Preguntas frecuentes de los administradores de Grupos de Google

A continuación, puedes ver algunas preguntas frecuentes sobre la gestión de Grupos de Google para un equipo de usuarios de G Suite.

Información general

¿Quién puede crear grupos?

Como administrador, puedes crear grupos para toda la organización mediante el servicio de Grupos de Google en la consola de administración. Con Grupos para empresas, también puedes permitir que los usuarios creen grupos.

¿Puedo añadir a un grupo a miembros que no pertenezcan a mi cuenta de G Suite?

Sí, puedes añadir a proveedores externos, clientes y otros usuarios a un grupo.

¿Aparecen los grupos en la página Contactos de un usuario?

Los grupos aparecen en la sección Todos los contactos de un usuario una vez que haya enviado un mensaje al grupo.

¿En qué se diferencia Grupos de Google de la función de grupos de Contactos?

Los grupos de Contactos de Google son listas de distribución que los usuarios crean para su uso personal, pero que no están disponibles para otras personas de la organización. Sin embargo, los grupos de Grupos de Google sí se pueden poner a disposición de otras personas.

¿Pueden moderarse los mensajes que recibe un grupo?

Sí, pero solo si utilizas Grupos de Google para empresas.

¿Puedo migrar los grupos de mi sistema de correo anterior?

Sí, puedes utilizar Google Cloud Directory Sync para migrar los grupos (listas de distribución) que tengas en tu servidor LDAP a G Suite. Más información

¿Hay una API para crear grupos?

Sí, puedes utilizar la API de Directory para crear grupos. Más información

Grupos de Google para empresas

¿Qué es Grupos de Google para empresas?

Grupos de Google para empresas es un servicio disponible con G Suite que proporciona funciones adicionales para gestionar la suscripción a grupos, crear grupos de debate y mejorar las comunicaciones de grupo. Para obtener información detallada, consulta el artículo Administrar grupos en G Suite.

¿Puedo utilizar Grupos de Google para empresas con la edición gratuita (antigua) de G Suite? ¿En qué se diferencia Grupos para empresas de los grupos de la consola de administración?

Con Grupos para empresas, los usuarios pueden crear y gestionar grupos de toda la organización. Además, permite crear bandejas de entrada colaborativas, foros web y foros de preguntas y respuestas. Para obtener información detallada, consulta el artículo Administrar grupos en G Suite.

¿Se mostrarán anuncios en el servicio Grupos de Google para empresas?

No.

¿En qué idiomas está disponible Grupos de Google para empresas?

La interfaz de usuario de Grupos de Google para empresas está disponible en 42 idiomas. Los propietarios y los administradores de los grupos pueden configurar el idioma en el que aparecen los mensajes de correo electrónico automáticos de un grupo.

Los administradores pueden configurar el idioma de las opciones de Grupos de Google para empresas de la consola de administración en varios idiomas. Consulta más información sobre cómo configurar el idioma de la consola de administración.

¿Qué ocurre con los grupos de la consola de administración si activo Grupos de Google para empresas?

Si creaste grupos mediante el control Grupos de la consola de administración y, más tarde, activaste Grupos de Google para empresas, todos tus grupos se migrarán al servicio nuevo y se mantendrán en la página Grupos de tu consola de administración. Los grupos conservarán todos sus miembros, funciones y la configuración de acceso equivalente, y los usuarios podrán seguir enviando correo electrónico a esos grupos.

¿Puedo activar Grupos de Google para empresas solo para determinados usuarios?

Sí, pero primero debes distribuir a los usuarios en diferentes unidades organizativas en la consola de administración. A continuación, activa el servicio Grupos de Google para empresas solo para esas organizaciones.

¿Puedo utilizar Grupos de Google para empresas sin activar el servicio Gmail?

Sí; si activas Grupos de Google para empresas en un dominio que no utiliza Gmail, tus usuarios podrán usar Grupos de Google para realizar estas tareas:

  • Publicar mensajes en archivos de debate del grupo.
  • Compartir contenido (documentos, sitios web, vídeos y calendarios de Google) con direcciones de grupos.

En este caso, por supuesto, los mensajes de correo electrónico enviados a los grupos no se entregarán.

Controles

¿Puedo controlar la forma en que los usuarios utilizan Google Groups for Business?

Sí. Como administrador de G Suite, puedes activar Grupos para empresas o inhabilitarlo; aunque lo tengas activado, seguirás teniendo control total sobre los grupos de tu organización. También puedes evitar que los usuarios añadan a miembros externos a sus grupos, editar o eliminar grupos de usuarios e incluso impedir que los usuarios creen sus propios grupos.

¿Puedo obligar a un usuario a ser miembro de un grupo?

Puedes autorizar a los usuarios a añadirse a un grupo específico. Sin embargo, no puedes impedir que se vayan de un grupo. Para asegurarte de que un usuario siga siendo miembro de un grupo concreto (por ejemplo, de un grupo con "todos los empleados"), mantén los grupos en un servidor LDAP y usa Google Cloud Directory Sync para sincronizar periódicamente esos grupos con G Suite.

¿Se moderan los mensajes que publican los administradores?

No, los mensajes que envían los administradores a los grupos moderados no se moderan, independientemente de si el administrador es miembro del grupo o no. Esta excepción también se aplica a los grupos moderados creados por otros administradores.

¿Qué ocurre si el propietario de un grupo abandona la empresa?

El grupo continúa funcionando con normalidad. Como administrador, puedes gestionar el grupo o ceder su propiedad a otro usuario.

Varios dominios

¿Puedo crear una dirección de grupo en cualquiera de los dominios de mi organización?

Sí. Si tu cuenta de G Suite tiene varios dominios, al crear un grupo puedes elegir a qué dominio pertenecerá la dirección de correo electrónico del grupo.

¿Un grupo puede tener miembros de varios dominios diferentes?

Sí. Si tu cuenta de G Suite tiene varios dominios, puedes combinar miembros de diferentes dominios en un mismo grupo.

¿Pueden los usuarios de cualquiera de mis dominios utilizar Grupos para empresas?

Sí, si tu cuenta de G Suite tiene varios dominios, los usuarios de cualquiera de esos dominios pueden usar Grupos de Google para empresas.

Límites

¿Existen limitaciones en el número de miembros que se pueden añadir a los grupos o de mensajes que se pueden enviar?

Sí. Para evitar el spam y el uso inadecuado del correo electrónico, Google impone limitaciones sobre ciertos elementos, por ejemplo:

  • Número de grupos por propietario
  • Número de mensajes enviados a un grupo en un periodo de tiempo corto
  • Número de mensajes enviados a la vez a miembros de grupos externos
  • Envío de mensajes a grupos de gran tamaño
  • Tamaño de los mensajes enviados a un grupo
  • Otros elementos

Para ver todas las limitaciones, consulta el artículo Políticas y límites de los grupos.

¿Está limitado el número de grupos que un usuario puede crear?

No hay ningún límite, pero un usuario no puede ser propietario de más de 1000 grupos. Cuando un usuario crea un grupo, se convierte automáticamente en su propietario. Sin embargo, como en cualquier momento puede modificar los grupos para dejar de serlo, cada usuario puede crear una cantidad ilimitada de grupos.

¿Cuántos miembros puede tener un grupo como máximo?

Los grupos de las ediciones de G Suite pueden tener un número ilimitado de miembros. 

¿Existen limitaciones en el tamaño de los mensajes que se envían a un grupo?

Sí. Al igual que en el límite habitual de Gmail, el tamaño máximo de los mensajes que se envían a un grupo es de 25 MB, archivos adjuntos incluidos.

¿Hay algún tipo de mensajes que no se pueda enviar a un grupo?

No puedes enviar ni reenviar a un grupo mensajes de entrega fallida (NDR), también denominados "mensajes de rebote". Tampoco puedes enviar mensajes que se parezcan a estos.

¿El acuerdo de nivel de servicio de G Suite afecta a Grupos de Google?

Sí, el acuerdo de nivel de servicio de G Suite afecta al componente Grupos de Google del servicio.

Seguridad

¿Qué nivel de seguridad ofrecen los grupos administrados por usuarios?

Con Grupos de Google para empresas, tanto tú como tus usuarios podéis establecer el nivel de seguridad adecuado para los grupos administrados por usuarios. Por ejemplo, como administrador, puedes editar o eliminar cualquier grupo creado por usuarios, así como impedir que estos añadan direcciones externas a sus grupos.

¿Pueden las personas ajenas a la organización acceder a los archivos de debate de los grupos?

Con Grupos de Google para empresas puedes configurar las opciones para compartir si quieres impedir que personas ajenas a la organización accedan a los archivos de grupos de tu dominio. Aunque permitas el acceso externo a los archivos, los propietarios y administradores de grupos todavía pueden impedir el acceso externo a los archivos específicos de sus grupos.

Si utilizo grupos, ¿recibiré más spam?

Tienes la opción de permitir que los usuarios ajenos al dominio envíen mensajes a un grupo. Si un remitente malintencionado conoce la dirección del grupo, puede que los miembros de ese grupo reciban más spam. Por este motivo, es muy importante sopesar detenidamente las opciones que se eligen al crear un grupo.

Para mejorar el filtrado de spam de un grupo específico, puedes cambiar su configuración de moderación de spam.

Si invito a un grupo a una reunión, ¿podré ver en la invitación cuáles son sus miembros?

Si invitas a un grupo a una reunión, en la invitación de tu calendario solo se mostrarán todos sus miembros si tienes los permisos de acceso al grupo adecuados. Esta restricción garantiza la configuración de privacidad del grupo y se aplica tanto a los usuarios como a los administradores.

Retención de grupos y de mensajes

¿Durante cuánto tiempo se conservan los mensajes de correo electrónico en los archivos de debate de grupo?

El archivo de un grupo no caduca nunca, por lo que los mensajes se conservan hasta que se elimine el grupo.

Si se configura un periodo de retención del correo electrónico, ¿se eliminarán los mensajes del grupo cuando haya transcurrido ese tiempo?

No. La función de retención de correo electrónico no afecta a los mensajes que se encuentran en el archivo de un grupo. Los mensajes se conservan en el archivo hasta que se elimine el grupo.

¿Qué sucede con mis grupos si inhabilito Grupos de Google para empresas?

Si inhabilitas Grupos de Google para empresas, todos los grupos que hayáis creado tus usuarios o tú seguirán activos, pero no incluirán ninguna de las funciones avanzadas disponibles con el servicio Grupos de Google para empresas. Si vuelves a habilitar Grupos de Google para empresas, se restaurarán todos los ajustes de los grupos.

¿Qué sucederá con mis grupos si vuelvo a la edición gratuita (antigua)?

Si vuelves a la edición gratuita (antigua), todos tus grupos seguirán activos. No obstante, si el número de grupos y de miembros excede los límites definidos en G Suite, no podrás añadir más miembros ni grupos hasta que reduzcas su número por debajo de ese límite. Asimismo, si el servicio Grupos de Google para empresas está activado antes de que cambies a la versión anterior, los grupos no dispondrán de las funciones avanzadas que se ofrecen con ese servicio.

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