Definir as regras de retenção para o Grupos

Use as regras de retenção para definir por quanto tempo as mensagens do Grupos são retidas para fins de e-discovery.

Antes de definir regras de retenção, recomendamos que você leia como funciona a retenção.

AVISO: uma regra de retenção configurada incorretamente pode causar a eliminação imediata e irreversível dos dados das contas dos usuários. Tenha cuidado ao criar ou alterar regras de retenção. Recomendamos que você teste novas regras com um pequeno grupo de usuários antes de aplicá-las à organização inteira.

Criar uma regra de retenção personalizada para o Grupos

As regras personalizadas podem ser baseadas em unidades organizacionais, períodos ou termos de pesquisa específicos. As regras personalizadas sempre modificam a regra padrão. Se várias regras de retenção forem aplicáveis a uma mensagem ou um arquivo, ele será retido de acordo com a regra que tiver o período de cobertura da retenção mais longo.

Para criar regras de retenção personalizadas:

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Clique em Criar regra.
  4. Escolha onde aplicar sua regra: Grupos.
  5. Escolha uma destas opções:
    • Contas em grupo: aplique a regra a um ou mais grupos.
    • Todos os grupos: aplique a regra a todos os grupos no domínio. 
  6. Escolha as condições que precisam ser atendidas para que as mensagens sejam cobertas por essa regra:
    • Digite a data de envio das mensagens sujeitas à regra. Se você digitar apenas uma data de início, a regra será aplicada a todas as mensagens recebidas após essa data. Se você especificar apenas uma data de término, a regra será aplicada a todas as mensagens recebidas antes dessa data.
    • Digite os termos que talvez façam parte das mensagens sujeitas a essa regra. Você também pode usar operadores de pesquisa nesse campo.
      Observação: não use caracteres curinga (*) com regras de retenção.
  7. Escolha por quanto tempo as mensagens serão guardadas:
    • Selecione Indefinidamente para reter as mensagens que correspondem aos parâmetros dessa regra de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para eliminar as mensagens após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500.
  8. Clique em Visualizar para exibir uma lista de mensagens ou arquivos que serão cobertos por essa regra de retenção. Verifique a lista para confirmar se você definiu a regra corretamente. A regra não deve excluir permanentemente os dados de que os usuários talvez precisem.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção assim que você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  9. Dependendo do tipo de regra que será criada, você precisará:
    • clicar em Salvar para criar uma regra de retenção que mantenha mensagens e arquivos indefinidamente;
    • clicar em "Continuar" para criar uma regra de retenção que exclua mensagens e arquivos. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.

Definir a regra de retenção padrão para o Grupos

A regra de retenção padrão é aplicável a todos os arquivos e mensagens não cobertos por uma regra personalizada ou uma retenção de documentos. Isso inclui arquivos em Meu Drive e nos Drives de equipe.

Para definir a regra de retenção padrão para sua organização:

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Em Regra de retenção padrão, clique em E-mail, Drive ou Grupos.
  4. Marque a caixa Definir uma regra de retenção padrão.
  5. Escolha por quanto tempo as mensagens ou os arquivos devem ser mantidos:
    • Selecione Indefinidamente para reter os dados de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção padrão. Pronto.
    • Digite uma quantidade de dias entre 1 e 36.500:
      • E-mail e Grupos do Google: os dias desde o envio da mensagem.
      • Google Drive: os dias desde a criação ou última modificação do arquivo.
  6. Escolha o que fazer com as mensagens ou os arquivos após a duração selecionada:
    • Escolha a primeira opção para excluir apenas as mensagens ou os arquivos que os usuários já excluíram.
    • Escolha a segunda opção para excluir todos os arquivos ou mensagens. Isso inclui as mensagens que estão nas Caixas de entrada e no Google Drive dos usuários, além dos dados já excluídos.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção padrão assim que você envia essa regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  7. Clique em Continuar para criar uma regra de retenção que exclua os dados. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.
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