Definir as regras de retenção para o Hangouts Chat

Use as regras de retenção para definir por quanto tempo os dados do Hangouts Chat são retidos para fins de e-discovery.

Antes de definir regras de retenção, recomendamos que você leia como funciona a retenção.

AVISO: uma regra de retenção configurada incorretamente pode causar a eliminação imediata e irreversível dos dados das contas dos usuários. Tenha cuidado ao criar ou alterar regras de retenção. Recomendamos que você teste novas regras com um pequeno grupo de usuários antes de aplicá-las à organização inteira.

Informações importantes sobre o Hangouts Chat e a retenção

As regras de retenção e as guardas de documentos só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado

As regras de retenção e as guardas de documentos são sempre aplicáveis às salas. No entanto, elas só são aplicáveis às mensagens diretas quando o histórico está ativado. Um administrador do G Suite pode ativar ou desativar o histórico ou permitir que os usuários decidam.

Variações na cobertura da retenção dependendo do tipo de regra
  • A regra de retenção padrão é aplicável a todas as mensagens diretas e salas.
  • Uma regra de retenção personalizada aplicada a uma unidade organizacional só cobre as mensagens diretas. As salas não são cobertas.
  • Uma regra de retenção personalizada aplicada a todas as salas cobre apenas as salas. As mensagens diretas não são cobertas.
As mensagens diretas e as conversas nas salas pertencem a todos os participantes
Uma mensagem direta pertence aos dois participantes de um bate-papo.  Uma conversa em uma sala pertence a todos os participantes. Se os participantes estiverem sujeitos a diferentes políticas de retenção, o Vault reterá as mensagens com base na regra de maior duração.

Quando um período de retenção expira, o Vault elimina todos os bate-papos do Hangouts cobertos

Uma regra de retenção que remove mensagens excluirá todas as mensagens quando o período de retenção expirar. Não é possível definir regras de retenção que só excluam as mensagens excluídas pelos usuários.

Criar uma regra de retenção personalizada para o Hangouts Chat

Você pode criar regras personalizadas aplicáveis a unidades organizacionais individuais ou a todas as salas:

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Clique em Criar regra.
  4. Escolha onde aplicar a regra: Hangouts Chat.
  5. Escolha uma entidade:
    • Clique em Unidade organizacional e escolha uma unidade no menu suspenso. A regra só é aplicável às mensagens diretas que incluam um membro da unidade organizacional (não às salas).
    • Clique em Todas as salas para criar uma regra aplicável a todas as salas no domínio (não às mensagens diretas).
  6. Escolha por quanto tempo as mensagens serão guardadas:
    • Escolha Indefinidamente para reter as mensagens cobertas por essa regra de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para descartar as mensagens após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção assim que você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  7. Clique em Salvar para criar uma regra de retenção que exclua todas as mensagens. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.

Definir a regra de retenção padrão para o Hangouts Chat

A regra de retenção padrão é aplicável a todas as mensagens na sua organização que não estejam cobertas por uma regra personalizada ou uma retenção de documentos.

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Em Regras de retenção padrão, clique em Hangouts Chat.
  4. Marque a caixa Definir uma regra de retenção padrão para o Hangouts Chat.
  5. Escolha por quanto tempo as mensagens serão guardadas:
    • Escolha Indefinidamente para reter todas as mensagens de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para descartar as mensagens após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção padrão assim que você envia essa regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  6. Clique em Salvar para criar uma regra de retenção que exclua todas as mensagens. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.
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