmail.
  • Vault indexeert ongeveer de eerste 250 pagina's aan tekst in een bericht. 

Meer informatie over berichtindexering en zoeken

Gmail-berichten met content uit andere bronnen

Gmail-berichten met content uit andere Google-producten

Wanneer iemand Gmail gebruikt om Google-documenten, -spreadsheets, -presentaties of -formulieren te delen, voegt Gmail een link toe in plaats van een kopie van het bestand bij het bericht te voegen. Omdat het oorspronkelijke bestand is opgeslagen in Drive, wordt het niet meegenomen wanneer u berichten bewaart, zoekt, exporteert of er een bewaarplicht op plaatst.

Gmail-gebruikers kunnen links delen naar content die is opgeslagen in andere Google-producten, zoals YouTube en Google Foto's. Aanvullende Google-services worden niet ondersteund door Vault. U kunt de content erin dus niet bewaren, zoeken, exporteren of er een bewaarplicht op plaatsen.

Gmail-berichten met AMP-content

Dynamische e-mailberichten bevatten opmaak die AMP-content weergeeft in Gmail. Andere Google-producten kunnen berichten verzenden met AMP-content. Gebruikers in uw organisatie ontvangen wellicht dynamische e-mailberichten van externe afzenders.

Met dynamische e-mail kan een Gmail-gebruiker bijvoorbeeld het volgende:

  • Opmerkingen in Google-documenten zien zoals deze zijn op het moment dat de gebruiker het meldingsbericht in Gmail opent.
  • Snel reacties posten en reacties oplossen zonder het document te hoeven openen.
  • Aanvullende webgebaseerde taken uitvoeren binnen het bericht, zoals reageren op uitnodigingen en enquêtes.

Als u de oorspronkelijke bron van een dynamisch e-mailbericht bekijkt, ziet u drie soorten vergelijkbare content:

  • Platte tekst (voor e-mailclients die alleen platte tekst weergeven).
  • Html (voor e-mailclients die geen dynamische content weergeven).
  • AMP-opmaak. Wanneer een Gmail-gebruiker het bericht opent, ziet deze dynamische en interactieve AMP-content. De AMP-opmaak kan updates ophalen op het moment dat het bericht wordt geopend en deze onmiddellijk aan de gebruiker weergeven.

Vanwege het dynamische karakter van deze berichten kan de content die in Gmail wordt weergegeven, in de loop van de tijd veranderen. Een reactiebericht in een actief Google-document kan bijvoorbeeld anders zijn, telkens wanneer de gebruiker hetzelfde bericht op verschillende dagen opent.

Vault-ondersteuning voor dynamische e-mailberichten

  • Wanneer u een voorbeeld van een dynamisch e-mailbericht bekijkt, geeft Vault de html-versie van het bericht weer. Klik op Origineel weergeven om alle delen van het bericht te bekijken, inclusief de AMP-opmaak.
  • Wanneer u dynamische e-mailberichten exporteert, worden alle platte tekst, html en AMP-opmaak meegenomen in de export.
  • Vault bewaart alle html, platte tekst en AMP-opmaak in een dynamisch e-mailbericht. Vault kan niet de dynamische content bewaren die wordt opgehaald en weergegeven wanneer de gebruiker een e-mailbericht opent.
  • Vault kan platte tekst en html zoeken in een dynamisch e-mailbericht. AMP-opmaak en AMP-content worden echter niet geïndexeerd en kunnen niet worden gezocht.

Vault kan niet bepalen of Gmail-gebruikers de dynamische content hebben bekeken toen ze een bericht met AMP-opmaak openden. In de volgende situaties geeft Gmail geen dynamische content weer:

  • Een G Suite-beheerder heeft dynamische e-mail uitgeschakeld voor uw organisatie.
  • Gebruikers hebben hun Gmail-instellingen gewijzigd en dynamische e-mail uitgeschakeld.

In beide gevallen wordt AMP-content niet weergegeven door Gmail. AMP-opmaak wordt echter nog wel meegenomen in de berichtbron en is beschikbaar in Vault.

Welke typen content worden verwerkt voor indexering?

Gmail indexeert de meeste tekstgebaseerde bestandstypen die rechtstreeks zijn bijgevoegd bij een bericht. Dit zijn bijvoorbeeld bestandstypen met de extensies pdf, xslx en docx. Deze bijlagen worden meegenomen wanneer u berichten uit Gmail zoekt en exporteert, en ze vallen onder bewaarplichten en -regels voor Gmail.

Video-, audio-, beeld- en binaire bestanden die zijn toegevoegd of bijgevoegd aan berichten, worden niet geïndexeerd.

Bevatten zoekresultaten die in Vault worden weergegeven alleen de eerste megabyte aan gegevens?

Nee. Hoewel ongeveer de eerste megabyte wordt geïndexeerd en doorzocht, worden bij een overeenkomst het volledige bericht en eventuele bijlagen in Vault weergegeven.

Worden alle berichten in discussiegroepen door Vault bewaard en doorzocht?

Vault kan berichten in discussiegroepen waarvoor archivering is ingeschakeld bewaren, doorzoeken en er een bewaarplicht op plaatsen. Groepseigenaren kunnen echter archivering in- of uitschakelen voor hun groepen. Als een groepseigenaar archivering uitschakelt, zijn de berichten uit die groep nog steeds beschikbaar in de postvakken van gebruikers.

Hoe verwerkt Vault concepten van e-mailberichten?

Wanneer u Gmail-berichten zoekt en exporteert, kunnen de resultaten conceptberichten bevatten. De Gmail-gegevens van een gebruiker kunnen drie soorten conceptberichten bevatten:

  • Niet-verzonden berichten in de map Concepten: Bewaarplichten en -regels gelden voor deze berichten. 
  • Verwijderde conceptberichten: Berichten die een gebruiker verwijdert zonder te verzenden, worden onmiddellijk verwijderd uit de weergave van de gebruiker. Ze worden na dertig dagen definitief verwijderd, ongeacht eventuele bewaarplichten of -regels.
  • Automatisch opgeslagen versies van conceptberichten: Als een gebruiker een bericht opstelt, slaat Gmail het bericht automatisch op wanneer de gebruiker een paar seconden pauzeert. Alleen de meest recente versie van een conceptbericht is zichtbaar voor de gebruiker. Er zijn echter eerdere versies beschikbaar die kunnen worden gezocht en geëxporteerd met Vault. Deze versies blijven beschikbaar voor Vault, zelfs nadat de gebruiker het bericht heeft verzonden. Alle versies van een conceptbericht worden verwijderd dertig dagen nadat Gmail ze heeft opgeslagen. Bewaarplichten en -regels gelden niet voor deze versies.

U kunt het vakje Concept uitsluiten aanvinken voor nieuwe of bestaande bewaarregels als u niet wilt dat deze regels gelden voor niet-verzonden berichten in de map Concepten van gebruikers.

U kunt conceptberichten ook verwijderen uit zoekresultaten en exports:

  • Vink het vakje aan voor Concepten uitsluiten voordat u begint met zoeken.
    • Voorbeelden bevatten automatisch opgeslagen versies van conceptberichten. Andere soorten concepten worden echter niet meegenomen.
    • Conceptberichten worden niet meegenomen in een export.
  • Voeg -(label:^deleted AND label:drafts) toe aan de zoektermen:
    • Voorbeelden bevatten niet-verzonden berichten in de map Concepten en automatisch opgeslagen versies van conceptberichten. Verwijderde concepten worden niet meegenomen.
    • Automatisch opgeslagen conceptberichten en verwijderde conceptberichten worden niet meegenomen in een export. Niet-verzonden berichten in de map Concepten worden wel meegenomen in een export.
Hoe verwerkt Vault berichten in de vertrouwelijke modus van Gmail?

Met de vertrouwelijke modus van Gmail kunnen gebruikers de toegang van ontvangers tot gevoelige e-mailcontent beperken. Deze functie is beschikbaar voor alle persoonlijke Gmail-accounts en voor G Suite-domeinen waarvoor deze functie is ingeschakeld.

Wanneer een gebruiker een bericht verzendt in de vertrouwelijke modus, vervangt Gmail de berichttekst en bijlagen door een link. Alleen het onderwerp en de hoofdtekst met de link worden verzonden via SMTP. Meer informatie over het verzenden van berichten met de vertrouwelijke modus van Gmail.

Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn verzonden door gebruikers in uw domein

Als uw organisatie de vertrouwelijke modus van Gmail inschakelt, kan Vault alle berichten in de vertrouwelijke modus die worden verzonden door gebruikers in uw organisatie bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen.

Berichten in de vertrouwelijke modus die na 30 november 2018 zijn verzonden, zijn zichtbaar voor Vault in de postvakken van alle interne verzenders en ontvangers. Berichten blijven altijd beschikbaar voor Vault, zelfs wanneer de afzender een vervaldatum instelt of de toegang van ontvangers tot berichten in de vertrouwelijke modus intrekt.

Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn ontvangen van buiten uw domein 

Zelfs als u Gmail in de vertrouwelijke modus niet inschakelt voor uw domein, ontvangen uw gebruikers wellicht berichten in de vertrouwelijke modus van andere G Suite-klanten en van persoonlijke Gmail-accounts.

Berichten die door externen worden verzonden in de vertrouwelijke modus zijn eigendom van de afzender en worden dus verborgen voor Vault. U kunt de berichtkoppen en onderwerpen van externe berichten in de vertrouwelijke modus bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. U kunt echter niet de content of bijlagen van externe berichten in de vertrouwelijke modus zoeken of exporteren.

Opmerking: G Suite-beheerders kunnen een complianceregel maken die voorkomt dat binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus worden bezorgd in uw domein.

Werken met berichten in de vertrouwelijke modus

Vault ondersteunt berichten in de vertrouwelijke modus als volgt:

  • Vault retourneert interne berichten in de vertrouwelijke modus die overeenkomen met uw zoekopdracht. U heeft de mogelijkheid de content van een bericht in de vertrouwelijke modus te verbergen wanneer u een voorbeeld bekijkt en uit te sluiten wanneer u berichten afdrukt of exporteert.
  • Met label:confidentialmode kunt u zoeken naar berichten in de vertrouwelijke modus. U kunt dit label ook gebruiken om bewaarplichten en aangepaste bewaarregels specifiek toe te passen op berichten in de vertrouwelijke modus.

De klassieke versie van Hangouts en Google Talk

Belangrijk: eind 2020 wordt de klassieke versie van Hangouts beëindigd voor alle G Suite-klanten. Vault-beheerders moeten actie ondernemen om de organisatie voor te bereiden op deze overstap.

Vault biedt volledige ondersteuning voor chats die worden gevoerd in de klassieke versie van Hangouts en Google Talk. U kunt de volgende typen gesprekken bewaren, zoeken en er bewaarplichten op plaatsen:

  • Klassieke versie van Hangouts met de geschiedenis ingeschakeld. G Suite-beheerders kunnen bepalen of de geschiedenis is in- of uitgeschakeld. Ze kunnen ook toestaan dat gebruikers dit bepalen. Zie Chatgeschiedenis voor meer informatie. Wanneer de geschiedenis is ingeschakeld, worden alle chats in Gmail en de mobiele apps van de klassieke versie van Hangouts gearchiveerd in Vault.
  • Google Talk-chats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld. G Suite-beheerders kunnen niet afdwingen dat chats worden opgeslagen. Ze kunnen echter wel voor een domein de chatgeschiedenis uitschakelen.
Opmerking: Vault biedt alleen volledige ondersteuning voor Hangouts die zijn gevoerd nadat deze functie is vrijgegeven. Voor Hangouts die zijn gevoerd vóór 8 april 2015 geldt dat alleen chats waarvan de geschiedenis is ingeschakeld, kunnen worden doorzocht, geëxporteerd en onder een bewaarplicht kunnen worden geplaatst.

De volgende gegevens zijn beschikbaar in Vault voor de klassieke versie van Hangouts:

  • Alle gebruikers die hebben deelgenomen aan de chat.
  • Alle berichten die zijn verzonden tijdens de chat en links naar eventuele bijlagen.
  • Namen van Hangouts met groepen. (Deelnemers aan een chat met een groep hebben de optie de Hangout een naam te geven.) Chats met slechts twee gebruikers kunnen geen naam krijgen.
  • De tijd waarop de chat begon en eindigde.

De volgende gegevens zijn niet beschikbaar in Vault:

  • Niet-geaccepteerde uitnodigingen voor een chat. Als een gebruiker niet deelneemt aan een chat, worden berichten die naar die gebruiker zijn verzonden, niet bewaard.
  • Videogesprekken.
  • Chats die worden gevoerd binnen Google Documenten.
  • Afbeeldingen die worden verzonden via de klassieke versie van Hangouts.

Hoe worden chats in de klassieke versie van Hangouts gearchiveerd?

Vault bewaart alle berichten in de klassieke versie van Hangouts in één gesprek. Berichten worden continu toegevoegd aan het gesprek, tot een van de volgende situaties zich voordoet:

  • Er zijn drie uur verstreken sinds het laatste chatbericht is verzonden.
  • Het gesprek bevat meer dan duizend berichten.

Als u een bericht uit de klassieke versie van Hangouts exporteert, wordt het hele gesprek gedownload in het exportbestand.

Ondersteuning voor de klassieke versie van Hangouts inschakelen

Ga als volgt te werk om volledige ondersteuning in te schakelen voor Hangouts waarvan de geschiedenis is ingeschakeld:

  • Schakel de klassieke versie van Hangouts in voor uw domein.
  • Controleer of Gmail is ingeschakeld voor alle gebruikers van de klassieke versie van Hangouts. Berichten in de klassieke versie van Hangouts worden opgeslagen in hetzelfde systeem als de e-mailberichten van Gmail. Vault kan geen berichten in de klassieke versie van Hangouts bewaren die worden verzonden of ontvangen door accounts waarvoor Gmail is uitgeschakeld. Berichten in de klassieke versie van Hangouts die zijn verzonden voordat Gmail werd ingeschakeld, kunnen niet worden hersteld.

Drive

U kunt Vault gebruiken om bestanden in de Drive-mappen en gedeelde Drives van uw organisatie te bewaren en doorzoeken. Vault ondersteunt Google-bestandstypen en niet-Google-bestandstypen, zoals pdf, docx en jpg.

Belangrijke informatie over Drive en bewaring

Bestandstypen die worden ondersteund in Vault voor Drive
Vault kan de volgende bestanden die zijn opgeslagen in Drive bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen:
  • Google-documenten, -spreadsheets, -presentaties, -formulieren en -tekeningen
  • Hangouts Meet-opnamen
  • Jamboard-bestanden die zijn opgeslagen in de Drive van gebruikers
  • Niet-Google-bestanden die gebruikers hebben geüpload naar Drive 

Het type regel bepaalt voor welke items een bewaarregel geldt

Bewaarregels gelden voor bestanden waarvan gebruikers in de organisatie-eenheid waarop het beleid is toegepast de eigenaar zijn en bestanden die rechtstreeks met ze zijn gedeeld. Ook zoekt Vault bestanden in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker, ongeacht of de gebruiker lid is van de gedeelde Drive.

Als het vakje is aangevinkt voor Inclusief gedeelde Drives gelden bewaarregels ook voor gedeelde Drives die leden van de betreffende organisatie-eenheid bevatten.

Wanneer de bewaarperiode is verlopen, worden alleen bestanden verwijderd waarvan die gebruikers de eigenaar zijn

Bewaarregels bewaren alle toepasselijke bestanden in de Drive van een gebruiker (inclusief bestanden in gedeelde Drives, als de regel zo is ingesteld). Dit geldt ook voor bestanden waarvan gebruikers in de betreffende organisatie-eenheid de eigenaar zijn of die met ze zijn gedeeld. Wanneer de bewaarperiode voorbij is, verwijdert Vault echter alleen de bestanden waarvan de gebruikers in die organisatie-eenheid de eigenaar zijn. Bestanden die zijn gedeeld van buiten de organisatie-eenheid, worden nooit verwijderd.

Bewaarregels voor gedeelde Drives

Wanneer u een custom bewaarregel toepast op gedeelde Drives, geldt het volgende:

  • Een custom regel die geldt voor alle gedeelde Drives, heeft invloed op het bewaarbeleid voor alle gedeelde Drives in uw domein.
  • Een custom regel die geldt voor specifieke gedeelde Drives, heeft alleen invloed op het bewaarbeleid voor de geselecteerde gedeelde Drives.

Bestanden in gedeelde Drives worden alleen definitief verwijderd door bewaarregels die specifiek gelden voor gedeelde Drives:

  • Bewaarregels bewaren alle toepasselijke bestanden in de Drive van een gebruiker (inclusief bestanden in gedeelde Drives, als de regel zo is ingesteld). Aangezien bestanden in gedeelde Drives echter eigendom zijn van het team en niet van een specifieke gebruiker, kunnen bestanden in een gedeelde Drive alleen worden verwijderd door bewaarregels die specifiek gelden voor gedeelde Drives.
  • Regels die gelden voor gebruikers, waarvoor Inclusief gedeelde Drives is aangevinkt, kunnen alleen de levenscyclus van bestanden in gedeelde Drives verlengen.
Het kan even duren voordat bewaarregels zijn geïmplementeerd en bestanden uit Drive worden verwijderd
  • Wanneer u een bewaarregel maakt of updatet, kan het drie uur duren voordat de regel wordt doorgevoerd. Bestanden die gedurende deze periode door gebruikers worden verwijderd, worden niet bewaard en kunnen niet worden teruggehaald.
  • Wanneer de bewaarperiode van een regel voorbij is, kan het vijftien dagen duren voordat de betreffende bestanden worden verwijderd uit Drive.
Bewaarregels en bewaarplichten gelden alleen voor bestanden die zijn gemaakt door gebruikers in uw domein

Bestanden die buiten uw domein zijn gemaakt en zijn gedeeld met uw gebruikers, vallen niet onder het bewaarbeleid of de bewaarplichten van uw organisatie.

In Vault kunt u geen Drive-bewaarregels maken met identieke bewaarcriteria

Elke aangepaste bewaarregel die u maakt in Drive moet voldoen aan deze voorwaarden: 

  • De regel moet een unieke datum bevatten waarop een bestand is gemaakt of voor het laatst is bewerkt.
    OF
  • De regel moet gelden voor een unieke reeks gebruikers.

Er kan bijvoorbeeld een conflict optreden als een regel geldt voor een organisatie-eenheid en u vervolgens probeert een regel toe te voegen die geldt voor een gedeelde Drive waar alle leden van de organisatie-eenheid toegang toe hebben. Vault maakt de nieuwe regel niet als de datum waarop het bestand is gemaakt of voor het laatst is bewerkt, hetzelfde is als die van de andere regel.

Daarnaast kunt u de instelling Inclusief gedeelde Drives gebruiken om een bewaarregel uniek te maken. Er is geen conflict wanneer er twee regels zijn met identieke bewaarcriteria als de ene regel voor gedeelde Drives geldt en de andere niet.

Bestanden waarvoor meerdere bewaarregels gelden, worden altijd bewaard volgens de regel met de langste bewaarperiode.

Bewaarregels beheren voor apps die gegevens opslaan in Drive

Some Google Apps store their data in Drive. Because these apps can be adversely affected by unexpected data deletion, they may be excluded from Drive retention rules. Vault supports the following apps:

Product Retention  Notes
Jamboard Covered by Drive rules

Vault only retains jams that have been saved to users' Drives. Unsaved jams are discarded when the Jamboard session ends and are unavailable to Vault.

Hangouts Meet Excluded by default You can enable retention for Hangouts Meet.
Bewaarregels en bestanden in de prullenbak

U kunt aangepaste bewaarregels instellen waarmee bestanden een bepaald aantal dagen nadat gebruikers ze in de prullenbak hebben geplaatst, definitief worden verwijderd. Alleen bestanden die op of na 1 augustus 2016 in de prullenbak zijn geplaatst, vallen onder regels voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst:

  • Een regel voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst, geldt voor zowel bestanden die zich in de prullenbak van een gebruiker bevinden als voor bestanden die zijn verwijderd toen de gebruiker de prullenbak leegde.
  • Bij een regel voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst, worden alleen bestanden definitief verwijderd die eigendom zijn van de gebruiker of gedeelde Drive waarvoor de regel geldt.
  • Als meerdere bewaarregels gelden voor een bestand dat in de prullenbak staat, hebben regels die specifiek gelden voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst voorrang op andere bewaarregels. Als er meerdere regels zijn die specifiek gelden voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst, wordt het bestand bewaard op basis van de regel met de langste duur. Een bewaarplicht krijgt altijd voorrang op bewaarregels.
  • Bestanden in gedeelde Drives waarvoor geen bewaarplichten of -regels gelden, worden ongeveer dertig dagen nadat deze in de prullenbak zijn geplaatst, definitief verwijderd uit alle Google-systemen.
Bewaarregels gelden niet voor bestanden die zijn ingesloten in documenten en presentaties

Gebruikers kunnen een Google-bestand koppelen aan een ander Google-bestand. Iemand die in een Google-document schrijft, kan bijvoorbeeld een diagram maken dat is gekoppeld aan gegevens in een Google-spreadsheet. Wanneer de spreadsheet wordt geüpdatet, wordt het diagram in het document ook geüpdatet.

Als in het voorbeeld hierboven het document wordt bewaard door een bewaarregel en er geen bewaarplichten of -regels gelden voor de spreadsheet, kan de spreadsheet worden verwijderd, ook al wordt het document bewaard.

Belangrijke informatie over Drive en bewaarplichten

De dekking verschilt afhankelijk van hoe u de bewaarplicht configureert
  • Een bewaarplicht voor Drive geldt voor bestanden die eigendom zijn van en rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers of organisatie-eenheden waarvoor de bewaarplicht geldt. Ook zoekt Vault bestanden in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker, ongeacht of de gebruiker lid is van de gedeelde Drive.
  • Als u een bewaarplicht toepast op gedeelde Drives, geldt deze ook voor gedeelde Drives waarvan gebruikers lid zijn die onder de bewaarplicht vallen.
  • U kunt geen bewaarplicht instellen voor een gedeelde Drive. In plaats daarvan moet u een bewaarplicht instellen voor de leden van de gedeelde Drive en het vakje aanvinken voor Inclusief gedeelde Drives.
Welke invloed heeft een gedeelde Drive op een bewaarplicht?
In de volgende situaties worden bestanden in een gedeelde Drive niet bewaard door een bewaarplicht:
  • Als een lid van de gedeelde Drive het volgende doet:
    • Een bestand uit een gedeelde Drive verplaatsen wanneer er geen bewaarplicht geldt voor dat lid.
    • Een lid waarvoor momenteel een bewaarplicht geldt, verwijderen uit de gedeelde Drive, waarna de gedeelde Drive geen leden meer heeft waarvoor een bewaarplicht geldt.
  • Als er geen bewaarplichten gelden voor leden van de gedeelde Drive.

 

Belangrijke informatie over Drive en zoeken

Hoe zoekt Vault naar bestanden in Drive?

Vault zoekt in Drive naar alle bestanden die eigendom zijn van en die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers die u opgeeft in de zoekopdracht. Ook zoekt Vault bestanden in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker, ongeacht of de gebruiker lid is van de gedeelde Drive.

Vault zoekt ook het volgende:

  • Alle bestanden die eigendom zijn van en die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers die u opgeeft in de zoekopdracht.
  • Gedeelde Drives in uw organisatie die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers in de zoekopdracht.
  • Bestanden in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers in de zoekopdracht.
  • Bestanden in externe gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers in de zoekopdracht. Vault kan niet zoeken naar externe gedeelde Drives die zijn gedeeld met gebruikers in uw organisatie, zelfs niet als deze bestanden bevatten die rechtstreeks zijn gedeeld met deze gebruikers.
Kan ik zoeken in gedeelde Drives?

Ja. U heeft twee opties wanneer u bestanden zoekt in Drive:

  • Wanneer u zoekt naar bestanden van een bepaalde gebruiker of organisatie-eenheid, kunt u een vakje aanvinken waarmee bestanden in de bijbehorende gedeelde Drives ook worden meegenomen in de zoekopdracht.
  • U kunt gedeelde Drives zoeken met Vault. Daarna kunt in de geselecteerde gedeelde Drives zoeken naar bestanden.
Welke delen van bestanden in Drive kunnen worden doorzocht?

U kunt zoeken naar woorden en zinsdelen in bestandsnamen en in de inhoud van bestanden. Vault indexeert de eerste 100 pagina's van tekstbestanden en de eerste tien pagina's met tekst in afbeeldings-pdf's.

U kunt zoeken naar tekst in de volgende bestandstypen:

Opmerking: G Suite for Government-klanten kunnen niet zoeken in de inhoud van bestanden. Ze kunnen echter wel zoeken in bestandsnamen en andere bestandseigenschappen.

Vault indexeert geen video-, audio-, afbeeldings- of binaire bestanden.

Van welke bestandstypen kan ik een voorbeeld zien met Vault in Drive?

U kunt een voorbeeld zien van deze bestandstypen:

  • Google-bestanden, zoals Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen.
  • Door gebruikers geüploade bestanden, zoals docx, pdf en xslx.
Gekoppelde bestanden worden niet altijd meegenomen wanneer u bestanden in Drive zoekt en exporteert

Gebruikers kunnen een Google-bestand koppelen aan een ander Google-bestand. Iemand die in een Google-document schrijft, kan bijvoorbeeld een diagram maken dat is gekoppeld aan gegevens in een Google-spreadsheet. Wanneer de spreadsheet wordt geüpdatet, wordt het diagram in het document ook geüpdatet.

Wanneer u bestanden in Drive zoekt, retourneert Vault alleen de bestanden die overeenkomen met de zoekcriteria. Als deze bestanden gekoppelde bestanden bevatten die buiten de zoekopdracht vallen, worden de gekoppelde bestanden niet meegenomen in de zoekresultaten.

Kan ik zoeken binnen de revisiegeschiedenis van een document?

Nee. Momenteel kunt u alleen zoeken in de meest recente versie van een bestand. U kunt echter tijdens het zoeken een versiedatum invoeren. Hiermee wordt een momentopname opgehaald van elk bestand met de wijzigingen aan het bestand zoals die waren aan het eind van de dag die u opgeeft. De versiegeschiedenis wordt alleen ondersteund voor Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen.
De versiegeschiedenis van een bestand toont geen wijzigingen die zijn aangebracht in:

  • de titel,
  • met wie het bestand is gedeeld,
  • opmerkingen (alleen de meest recente versie van onopgeloste opmerkingen wordt weergegeven).
Kan Vault zoeken in Google Drive voor mijn hele domein?

Vault kan maximaal 5000 gebruikers meenemen in een zoekopdracht (individuele gebruikers of leden van organisatie-eenheden).

Hangouts Chat

Met Vault kunt u berichten die zijn verzonden met Hangouts Chat bewaren, doorzoeken en er een bewaarplicht op plaatsen. 

Belangrijke informatie over Hangouts Chat en bewaring

Bewaarregels en -plichten gelden alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld

Bewaarregels en -plichten gelden altijd voor ruimten. Ze gelden echter alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld. G Suite-beheerders kunnen bepalen of de geschiedenis is in- of uitgeschakeld voor privéchats. Ze kunnen ook toestaan dat gebruikers dit bepalen.

Het type regel bepaalt voor welke items een bewaarregel geldt
  • De standaard bewaarregel is van toepassing op alle privéchats en chatruimten.
  • Een custom bewaarregel die wordt toegepast op een organisatie-eenheid, is alleen van toepassing op privéchats en niet op chatruimten.
  • Een custom bewaarregel die wordt toegepast op alle chatruimten, is alleen van toepassing op ruimten en niet op privéchats.
Privéchats en gesprekken in chatruimten zijn eigendom van alle deelnemers
Een privéchat is eigendom van beide deelnemers aan het chatgesprek.  Een gesprek in een chatruimte is eigendom van alle deelnemers aan het gesprek. Als verschillend bewaarbeleid geldt voor de deelnemers, bewaart Vault berichten op basis van de regel waarmee ze het langst worden bewaard.

Wanneer een bewaarperiode is verstreken, worden alle betreffende Hangouts-chats definitief verwijderd

Een bewaarregel die berichten verwijdert, zorgt dat alle berichten na het verstrijken van de bewaarperiode definitief worden verwijderd. Er is geen optie om bewaarregels in te stellen die alleen definitief berichten verwijderen die door gebruikers zelf zijn verwijderd.

Belangrijke informatie over Hangouts Chat en bewaarplichten

Bewaarregels en -plichten gelden alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld

Bewaarregels en -plichten gelden altijd voor ruimten. Ze gelden echter alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld. G Suite-beheerders kunnen bepalen of de geschiedenis is in- of uitgeschakeld voor privéchats. Ze kunnen ook toestaan dat gebruikers dit bepalen.

Een bewaarplicht bewaart gesprekken in chatruimten alleen als een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt een bericht heeft gestuurd

Wanneer een bewaarplicht op een gebruiker is toegepast, worden alleen gesprekken bewaard waarin die gebruiker minstens één bericht heeft verzonden. Gesprekken in chatruimten waarin de gebruiker geen actieve deelnemer was, worden niet meegenomen door de bewaarplicht, ook al heeft de gebruiker wellicht wel berichten bekeken.
Privéchats die worden verzonden naar een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt, worden wel meegenomen in de bewaarplicht, ook als de gebruiker er niet op reageert.

U kunt geen bewaarplicht instellen voor een hele chatruimte

Chatruimten in Hangouts Chat kunnen niet worden beperkt tot een individuele organisatie-eenheid. Iedereen in uw domein kan dus worden uitgenodigd voor elke chatruimte. Vault bewaart geen berichten die zijn verzonden door deelnemers in de chatruimte voor wie geen bewaarplicht geldt. 
Berichten waarop een bewaarplicht is geplaatst, zijn zichtbaar voor gebruikers

Wanneer u een bewaarplicht instelt, blijven berichten die onder de bewaarplicht vallen zichtbaar voor gebruikers, ook als de berichten door een bewaarregel zouden moeten worden verwijderd uit de weergave van de gebruiker.

Belangrijke informatie over Hangouts Chat en zoeken

Bestanden die worden gedeeld met Hangouts Chat-gebruikers kunnen worden opgeslagen in Drive

Wanneer iemand Hangouts Chat gebruikt om Google-documenten, -spreadsheets, -presentaties of -formulieren te delen, voegt Hangouts Chat een link toe in plaats van een kopie van het bestand bij het bericht te voegen. Omdat het oorspronkelijke bestand is opgeslagen in Drive, wordt het niet meegenomen wanneer u chatberichten bewaart, zoekt, exporteert of er een bewaarplicht op plaatst.

Voor niet-Google-bestanden die rechtstreeks aan een chatbericht zijn toegevoegd, indexeert Vault de meeste tekstgebaseerde bestandstypen (bijvoorbeeld bestanden met de extensie pdf, xslx en docx). Deze bijlagen worden meegenomen wanneer u chatberichten zoekt en exporteert, en ze vallen onder bewaarplichten en -regels voor chats.

Vault kan een voorbeeld bekijken van maximaal duizend berichten per gesprek

Hoewel Vault alle berichten uit een zoekopdracht kan exporteren, zijn voorbeelden beperkt tot duizend berichten. Als u van meer berichten een voorbeeld wilt bekijken, moet u de resultaten met zoektermen en andere criteria verfijnen tot kleinere groepen berichten.

Vault haalt een gesprek alleen op als een gezochte deelnemer minstens één bericht heeft verzonden
Vault laat alleen privéchats en gesprekken zien waarin een deelnemer minstens één bericht heeft verzonden. Gesprekken waarin een deelnemer de berichten mogelijk wel heeft bekeken, maar er niet op heeft gereageerd, worden niet meegenomen in de zoekresultaten.
Zoekopdrachten naar gegevens met een bewaarplicht bevatten alleen chatruimten als een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt er een bericht in heeft geplaatst
Wanneer u in een kwestie zoekt in gegevens met een bewaarplicht, laat Vault alleen gesprekken zien uit chatruimten waarin een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt minstens één bericht heeft geplaatst.
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?