Definir as regras de retenção para o Drive

Use as regras de retenção para definir por quanto tempo os arquivos são retidos no Drive para fins de e-discovery.

Antes de definir regras de retenção, recomendamos que você leia como funciona a retenção.

AVISO: uma regra de retenção configurada incorretamente pode causar a eliminação imediata e irreversível dos dados das contas dos usuários. Tenha cuidado ao criar ou alterar regras de retenção. Recomendamos que você teste novas regras com um pequeno grupo de usuários antes de aplicá-las à organização inteira.

Informações importantes sobre o Drive e a retenção

Tipos de arquivos incluídos no suporte do Vault para o Drive
O Vault guarda, retém, pesquisa e exporta os seguintes arquivos armazenados no Drive:
  • Arquivos do Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Desenhos Google
  • Gravações do Hangouts Meet
  • Arquivos do Jamboard salvos nos Drives dos usuários
  • Arquivos que não são do Google e que os usuários enviaram por upload para o Drive 

Variações na cobertura da retenção dependendo do tipo de regra

As regras de retenção são aplicáveis aos arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com usuários na unidade organizacional à qual a política é aplicável. Isso inclui os arquivos em um Drive de equipe compartilhados com o usuário, independentemente da associação do usuário a esse Drive de equipe.

Se a opção Incluir Drives de equipe estiver marcada, as regras de retenção também serão aplicáveis aos Drives de equipe que incluem membros da unidade organizacional coberta.

Quando a cobertura da retenção expira, só os arquivos que pertencem a esses usuários são eliminados

As regras de retenção mantêm todos os arquivos aplicáveis no Drive de um usuário, inclusive os arquivos nos Drives de equipe, caso a regra esteja configurada para incluí-los. Isso inclui os arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com usuários na unidade organizacional aplicável. No entanto, quando o período de cobertura da retenção expira, o Vault elimina apenas os arquivos que pertencem aos usuários da unidade organizacional. Os arquivos compartilhados fora da unidade organizacional nunca são eliminados.

Drives de equipe e retenção

Veja o que acontece quando você aplica uma regra de retenção personalizada aos Drives de equipe:

  • Uma regra personalizada que abrange Todos os Drives de equipe afeta a cobertura da retenção em todos os Drives de equipe no seu domínio.
  • Uma regra personalizada que abrange Drives de equipe específicos afeta a cobertura da retenção somente nos Drives de equipe selecionados.

Os arquivos nos Drives de equipe são eliminados apenas por regras de retenção específicas:

  • As regras de retenção mantêm todos os arquivos aplicáveis no Drive de um usuário, inclusive os arquivos nos Drives de equipe, caso a regra esteja configurada para incluí-los. No entanto, os arquivos nos Drives de equipe pertencem à equipe, e não a um usuário específico. Por isso, apenas regras de retenção específicas podem eliminar esses arquivos.
  • As regras aplicáveis aos usuários e com a opção Incluir Drives de equipe marcada só estendem o ciclo de vida dos arquivos em um Drive de equipe.
A implementação das regras de retenção e a expiração dos arquivos no Drive estão sujeitas a atrasos
  • Quando você cria ou atualiza uma regra de retenção, a propagação da regra pode levar até três horas. Os arquivos excluídos pelos usuários durante o período de propagação não são retidos e não podem ser recuperados.
  • Quando o período de cobertura da retenção expira, a remoção dos arquivos afetados do Drive pode levar até 15 dias.
Regras de retenção e guardas de documento aplicam-se apenas aos arquivos criados pelos usuários no seu domínio

Os arquivos criados fora do domínio e compartilhados com os usuários não estão sujeitos às retenções de documentos ou políticas de retenção da sua organização.

O Vault não permite que você crie regras de retenção do Drive com critérios de retenção idênticos

Cada regra de retenção personalizada criada por você para arquivos do Drive precisa: 

  • ter um data de última modificação ou criação exclusiva;
    OU
  • ser aplicável a um conjunto exclusivo de usuários.

Por exemplo, se você tiver uma regra aplicável a uma unidade organizacional e tentar adicionar uma regra aplicável a um Drive de equipe ao qual todos os membros da unidade organizacional têm acesso, poderá ocorrer um conflito. O Vault rejeitará a nova regra se ela tiver a mesma data de criação/última modificação.

Você também pode usar a configuração Incluir Drives de equipe para tornar uma regra de retenção exclusiva. Não existirá conflito para duas regras com critérios de retenção idênticos se apenas uma regra incluir Drives de equipe.

Os arquivos sujeitos a várias regras de retenção são sempre preservados de acordo com a regra com o maior período de retenção.

Gerenciar retenção para apps que armazenam dados no Drive

Alguns aplicativos do G Suite armazenam seus dados no Drive. Como esses apps podem ser afetados negativamente pela exclusão inesperada de dados, é possível que sejam excluídos das regras de retenção do Drive. O Vault é compatível com os seguintes apps:

Produto Retenção  Notas
Jamboard Coberto pelas regras do Google Drive

O Google Vault retém apenas os Jams que foram salvos nos drives dos usuários. Os Jams não salvos são descartados quando a sessão do Jamboard termina e ficam indisponíveis para o Vault.

Hangouts Meet Excluído por padrão É possível ativar a retenção para o Hangouts Meet.
Regras de retenção e arquivos na lixeira

Você pode definir regras de retenção personalizadas para excluir os arquivos que estiverem na lixeira por um determinado número de dias. Apenas os arquivos movidos para a lixeira a partir de 1º de agosto de 2016 estão sujeitos às regras de retenção:

  • Uma regra para "Movidos para a lixeira" aplica-se aos arquivos que estão na lixeira do usuário e àqueles que foram excluídos quando o usuário a esvaziou.
  • Uma regra para "Movidos para a lixeira" exclui apenas arquivos que pertencem ao usuário ou Drive de equipe.
  • Se um arquivo estiver sujeito a várias regras de retenção, a regra para "Movidos para a lixeira" substituirá todas as outras. Se várias regras para "Movidos para a lixeira" forem aplicáveis a um arquivo, aquela com a duração mais longa será usada. A guarda de documentos tem precedência em relação a todas as regras de retenção.
  • Os arquivos do Drive de equipe que não estão sujeitos a uma guarda de documentos ou a uma regra de retenção serão excluídos permanentemente de todos os sistemas do Google aproximadamente 30 dias depois de serem movidos para a lixeira.
Regras de retenção não estendem a cobertura a arquivos incorporados em documentos e apresentações

Os usuários podem vincular um arquivo do Google a outro arquivo do Google. Por exemplo, alguém escrevendo no Documentos Google pode criar um gráfico vinculado a dados contidos no Planilhas Google. Sempre que a planilha for atualizada, o gráfico no documento também será.

No exemplo acima, se uma regra de retenção preservar o documento e nenhuma das regras de retenção ou guarda de documentos preservar a planilha, é possível que ela seja excluída mesmo que o documento seja retido.

Criar uma regra de retenção personalizada para o Drive

As regras personalizadas podem ser baseadas em unidades organizacionais, períodos ou termos de pesquisa específicos. As regras personalizadas sempre modificam a regra padrão. Se várias regras de retenção forem aplicáveis a uma mensagem ou um arquivo, ele será retido de acordo com a regra que tiver o período de cobertura da retenção mais longo.

Para criar regras de retenção personalizadas:

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Clique em Criar regra.
  4. Escolha onde aplicar sua regra: Drive.
  5. Escolha uma entidade na lista suspensa:
    • Unidade organizacional:
      • Clique no botão para escolher uma unidade organizacional.
      • (Opcional) Marque a caixa Incluir resultados dos Drives de equipe se você quiser que essa regra seja aplicada aos Drives de equipe associados aos membros da unidade organizacional.
    • Todos os Drives de equipe: aplique a regra a todos os Drives de equipe no domínio. 
    • Drives de equipe específicos: clique em Encontrar Drives de equipe para digitar a conta de um membro e aplicar a regra a um Drive de equipe específico.
  6. Escolha por quanto tempo os arquivos devem ser mantidos:
    • Escolha Indefinidamente para reter os arquivos cobertos por essa regra de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para descartar os arquivos após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500. Especifique em qual data a regra será baseada:
      • criação do arquivo
      • última modificação
      • movido para a lixeira
  7. Escolha o que fazer com os arquivos após o período selecionado:
    • Escolha a primeira opção para eliminar apenas os arquivos que já foram excluídos pelos usuários.
    • Escolha a segunda opção para eliminar todos os arquivos. Isso inclui os arquivos que estão no Google Drive dos usuários. Também inclui os dados que já foram excluídos.
  8. Clique em Visualizar para exibir uma lista dos arquivos que serão cobertos por essa regra de retenção. Verifique a lista para confirmar se você definiu a regra corretamente. A regra não deve excluir permanentemente os dados de que os usuários talvez precisem.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção assim que você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  9. Clique em Salvar para criar uma regra de retenção que exclua os arquivos. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.

Observações importantes

  • Aliases de e-mail no campo "Termos": um alias de e-mail é um endereço de e-mail alternativo que direciona para um endereço de e-mail principal. As regras de retenção personalizadas não incluem aliases de e-mail automaticamente. Para incluir aliases de e-mail, adicione-os no campo Termos.
  • Usuários renomeados: as regras de retenção personalizadas não são modificadas automaticamente quando os usuários são renomeados. A regra de retenção continua sendo aplicada apenas aos endereços que estejam explicitamente no campo Termos da regra. Por exemplo, se uma regra se aplicar a mensagens que incluam antes@example.com e esse usuário for renomeado para depois@example.com, a regra de retenção será aplicada apenas às mensagens enviadas para antes@example.com.
  • Modificar uma regra de retenção personalizada: você pode modificar uma regra personalizada, mas deve entender como essa modificação pode afetar os dados retidos. Os dados são retidos de acordo com a modificação mais recente na regra de retenção.

Definir a regra de retenção padrão para o Drive

A regra de retenção padrão é aplicável a todos os arquivos não cobertos por uma regra personalizada ou uma retenção de documentos. Isso inclui arquivos em Meu Drive e nos Drives de equipe.

Para definir a regra de retenção padrão para sua organização:

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Em Regras de retenção padrão, clique em Drive.
  4. Marque a caixa Definir uma regra de retenção padrão para o Google Drive.
  5. Escolha por quanto tempo os arquivos devem ser mantidos:
    • Escolha Indefinidamente para reter todos os arquivos de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para descartar os arquivos após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500. Especifique se a regra será baseada na data de criação ou da última modificação de cada arquivo.
  6. Escolha o que fazer com os arquivos após a duração selecionada:
    • Escolha a primeira opção para eliminar apenas os arquivos que já foram excluídos pelos usuários.
    • Escolha a segunda opção para eliminar todos os arquivos. Isso inclui os arquivos que estão no Google Drive dos usuários. Também inclui os dados que já foram excluídos.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção padrão assim que você envia essa regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente.
  7. Clique em Salvar para criar uma regra de retenção que exclua todos os arquivos. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.
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