Definir regras de retenção para e-mails e para o Hangouts clássico

Use as regras de retenção para definir por quanto tempo os dados dos e-mails e do Hangouts clássico são retidos para fins de e-discovery.

Antes de definir regras, recomendamos que você leia como funciona a retenção.

AVISO: uma regra de retenção configurada incorretamente pode causar a eliminação imediata e irreversível dos dados das contas dos usuários. Tenha cuidado ao criar ou alterar regras de retenção. Recomendamos que você teste novas regras com um pequeno grupo de usuários antes de aplicá-las à organização inteira.

Informações importantes sobre as mensagens e a retenção

Ação necessária: prepare-se para a migração para o Hangouts Chat

Hangouts Chat and Hangouts Meet together are the next generation of Hangouts. Later this year they will replace the original version (classic Hangouts) in G Suite.

Vault administrators must take action to prepare for this transition:

  • March 16, 2019—For any domain that has at least one hold or retention rule for mail, Vault creates a new custom retention rule that preserves all direct messages in Hangouts Chat indefinitely. This is to protect your messages in classic Hangouts when the next stage of the migration occurs.

    To avoid over-retention of messages in classic Hangouts and Hangouts Chat, you must create new Hangouts Chat retention rules and delete the custom rule that Vault automatically created for you.

  • April 16, 2019—Mail holds and retention rules stop protecting messages in classic Hangouts. All Chat and classic Hangouts messages are retained and expunged as required by your organization's Hangouts Chat holds and retention rules. Hangouts Chat is available to all users in your organization if you have classic Hangouts enabled.

Learn more about how to prepare for the migration to Hangouts Chat.

As conversas de e-mail são tratadas de forma diferente das mensagens individuais

Nas conversas de e-mail:

  • Se uma mensagem em uma conversa for retida por uma regra personalizada, toda a conversa também será retida.
  • Se nenhuma regra de retenção for aplicável a uma mensagem em uma conversa, só essa mensagem será eliminada. As outras mensagens na conversa serão mantidas conforme necessário de acordo com as regras de retenção aplicáveis.
  • As regras de retenção baseadas em marcadores usam a data da última mensagem marcada em uma conversa para a retenção. Veja como isso funciona no Exemplo 1.
  • O Google Vault trata rascunhos de mensagens não excluídos como qualquer outra mensagem. Se você criar uma regra de retenção padrão ou personalizada, os rascunhos de mensagens não excluídos no domínio também serão retidos pela regra. Você pode escolher Excluir rascunhos ao criar uma regra de retenção, e a regra não afetará rascunhos de mensagens. Se um rascunho for excluído sem ser enviado, ele será eliminado 30 dias depois, independentemente das políticas de retenção ou das guardas de documentos.
Situações de remoção e eliminação

Digamos que o administrador do Vault crie uma regra de retenção personalizada aplicável a um tipo específico de e-mail. Essa regra tem um período de retenção de 180 dias e remove as mensagens correspondentes (excluídas ou não) nas caixas de correio dos usuários.

O cronograma para remoção e eliminação dependerá do que é feito pelos usuários com essa mensagem.

Situação 1: os usuários deixam a mensagem na caixa de correio

Digamos que a mensagem foi recebida no dia 1º de maio.

O que acontece com essa mensagem:

  • O Vault remove mensagens das caixas de correio dos usuários no dia 181, um dia após a expiração do período de retenção. 
  • O período anterior à eliminação é iniciado. Os administradores do Vault podem pesquisar e exportar essa mensagem por mais 30 dias.
  • A mensagem é eliminada no dia 211 (181 + 30 dias extras), ou seja, 28 de novembro. 

Situação 2: no dia em que a mensagem foi recebida, os usuários a excluem definitivamente

A mensagem é recebida, e alguns usuários a excluem definitivamente em 1º de maio.

O que acontece com essa mensagem:

  • O período anterior à eliminação entra em vigor no dia em que os usuários excluíram de maneira definitiva a mensagem das caixas de correio deles.
  • A eliminação é baseada no período de retenção: 1º de maio (data de envio/recebimento) + período de retenção de 180 dias. A mensagem é eliminada em 28 de outubro.

Situação 3: durante o período da cobertura da retenção, os usuários excluem a mensagem definitivamente

A mensagem é recebida no dia 1º de maio. No dia 40, alguns usuários a excluem de forma definitiva.

O que acontece com essa mensagem:

  • O período anterior à eliminação entra em vigor no dia 40.
  • A eliminação é baseada no período de retenção: 1º de maio (data de envio/recebimento) + período de retenção de 180 dias. A mensagem é eliminada em 28 de outubro.
Observação: se os usuários excluírem a mensagem de maneira definitiva menos de 30 dias antes do fim do período de retenção, o período anterior à eliminação poderá ser estendido além do período de retenção.

Situação 4: durante o período da cobertura da retenção, os usuários movem a mensagem para a lixeira

A mensagem é recebida no dia 1º de maio. No dia 160, alguns usuários a movem para a lixeira. Eles não esvaziam a lixeira. Em outras palavras, eles não excluem a mensagem de forma definitiva.

O que acontece com essa mensagem:

  • No dia 181, a mensagem é removida da lixeira do usuário. Após 30 dias, o comportamento padrão do Gmail é eliminar os e-mails da lixeira. Mas essa mensagem é removida no dia 181 em conformidade com a regra de retenção.
  • O período anterior à eliminação é iniciado.
  • A mensagem é eliminada no dia 211 (181 + 30 dias), 28 de novembro.
Mais exemplos de retenção

Os exemplos a seguir ilustram alguns dos diferentes fatores que afetam por quanto tempo as mensagens são retidas e quando elas são removidas:

Exemplo 1: as mensagens sem marcador não estendem a vida de uma conversa

Quando você aplica um marcador no Gmail, ele é aplicado somente às mensagens que já estão na conversa. As futuras mensagens da conversa não serão marcadas automaticamente. Se uma regra de retenção personalizada baseada em marcadores for aplicada a uma mensagem em uma conversa, ela reterá todas as mensagens da conversa até a data em que a última mensagem marcada for removida da caixa de correio do usuário. As respostas à última mensagem marcada não ampliam o período de retenção da conversa.

A mensagem neste exemplo está retida conforme exibido abaixo:

  • A regra personalizada mantém mensagens marcadas por três anos.
  • Não existe uma regra de retenção padrão.

Ação Descrição
1 Um usuário aplica um marcador em 31 de março de 2013.
2 Todas as mensagens marcadas são removidas em 31 de março de 2016. A resposta sem marcadores não é afetada pela regra de retenção.

Exemplo 2: as conversas são retidas pela regra personalizada com o maior período de cobertura da retenção

Se uma nova resposta a uma conversa marcada estiver sujeita a outra regra de retenção personalizada, a conversa será mantida de acordo com o maior período de retenção. A mensagem neste exemplo está retida conforme exibido abaixo:

  • A regra personalizada mantém mensagens marcadas por três anos.
  • A regra personalizada mantém mensagens enviadas_após: 01-07-2013 por sete anos.
  • Não existe uma regra de retenção padrão.
Ação Descrição
1 Um usuário aplica um marcador em 31 de março de 2013.
2 A última mensagem foi recebida em 31 de julho de 2013.
3 Como a última mensagem foi recebida após 1º de julho de 2013, a conversa é removida sete anos após a última mensagem ser recebida.

Exemplo 3: mensagens protegidas somente pela regra padrão não estendem a vida da conversa

Se uma nova resposta a uma conversa marcada é retida apenas por uma regra padrão e não corresponde a nenhuma regra personalizada, ela não estenderá a vida da conversa. A parte da conversa protegida pela regra personalizada é removida, enquanto as mensagens protegidas pela regra padrão continuam existindo.

A mensagem neste exemplo está retida conforme exibido abaixo:

  • A regra padrão mantém mensagens por cinco anos.
  • A regra personalizada mantém mensagens marcadas por três anos.
Ação Descrição
1 Um usuário aplica um marcador em 31 de março de 2013.
2 As mensagens marcadas serão removidas três anos depois.
3 A mensagem sem marcadores é mantida pela regra padrão por cinco anos.
Os marcadores do Gmail gerados pelo sistema podem afetar a abrangência da retenção

O Gmail usa dois tipos de marcadores para organizar mensagens nas Caixas de entrada dos usuários:

  • Os marcadores visíveis para o usuário aparecem na interface do Gmail. Alguns marcadores comuns aparecem em todas as contas do Gmail, e os usuários podem criar novos marcadores para organizar as mensagens.
  • Os marcadores gerados pelo sistema são usados pelos sistemas de back-end do Gmail para classificar mensagens. Eles não ficam visíveis para os usuários finais.

Os marcadores gerados pelo sistema controlam como as mensagens são apresentadas aos usuários do Gmail. Por exemplo, o Gmail pode aplicar o marcador finance às mensagens enviadas pelo banco de um usuário e o marcador travel às mensagens que incluem reservas de hotéis.

Quando um usuário cria um marcador que corresponde a um marcador gerado pelo sistema, o Gmail remove a ambiguidade e exibe as mensagens corretamente. No entanto, o Vault não distingue os marcadores gerados pelo sistema dos que foram criados pelo usuário quando eles têm o mesmo nome. Criar uma regra de retenção baseada em um marcador gerado pelo sistema pode incluir ou excluir mais mensagens do que você pretendia.

Por exemplo, suponha que uma organização seja obrigada a manter todos os dados relacionados às finanças corporativas por sete anos:

  • Os funcionários são orientados a criar o marcador finance e aplicá-lo às mensagens que incluem informações financeiras corporativas.
  • Alguns funcionários recebem extratos bancários pessoais na conta corporativa. O Gmail aplica o marcador finance gerado pelo sistema a essas mensagens também.

Nesse caso, uma retenção baseada em label:finance incluirá as mensagens com os extratos bancários pessoais dos funcionários.

Recomendamos que você tenha cuidado ao basear regras de retenção nos seguintes marcadores:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Retenção e mensagens no modo confidencial do Gmail

O modo confidencial do Gmail permite que os usuários restrinjam o acesso dos destinatários ao conteúdo de e-mails confidenciais. Esse recurso está disponível para todas as contas pessoais do Gmail e para domínios do G Suite que o ativaram.

Quando um usuário envia uma mensagem confidencial, o Gmail substitui o texto da mensagem e os anexos por um link. Apenas o assunto e o texto que contêm o link são enviados via SMTP. Saiba mais sobre como enviar mensagens no modo confidencial do Gmail.

Mensagens em modo confidencial enviadas pelos usuários no seu domínio

Se sua organização ativar o modo confidencial do Gmail, o Vault poderá guardar, reter, pesquisar e exportar todas as mensagens nesse modo enviadas pelos usuários.

As mensagens confidenciais enviadas após 30 de novembro de 2018 estão visíveis para o Vault nas caixas de correio de todos os remetentes e destinatários internos. As mensagens estão sempre disponíveis para o Vault, mesmo quando o remetente define uma data de validade ou revoga o acesso dos destinatários às mensagens no modo confidencial.

Mensagens no modo confidencial recebidas de fora do seu domínio 

Mesmo que o domínio não permita a ativação do modo confidencial do Gmail, é possível que seus usuários recebam mensagens de outros clientes do G Suite e de contas pessoais do Gmail no modo confidencial.

As mensagens no modo confidencial enviadas por terceiros são propriedade dos remetentes e não ficam visíveis no Vault. Você pode guardar, reter, pesquisar e exportar cabeçalhos e assuntos de mensagens confidenciais externas. No entanto, não é possível pesquisar ou exportar conteúdo ou anexos de mensagens confidenciais externas.

Observação: os administradores do G Suite podem criar uma regra de compliance para impedir que as mensagens recebidas no modo confidencial sejam entregues no seu domínio.

Como reter mensagens no modo confidencial

As mensagens no modo confidencial estão sujeitas às regras de retenção de e-mail como qualquer outra mensagem. Você pode usar label:confidentialmode para aplicar regras de retenção a essas mensagens.

Criar uma regra de retenção personalizada para e-mails e o Hangouts clássico

As regras personalizadas podem ser baseadas em unidades organizacionais, períodos ou termos de pesquisa específicos. As regras personalizadas sempre modificam a regra padrão. Se várias regras de retenção forem aplicáveis a uma mensagem ou um arquivo, ele será retido de acordo com a regra que tiver o período de cobertura da retenção mais longo.

Para criar regras de retenção personalizadas:

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Clique em Criar regra.
  4. Escolha onde aplicar a regra: E-mail.
  5. Escolha uma unidade organizacional na lista suspensa.
  6. Escolha as condições que precisam ser atendidas para que as mensagens sejam cobertas por essa regra:
    • Digite a data de envio das mensagens sujeitas a essa regra. Se você especificar apenas uma data de início, a regra será aplicável a todas as mensagens recebidas depois dessa data. Se você especificar apenas uma data de término, a regra será aplicável a todas as mensagens recebidas antes dessa data.
    • Digite os termos que podem fazer parte das mensagens sujeitas a essa regra. Você também pode usar operadores de pesquisa nesse campo.
      Observação: não utilize caracteres curinga (*) com regras de retenção.
    • As regras de retenção são aplicadas aos rascunhos de mensagens por padrão. Marque a caixa se você quiser que a regra exclua rascunhos.
  7. Escolha por quanto tempo as mensagens serão guardadas:
    • Selecione Indefinidamente para reter os dados que correspondem aos parâmetros da regra de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para descartar as mensagens após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500.
  8. Escolha o que fazer com as mensagens após a duração selecionada:
    • Escolha a primeira opção para eliminar apenas as mensagens que já foram excluídas pelos usuários.
    • Escolha a segunda opção para eliminar todas as mensagens. Isso inclui as mensagens que estão nas Caixas de entrada dos usuários. Também inclui as mensagens que já foram excluídas.
  9. Clique em Visualizar para exibir uma lista de mensagens ou arquivos que serão cobertos por essa regra de retenção. Verifique a lista para confirmar se você definiu a regra corretamente. A regra não deve excluir permanentemente os dados de que os usuários talvez precisem.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção assim que você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  10. Dependendo do tipo de regra que será criada, você precisará:
    • clicar em Salvar para criar uma regra de retenção que mantenha mensagens e arquivos indefinidamente;
    • clicar em "Continuar" para criar uma regra de retenção que exclua mensagens e arquivos. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Salvar para criar a regra.

Observações importantes

  • Aliases de e-mail no campo "Termos": um alias de e-mail é um endereço de e-mail alternativo que direciona para um endereço de e-mail principal. As regras de retenção personalizadas não incluem aliases de e-mail automaticamente. Para incluir aliases de e-mail, adicione-os no campo Termos.
  • Usuários renomeados: as regras de retenção personalizadas não são modificadas automaticamente quando os usuários são renomeados. A regra de retenção continua sendo aplicada apenas aos endereços que estejam explicitamente no campo Termos da regra. Por exemplo, se uma regra se aplicar a mensagens que incluam antes@example.com e esse usuário for renomeado para depois@example.com, a regra de retenção será aplicada apenas às mensagens enviadas para antes@example.com.
  • Modificar uma regra de retenção personalizada: você pode modificar uma regra personalizada, mas deve entender como essa modificação pode afetar os dados retidos. Os dados são retidos de acordo com a modificação mais recente na regra de retenção.

Definir uma regra de retenção padrão para e-mails e o Hangouts clássico

A regra de retenção padrão é aplicável a todos os arquivos e mensagens não cobertos por uma regra personalizada ou uma guarda de documentos.

Se você quiser definir a regra de retenção padrão da sua organização:

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Em Regras de retenção padrão, clique em E-mail.
  4. Marque a caixa Definir uma regra de retenção padrão.
  5. Escolha por quanto tempo as mensagens serão guardadas:
    • Selecione Indefinidamente para reter os dados de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção padrão. Pronto.
    • Para descartar as mensagens após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500.
  6. Escolha o que fazer com as mensagens após o período de retenção expirar:
    • Escolha a primeira opção para eliminar apenas as mensagens que já foram excluídas pelos usuários.
    • Escolha a segunda opção para eliminar todas as mensagens. Isso inclui as mensagens que estão nas Caixas de entrada dos usuários. Também inclui as mensagens que já foram excluídas.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção padrão assim que você envia essa regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  7. Clique em Continuar para criar uma regra de retenção que exclua os dados. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.
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