Sí. Como administrador, puedes añadir proveedores, clientes y otros usuarios externos a tus grupos. Puedes hacerlo desde la consola de administración de Google. Otros usuarios pueden añadir miembros externos a grupos si lo permites en las opciones para compartir de Grupos para empresas.
Sí, pero solo después de que el usuario haya enviado un mensaje al grupo. Los grupos a los que ha enviado mensajes aparecen en la sección Todos los contactos.
Tanto con Grupos como con Contactos de Google, puedes enviar fácilmente correos a grupos de personas mediante listas de distribución. La diferencia es que no puedes compartir las listas de distribución que creas en Contactos. Estas últimas solo puedes usarlas tú. En cambio, los grupos tienen direcciones de correo que todo el mundo puede utilizar.
Grupos para empresas es un servicio principal de la consola de administración que controla cómo se pueden utilizar los grupos de tu organización en la aplicación Grupos de Google de los usuarios (en groups.google.com).
Estas son las principales diferencias de Grupos para empresas:
Opciones para compartir: como administrador, puedes elegir las opciones para compartir del servicio Grupos de Google para empresas y limitar así lo que pueden hacer los usuarios. Por ejemplo, puedes impedir que añadan miembros ajenos a su dominio o evitar que personas externas envíen correos electrónicos a los grupos.
Directorio de Grupos: el servicio Grupos de Google para empresas incluye un directorio de grupos de la empresa, en el que solo se incluyen los grupos de tu dominio.
APIs: las API solo están disponibles para clientes de Google Workspace.
Los grupos de contactos disponibles en Contactos de Google son listas de direcciones de correo electrónico que permiten a los usuarios introducir rápidamente varias direcciones a la vez en sus mensajes de correo, invitaciones a reuniones, etc. Los grupos que los usuarios crean mediante el servicio Grupos para empresas también son listas de direcciones de correo, pero disponen además de su propia dirección de correo, a la que pueden enviar mensajes todos los que tengan permiso.
Asimismo, los usuarios pueden compartir contenido (por ejemplo, documentos y sitios web de Google) con las direcciones del grupo. Y, a diferencia de los grupos de contactos, el servicio Grupos para empresas incluye funciones avanzadas, como el guardado de mensajes en un historial de conversaciones y los controles de moderación.
Para los administradores, la consola de administración, desde la que se accede al servicio Grupos para empresas y a la lista de grupos, está actualmente disponible en 18 idiomas.
Para todos los usuarios, la aplicación Grupos de Google (groups.google.com) se puede mostrar en estos momentos en 38 idiomas. Los propietarios y los administradores de los grupos pueden definir un idioma específico para el texto generado por el sistema que se incluye en los mensajes de correo del grupo.
Si activas el servicio Grupos para empresas, los usuarios podrán acceder a los grupos internos de tu organización en su aplicación Grupos de Google, disponible en el menú de aplicaciones y en groups.google.com. Además, también se añaden otras funciones, como las conversaciones moderadas y las Bandejas de entrada colaborativas.
Sí. Aunque no utilices Gmail en tu organización, si la configuración de Grupos para empresas lo permite, tus usuarios pueden hacer lo siguiente:
Enviar y recibir mensajes a grupos mediante otros clientes de correo electrónico, como Microsoft Outlook.
Publicar mensajes en la aplicación Grupos de Google.
Compartir contenido con las direcciones de grupos; por ejemplo, de productos como Documentos de Google, Hojas de cálculo, Presentaciones, Calendar y vídeos.
Sin embargo, utilizar Grupos con Gmail tiene varias ventajas. Por ejemplo, puedes configurar reglas y filtros en Grupos para gestionar mejor tu bandeja de entrada de Gmail.
Sí. Como administrador, tienes el control total sobre los grupos de tu organización. Puedes evitar que los usuarios añadan a miembros externos a sus grupos, editar o eliminar grupos de usuarios e incluso impedir que los usuarios creen sus propios grupos.
Puedes autorizar a los usuarios a añadirse a un grupo específico. Sin embargo, no puedes impedir que los usuarios se eliminen a sí mismos de los grupos, a menos que añadas todos los empleados de tu organización a un grupo como un solo miembro.
Para asegurarte de que los usuarios sigan siendo miembros de grupos específicos (por ejemplo, un grupo con "todos los empleados"), puedes mantener los grupos en un servidor LDAP y sincronizar periódicamente esos grupos con Google Workspace.
No, los mensajes que envían los administradores a los grupos moderados no se moderan, independientemente de si el administrador es miembro del grupo o no. Esta política también se aplica a los grupos moderados creados por otros administradores.
Las únicas excepciones son los mensajes marcados como spam. El sistema no envía estos mensajes.
Sí, si tu cuenta de Google Workspace tiene varios dominios y activas Grupos para empresas, los usuarios de todos tus dominios pueden usar la aplicación Grupos de Google.
Sí. Para evitar el spam y el uso inadecuado del correo electrónico, Google impone limitaciones sobre ciertos elementos, por ejemplo el número máximo de lo siguiente:
Grupos por propietario
Mensajes enviados a un grupo en un periodo breve
Mensajes enviados a la vez a miembros externos de grupos
Puedes crear hasta 500 grupos dinámicos por cliente. Este límite se puede aumentar en determinados casos. Ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace para explicar tu situación y solicitar un aumento.
No hay ningún límite en otros tipos de grupos, pero un usuario no puede ser propietario de más de 1000 grupos. Si un usuario crea un grupo, se convierte automáticamente en su propietario. Sin embargo, como en cualquier momento puede modificar los grupos para dejar de serlo, cada usuario puede crear una cantidad ilimitada de grupos.
No puedes enviar ni reenviar a un grupo mensajes de entrega fallida (NDR), también denominados "mensajes devueltos". Tampoco puedes enviar mensajes que se parezcan a estos.
Con Grupos para empresas, los usuarios y tú podéis restringir el acceso y la actividad en grupos administrados por usuarios. Por ejemplo, como administrador, puedes editar o eliminar cualquier grupo creado por usuarios, así como impedir que estos añadan usuarios externos a sus grupos.
Con Grupos para empresas, puedes configurar las opciones de uso compartido para impedir que personas ajenas a tu organización accedan a cualquiera de los grupos de tu organización, incluidos los historiales de conversaciones. Aunque permitas el acceso externo, los propietarios y administradores de grupos pueden impedir el acceso externo a los historiales de conversación de sus grupos.
Tienes la opción de permitir que los usuarios ajenos a la organización envíen mensajes a un grupo. Si un remitente malintencionado conoce la dirección del grupo, puede que los miembros de ese grupo reciban más spam. Por este motivo, es muy importante sopesar detenidamente las opciones que se eligen al crear un grupo.
Para mejorar el filtrado de spam para un grupo específico, puedes cambiar la configuración de la gestión de mensajes de spam del grupo. Más información: Actualizar la configuración de un grupo
Si invitas a un grupo a una reunión, en la invitación de tu calendario solo se mostrarán todos sus miembros si tienes los permisos de acceso al grupo adecuados. Esta restricción garantiza la configuración de privacidad del grupo y se aplica tanto a los usuarios como a los administradores.
No, la función de conservación de correo no afecta a los mensajes del historial de conversaciones de los grupos. Los mensajes permanecen en el historial hasta que se elimina el grupo.
Si inhabilitas Grupos para empresas, todos los grupos que hayáis creado tus usuarios o tú seguirán activos, pero no incluirán ninguna de las funciones avanzadas disponibles con el servicio Grupos para empresas. Si vuelves a habilitar Grupos para empresas, se restaurarán todos los ajustes de los grupos.
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