O Google Vault é para administradores e profissionais da área jurídica. Para você usar o Vault, o administrador do Google Workspace precisa configurar sua conta. Quem é meu administrador?
Este artigo descreve como reter mensagens do Gmail no Google Vault.
Como parte do plano de governança da informação da sua organização, você pode controlar por quanto tempo as mensagens do Gmail são retidas no Google Vault. Use regras de retenção para definir por quanto tempo as mensagens serão mantidas e quando elas devem ser excluídas, se necessário.
Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.
Informações importantes sobre a retenção no Gmail
Para definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e as mensagens do Gmail compatíveis com o Vault.
Principais comportamentos de retenção do Gmail
- Quando uma mensagem é incluída em uma guarda de documentos, o Gmail não pode excluí-la mesmo após o término dos períodos de retenção aplicáveis.
- As regras de retenção personalizadas do Gmail sempre substituem a regra de retenção padrão do Gmail.
- Quando várias regras de retenção personalizadas são válidas para uma mensagem, o Gmail mantém a mensagem conforme a regra com o período de retenção mais longo.
- A política de preservação de 30 dias do Gmail pode atrasar quando as mensagens são limpas.
Outros comportamentos de retenção do Gmail
Dados que podem ser retidosCobertos:
- Mensagens e anexos enviados, recebidos ou salvos como rascunho pelos usuários da sua organização
- Mensagens no modo confidencial enviadas pelos usuários na sua organização
Não cobertos:
- Arquivos vinculados
- Layouts de e-mail
- Mensagens enviadas por outros Serviços do Google, como o Google Agenda ou o Documentos Google, a menos que o armazenamento de e-mails abrangente esteja ativado
- Conteúdo dinâmico em mensagens dinâmicas
- Rascunhos descartados e versões de rascunhos salvas automaticamente
Para que o Gmail limpe uma mensagem, ela precisa atender aos critérios do Vault e do Gmail:
- Ela não é retida por nenhuma regra de retenção.
- Ela não é incluída na guarda de documentos.
- Ela recebe o marcador
^deleted, gerado pelo sistema do Gmail, por 30 dias no mínimo.
O Vault não permite que o Gmail limpe mensagens cobertas por uma regra de retenção ou guarda de documentos. Após o término de todos os períodos de retenção e guardas de documentos, o Gmail avalia se é possível limpar a mensagem com base no tempo em que o marcador ^deleted foi aplicado.
Quando o marcador ^deleted é aplicado
O Gmail aplica o marcador ^deleted às mensagens que podem ser removidas dos sistemas do Google. As mensagens recebem esse marcador nas seguintes situações:
- Os usuários do Gmail esvaziam a lixeira ou selecionam mensagens na lixeira e clicam em Excluir definitivamente.
- O Gmail exclui automaticamente uma mensagem que está na lixeira há 30 dias.
- O período de retenção termina para uma mensagem ainda sem o marcador
^deleted. - Os usuários do Gmail descartam rascunhos de mensagens.
O marcador ^deleted oculta as mensagens dos usuários do Gmail, e eles não podem recuperá-las sem a ajuda do administrador do Google Workspace. No entanto, ainda é possível pesquisar e exportar mensagens com esse marcador usando o Vault até elas serem limpas.
Política de preservação de 30 dias do Gmail
O Gmail tem uma política de preservação que mantém as mensagens por 30 dias, no mínimo, após a aplicação do marcador ^deleted. Essa política substitui todas as regras de retenção do Vault que expiram ao longo desse período.
As regras de retenção são aplicadas às conversas de e-mail da seguinte forma:
- Quando uma mensagem é retida por uma regra de retenção ou guarda de documentos, toda a conversa também é retida.
- As regras de retenção com base em marcadores usam a data da mensagem marcada mais recentemente em uma conversa para fins de retenção.
Por exemplo, quando uma regra de retenção mantém mensagens com o marcador projeto-A por 365 dias e a primeira mensagem de uma conversa tem esse marcador, todas as mensagens da conversa são retidas por 365 dias a partir do envio da primeira mensagem. Se uma mensagem posterior na conversa receber o marcador projeto-A, todas as mensagens da conversa serão retidas por 365 dias a partir do envio dessa mensagem. Depois que a regra de retenção expira e o Gmail limpa as mensagens marcadas, a limpeza das mensagens não marcadas pode levar até 24 horas.
Se você criar uma regra de retenção personalizada com base em um marcador do Gmail, ela não será aplicada aos submarcadores aninhados. Os submarcadores não são incluídos porque não têm diretamente o marcador no qual a regra se baseia.
Por exemplo, um usuário tem um rótulo Comprovantes e um submarcador em Comprovantes chamado Viagem. Se você definir uma regra de retenção para Comprovantes, as mensagens em Viagem não serão retidas porque não têm diretamente o marcador Comprovantes.
Quando um item anexado a uma mensagem do Gmail é adicionado ao Drive usando o recurso Adicionar ao Google Drive , uma cópia desse item é criada no Drive. A mensagem e o anexo do Gmail estão sujeitos às políticas de retenção do Gmail. O item copiado no Drive está sujeito às políticas de retenção do Drive.
Exemplos e efeitos das regras de retenção do Gmail
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Exemplo de regra padrão: reter todas as mensagens indefinidamenteEssa regra padrão mantém por tempo indeterminado todas as mensagens do Gmail na unidade organizacional selecionada. Os usuários ainda podem excluir mensagens, e elas são removidas da lixeira após 30 dias ou quando o usuário esvazia a lixeira. No entanto, as mensagens continuam sendo pesquisáveis e podem ser exportadas pelos administradores do Vault.
Configuração da regra
- Duração: indefinida
Efeito nas mensagens enviadas e recebidas
| Ação do usuário para uma mensagem enviada ou recebida | Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted |
Quando o Gmail limpa a mensagem |
|---|---|---|
|
O usuário não faz nada com a mensagem |
Nunca | Nunca |
|
O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia um dia após o envio |
1 dia após o envio | Nunca |
|
O usuário move a mensagem para a lixeira um dia após o envio, mas não esvazia a lixeira |
31 dias após o envio, quando o Gmail remove automaticamente a mensagem da lixeira | Nunca |
Efeito nas mensagens de rascunho
| Ação do usuário em uma mensagem de rascunho | Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted |
Quando o Gmail limpa a mensagem |
|---|---|---|
|
O usuário escreve uma mensagem de rascunho, mas não a envia |
Nunca | Nunca |
|
O usuário escreve uma mensagem de rascunho e a descarta sem enviar |
Quando o usuário descarta o rascunho | 30 dias após o usuário descartar o rascunho (devido à política do Gmail de preservação por 30 dias) |
Configuração da regra
- Duração: 365 dias
- Após a expiração: limpar apenas as mensagens excluídas permanentemente
Efeito nas mensagens enviadas e recebidas
| Ação do usuário para uma mensagem enviada ou recebida | Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted |
Quando o Gmail limpa a mensagem |
|---|---|---|
|
O usuário não faz nada com a mensagem |
Nunca | Nunca |
|
O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia um dia após o envio |
1 dia após o envio | 365 dias após o envio |
|
O usuário move a mensagem para a lixeira um dia após o envio, mas não esvazia a lixeira |
31 dias após o envio, quando o Gmail remove automaticamente a mensagem da lixeira | 365 dias após o envio |
| O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia 360 dias depois | 360 dias após o envio | 390 dias após o envio (30 dias após a lixeira ter sido esvaziada devido à política do Gmail de preservação por 30 dias) |
| O usuário move a mensagem para a lixeira 400 dias após o envio, mas não esvazia a lixeira | 430 dias após o envio, quando o Gmail remove a mensagem da lixeira automaticamente | 460 dias após o envio (30 dias após o Gmail remover a mensagem da lixeira devido à política de preservação por 30 dias) |
Efeito nas mensagens de rascunho
| Ação do usuário em uma mensagem de rascunho | Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted |
Quando o Gmail limpa a mensagem |
|---|---|---|
|
O usuário escreve uma mensagem de rascunho, mas não a envia |
Nunca | Nunca |
|
O usuário escreve uma mensagem de rascunho e a descarta sem enviar |
Quando o usuário descarta o rascunho | 30 dias após o usuário descartar o rascunho (devido à política do Gmail de preservação por 30 dias) |
Com essa regra, o Gmail exclui todas as mensagens da unidade organizacional selecionada após 365 dias, inclusive rascunhos e mensagens que os usuários não excluíram.
Configuração da regra
- Duração: 365 dias
- Excluir rascunhos: desmarcado (apenas ediscovery.google.com)
- Após a expiração: limpar as mensagens das caixas de e-mails do Gmail e as mensagens excluídas permanentemente. Essa regra limpa os rascunhos.
Efeito nas mensagens enviadas e recebidas
| Ação do usuário para uma mensagem enviada ou recebida | Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted |
Quando o Gmail limpa a mensagem |
|---|---|---|
|
O usuário não faz nada com a mensagem |
365 dias após o envio, quando o período de retenção termina | 395 dias após o envio (30 dias após o término do período de retenção devido à política do Gmail de preservação por 30 dias) |
|
O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia um dia após o envio |
1 dia após o envio | 365 dias após o envio, quando o período de retenção expira |
| O usuário move a mensagem para a lixeira e a esvazia 360 dias depois | 360 dias após o envio, quando o usuário esvazia a lixeira | 390 dias após o envio (30 dias após a lixeira ter sido esvaziada devido à política do Gmail de preservação por 30 dias) |
| O usuário move a mensagem para a lixeira 360 dias após o envio, mas não esvazia a lixeira | 365 dias após o envio, quando o período de retenção termina | 395 dias após o envio (30 dias após o término do período de retenção devido à política do Gmail de preservação por 30 dias) |
Efeito nas mensagens de rascunho
| Ação do usuário em uma mensagem de rascunho | Quando o Gmail aplica o marcador ^deleted |
Quando o Gmail limpa a mensagem |
|---|---|---|
|
O usuário escreve uma mensagem de rascunho, mas não a envia |
365 dias após o envio, quando o período de retenção termina | 395 dias após o envio (30 dias após o término do período de retenção devido à política do Gmail de preservação por 30 dias) |
|
O usuário escreve uma mensagem de rascunho e a descarta sem enviar |
Quando o usuário descarta o rascunho | 30 dias após o usuário descartar o rascunho (devido à política do Gmail de preservação por 30 dias) |
Definir uma regra de retenção personalizada para o Gmail
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
Regras personalizadas
- No serviço, selecione Gmail e clique em Continuar.
- Escolha a unidade organizacional para aplicar a regra. Clique no campo para abrir um seletor e clique na unidade organizacional.
- Clique em Continuar.
- (Opcional) Escolha as condições necessárias para as mensagens serem cobertas por essa regra:
- Digite os valores de Data do envio. Se você especificar apenas a data de início, a regra será aplicada a todas as mensagens recebidas após essa data. Se você especificar apenas a data de término, a regra será aplicada a todas as mensagens recebidas antes dessa data.
- Digite os termos que precisam estar presentes nas mensagens. Observação:
- É possível usar todos os operadores de pesquisa compatíveis, exceto os caracteres curinga (*).
- Se a frase-chave ou o valor começar com um hífen, como -1.000%, deixe o valor entre aspas para que ele não seja interpretado como um operador
NOT. - Não é possível usar
is:chatpara aplicar uma regra de retenção do Gmail a mensagens de chat no Google Chat. Se você quiser definir regras de retenção para mensagens de chat, defina uma regra de retenção do Chat.
Recomendamos que você teste seus termos em uma pesquisa do Vault para garantir que eles correspondam aos dados conforme o esperado.
- Clique em Continuar.
- Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, escolha Indefinidamente.
- Para descartar as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
- Se você definir um período de retenção, escolha o que fazer com as mensagens após o término desse período:
- Para remover apenas as mensagens que já foram removidas da lixeira dos usuários, escolha a primeira opção.
- Para remover todas as mensagens, inclusive as que não foram excluídas, mas as que têm rascunhos e modelos de e-mail, escolha a segunda opção.
- Para limpar todas as mensagens, inclusive as que não foram excluídas, rascunhos e modelos de e-mail, escolha a terceira opção.
Aviso: o Vault permite que o Gmail limpe imediatamente os dados que excedem o período de retenção quando você envia uma nova regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente. - Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.
Regras personalizadasDefinir a regra de retenção padrão para o Gmail
A regra de retenção padrão é válida para as mensagens do Gmail que não são cobertas por regras personalizadas ou guardas de documentos.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
- Clique em Gmail
.
- Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, selecione Indefinidamente.
- Para descartar as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
- Se você definir um período de retenção, escolha o que fazer com as mensagens após o término desse período:
- Para limpar apenas as mensagens que já foram excluídas, escolha a primeira opção.
- Para limpar todas as mensagens, inclusive as que não foram excluídas, rascunhos e modelos, escolha a segunda opção.
Aviso: o Vault permite que o Gmail limpe imediatamente os dados que excedem o período de retenção quando você envia a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente. - Clique em Salvar. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para salvar a regra.