FAQ à l'intention des administrateurs de Google Groupes

Utiliser des groupes avec Google Workspace

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Présentation

Qui peut créer des groupes ?

Les administrateurs disposant du droit "Groupes" peuvent créer des groupes.

Si vous activez Groups for Business, vous pouvez aussi accorder des autorisations aux utilisateurs pour créer des groupes. Pour en savoir plus : Définir des règles à l'échelle de l'organisation pour l'utilisation des groupes

Où et comment créer un groupe ?

Il existe plusieurs façons de créer des groupes à utiliser dans Google Workspace.

Dans certains cas, la méthode que vous utilisez pour créer un groupe peut en limiter l'utilisation :

  • Les groupes de communication et de collaboration (listes de diffusion, boîtes de réception collaborative) peuvent être créés par n'importe quelle méthode.
  • Les groupes créés par n'importe quelle méthode peuvent aussi servir à appliquer des règles dans Google Cloud.
  • Les groupes de configuration et les groupes dynamiques doivent être créés dans la console d'administration ou à l'aide de l'API.

Le tableau suivant indique comment les différents types de groupes peuvent être créés.

Méthode de création du groupe Liste de diffusion, partage, invitations d'agenda Boîte de réception collaborative ou groupe modéré Groupe de configuration Groupe dynamique Stratégie Google Cloud IAM
Page d'accueil de la console d'administration 
AccueilpuisGroupes
✔*
API Directory ✔*  
API Cloud Identity ✔*  
Google Groupes* ✔*    
Google Cloud Console ✔*    
Synchroniser les groupes à partir de votre serveur LDAP ou Active Directory ✔*  

Vous devez activer Groups for Business.

Puis-je ajouter à des groupes des personnes externes à mon compte Google Workspace ?

Oui. En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter à vos groupes des fournisseurs et des clients externes, ainsi que d'autres personnes, dans la console d'administration Google. D'autres personnes peuvent ajouter des membres externes aux groupes si vous l'autorisez dans les paramètres de partage de Groups for Business.

Les groupes apparaissent-ils sur la page "Contacts" des utilisateurs ?

Oui, mais seulement une fois qu'un utilisateur a envoyé un message au groupe. Les groupes auxquels un utilisateur a envoyé des messages apparaissent sous Tous les contacts.

Pour en savoir plus : Que pouvez-vous faire avec Google Contacts ?

Différence entre les groupes créés dans Google Groupes et la fonctionnalité de groupes de Google Contacts

Groupes et Google Contacts vous permettent l'un comme l'autre d'envoyer facilement des e-mails à des groupes de personnes à l'aide de listes de diffusion. La différence est que vous ne pouvez pas partager les listes de diffusion que vous créez dans Contacts. Celles-ci sont réservées à un usage individuel. Dans Groupes, les groupes possèdent des adresses e-mail qui peuvent être utilisées par tous.

Pour en savoir plus : Que pouvez-vous faire avec Google Contacts ?

Est-il possible de modérer les messages envoyés à un groupe ?

Oui, vous pouvez vérifier les messages avant d'autoriser leur publication dans le groupe.

Pour en savoir plus : Approuver ou bloquer les nouveaux messages

Puis-je transférer les groupes depuis mon système de messagerie actuel ?

Oui, vous pouvez utiliser Google Cloud Directory Sync (GCDS) pour synchroniser des groupes (listes de diffusion) de votre serveur LDAP vers Google Workspace.

Pour en savoir plus : Synchroniser les groupes à partir de votre serveur LDAP ou Active Directory

Existe-t-il une API pour créer et gérer des groupes ?

Oui, vous pouvez utiliser l'API Groups Settings et l'API Directory du SDK Admin Google Workspace pour créer et gérer des groupes.

Pour en savoir plus : Créer et gérer des groupes à l'aide d'API

Groups for Business

Qu'est-ce que Google Groups for Business ?

Groups for Business est un service principal de la console d'administration qui détermine l'utilisation possible des groupes de votre organisation dans l'application Google Groups pour les utilisateurs, sur groups.google.com.

Pour en savoir plus : Avantages de Groups for Business

Dans quelles éditions le service Google Groups for Business est-il disponible ?

Google Groups for Business est disponible pour toutes les éditions de Google Workspace, y compris l'ancienne édition gratuite de G Suite. 

L'ancienne édition gratuite de G Suite ne vous permet pas de :

  • publier des messages dans Groupes ;
  • modérer les messages de groupe ;
  • enregistrer les messages de groupe dans un historique des conversations.
En quoi le service Groups for Business diffère-t-il de la version gratuite de Google Groupes ?

Voici les principales différences de Groups for Business :

  • Options de partage : en tant qu'administrateur, vous pouvez définir des options de partage pour le service Google Groups for Business afin de limiter les options accessibles aux utilisateurs. Vous pouvez par exemple interdire aux utilisateurs d'ajouter en tant que membres des personnes externes à leur organisation, et empêcher celles-ci d'envoyer des e-mails aux groupes.
  • Annuaire Groupes : le service Groups for Business comprend un annuaire des groupes de l'entreprise. Cet annuaire ne répertorie que les groupes associés à votre organisation.
  • API : les API ne sont disponibles que pour les clients Google Workspace.
En quoi le service Groups for Business diffère-t-il de la fonctionnalité de groupes dans Contacts ?

Dans Google Contacts, les groupes sont de simples listes d'adresses e-mail qui permettent aux utilisateurs d'envoyer rapidement à plusieurs personnes des e-mails, des invitations à des réunions, etc. Les groupes créés avec Groups for Business sont aussi des listes d'adresses, mais ils possèdent une adresse e-mail qui leur est propre. Toute personne autorisée peut donc envoyer des messages à cette adresse.

De plus, les adresses de groupe permettent de partager du contenu tel que des documents et des sites Google. Enfin, contrairement aux groupes de contacts, le service Groups for Business offre des fonctionnalités avancées, comme l'enregistrement des messages dans un historique de conversation et des commandes de modération.

En quoi les groupes créés dans la console d'administration diffèrent-ils des groupes créés dans l'application Google Groupes ?

Les groupes créés dans la console d'administration peuvent servir de :

  • listes de diffusion ;
  • boîtes de réception collaboratives* ;
  • groupes de configuration ;
  • groupes dynamiques.

Les groupes créés dans l'application Google Groupes peuvent servir de :

  • listes de diffusion* ;
  • boîtes de réception collaboratives*.

Vous devez activer Groups for Business.

Pour en savoir plus : Découvrez où les administrateurs gèrent les groupes internes.

Des annonces sont-elles diffusées dans Google Groupes ?

Non.

Quelles sont les langues disponibles dans Google Groupes ?

Pour les administrateurs, la console d'administration est actuellement disponible en 18 langues. Elle vous permet d'accéder au service Groups for Business et à la liste "Groupes".

Pour l'ensemble des utilisateurs, l'application Google Groupes (groups.google.com) est à ce jour disponible en 38 langues. Les propriétaires et les gestionnaires de groupe peuvent configurer une langue spécifique pour les textes générés par le système dans les e-mails de groupe.

Pour en savoir plus : Définir la langue des e-mails du groupe

Que se passe-t-il si j'active ou désactive Groups for Business ?
En activant ou en désactivant le service Groups for Business, vous décidez si les utilisateurs peuvent accéder ou non aux groupes internes à votre organisation sur l'application Google Groupes, disponible dans leur lanceur d'applications "" et sur groups.google.com. Une fois activé, le service ajoute également des fonctionnalités telles que les conversations modérées et les boîtes de réception collaboratives.

Pour en savoir plus : Avantages de Groups for Business

Puis-je activer Groups for Business pour certains utilisateurs uniquement ?

Oui. Suivez la procédure dans Activer ou désactiver Groups for Business.

Puis-je utiliser Groups for Business sans activer le service Gmail ?

Oui. Si votre organisation n'utilise pas Gmail et que vos paramètres Groups for Business le permettent, vos utilisateurs peuvent continuer à :

  • envoyer des messages au groupe et en recevoir avec d'autres clients de messagerie tels que Microsoft Outlook ;
  • publier des messages dans l'application Google Groupes ;
  • partager du contenu tels que des vidéos et des éléments Google Docs, Sheets, Slides ou Agenda avec des adresses de groupe.

Toutefois, l'utilisation de Google Groupes avec Gmail offre plusieurs avantages. Vous pouvez par exemple configurer des règles et des filtres dans Groupes pour organiser votre boîte de réception Gmail.

Contrôles

Puis-je contrôler la façon dont les membres de mon organisation utilisent les groupes ?

Oui. En tant qu'administrateur, vous disposez d'un contrôle total sur les groupes de votre organisation. Vous pouvez interdire aux utilisateurs d'ajouter à leurs groupes des personnes externes, de modifier ou supprimer ces groupes, et même d'en créer.

Pour en savoir plus : Options de limitation de l'accès et de l'activité du groupe

Puis-je forcer un membre à adhérer à un groupe ?

Vous pouvez déterminer si les utilisateurs sont autorisés à s'inscrire à un groupe donné. En revanche, vous ne pouvez pas les empêcher de quitter le groupe, sauf si vous ajoutez tous les employés de votre organisation à un groupe en tant que membre unique.

Pour en savoir plus : Ajouter tous les utilisateurs de votre organisation à un groupe

Pour vous assurer que les utilisateurs restent membres d'un groupe spécifique (un groupe réunissant tous les employés, par exemple), gérez vos groupes sur un serveur LDAP et synchronisez régulièrement ces groupes à l'aide de Google Workspace.

Pour en savoir plus : Synchroniser les groupes à partir de votre serveur LDAP ou Active Directory

Les messages postés par les administrateurs sont-ils modérés ?

Non. Les messages envoyés par un administrateur à un groupe modéré ne sont pas modérés, que l'administrateur soit ou non membre du groupe en question. Cette règle s'applique également aux groupes modérés créés par d'autres administrateurs.

Les seules exceptions sont les messages marqués comme spam, qui ne sont pas envoyés par le système.

Que se passe-t-il si le propriétaire d'un groupe quitte l'entreprise ?

Le groupe continue de fonctionner normalement. En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer le groupe vous-même ou en transférer la propriété à un autre utilisateur.

Pour en savoir plus : Attribuer des rôles aux membres d'un groupe

Domaines multiples

Puis-je créer une adresse de groupe dans n'importe lequel des domaines de mon organisation ?

Oui. Si votre compte Google Workspace comporte plusieurs domaines, vous pouvez choisir le domaine à utiliser pour l'adresse e-mail du groupe au moment de sa création.

Pour en savoir plus : Ajouter plusieurs domaines ou alias de domaine

Un groupe peut-il comporter des membres provenant de plusieurs domaines ?

Oui. Si votre compte Google Workspace comporte plusieurs domaines, vous pouvez combiner les membres de différents domaines dans un seul et même groupe.

Pour en savoir plus : Ajouter plusieurs domaines ou alias de domaine

Les utilisateurs de tous mes domaines peuvent-ils utiliser Google Groupes ?

Oui, si votre compte Google Workspace comporte plusieurs domaines et que vous activez Groups for Business, les utilisateurs de tous vos domaines peuvent utiliser l'application Google Groupes.

Pour en savoir plus : Ajouter plusieurs domaines ou alias de domaine

Limites

Des limites s'appliquent-elles aux adhésions ou aux messages envoyés aux groupes ?

Oui. Pour lutter contre le spam et les messages abusifs, Google impose des limites telles qu'un nombre maximum de :

  • groupes par propriétaire ;
  • messages envoyés à un groupe pendant une courte période ;
  • messages envoyés simultanément à des membres de groupe externes.

Pour en savoir plus : Comprendre les règles et les limites applicables aux groupes

Le nombre de groupes qu'un utilisateur peut créer est-il limité ?

Vous pouvez créer jusqu'à 500 groupes dynamiques par client. Cette limite peut être augmentée au cas par cas. Contactez l'assistance Google Workspace pour en demander l'augmentation selon votre cas d'utilisation spécifique.

Il n'existe pas de limite pour les autres types de groupes, mais un utilisateur peut être propriétaire de 1 000 groupes au maximum. Lorsqu'un utilisateur crée un groupe, il en devient automatiquement propriétaire. Cependant, il peut à tout moment renoncer à ce statut en modifiant les paramètres du groupe. Chaque utilisateur peut donc créer un nombre indéfini de groupes.

Pour en savoir plus : Comprendre les règles et les limites applicables aux groupes

Combien de membres un même groupe peut-il contenir ?

Dans les éditions de Google Workspace, le nombre de membres dans un groupe n'est pas limité.

La taille des messages envoyés à un groupe est-elle limitée ?

Oui. Les messages envoyés à un groupe ne peuvent pas excéder 25 Mo, pièces jointes comprises (la limite standard de Gmail).

Puis-je envoyer tout type de message à un groupe ?

Vous ne pouvez pas envoyer ni transférer de rapport d'échec de distribution (ou message d'erreur automatique) à un groupe, ni de messages y ressemblant.

Le contrat de niveau de service s'applique-t-il également à Google Groupes ?

Oui. Le Contrat de niveau de service Google Workspace s'applique au composant Groupes de votre service Google Workspace.

Sécurité

Quel est le niveau de sécurité associé aux groupes gérés par des utilisateurs ?

Avec Groups for Business, vous et vos utilisateurs pouvez restreindre l'accès à une activité dans les groupes gérés par des utilisateurs. Par exemple, les administrateurs peuvent interdire aux utilisateurs d'ajouter à leurs groupes des utilisateurs externes, et modifier ou supprimer les groupes créés par les utilisateurs.

Pour en savoir plus : Options de limitation de l'accès et de l'activité du groupe

Les archives de discussions des groupes sont-elles accessibles au monde extérieur ?

Avec Groups for Business, vous pouvez définir des options de partage pour empêcher les personnes externes d'accéder aux groupes de votre organisation, y compris leurs historiques de conversation. Si vous autorisez un tel accès, les propriétaires et les gestionnaires de groupes pourront faire en sorte que les historiques de conversation de leurs groupes ne soient pas accessibles en externe.

Pour en savoir plus : Définir des règles à l'échelle de l'organisation pour l'utilisation de groupes

Vais-je recevoir davantage de spams si j'utilise des groupes ?

Vous avez la possibilité d'autoriser les personnes situées en dehors de votre organisation à envoyer des messages à des groupes. Si un expéditeur malveillant obtient l'adresse d'un groupe, il est possible que les membres de ce groupe reçoivent davantage de spams. Nous vous recommandons de bien examiner les options disponibles lors de la configuration de vos groupes.

Pour améliorer le filtrage antispam d'un groupe particulier, vous pouvez modifier les paramètres de gestion des messages indésirables du groupe. Pour en savoir plus : Modifier les paramètres d'un groupe

Si j'invite un groupe à une réunion, puis-je voir tous les membres du groupe sur l'invitation ?

Lorsque vous invitez un groupe à une réunion, ses différents membres n'apparaissent sur l'invitation de votre agenda que si vous disposez des autorisations d'accès appropriées pour ce groupe. Cette restriction permet de respecter les paramètres de confidentialité des groupes et s'applique aux utilisateurs comme aux administrateurs.

Pour en savoir plus : Inviter des groupes à des événements d'agenda

Conservation des groupes et des messages

Quelle est la durée de conservation des e-mails dans l'historique de conversation d'un groupe ?

Il n'existe pas de délai d'expiration pour l'historique des conversations d'un groupe. Les messages sont donc conservés jusqu'à la suppression du groupe.

En cas de configuration d'une durée de conservation des messages, les messages du groupe sont-ils à l'issue de cette période ?

Non. Cette fonctionnalité n'a aucune incidence sur les messages figurant dans l'historique de conversation d'un groupe. Les messages sont donc conservés dans l'historique jusqu'à la suppression du groupe.

Que deviennent mes groupes si je désactive Groups for Business ?

Si vous désactivez Groups for Business, tous les groupes que vous ou vos utilisateurs avez créés resteront actifs, mais ils ne disposeront plus des fonctionnalités avancées proposées par le service Groups for Business. Si vous réactivez ce service, tous les paramètres des groupes seront restaurés.

Pour en savoir plus : Activer ou désactiver Groups for Business

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