Ondersteunde gegevenstypen

Vault ondersteunt de volgende G Suite-services:

Service Bewaarregels beheren Bewaarplicht Zoeken en exporteren
Gmail checkmark checkmark checkmark
Drive (ondersteunde bestandstypen) checkmark checkmark checkmark
Groepen checkmark checkmark checkmark
Google Chat (met de geschiedenis ingeschakeld) checkmark checkmark checkmark
De klassieke versie van Hangouts (met de geschiedenis ingeschakeld) Valt onder bewaarregels voor Google Chat Valt onder bewaarplichten voor Google Chat Gebruik zoeken en exporteren in Gmail

Google Meet

checkmark Valt onder bewaarplichten voor Drive Gebruik zoeken en exporteren in Drive

Opmerking: Als uw G Suite-abonnement een bepaalde service niet bevat, ziet u deze service wellicht wel als optie op de Vault-site. Bewaarregels of bewaarplichten die u instelt voor een niet-ondersteunde service, hebben echter geen effect. Als u zoekt naar gegevens uit de service, krijgt u geen resultaten.

Berichten in Gmail en Groepen

Vault is volledig geïntegreerd met Gmail en Google Groepen. Als u dus in Vault zoekt naar berichten, zoekt u eigenlijk in het berichtenarchief van uw organisatie. Dit houdt het volgende in:

  • Berichten zijn beschikbaar in Vault zodra ze zijn ontvangen in Gmail of zijn gepost in een groep.
  • U kunt dezelfde bekende zoekoperators gebruiken die u gebruikt in Gmail.
  • Vault indexeert ongeveer de eerste 250 pagina's aan tekst in een bericht. 

Meer informatie over berichtindexering en zoeken

Gmail-berichten met content uit andere bronnen

Gmail-berichten met content uit andere Google-producten

Wanneer iemand Gmail gebruikt om Google-documenten, -spreadsheets, -presentaties of -formulieren te delen, voegt Gmail een link toe in plaats van een kopie van het bestand bij het bericht te voegen. Omdat het oorspronkelijke bestand is opgeslagen in Drive, wordt het niet meegenomen wanneer u berichten bewaart, zoekt, exporteert of er een bewaarplicht op plaatst.

Gmail-gebruikers kunnen links delen naar content die is opgeslagen in andere Google-producten, zoals YouTube en Google Foto's. Aanvullende Google-services worden niet ondersteund door Vault. U kunt de content erin dus niet bewaren, zoeken, exporteren of er een bewaarplicht op plaatsen.

Daarnaast kunnen gebruikers e-mailberichten sturen met andere kernservices, naast Gmail. Voorbeeld:

  • Agenda: uitgaande uitnodigingen en berichten die worden verzonden met de optie Gasten e-mailen in Agenda voor desktop.
  • Drive: berichtinhoud die wordt verzonden als gebruikers bestanden delen in Drive.
  • Google-documenten, -spreadsheets, -presentaties en -tekeningen: berichten die door de app worden verzonden als gebruikers bestanden e-mailen als bijlage.
  • Formulieren: e-mailberichten met formulieren of links naar formulieren.
  • Keep: e-mailberichten die worden verzonden als gebruikers notities delen in Keep.
Belangrijk: Als u berichten verzendt via andere kernservices dan Gmail, worden uitgaande berichten niet opgeslagen en weergegeven in de map Verzonden in de Gmail van gebruikers. Dit betekent dat bewaarregels en bewaarplichten van Vault niet gelden voor deze berichten en dat deze berichten niet worden geretourneerd in een Vault-zoekopdracht. Als u wilt dat Vault volledige toegang heeft tot alle berichten die via kernservices worden verstuurd, moet een beheerder uitgebreide e-mailopslag instellen.

Opmerking: Uitgebreide e-mailopslag geldt alleen voor kernservices van Google Workspace. Aanvullende Google-services kunnen mogelijk e-mailberichten sturen namens gebruikers. Berichten die door deze services worden verstuurd, worden mogelijk niet opgeslagen in de map Verzonden van gebruikers en zijn dan niet beschikbaar voor Vault.

Gmail-berichten met AMP-content

Dynamische e-mailberichten bevatten opmaak die AMP-content weergeeft in Gmail. Andere Google-producten kunnen berichten verzenden met AMP-content. Gebruikers in uw organisatie ontvangen wellicht dynamische e-mailberichten van externe afzenders.

Met dynamische e-mail kan een Gmail-gebruiker bijvoorbeeld het volgende:

  • Opmerkingen in Google-documenten zien zoals deze zijn op het moment dat de gebruiker het meldingsbericht in Gmail opent.
  • Snel reacties posten en reacties oplossen zonder het document te hoeven openen.
  • Aanvullende webgebaseerde taken uitvoeren binnen het bericht, zoals reageren op uitnodigingen en enquêtes.

Als u de oorspronkelijke bron van een dynamisch e-mailbericht bekijkt, ziet u drie soorten vergelijkbare content:

  • Platte tekst (voor e-mailclients die alleen platte tekst weergeven).
  • Html (voor e-mailclients die geen dynamische content weergeven).
  • AMP-opmaak. Wanneer een Gmail-gebruiker het bericht opent, ziet deze dynamische en interactieve AMP-content. De AMP-opmaak kan updates ophalen op het moment dat het bericht wordt geopend en deze onmiddellijk aan de gebruiker weergeven.

Vanwege het dynamische karakter van deze berichten kan de content die in Gmail wordt weergegeven, in de loop van de tijd veranderen. Een reactiebericht in een actief Google-document kan bijvoorbeeld anders zijn, telkens wanneer de gebruiker hetzelfde bericht op verschillende dagen opent.

Vault-ondersteuning voor dynamische e-mailberichten

  • Wanneer u een voorbeeld van een dynamisch e-mailbericht bekijkt, geeft Vault de html-versie van het bericht weer. Klik op Origineel weergeven om alle delen van het bericht te bekijken, inclusief de AMP-opmaak.
  • Wanneer u dynamische e-mailberichten exporteert, worden alle platte tekst, html en AMP-opmaak meegenomen in de export.
  • Vault bewaart alle html, platte tekst en AMP-opmaak in een dynamisch e-mailbericht. Vault kan niet de dynamische content bewaren die wordt opgehaald en weergegeven wanneer de gebruiker een e-mailbericht opent.
  • Vault kan platte tekst en html zoeken in een dynamisch e-mailbericht. AMP-opmaak en AMP-content worden echter niet geïndexeerd en kunnen niet worden gezocht.

Vault kan niet bepalen of Gmail-gebruikers de dynamische content hebben bekeken toen ze een bericht met AMP-opmaak openden. In de volgende situaties geeft Gmail geen dynamische content weer:

  • Een beheerder heeft dynamische e-mail uitgeschakeld voor uw organisatie.
  • Gebruikers hebben hun Gmail-instellingen gewijzigd en dynamische e-mail uitgeschakeld.

In beide gevallen wordt AMP-content niet weergegeven door Gmail. AMP-opmaak wordt echter nog wel meegenomen in de berichtbron en is beschikbaar in Vault.

Welke typen content worden verwerkt voor indexering?

Gmail indexeert de meeste tekstgebaseerde bestandstypen die rechtstreeks zijn bijgevoegd bij een bericht. Dit zijn bijvoorbeeld bestandstypen met de extensies pdf, xslx en docx. Deze bijlagen worden meegenomen wanneer u berichten uit Gmail zoekt en exporteert, en ze vallen onder bewaarplichten en -regels voor Gmail.

Video-, audio-, beeld- en binaire bestanden die zijn toegevoegd of bijgevoegd aan berichten, worden niet geïndexeerd.

Bevatten zoekresultaten die in Vault worden weergegeven alleen de eerste megabyte aan gegevens?

Nee. Hoewel ongeveer de eerste megabyte wordt geïndexeerd en doorzocht, worden bij een overeenkomst het volledige bericht en eventuele bijlagen in Vault weergegeven.

Worden alle berichten in discussiegroepen door Vault bewaard en doorzocht?

Vault kan berichten in discussiegroepen waarvoor archivering is ingeschakeld bewaren, doorzoeken en er een bewaarplicht op plaatsen. Groepseigenaren kunnen echter archivering in- of uitschakelen voor hun groepen. Als een groepseigenaar archivering uitschakelt, zijn de berichten uit die groep nog steeds beschikbaar in de postvakken van gebruikers.

Hoe verwerkt Vault concepten van e-mailberichten?

Wanneer u Gmail-berichten zoekt en exporteert, kunnen de resultaten conceptberichten bevatten. De Gmail-gegevens van een gebruiker kunnen drie soorten conceptberichten bevatten:

  • Niet-verzonden berichten in de map Concepten: Bewaarplichten en -regels gelden voor deze berichten.
  • Verwijderde conceptberichten: Berichten die een gebruiker verwijdert zonder te verzenden, worden onmiddellijk verwijderd uit de weergave van de gebruiker. Ze worden na dertig dagen definitief verwijderd, ongeacht eventuele bewaarplichten of -regels.
  • Automatisch opgeslagen versies van conceptberichten: Als een gebruiker een bericht opstelt, slaat Gmail het bericht automatisch op wanneer de gebruiker een paar seconden pauzeert. Alleen de meest recente versie van een conceptbericht is zichtbaar voor de gebruiker. Er zijn echter eerdere versies beschikbaar die kunnen worden gezocht en geëxporteerd met Vault. Bewaarplichten en -regels gelden niet voor deze versies.

    Automatisch opgeslagen versies blijven beschikbaar voor Vault totdat ze definitief worden verwijderd, zelfs nadat de gebruiker het bericht heeft verzonden. Versies van conceptberichten die door de meeste Gmail-clients van Google worden gegenereerd (zoals Gmail web, Gmail voor iPad en iPhone en Gmail voor Android), worden definitief verwijderd één dag nadat Gmail ze heeft opgeslagen. In sommige gevallen, zoals bij IMAP-clients van derden, worden versies van conceptberichten na dertig dagen definitief verwijderd.

U kunt het vakje Concept uitsluiten aanvinken voor nieuwe of bestaande bewaarregels als u niet wilt dat deze regels gelden voor niet-verzonden berichten in de map Concepten van gebruikers.

U kunt conceptberichten ook verwijderen uit zoekresultaten en exports:

  • Vink het vakje aan voor Concepten uitsluiten voordat u begint met zoeken.
    • Voorbeelden bevatten automatisch opgeslagen versies van conceptberichten. Andere soorten concepten worden echter niet meegenomen.
    • Conceptberichten worden niet meegenomen in een export.
  • Voeg -(label:^deleted AND label:drafts) toe aan de zoektermen:
    • Voorbeelden bevatten niet-verzonden berichten in de map Concepten en automatisch opgeslagen versies van conceptberichten. Verwijderde concepten worden niet meegenomen.
    • Automatisch opgeslagen conceptberichten en verwijderde conceptberichten worden niet meegenomen in een export. Niet-verzonden berichten in de map Concepten worden wel meegenomen in een export.
Hoe verwerkt Vault berichten in de vertrouwelijke modus van Gmail?

Met de vertrouwelijke modus van Gmail kunnen gebruikers de toegang van ontvangers tot gevoelige e-mailcontent beperken. Deze functie is beschikbaar voor alle persoonlijke Gmail-accounts en voor accounts in G Suite-organisaties die de functie hebben ingeschakeld.

Als een gebruiker een bericht stuurt in de vertrouwelijke modus, vervangt Gmail de berichttekst en bijlagen door een link. Alleen het onderwerp en de link worden verstuurd via SMTP.

Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn verzonden door gebruikers in uw domein

Als uw organisatie de vertrouwelijke modus van Gmail inschakelt, kan Vault alle berichten in de vertrouwelijke modus die worden verzonden door gebruikers in uw organisatie bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen.

Berichten in de vertrouwelijke modus die na 30 november 2018 zijn verzonden, zijn zichtbaar voor Vault in de postvakken van alle interne verzenders en ontvangers. Berichten blijven altijd beschikbaar voor Vault, zelfs wanneer de afzender een vervaldatum instelt of de toegang van ontvangers tot berichten in de vertrouwelijke modus intrekt.

Berichten in de vertrouwelijke modus die zijn ontvangen van buiten uw domein 

Zelfs als u Gmail in de vertrouwelijke modus niet inschakelt voor uw organisatie, ontvangen uw gebruikers wellicht berichten in de vertrouwelijke modus van andere G Suite-klanten en van persoonlijke Gmail-accounts.

U kunt de berichtkoppen en onderwerpen van externe berichten in de vertrouwelijke modus bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. U kunt echter niet de content of bijlagen van externe berichten in de vertrouwelijke modus zoeken of exporteren.

Opmerking: G Suite-beheerders kunnen een complianceregel maken die voorkomt dat binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus worden bezorgd in uw domein.

Werken met berichten in de vertrouwelijke modus

Vault ondersteunt berichten in de vertrouwelijke modus als volgt:

  • Vault retourneert interne berichten in de vertrouwelijke modus die overeenkomen met uw zoekopdracht. U heeft de mogelijkheid de content van een bericht in de vertrouwelijke modus te verbergen wanneer u een voorbeeld bekijkt en uit te sluiten wanneer u berichten afdrukt of exporteert.
  • Met label:confidentialmode kunt u zoeken naar berichten in de vertrouwelijke modus. U kunt dit label ook gebruiken om bewaarplichten en aangepaste bewaarregels specifiek toe te passen op berichten in de vertrouwelijke modus.

De klassieke versie van Hangouts en Google Talk

Belangrijk: eind 2020 wordt de klassieke versie van Hangouts beëindigd voor alle G Suite-klanten. Vault-beheerders moeten actie ondernemen om de organisatie voor te bereiden op deze overstap.

Vault biedt volledige ondersteuning voor chats die worden gevoerd in de klassieke versie van Hangouts en Google Talk. U kunt de volgende typen gesprekken bewaren, zoeken en er bewaarplichten op plaatsen:

  • Klassieke versie van Hangouts met de geschiedenis ingeschakeld. G Suite-beheerders kunnen bepalen of de geschiedenis is in- of uitgeschakeld. Ze kunnen ook toestaan dat gebruikers dit bepalen. Zie Chatgeschiedenis voor meer informatie. Als de geschiedenis is ingeschakeld, worden alle chats in Gmail en de mobiele apps van de klassieke versie van Hangouts gearchiveerd in Vault.
  • Google Talk-chats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld. G Suite-beheerders kunnen de geschiedenis niet afgedwongen inschakelen voor chats. Ze kunnen echter wel de chatgeschiedenis uitschakelen voor een domein.
Opmerking: Vault biedt alleen volledige ondersteuning voor gesprekken in de klassieke versie van Hangouts die zijn gevoerd nadat deze functie is vrijgegeven. Voor gesprekken in de klassieke versie van Hangouts die zijn gevoerd vóór 8 april 2015 geldt dat alleen chats waarvan de geschiedenis is ingeschakeld, kunnen worden doorzocht, geëxporteerd en onder een bewaarplicht kunnen worden geplaatst.

De volgende gegevens zijn beschikbaar in Vault voor de klassieke versie van Hangouts:

  • Alle gebruikers die hebben deelgenomen aan de chat.
  • Alle berichten die zijn verzonden tijdens de chat en links naar eventuele bijlagen.
  • Namen van groepsgesprekken in de klassieke versie van Hangouts. (Deelnemers aan een chat met een groep hebben de optie de Hangout een naam te geven.) Chats met slechts twee gebruikers kunnen geen naam krijgen.
  • De tijd waarop de chat begon en eindigde.

De volgende gegevens zijn niet beschikbaar in Vault:

  • Niet-geaccepteerde uitnodigingen voor een chat. Als een gebruiker niet deelneemt aan een chat, worden berichten die naar die gebruiker zijn verzonden, niet bewaard.
  • Videogesprekken.
  • Chats die worden gevoerd binnen Google Documenten.
  • Afbeeldingen die worden verzonden via de klassieke versie van Hangouts.

Hoe worden chats in de klassieke versie van Hangouts gearchiveerd?

Vault bewaart alle berichten in de klassieke versie van Hangouts in één gesprek. Berichten worden continu toegevoegd aan het gesprek, tot een van de volgende situaties zich voordoet:

  • Er zijn drie uur verstreken sinds het laatste chatbericht is verzonden.
  • Het gesprek bevat meer dan duizend berichten.

Als u een bericht uit de klassieke versie van Hangouts exporteert, wordt het hele gesprek gedownload in het exportbestand.

Ondersteuning voor de klassieke versie van Hangouts inschakelen

Ga als volgt te werk om volledige ondersteuning in te schakelen voor gesprekken in de klassieke versie van Hangouts waarvan de geschiedenis is ingeschakeld:

  • Schakel de klassieke versie van Hangouts in voor uw domein.
  • Controleer of Gmail is ingeschakeld voor alle gebruikers van de klassieke versie van Hangouts. Berichten in de klassieke versie van Hangouts worden opgeslagen in hetzelfde systeem als de e-mailberichten van Gmail. Vault kan geen berichten in de klassieke versie van Hangouts bewaren die worden verzonden of ontvangen door accounts waarvoor Gmail is uitgeschakeld. Berichten in de klassieke versie van Hangouts die zijn verzonden voordat Gmail werd ingeschakeld, kunnen niet worden hersteld.

Drive

Met Vault kunt u bestanden in de Drive en gedeelde Drives van uw organisatie bewaren, doorzoeken en er een bewaarplicht op plaatsen. Vault ondersteunt Google-bestandstypen en niet-Google-bestandstypen, zoals pdf, docx en jpg.

Belangrijke informatie over Drive en bewaring

Bestandstypen die worden ondersteund in Vault voor Drive
Vault kan de volgende items die zijn opgeslagen in Drive bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen:
  • Google-documenten, -spreadsheets, -presentaties, -formulieren en -tekeningen
  • Google Meet-opnamen
  • Jamboard-bestanden die zijn opgeslagen in de Drive van gebruikers
  • Niet-Google-bestanden die gebruikers hebben geüpload naar Drive 

Vault zoekt niet in mappen en Drive-snelkoppelingen.

Het type regel bepaalt voor welke items een bewaarregel geldt

Bewaarregels gelden voor bestanden waarvan gebruikers in de organisatie-eenheid waarop het beleid is toegepast de eigenaar zijn en bestanden die rechtstreeks met ze zijn gedeeld. Ook zoekt Vault bestanden in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker, ongeacht of de gebruiker lid is van de gedeelde Drive.

Als het vakje is aangevinkt voor Inclusief gedeelde Drives gelden bewaarregels ook voor gedeelde Drives die leden van de betreffende organisatie-eenheid bevatten.

Als de bewaarperiode is verlopen, worden alleen bestanden verwijderd waarvan die gebruikers de eigenaar zijn

Bewaarregels bewaren alle toepasselijke bestanden in de Drive van een gebruiker (inclusief bestanden in gedeelde Drives, als de regel zo is ingesteld). Dit geldt ook voor bestanden waarvan gebruikers in de betreffende organisatie-eenheid de eigenaar zijn of die met ze zijn gedeeld. Wanneer de bewaarperiode voorbij is, verwijdert Vault echter alleen de bestanden waarvan de gebruikers in die organisatie-eenheid de eigenaar zijn. Bestanden die zijn gedeeld van buiten de organisatie-eenheid, worden nooit verwijderd.

Bewaarregels voor gedeelde Drives

Wanneer u een aangepaste bewaarregel toepast op gedeelde Drives, geldt het volgende:

  • Een aangepaste regel die geldt voor alle gedeelde Drives, heeft invloed op het bewaarbeleid voor alle gedeelde Drives in uw domein.
  • Een aangepaste regel die geldt voor specifieke gedeelde Drives, heeft alleen invloed op het bewaarbeleid voor de geselecteerde gedeelde Drives.

Bestanden in gedeelde Drives worden alleen definitief verwijderd door bewaarregels die specifiek gelden voor gedeelde Drives:

  • Bewaarregels bewaren alle toepasselijke bestanden in de Drive van een gebruiker (inclusief bestanden in gedeelde Drives, als de regel zo is ingesteld). Aangezien bestanden in gedeelde Drives echter eigendom zijn van het team en niet van een specifieke gebruiker, kunnen bestanden in een gedeelde Drive alleen worden verwijderd door bewaarregels die specifiek gelden voor gedeelde Drives.
  • Regels die gelden voor gebruikers en waarvoor Inclusief gedeelde Drives is aangevinkt, kunnen alleen de levenscyclus van bestanden in gedeelde Drives verlengen.
Het kan even duren voordat bewaarregels zijn geïmplementeerd en bestanden uit Drive worden verwijderd
  • Wanneer u een bewaarregel maakt of updatet, kan het drie uur duren voordat de regel wordt doorgevoerd. Bestanden die gedurende deze periode door gebruikers worden verwijderd, worden niet bewaard en kunnen niet worden teruggehaald.
  • Als de bewaarperiode van een regel voorbij is, kan het vijftien dagen duren voordat de betreffende bestanden zijn verwijderd uit Drive.
Bewaarregels en bewaarplichten gelden alleen voor bestanden die zijn gemaakt door gebruikers in uw domein

Bestanden die buiten uw domein zijn gemaakt en zijn gedeeld met uw gebruikers, vallen niet onder het bewaarbeleid of de bewaarplichten van uw organisatie.

Het tijdstip dat wordt weergegeven waarop een geüpload bestand is gemaakt of aangepast, hangt af van de bron van het bestand
Het tijdstip waarop een bestand is gemaakt of aangepast, dat door Drive wordt ingesteld als een bestand wordt geüpload, kan overeenkomen met het lokale bestand of het tijdstip dat het bestand werd geüpload, afhankelijk van hoe het bestand is toegevoegd aan Drive. In de volgende tabel ziet u welk tijdstip wordt gebruikt voor verschillende bronnen. Hierbij geldt het volgende:
  • Upload: Het tijdstempel is het moment waarop het bestand is geüpload naar Drive.
  • Lokaal: Het tijdstempel is hetzelfde als het tijdstempel van het oorspronkelijke bestand op het bronapparaat of in de bronservice.
Bestandsbron (client) Tijdstip gemaakt Tijdstip aangepast
Web-app Upload

Vóór 8 april 2020: Upload

Na 8 april 2020: Lokaal

Drive File Stream Lokaal Lokaal
Back-up en synchronisatie Upload Lokaal
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Lokaal Lokaal
Drive API Kan worden ingesteld door het aanroepende programma Kan worden ingesteld door het aanroepende programma
In Vault kunt u geen Drive-bewaarregels maken met identieke bewaarcriteria

Elke aangepaste bewaarregel die u maakt in Drive moet voldoen aan een van deze voorwaarden: 

  • De regel moet een unieke datum bevatten waarop een bestand is gemaakt of voor het laatst is bewerkt.
    OF
  • De regel moet gelden voor een unieke reeks gebruikers.

Er kan bijvoorbeeld een conflict optreden als een regel geldt voor een organisatie-eenheid en u vervolgens probeert een regel toe te voegen die geldt voor een gedeelde Drive waar alle leden van de organisatie-eenheid toegang toe hebben. Vault maakt de nieuwe regel niet als de datum waarop het bestand is gemaakt of voor het laatst is bewerkt, hetzelfde is als die van de andere regel.

Daarnaast kunt u de instelling Inclusief gedeelde Drives gebruiken om een bewaarregel uniek te maken. Er is geen conflict wanneer er twee regels zijn met identieke bewaarcriteria als de ene regel voor gedeelde Drives geldt en de andere niet.

Bestanden waarvoor meerdere bewaarregels gelden, worden altijd bewaard volgens de regel met de langste bewaarperiode.

Bewaarregels beheren voor apps die gegevens opslaan in Drive

Sommige Google-services slaan gegevens op in Drive. Deze gegevens vallen onder de bewaarregels van Drive. Hiervoor geldt het volgende:

Product Bewaren
Jamboard

Vault bewaart Jams die zijn opgeslagen in de Drive van gebruikers volgens de bewaarregels van Drive. Niet-opgeslagen Jams worden verwijderd wanneer de Jamboard-sessie eindigt. Deze zijn niet beschikbaar in Vault.

Google Meet

Meet-opnamen vallen standaard onder de bewaarregels van Drive.

Als u wilt dat voor Meet-opnamen andere bewaarregels gelden dan voor andere items in Drive, kunt u bewaarregels instellen voor Google Meet. Als bewaarregels voor Meet zijn ingeschakeld, gelden de bewaarregels van Drive niet voor Meet-opnamen.

Bewaarregels en bestanden in de prullenbak

U kunt aangepaste bewaarregels instellen waarmee bestanden een bepaald aantal dagen nadat gebruikers ze in de prullenbak hebben geplaatst, definitief worden verwijderd. Alleen bestanden die op of na 1 augustus 2016 in de prullenbak zijn geplaatst, vallen onder regels voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst:

  • Een regel voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst, geldt voor zowel bestanden die zich in de prullenbak van een gebruiker bevinden als voor bestanden die zijn verwijderd toen de gebruiker de prullenbak leegde.
  • Bij een regel voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst, worden alleen bestanden definitief verwijderd die eigendom zijn van de gebruiker of gedeelde Drive waarvoor de regel geldt.
  • Als meerdere bewaarregels gelden voor een bestand dat in de prullenbak staat, hebben regels die specifiek gelden voor bestanden die in de prullenbak zijn geplaatst voorrang op andere bewaarregels. Als er meerdere regels gelden vanaf het moment dat een bestand in de prullenbak is geplaatst, wordt het bestand bewaard volgens de regel met de bewaarperiode die het laatst voorbij is. Een bewaarplicht krijgt altijd voorrang op bewaarregels.
  • Bestanden in gedeelde Drives waarvoor geen bewaarplichten of -regels gelden, worden ongeveer dertig dagen nadat deze in de prullenbak zijn geplaatst, definitief verwijderd uit alle Google-systemen.
Bewaarregels gelden niet voor bestanden die zijn ingesloten in documenten en presentaties

Gebruikers kunnen een Google-bestand koppelen aan een ander Google-bestand. Iemand die in een Google-document schrijft, kan bijvoorbeeld een diagram maken dat is gekoppeld aan gegevens in een Google-spreadsheet. Als de spreadsheet wordt geüpdatet, wordt het diagram in het document ook geüpdatet.

Als in het voorbeeld hierboven het document wordt bewaard door een bewaarregel en er geen bewaarplichten of -regels gelden voor de spreadsheet, kan de spreadsheet worden verwijderd, ook al wordt het document bewaard.

Belangrijke informatie over Drive en bewaarplichten

De dekking verschilt, afhankelijk van hoe u de bewaarplicht configureert
  • Een bewaarplicht in Drive geldt voor items die eigendom zijn van en rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers of organisatie-eenheden die onder de bewaarplicht vallen. De bewaarplicht geldt ook voor items in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker, ongeacht of de gebruiker lid is van de gedeelde Drive. De bewaarplicht geldt niet voor mappen of snelkoppelingen in Drive.
  • U kunt geen bewaarplicht instellen voor een gedeelde Drive. In plaats daarvan moet u een bewaarplicht instellen voor de leden van de gedeelde Drive en het vakje aanvinken voor Inclusief gedeelde Drives.
Welke invloed heeft een gedeelde Drive op een bewaarplicht?
In de volgende situaties worden bestanden in een gedeelde Drive niet bewaard door een bewaarplicht:
  • Als een lid van de gedeelde Drive het volgende doet:
    • Een bestand uit een gedeelde Drive verplaatsen wanneer er geen bewaarplicht geldt voor dat lid.
    • Een lid waarvoor momenteel een bewaarplicht geldt, verwijderen uit de gedeelde Drive, waarna de gedeelde Drive geen leden meer heeft waarvoor een bewaarplicht geldt.
  • Als er geen bewaarplichten gelden voor leden van de gedeelde Drive.

Als een gedeelde Drive wordt verwijderd, gelden de volgende scenario's voor bewaarplichten voor de bestanden in de gedeelde Drive:

  • Als een gebruiker individueel (niet als lid van een groep) lid is van de verwijderde gedeelde Drive en als er voor die gebruiker een bewaarplicht geldt, blijven alle bestanden in de gedeelde Drive bewaard totdat de bewaarplicht wordt verwijderd. Als de bewaarplicht voor de gebruiker wordt verwijderd en er geen andere bewaarplichten of bewaarregels gelden voor de bestanden, worden ze verwijderd.

  • Als een gebruiker geen lid is van de verwijderde gedeelde Drive, maar individueel (niet als lid van een groep) toegang heeft tot een bestand in de gedeelde Drive, en als er voor die gebruiker een bewaarplicht geldt, wordt alleen dat bestand bewaard totdat de bewaarplicht voor de gebruiker wordt verwijderd. Bestanden die niet overeenkomen met een bewaarregel of bewaarplicht, worden verwijderd.

 

Belangrijke informatie over Drive en zoeken

Hoe zoekt Vault naar items in Drive?

Vault zoekt in Drive naar alle items die eigendom zijn van en die rechtstreeks zijn gedeeld met de gebruikers die u opgeeft in de zoekopdracht. Een Vault-zoekopdracht kan ook items bevatten in gedeelde Drives die rechtstreeks zijn gedeeld met een gebruiker, ongeacht of de gebruiker lid is van de gedeelde Drive. Mappen of snelkoppelingen in Drive worden niet meegenomen in een Vault-zoekopdracht.

Kan ik zoeken in gedeelde Drives?

Ja, u kunt rechtstreeks in geselecteerde gedeelde Drives zoeken. Als u zoekt op specifieke accounts of organisatie-eenheden, kunt u ervoor kiezen resultaten uit gedeelde Drives mee te nemen.

Welke delen van items in Drive kunnen worden doorzocht?

Voor alle items kunt u zoeken in de titel, eigenaar, datum van laatste wijziging en andere metadata.

Voor ondersteunde bestandstypen kunt u zoeken naar woorden en woordgroepen in de inhoud van bestanden. Vault indexeert de eerste honderd pagina's van tekstbestanden en de eerste tien pagina's met tekst in afbeeldings-pdf's.

U kunt zoeken naar tekst in de volgende bestandstypen:

Vault indexeert niet de inhoud van video-, audio-, afbeeldings- of binaire bestanden.

Van welke bestandstypen kan ik een voorbeeld zien met Vault in Drive?

U kunt een voorbeeld bekijken van de volgende bestandstypen:

  • Bestanden die zijn gemaakt met Google Documenten, Google Spreadsheets, Google Presentaties en Google Tekeningen
  • Geüploade bestanden, zoals docx, pdf en xlsx
Gekoppelde bestanden worden niet altijd meegenomen wanneer u bestanden in Drive zoekt en exporteert

In sommige Editors van Documenten van Google kunnen gebruikers een bestand koppelen aan een ander bestand. In een Google-document kunt u bijvoorbeeld een diagram invoegen dat is gekoppeld aan gegevens in een Google-spreadsheet. Als de spreadsheet wordt geüpdatet, wordt het diagram in het document ook geüpdatet.

Als u bestanden in Drive zoekt, retourneert Vault alleen de bestanden die overeenkomen met de zoekcriteria. Als die bestanden zijn gekoppeld aan bestanden die niet overeenkomen met de zoekopdracht, worden de gekoppelde bestanden niet meegenomen in de resultaten.

Kan ik zoeken binnen de revisiegeschiedenis van een document?

Nee. U kunt alleen zoeken in de meest recente versie van een bestand. U kunt echter tijdens het zoeken een versiedatum invoeren. Als u een versiedatum invoert, zoekt Vault in de huidige versie van het bestand, maar wordt de inhoud van de laatste versie van het bestand die is opgeslagen voor 12:00 UTC op de opgegeven datum, weergegeven in het voorbeeld en geëxporteerd. De versiegeschiedenis wordt alleen ondersteund in Google Drive voor Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen. 

Sommige kenmerken worden gerapporteerd voor de huidige versie, ongeacht de versiedatum die u opgeeft. Dit zijn onder andere de titel van het bestand, met wie het is gedeeld, wanneer het voor het laatst is gewijzigd en andere gegevens in het metadata.xml-bestand van Vault.

Momentopnamen van een versie bevatten reacties, afhankelijk van de volgende criteria:

  • Open reacties worden alleen toegevoegd als uw organisatie reactie- of bewerkingsrechten heeft voor het document. Reacties worden niet toegevoegd als u alleen weergaverechten heeft.
  • Een open individuele reactie (zonder aanvullende reacties) wordt toegevoegd als: 1) de reactie is gemaakt op of voor de versiedatum en 2) de reactietekst in die versie bestond (zelfs als de reactietekst nu is verwijderd). Reacties worden niet toegevoegd in versies van voordat de reactie werd gemaakt.
  • Een open reactiegesprek (reactie met aanvullende reacties) wordt in zijn geheel toegevoegd als: 1) de eerste reactie is gemaakt op of voor de versiedatum en 2) de reactietekst in die versie bestond (zelfs als de reactietekst nu is verwijderd). Als een reactiegesprek bijvoorbeeld twee berichten bevat die zijn gemaakt op 1 en 5 oktober, bevat een zoekopdracht met de versiedatum 2 oktober beide reacties, hoewel de reactie van 5 oktober op dat moment nog niet bestond.
  • Bewerkte reacties worden toegevoegd zoals ze op dit moment zijn, niet zoals ze waren op het moment van de versie.
  • Opgeloste of verwijderde reacties worden niet toegevoegd aan een versie, zelfs niet als de reactie geopend was op het moment van deze versie.
Kan ik zoeken in de organisatie-eenheid op het hoogste niveau van mijn organisatie?

Nee. U kunt niet zoeken in de organisatie-eenheid op het hoogste niveau. Selecteer een onderliggende organisatie-eenheid of individuele accounts. U kunt in Drive zoeken naar de gegevens van maximaal vijfduizend accounts (als individuele accounts of in organisatie-eenheden).

Het tijdstip dat wordt weergegeven waarop een geüpload bestand is gemaakt of aangepast, hangt af van de bron van het bestand
Het tijdstip waarop een bestand is gemaakt of aangepast, dat door Drive wordt ingesteld als een bestand wordt geüpload, kan overeenkomen met het lokale bestand of het tijdstip dat het bestand werd geüpload, afhankelijk van hoe het bestand is toegevoegd aan Drive. In de volgende tabel ziet u welk tijdstip wordt gebruikt voor verschillende bronnen. Hierbij geldt het volgende:
  • Upload: Het tijdstempel is het moment waarop het bestand is geüpload naar Drive.
  • Lokaal: Het tijdstempel is hetzelfde als het tijdstempel van het oorspronkelijke bestand op het bronapparaat of in de bronservice.
Bestandsbron (client) Tijdstip gemaakt Tijdstip aangepast
Web-app Upload

Vóór 8 april 2020: Upload

Na 8 april 2020: Lokaal

Drive File Stream Lokaal Lokaal
Back-up en synchronisatie Upload Lokaal
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Lokaal Lokaal
Drive API Kan worden ingesteld door het aanroepende programma Kan worden ingesteld door het aanroepende programma

Google Chat

Met Vault kunt u berichten die zijn verzonden met Google Chat bewaren, doorzoeken en er een bewaarplicht op plaatsen. 

Belangrijke informatie over Google Chat en bewaren

Bewaarregels en -plichten gelden alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld

Bewaarregels en -plichten gelden altijd voor ruimten. Ze gelden echter alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld. G Suite-beheerders kunnen bepalen of de geschiedenis is in- of uitgeschakeld voor privéchats. Ze kunnen ook toestaan dat gebruikers dit bepalen.

Het type regel bepaalt voor welke items een bewaarregel geldt
  • De standaard bewaarregel geldt voor alle privéchats en chatruimten.
  • Een aangepaste bewaarregel die wordt toegepast op een organisatie-eenheid, is alleen van toepassing op privéchats en niet op chatruimten.
  • Een aangepaste bewaarregel die wordt toegepast op alle chatruimten, geldt alleen voor chatruimten. De regel geldt niet voor privéchats.
Bewaarperioden zijn afhankelijk van de deelnemers, berichten in externe chatruimten worden niet bewaard

Privéchats

Een privéchat is eigendom van beide deelnemers aan het chatgesprek. Als deelnemers bij dezelfde organisatie horen, maar onder een andere bewaarregel vallen, bewaart Vault berichten op basis van de regel die het laatst verloopt.

Externe gebruikers: Als deelnemers bij verschillende organisaties horen, worden de privéchats bewaard volgens de bewaarregels van elke organisatie.

Een voorbeeld: Bedrijf A bewaart privéchats één week en Bedrijf B bewaart privéchats twee jaar. Vault verwerkt privéchats tussen gebruikers in Bedrijf A en Bedrijf B als volgt:

  • Bedrijf A bewaart de privéchats één week, waarna berichten worden verwijderd die nog niet zijn verwijderd. Deze berichten zijn niet meer beschikbaar voor gebruikers van Bedrijf A. Chat bevat een bewaarperiode van dertig dagen waarmee berichten dertig dagen worden bewaard nadat ze zijn verwijderd. Gedurende deze periode zijn de berichten nog steeds beschikbaar in Vault. Nadat de bewaarperiode van Chat is verstreken, is de privéchat niet meer beschikbaar in Vault voor Bedrijf A.
  • Bedrijf B bewaart de privéchats twee jaar en kan ze al die tijd doorzoeken en exporteren. Na twee jaar worden berichten verwijderd die nog niet zijn verwijderd. Daarna worden ze dertig dagen bewaard door de bewaarperiode van Chat. Nadat de bewaarperiode van Chat is verstreken, is de privéchat niet meer beschikbaar in Vault voor Bedrijf B en worden de berichten definitief verwijderd uit de systemen van Google.

Chatruimten

Een gesprek in een chatruimte is eigendom van alle deelnemers aan het gesprek. Als deelnemers bij dezelfde organisatie horen, maar onder een andere bewaarregel vallen, bewaart Vault berichten op basis van de regel die het laatst verloopt.

Externe gebruikers: Als deelnemers bij verschillende organisaties horen, worden gesprekken bewaard volgens de bewaarregels van de organisatie waar de maker van de chatruimte bij hoort. Berichten die door gebruikers in uw organisatie zijn gestuurd in chatruimten die eigendom zijn van een andere organisatie, kunnen niet worden bewaard, doorzocht of geëxporteerd en er kan geen bewaarplicht op worden geplaatst door Vault.

Als een bewaarperiode voorbij is, worden alle betreffende Chat-berichten definitief verwijderd

In de bewaarregels voor Chat kunt u niet instellen dat alleen berichten definitief worden verwijderd die al door gebruikers zijn verwijderd. Een bewaarregel die berichten verwijdert, zorgt dat alle berichten definitief worden verwijderd als de bewaarperiode voorbij is.

Belangrijke informatie over Google Chat en bewaarplichten

Bewaarregels en -plichten gelden alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld

Bewaarregels en -plichten gelden altijd voor ruimten. Ze gelden echter alleen voor privéchats waarvoor de geschiedenis is ingeschakeld. G Suite-beheerders kunnen bepalen of de geschiedenis is in- of uitgeschakeld voor privéchats. Ze kunnen ook toestaan dat gebruikers dit bepalen.

Een bewaarplicht bewaart gesprekken in chatruimten alleen als een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt er een bericht in heeft gestuurd en de chatruimte eigendom is van uw organisatie

Een bewaarplicht voor een gebruikersaccount geldt voor berichten in chatruimten waarin de gebruiker minstens één bericht heeft gestuurd.Gesprekken in chatruimten waarin de gebruiker geen actieve deelnemer was, worden niet meegenomen door de bewaarplicht, ook al heeft de gebruiker wellicht wel berichten bekeken. Bewaarplichten gelden niet voor berichten die zijn gestuurd in chatruimten die eigendom zijn van een andere organisatie.

Privéchats die worden gestuurd naar een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt, worden wel meegenomen in de bewaarplicht, ook als de gebruiker er niet op reageert of het bericht is gestuurd door een externe gebruiker.

U kunt geen bewaarplicht instellen voor een hele chatruimte

Chatruimten in Chat kunnen niet worden beperkt tot een individuele organisatie-eenheid. Iedereen in uw domein kan dus worden uitgenodigd voor elke chatruimte. Vault bewaart geen berichten die zijn verzonden door deelnemers in de chatruimte voor wie geen bewaarplicht geldt.
Berichten waarop een bewaarplicht is geplaatst, zijn altijd zichtbaar voor Vault-gebruikers met de juiste rechten

Als een bericht waarop een bewaarplicht is geplaatst, wordt verwijderd door een gebruiker of een bewaarregel, heeft de gebruiker geen toegang meer tot het bericht. Een Vault-gebruiker met de juiste rechten kan het bericht echter wel zoeken en bekijken in Vault. De Vault-gebruiker kan het bericht ook exporteren met Vault.

Belangrijke informatie over Google Chat en zoeken

Bestanden die worden gedeeld met Chat-gebruikers, kunnen worden opgeslagen in Drive

Als iemand Google Chat gebruikt om Google-documenten, -spreadsheets, -presentaties of -formulieren te delen, voegt Chat een link toe in plaats van een kopie van het bestand bij het bericht te voegen. Omdat het oorspronkelijke bestand is opgeslagen in Drive, wordt het niet meegenomen als u chatberichten bewaart, zoekt, exporteert of er een bewaarplicht op plaatst.

Voor niet-Google-bestanden die rechtstreeks aan een chatbericht zijn toegevoegd, indexeert Vault de meeste tekstgebaseerde bestandstypen (bijvoorbeeld bestanden met de extensie pdf, xslx en docx). Deze bijlagen worden meegenomen wanneer u chatberichten zoekt en exporteert, en ze vallen onder bewaarplichten en -regels voor chats.

Vault kan een voorbeeld bekijken van maximaal duizend berichten per gesprek

Hoewel Vault alle berichten uit een zoekopdracht kan exporteren, zijn voorbeelden beperkt tot duizend berichten. Als u van meer berichten een voorbeeld wilt bekijken, moet u de resultaten met zoektermen en andere criteria verfijnen tot kleinere groepen berichten.

Vault haalt een gesprek alleen op als een gezochte deelnemer minstens één bericht heeft gestuurd en de chatruimte eigendom is van uw organisatie
  • Vault laat alleen privéchats en gesprekken zien waarin een deelnemer minstens één bericht heeft gestuurd.
  • Gesprekken waarin een deelnemer de berichten mogelijk wel heeft bekeken, maar er niet op heeft gereageerd, worden niet meegenomen in de zoekresultaten.
  • Berichten die door gebruikers in uw organisatie zijn gestuurd in chatruimten die eigendom zijn van een andere organisatie, kunnen niet worden bewaard, doorzocht of geëxporteerd en er kan geen bewaarplicht op worden geplaatst.
  • U kunt berichten die zijn gestuurd door externe gebruikers in chatruimten die zijn gemaakt door mensen binnen uw organisatie doorzoeken en exporteren.
Zoekopdrachten naar gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, bevatten alleen gesprekken in chatruimten als een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt er een bericht in heeft gestuurd
Als u in een kwestie zoekt naar gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, laat Vault alleen gesprekken zien uit chatruimten waarin een gebruiker voor wie een bewaarplicht geldt minstens één bericht heeft geplaatst en alleen als de chatruimte is gemaakt door iemand binnen uw organisatie.
U kunt alleen zoeken in privéchats die zijn gestuurd met de geschiedenis ingeschakeld en gesprekken in chatruimten die eigendom zijn van uw organisatie

Vault kan alleen zoeken in privéchats die zijn gestuurd met de geschiedenis ingeschakeld. G Suite-beheerders kunnen bepalen of de geschiedenis is in- of uitgeschakeld voor privéchats. Ze kunnen ook toestaan dat gebruikers dit bepalen.

Gesprekken in chatruimten die zijn gemaakt door iemand in uw organisatie, kunnen altijd worden doorzocht in Vault. U kunt echter niet zoeken naar berichten die door gebruikers in uw organisatie zijn gestuurd in chatruimten die eigendom zijn van een andere organisatie.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?