以下是開始使用 Google Workspace 第一天建議的工作檢查清單
下列操作說明的適用對象為電腦版使用者。
設定 Chrome 瀏覽器
您必須使用網路瀏覽器 (而不是電腦版應用程式) 存取 Google Workspace 電子郵件和日曆。
必須採取這種做法的原因
網路瀏覽器會自動安全地將您的工作內容儲存到網路上。只要處於登入狀態，即可在任何裝置和瀏覽器上查看您所做的更新。
另外，如果您使用的是 Chrome 瀏覽器，還可以存取更進階的 Gmail 與 Google 日曆功能。
使用這份檢查清單前
- 打開瀏覽器，然後前往 G Suite 使用者中心。
- 輸入您的 G Suite 電子郵件地址 (例如 <您的名稱>@example.com) 和密碼。
您可以將自己的書籤、瀏覽記錄和已儲存的密碼，從任何瀏覽器遷移至 Chrome 瀏覽器。
匯入書籤
- 在電腦上開啟 Chrome。
- 依序選取右上方的「更多」圖示
「書籤和清單」
- 選取「選擇檔案」。
- 選擇要匯入的檔案後，然後依序選取「開啟」
「書籤和清單」您可以設定啟動 Chrome 瀏覽器時要顯示哪個網頁 (或哪些網頁)，這就是所謂的起始網頁。您有 3 種選擇：
選項 1：在新分頁中啟動 Chrome 瀏覽器
您可以設定 Chrome，在每次啟動 Chrome 時開啟新分頁。
- 在電腦上開啟 Chrome。
- 依序點選右上方的「更多」圖示
「設定」。
- 依序選取左側的「起始畫面」
選項 2：繼續瀏覽上次開啟的網頁
或者，您可以讓 Chrome 重新開啟上次關閉時正在瀏覽的頁面。
- 在電腦上開啟 Chrome。
- 依序點選右上方的「更多」圖示
- 依序選取左側的「起始畫面」
系統會儲存您的 Cookie 和資料，這樣一來，您先前登入的網站 (例如 Gmail) 就會重新開啟。如果不想自動登入這些網頁，請按照下列步驟操作：
- 在電腦上開啟 Chrome 瀏覽器。
- 依序按一下右上方的「更多」圖示
「設定」。
- 按一下彈出式視窗底部的 [進階]。
- 按一下「隱私權和安全性」部分的 [網站設定]。
- 按一下 [Cookie]。
- 開啟「將本機資料保留到你關閉瀏覽器為止」。
方法 3：開啟一或多個特定網頁
或者，您可以讓 Chrome 開啟一組您指定的網頁：
- 在電腦上開啟 Chrome。
- 依序點選右上方的「更多」圖示
- 在「起始畫面」底下，選取「開啟某個特定網頁或一組網頁」。
- 你可以採取：
- 選取「新增網頁」。
- 輸入網址。
- 選取「新增」。
- 選取「使用目前的網頁」。
- 選取「新增網頁」。
提示：如要更新頁面，請依序選取右側的「更多」圖示 
- 在電腦上開啟 Chrome。
- 按一下右上方的「設定檔」圖示
。
- 按一下 [新增]。
- 如果選擇與 Google 帳戶保持同步，系統就會自動將你的設定檔名稱設為帳戶名稱。
-
選擇名稱、相片和色彩配置。
。如果你決定為這個新設定檔的 Google 帳戶開啟 Chrome 同步功能，系統會自動同步書籤、歷史記錄、密碼和其他設定。
提示：如果您不確定目前使用的是哪個帳戶，請點選您的名稱，查看最上面的是哪位使用者的個人資料。
- 在 Chrome 瀏覽器中，前往您會再次造訪的網站。舉例來說：
- mail.google.com Gmail 網站
- calendar.google.com Google 日曆網站
- 按一下網址列右側的「星號」圖示
。
- 選擇下列任一選項：
- 如要退出，請按一下「關閉」圖示
。
- 如要重新命名書籤，或是將書籤放入其他資料夾，請執行相應操作，然後點選 [完成]。
- 如要退出，請按一下「關閉」圖示
- 前往桌面並按一下滑鼠右鍵。
- 依序選擇 [新增]
- 在位置欄位中輸入網址，例如：
- Gmail 為 https://mail.google.com
- Google 日曆為 https://calendar.google.com
- (選用) 為捷徑命名。
想進一步瞭解 Chrome 瀏覽器的基本知識嗎？ 開始使用 Chrome 瀏覽器
設定 Gmail 收件匣
- 開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
- 在「一般設定」分頁中，捲動至「簽名」，然後點選 [建立新標籤]。
- 為您的簽名命名，然後按一下 [建立]。
這個名稱指的是簽名範本的名稱，不是您的實際簽名。 - 在右側的文字方塊中輸入您的簽名文字。
- 您可以使用格式工具列為簽名加上文字顏色、連結和圖片。
- 按一下底部的 [儲存變更]。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
- 將「取消傳送」旁的「取消傳送期限」設為 5、10、20 或 30 秒。
- 按一下底部的「儲存變更」。
您可以將 Chat 新增到 Gmail 收件匣，直接透過 Gmail 使用 Chat 的所有功能，即可透過同一平台與他人協作並保持聯繫。
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
- 按一下頂端的 [即時通訊和視訊會議]。
- 在「Chat」旁邊，選取 [Google Chat] 或 [關閉] 即可在 Gmail 中開啟或關閉 Chat。
- 按一下 [儲存變更]。
您也可以將即時通訊通知設為靜音，即可不受打擾地處理工作。
您可以在接收新電子郵件或將郵件標示為重要時收到通知。
- 依序按一下右上角的設定圖示
- 向下捲動至「桌面通知」部分。
- 按一下 [按這裡即可啟用<貴機構>桌面通知功能]。
- 選取 [開啟新郵件通知] 或 [開啟重要郵件通知]。
- 按一下網頁底部的 [儲存變更]。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 在左側向下捲動，然後按一下「更多」。
- 按一下「建立新標籤」。
- 輸入標籤名稱。
- 按一下「建立」。
瞭解詳情：以標籤取代資料夾功能
- 開啟 Gmail。
- 在頂端的搜尋框中，按一下「顯示搜尋選項」圖示
。
- 輸入搜尋條件。如要檢查搜尋功能是否正常運作，請按一下「搜尋」，看看系統顯示哪些電子郵件。
- 在搜尋視窗底部，按一下「建立篩選器」。
- 指定要讓篩選器執行的操作。
- 按一下 [建立篩選器]。
。注意：如果你建立的是轉寄郵件篩選器，則只有新郵件會套用這項設定。此外，如果有人回覆你所篩選的郵件，該回覆必須符合相同的搜尋條件，才會顯示在篩選結果中。
提示：請嘗試使用公司或學校適用的 Gmail 篩選器。
要從 Microsoft Outlook 改用 Gmail 嗎？瞭解 Gmail 與眾不同之處
快速熟悉 Gmail 服務
提示：如要使用鍵盤快速鍵開啟「撰寫」視窗，請輸入「c」。。
- 按一下左側的 [撰寫]。
- (選用) 使用右上角的按鈕調整視窗大小：
- 全螢幕
- 退出全螢幕
- 在新視窗中開啟：Shift +
- 新增主旨和收件者 (收件者、副本或密件副本)。
瞭解詳情：開始傳送郵件
- 在電腦中開啟 Gmail。
- 開啟要封存的郵件。
- 按一下頂端的「封存」圖示
。
提示：
- 如要封存多封郵件，請依序點選個別郵件旁的方塊
- 如要使用鍵盤快速鍵封存郵件，請按下 E 鍵。進一步瞭解鍵盤快速鍵。
透過 Gmail 收到檔案時，可以將檔案下載到電腦上，或是將檔案副本儲存至 Google 雲端硬碟。
將附件下載到電腦
- 在電腦上前往 Gmail。
- 開啟要檢查的郵件。
- 將游標懸停在郵件底部的附件上。
- 點按「下載」圖示
。
提示：
- 如果是使用 Google Chrome，請參閱這篇文章，瞭解如何透過 Chrome 下載檔案。
- 瀏覽器會將附件儲存至下載資料夾。如要尋找下載內容，請查看瀏覽器的設定。
- 你也可以將相片和附件拖曳到桌面，前提是電腦必須支援這項功能。
如何將 Gmail 附件儲存到雲端硬碟
重要事項：某些附件無法新增至 Google 雲端硬碟。瞭解可存放在 Google 雲端硬碟的檔案。
- 在電腦上前往 Gmail。
- 開啟要檢查的郵件。
- 將游標懸停在郵件底部的附件上。
- 點按「新增至雲端硬碟」圖示
。
瞭解詳情：使用附件的訣竅
在收件匣頂端，您可以使用出現在郵件任何部分 (主旨、內文或寄件者名稱) 的一或多個關鍵字進行搜尋。
如果想使用更精確的條件進行搜尋，請點選「顯示搜尋選項」圖示 ，即可使用進階搜尋功能。
搜尋範例：
- 寄件者：範例：From:(sam@company.com)
- 日期範圍：範例：after:2019/3/29 before:2019/4/5
- 關鍵字：範例：Company confidential
- 郵件屬性，例如附件：範例：has:attachment
為電子郵件加上星號
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 在收件匣中，按一下郵件左側的星號圖示
。如果你已開啟郵件，請依序按一下 [更多]
- 如果你設定的星號不只一種，只要持續點按星號圖示，即可選用你想要的星號。
。如果你已開啟郵件，請依序按一下 [更多] 查看已加星號的郵件
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 按一下頁面左側的 [已加星號] (你可能要先按一下 [更多])。
提示：你也可以在 Gmail 中使用搜尋運算子，找出已加星號的郵件。
- 如要尋找所有已加星號的郵件，請輸入
is:starred。 - 如要尋找加上特定星號的郵件，請輸入
has:，並在後面加上星號的名稱。這些名稱是根據目前使用中的星號選項所產生：has:yellow-starhas:orange-starhas:red-starhas:purple-starhas:blue-starhas:green-starhas:red-banghas:orange-guillemethas:yellow-banghas:green-checkhas:blue-infohas:purple-question
使用重要郵件標記
您也可以按一下郵件的重要郵件標記，自行將該郵件標示為重要。
如果 Gmail 判斷某封電子郵件為重要郵件，就會在郵件旁邊顯示黃色的重要郵件標記 。如果是未標示為重要的電子郵件，這個標記就不會填滿顏色。
如要查看所有標示為重要的電子郵件，請在 Gmail 中搜尋「is:important」。
想瞭解更多電子郵件基本概念嗎？ 開始使用 Google Workspace 的 Gmail 服務
設定 Google 日曆
設定所有日曆的偏好設定
- 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示
- 在左側的「一般」下方，按一下「通知設定」。
- 按一下「通知」並選取其中一個選項：
- 關閉
- 桌面通知
- 快訊
- (選用) 如要設定收到通知時的音效，請勾選 [播放通知音效] 方塊。
- (選用) 如要管理您的通知，請在左側依序按一下您的日曆
- 在每個選項旁邊按一下向下箭頭
，然後選取 [無]或 [電子郵件]。
如果您不想收到工作時間外的活動邀請，可以調整 Google 日曆的設定，讓主辦者知道要重新安排活動，選擇更合適的活動時間。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 依序按一下右上方的「設定」圖示
- 在左側的「一般」下方，按一下「工作時間」。
- 提示：如果你的管理員已開啟工作地點，請按一下「工作時間與地點」。進一步瞭解管理員的相關資訊。
- 在「工作時間」專區中按一下「啟用工作時間」。
- 選取您的工作日
- 您可以依據自己有空的時間劃分工作時段。
- 如要為工作日新增多個時段，請按一下特定星期旁的「新增」圖示
。
- 如要移除時段，請按一下「移除」圖示
。
- 如要為工作日新增多個時段，請按一下特定星期旁的「新增」圖示
。提示：新增工作時間時，開始時間必須早於結束時間。
Google 日曆可根據你的所在時區、所在國家/地區的工作模式，以及時間表，提供工作時間的建議。你可以接受建議、拒絕建議，也可以修改建議內容。進一步瞭解不同時區的 Google 日曆。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 在左側的「其他日曆」旁邊，依序按一下「新增其他日曆」
- 在「新增日曆」方塊中：
- 輸入對方的電子郵件地址。
- 從清單中選取日曆
- 提出存取權要求後：
- 如果對方未與你共用日曆：日曆擁有者會收到要求提供存取權的電子郵件。
- 如果對方已與你共用日曆：在主要日曆左側的「其他日曆」下方，會顯示該日曆。
安排您的第一場會議
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 選用：如果你要新增邀請對象參加活動，請按一下左側的 [搜尋使用者]，然後開始輸入邀請對象的名稱。
- 按一下日曆中尚未安排活動的任何時間。
- 輸入活動的名稱以及詳細資訊。
- 按一下「儲存」。
提示：如要建立時間較長的活動，請在選擇時間時將滑鼠往頁面下方拖曳。
如果有人與你共用日曆，或者對方和你在同一家公司、學校或其他機構服務，只要將對方加入某場活動，你就可以查看他們是否有空。
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 按一下左側的「搜尋使用者」。
- 開始輸入對方的名稱，然後選取你要會面的對象。
- 按一下左上角的「建立」圖示
。
- 按一下 [建議時間]。如果邀請對象已經與你共用日曆，你就能看到他們何時可以出席。
。注意：如果您看不到任何資源、會議室詳細資料或會議室自動建議，表示管理員可能沒有為貴機構設定這些功能。
想瞭解更多更多日曆基本概念嗎？開始使用 Google 日曆
後續步驟
Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。