Gerenciar regras de retenção e guardas de documentos

Como administrador do Google Vault, você precisa verificar as regras de retenção e guardas de documentos periodicamente para garantir o cumprimento dos requisitos comerciais e legais da sua organização.

Aviso: quando você modifica as regras de retenção e guardas de documentos, é possível que suas alterações removam os dados que os usuários esperam manter. Os dados que não estiverem protegidos pelas guardas de documentos ou outras regras de retenção talvez sejam excluídos de forma imediata e permanente. Saiba mais.

A regra de retenção padrão

A regra de retenção padrão é a política de preservação e exclusão global aplicada aos arquivos e mensagens dos usuários quando uma guarda de documentos ou regra personalizada não se aplica.

Como verifico ou modifico a regra de retenção padrão?
  1. Fala login no Vault e clique em Retenção no painel de navegação esquerdo.
  2. Procure por Regras de retenção padrão na parte superior da página. Verifique se elas estão definidas como você deseja. As regras padrão podem não ser definidas ou ser definidas para um número específico de dias ou para manter as mensagens ou os arquivos indefinidamente.
  3. Se você quiser modificar o período de retenção padrão, clique em Editar Editar e faça suas alterações.

    Observação: se você reduzir ou não definir a regra padrão, correrá o risco de perder os dados que talvez precise guardar. Tenha cuidado.

Saiba mais sobre como configurar a retenção, bem como o que significa cada opção da regra padrão. Saiba também como a retenção funciona.

Regras de retenção personalizadas

Controla por quanto tempo tipos específicos de dados são retidos.

Como verifico ou modifico uma regra personalizada?
  1. Faça login no Vault, clique em Retenção no painel de navegação esquerdo e examine a lista de regras sob o cabeçalho Regras de retenção personalizadas.
  2. Se você quiser modificar uma regra personalizada, clique em Editar Editar e faça suas alterações.

    Observação: o conteúdo é retido de acordo com a modificação mais recente na regra de retenção personalizada. Você corre o risco de perder os dados que os usuários esperam manter. Tenha cuidado.

É importante entender como as guardas de documentos e regras personalizadas afetam a regra de retenção padrão. Saiba mais sobre como configurar a retenção. Saiba também como a retenção funciona.

Guardas de documentos

As guardas de documentos são aplicadas a unidades organizacionais ou usuários específicos para reter dados indefinidamente. As guardas de documentos têm prioridade em relação à regra de retenção padrão e às regras de retenção personalizadas.

Como vejo uma lista dos usuários que estão sob a guarda de documentos?
  1. Faça login no Vault e clique em Relatórios no painel de navegação esquerdo.
  2. Clique em Guardas de documentos. Todos os usuários sob a guarda de documentos aparecem na lista.
  3. Clique na guarda de documentos na lista para ver o assunto.

Saiba mais sobre guardas de documentos, incluindo como criar uma nova guarda de documentos ou remover uma existente.

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