Como funciona a retenção

Use regras de retenção para definir por quanto tempo os dados serão preservados. Você pode fazer o seguinte:

  • Manter os dados pelo tempo que você precisar. Se sua organização precisar preservar os dados por um período, você poderá configurar o Vault para retê-los mesmo se os usuários excluírem mensagens e arquivos e esvaziarem a lixeira.
  • Remover os dados quando não precisar mais deles. Se sua organização precisa excluir dados confidenciais depois de um período, você poderá configurar o Vault para removê-los das contas de usuário.
AVISO: regras de retenção configuradas incorretamente podem causar a eliminação imediata e irreversível dos dados das contas de usuário. Tenha cuidado ao criar ou alterar regras de retenção. Recomendamos que você teste novas regras com um pequeno grupo de usuários antes de aplicá-las à organização inteira.

Quando a cobertura da retenção termina, o Vault começa imediatamente a remover os dados afetados. O tempo que os dados expirados levam para ser eliminados varia de acordo com o tipo de dados:

  • As mensagens expiradas podem levar até 48 horas para serem removidas do Gmail, do Hangouts clássico e do Grupos.
  • Os arquivos expirados podem levar até 15 dias para serem removidos do Drive. 

Dois tipos de regras de retenção

Regra de retenção personalizada: controla por quanto tempo são retidos tipos de dados específicos. Você pode criar quantas regras personalizadas forem necessárias para sua organização:

  • E-mail, Hangouts clássico e Grupos: você pode basear as regras personalizadas em unidades organizacionais, períodos ou termos de pesquisa específicos. 
  • Arquivos do Drive: você pode basear as regras personalizadas em unidades organizacionais e definir a expiração com base nas datas de última modificação, para evitar a obsolescência, ou nas datas de criação, para cumprir requisitos de compliance.
  • Hangouts Chat: você pode definir as regras de retenção personalizadas para unidades organizacionais ou para todas as salas do domínio. Você pode definir a expiração com base na data em que as mensagens foram enviadas ou modificadas pela última vez.

Regra de retenção padrão: define uma regra global para toda a organização. A regra padrão só é aplicável aos dados quando não houver uma regra personalizada ou uma guarda de documentos.

Informações importantes sobre retenção 

Qual é a diferença entre uma guarda de documentos e uma regra de retenção?

Ambas preservam dados no Vault, mas existem diferenças importantes:

Guardas de documentos Regras de retenção

As guardas de documentos costumam ser criadas em caso de investigações ou questões legais.

As regras de retenção são usadas para controlar proativamente por quanto tempo os dados são preservados. 

As guardas de documentos preservam os dados por tempo indeterminado.

As regras de retenção preservam os dados pelo período especificado.

 

Uma guarda de documentos prevalece sobre uma regra de retenção. Quando uma guarda de documentos é excluída, os dados passam a estar sujeitos às regras de retenção aplicáveis.

Depois que a cobertura da retenção expira, os dados são removidos de todos os sistemas do Google, a menos que sejam preservados por uma guarda de documentos.

Apenas as pessoas que têm acesso a um caso podem ver quem e o que está em guarda.

Apenas as pessoas com privilégios de regra de retenção podem gerenciar regras de retenção.

Os mesmos dados removidos do Vault também são removidos das contas do usuário.

O Vault é totalmente integrado aos produtos com que ele é compatível. Portanto, não existe um arquivo separado. Se você criar uma regra de retenção para todos os arquivos ou mensagens, ela talvez exclua dados que os usuários queiram guardar. Por exemplo, se você definir uma regra de retenção padrão para reter todas as mensagens por 365 dias e não tiver regras personalizadas ou guardas de documentos, o Vault excluirá todas as mensagens no domínio há mais de um ano.

O período de cobertura da retenção não é afetado pela data de criação da regra de retenção.

Início do período de cobertura da retenção:

  • E-mail e Grupos: no dia em que a mensagem é recebida pelo Gmail ou postada em um grupo.
  • Drive: no dia em que o arquivo é criado ou no dia da última modificação, dependendo de como você configurar a regra de retenção.
  • Hangouts Chat: no dia em que a mensagem foi enviada ou editada pela última vez por um usuário. Quando um usuário exclui uma mensagem, isso não afeta a cobertura da retenção.
Os períodos de cobertura da retenção podem ser prolongados por regras de retenção e guardas de documentos personalizadas.

Mensagens ou arquivos não serão eliminados nos seguintes casos:

  • Se forem retidos por uma regra de retenção personalizada. Os dados são sempre mantidos conforme exigido pela regra personalizada com o período de retenção mais longo. As regras de retenção personalizadas sempre prevalecem sobre as regras de retenção padrão, mesmo que a regra de retenção personalizada seja mais curta que a regra de retenção padrão.
  • Se estiverem sujeitos a uma guarda de documentos. Quando essa retenção é removida, as guardas de retenção são aplicadas conforme esperado.
Os dados podem permanecer no Vault depois que todas as regras de retenção expirarem.

O processo em segundo plano que remove dados dos sistemas do Google mantém os dados disponíveis no Vault por aproximadamente 30 dias antes de eles serem excluídos definitivamente:

  • As mensagens no Gmail de um usuário ou postadas no Grupos quando todas as regras de retenção expiram são imediatamente removidas da visualização do usuário. No entanto, elas continuam disponíveis para os administradores do Vault por aproximadamente mais 30 dias, período em que você pode pesquisá-las, exportá-las ou colocá-las em uma guarda de documentos. Depois de 30 dias, não será mais possível recuperar essas mensagens.

  • As mensagens excluídas por usuários ou administradores de grupos antes da cobertura da retenção expirar (ou seja, com menos de 30 dias) são mantidas pelo tempo necessário até completar 30 dias. Por exemplo, se um usuário excluir mensagens e removê-las da lixeira 20 dias antes do fim da cobertura da retenção, você poderá pesquisar essas mensagens no Vault por mais 10 dias. Depois desse período, não será mais possível recuperá-las.

  • As mensagens excluídas há mais de 30 dias antes da cobertura da retenção expirar são eliminadas imediatamente ao fim do período de retenção, e não será possível recuperá-las.

  • Os arquivos armazenados no Drive são excluídos até 15 dias após a cobertura da retenção expirar e não podem ser recuperados.

  • As mensagens do Hangouts Chat e do Hangouts clássico são mantidas por mais 30 dias depois que um usuário ou uma regra de retenção as remove de uma conversa ou sala. O processo de exclusão começa no dia 30 e pode levar vários dias para ser concluído, dependendo do número de mensagens a serem excluídas. 

Consulte as situações de remoção e eliminação para ver outros exemplos de como isso funciona.

Nem todos os arquivos no Drive estão sujeitos às regras de retenção
Alguns arquivos têm necessidades de retenção diferentes da maioria dos arquivos no Drive. Por isso, as regras de retenção não são aplicadas aos seguintes tipos de arquivo:

Você também pode ativar a cobertura de retenção dedicada para determinados aplicativos do G Suite que armazenam dados no Drive. Atualmente, o Vault é compatível com a retenção dedicada do Hangouts Meet.

Lapsos na cobertura da retenção podem causar a eliminação imediata dos dados.

Tenha cuidado ao modificar regras de retenção. Os serviços podem eliminar imediatamente dados desprotegidos que os usuários excluíram há mais de 30 dias.

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