Vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités Google Workspace avancées pour votre entreprise ?
Voici des checklists de tâches que nous vous recommandons pour votre premier jour avec Google Workspace
- Configurer le navigateur Chrome
- Configurez votre boîte de réception Gmail
- Se familiariser avec Gmail
- Configurer Google Agenda
- Planifier votre première réunion
Ces instructions ne s'appliquent qu'aux ordinateurs.
Configurer le navigateur Chrome
Pour accéder à vos services Google Workspace comme votre messagerie et votre agenda, vous devez utiliser un navigateur Web au lieu d'une application de bureau.
Pourquoi est-ce important ?
Un navigateur Web enregistre automatiquement et de manière sécurisée votre travail sur le Web. Lorsque vous êtes connecté, vous pouvez consulter les mises à jour que vous avez effectuées sur n'importe quel appareil et navigateur.
En utilisant le navigateur Chrome, vous avez également accès à des fonctionnalités avancées de Gmail et d'Agenda.
Avant d'utiliser cette checklist
- Ouvrez un navigateur et accédez au centre pour utilisateurs de G Suite.
- Saisissez votre adresse e-mail G Suite (vous@example.com, par exemple) ainsi que votre mot de passe.
Transférez vos favoris, votre historique de navigation et vos mots de passe enregistrés depuis d'autres navigateurs vers Chrome.
Importer les favoris
- Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
- En haut à droite, sélectionnez Plus
Favoris et listes
- Sélectionnez Choisir un fichier.
- Sélectionnez un fichier, puis sélectionnez Ouvrir
Favoris et listes Vous pouvez définir la ou les pages qui s'affichent au démarrage du navigateur Chrome (votre page de démarrage). Trois options s'offrent à vous.
Option 1 : Lancer Chrome dans un nouvel onglet
Vous pouvez configurer Chrome de sorte qu'une page "Nouvel onglet" s'ouvre à chaque fois que vous démarrez Chrome.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
- En haut à droite, sélectionnez Plus
Paramètres.
- Sur la gauche, sélectionnez Au démarrage
Option 2 : Reprendre là où vous en étiez
Vous pouvez également demander à Chrome de rouvrir les pages que vous consultiez lorsque vous l'avez quitté pour la dernière fois.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
- En haut à droite, sélectionnez Plus
- Sur la gauche, sélectionnez Au démarrage
Vos cookies et vos données sont enregistrés. Par conséquent, tous les sites Web auxquels vous vous êtes connecté auparavant, tels que Gmail, s'ouvrent à nouveau. Si vous ne voulez pas vous connecter automatiquement à ces pages, procédez comme suit :
- Ouvrez votre navigateur Chrome.
- En haut à droite, cliquez sur Plus
Paramètres.
- En bas de l'écran, cliquez sur Paramètres avancés.
- Dans la section Confidentialité et sécurité, cliquez sur Paramètres du site.
- Cliquez sur Cookies.
- Activez l'option Ne conserver les données locales que jusqu'à ce que je quitte ma session de navigation.
Option 3 : Ouvrir une ou plusieurs pages spécifiques
Vous pouvez également faire en sorte que Chrome ouvre un ensemble de pages que vous spécifiez :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
- En haut à droite, sélectionnez Plus
- Dans la section "Au démarrage", cliquez sur Ouvrir une page ou un ensemble de pages spécifiques.
- Vous disposez de deux options :
- Sélectionnez Ajouter une page.
- Saisissez l'adresse Web.
- Sélectionnez Ajouter.
- Sélectionnez Utiliser les pages actuelles.
- Sélectionnez Ajouter une page.
Conseil : Pour mettre à jour vos pages, sur la droite, sélectionnez Plus 
Consultez le centre d'aide Google Chrome pour en savoir plus
- Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
- En haut à droite, sélectionnez Profil
- Si vous choisissez d'effectuer une synchronisation avec votre compte Google, le nom de votre profil sera automatiquement celui de votre compte.
- Choisissez un nom, une photo et un jeu de couleurs.
Si vous choisissez d'activer la synchronisation dans Chrome avec un compte Google pour le nouveau profil, vos favoris, votre historique, vos mots de passe et vos autres paramètres seront automatiquement synchronisés.
Remarque : Si vous ne savez pas quel compte vous utilisez actuellement, cliquez sur votre nom d'utilisateur. Le profil s'affiche alors en haut de la page.
Consultez le centre d'aide Google Chrome pour en savoir plus
- Dans le navigateur Chrome, accédez au site que vous souhaitez consulter à nouveau ultérieurement. Exemple :
- mail.google.com pour Gmail
- calendar.google.com pour Google Agenda
- À droite de la barre d'adresse, cliquez sur l'étoile
.
- Sélectionnez une option :
- Pour sortir, cliquez sur Fermer
.
- Pour renommer votre favori ou y accédez depuis un autre dossier, sélectionnez une option et cliquez sur OK.
- Pour sortir, cliquez sur Fermer
Consultez le centre d'aide Google Chrome pour en savoir plus
- Accédez au bureau de votre ordinateur, puis effectuez un clic droit.
- Sélectionnez Nouveau
- Saisissez l'adresse Web en tant qu'emplacement. Exemple :
- https://mail.google.com pour Gmail
- https://calendar.google.com pour Google Agenda
- (Facultatif) Attribuez un nom à votre raccourci.
Vous voulez en savoir plus sur les fonctionnalités de base du navigateur Chrome ? Lancez-vous avec le navigateur Chrome
Configurer votre boîte de réception Gmail
- Ouvrez Gmail.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Dans l'onglet Général, faites défiler la page jusqu'à Signature, puis cliquez sur Créer.
- Attribuez un nom à votre signature, puis cliquez sur Créer.
Ce nom ne constitue pas votre vraie signature, mais le nom du modèle de signature. - Dans la zone de texte sur la droite, ajoutez le texte de votre signature.
- (Facultatif) Pour définir la couleur du texte, et insérer des liens et des images, utilisez la barre de mise en forme.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- À côté de "Annuler l'envoi", sélectionnez un délai d'annulation de 5, 10, 20 ou 30 secondes.
- En bas, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Vous pouvez ajouter Chat dans votre boîte de réception Gmail et bénéficier de toutes les fonctionnalités de Chat directement dans Gmail. Vous pouvez ainsi collaborer et rester connecté à partir d'un même emplacement.
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- En haut de la page, cliquez sur Chat et Meet.
- À côté de "Chat", pour activer ou désactiver Chat dans Gmail, sélectionnez Google Chat ou Désactivé.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Vous pouvez également désactiver les notifications de chat afin de travailler sans être interrompu.
Vous pouvez recevoir des notifications pour les nouveaux e-mails que vous recevez ou pour les messages marqués comme importants.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- Faites défiler la page jusqu'à la section "Notifications de bureau".
- Cliquez sur Cliquez ici pour activer l'affichage des notifications de bureau pour <votre organisation>.
- Sélectionnez Notifications de nouveaux messages activées ou Notifications des messages importants activées.
- Au bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Sur la gauche, faites défiler l'écran vers le bas, puis cliquez sur Plus.
- Cliquez sur Créer un libellé.
- Donnez un nom au libellé.
- Cliquez sur Créer.
En savoir plus : Passer des dossiers aux libellés
- Ouvrez Gmail.
- Dans le champ de recherche situé en haut, cliquez sur Afficher les options de recherche
.
- Saisissez vos critères de recherche. Si vous voulez vérifier que la recherche donne les résultats escomptés, affichez les e-mails renvoyés en cliquant sur Rechercher.
- Au bas de la fenêtre de recherche, cliquez sur Créer un filtre.
- Sélectionnez les options de filtrage que vous souhaitez utiliser.
- Cliquez sur Créer un filtre.
.Remarque : Lorsque vous créez un filtre pour transférer des messages, il ne s'applique qu'aux nouveaux messages. De plus, lorsqu'une personne répond à un message filtré, la réponse n'est filtrée que si elle remplit les mêmes critères de recherche.
Conseil : Essayez ces filtres Gmail pour votre entreprise ou votre établissement scolaire.
Migration depuis Microsoft Outlook Découvrir en quoi Gmail est différent
Se familiariser avec Gmail
Astuce : Pour ouvrir la fenêtre de rédaction à l'aide d'un raccourci clavier, il vous suffit d'appuyer sur la touche c.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- En haut à gauche, cliquez sur Nouveau message.
- (Facultatif) Modifiez la taille de la fenêtre à l'aide des boutons suivants, situés en haut à droite :
- Plein écran
- Quitter le mode plein écran
- Ouvrir une nouvelle fenêtre Maj +
- Plein écran
- Ajoutez un objet, ainsi que des destinataires dans les champs "À", "Cc" ou "Cci".
En savoir plus : Envoyer des e-mails
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- Ouvrez le message à archiver.
- En haut, cliquez sur Archiver
.
Conseils :
- Pour archiver plusieurs messages, cochez les cases correspondantes
- Pour archiver un message à l'aide de raccourcis clavier, appuyez sur E. En savoir plus sur les raccourcis clavier
Lorsque vous recevez un fichier dans Gmail, vous pouvez le télécharger sur votre ordinateur ou en enregistrer une copie dans Google Drive.
Télécharger une pièce jointe sur votre ordinateur
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Ouvrez un message.
- Au bas du message, pointez sur la pièce jointe.
- Cliquez sur Télécharger
.
Remarques :
- Si vous utilisez Google Chrome, découvrez comment télécharger un fichier dans Chrome.
- Le navigateur enregistre les pièces jointes dans un dossier de téléchargement. Pour connaître l'emplacement de ce dossier, reportez-vous aux paramètres de votre navigateur.
- Si votre ordinateur le permet, vous pouvez également faire glisser des photos et des pièces jointes vers votre bureau.
Enregistrer une copie de pièces jointes Gmail dans Drive
Important : Vous ne pouvez pas ajouter certaines pièces jointes à Google Drive. En savoir plus sur les fichiers pouvant être stockés dans Drive
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Ouvrez un message.
- Au bas du message, pointez sur la pièce jointe.
- Cliquez sur Ajouter à Drive
.
En savoir plus : Conseils pour utiliser les pièces jointes
En haut de votre boîte de réception, recherchez un ou plusieurs mots clés qui apparaissent dans l'e-mail, que ce soit dans l'objet, le corps du message ou dans le nom de l'expéditeur.
Si vous recherchez un élément spécifique, cliquez sur Afficher les options de recherche pour utiliser la recherche avancée.
Exemple : Vous pouvez effectuer une recherche en définissant les éléments suivants :
- Les expéditeurs (par exemple De : sam@entreprise.fr)
- Les plages de dates (par exemple after:2019/3/29 before:2019/4/5 pour rechercher les messages envoyés ou reçus entre le 29/03/2019 et le 05/04/2019)
- Les mots clés (par exemple confidentiel)
- Les attributs de message, tels que les pièces jointes (par exemple has:attachment pour rechercher les e-mails comportant des pièces jointes)
Activer le suivi d'un e-mail
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- Dans votre boîte de réception, à gauche du message concerné, cliquez sur Activer le suivi
. Si le message est ouvert, cliquez sur Plus
- Si vous utilisez plusieurs icônes de suivi, continuez de cliquer sur l'icône en forme d'étoile jusqu'à ce que celle que vous voulez utiliser apparaisse.
. Si le message est ouvert, cliquez sur Plus Afficher vos messages suivis
- Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.
- Dans la partie gauche de la page, cliquez sur Messages suivis. Vous devrez peut-être commencer par cliquer sur Plus.
Conseil: Pour retrouver les messages suivis, vous pouvez également utiliser des opérateurs de recherche dans Gmail.
- Pour rechercher tous les messages suivis, saisissez
is:starred. - Pour rechercher les messages associés à une étoile spécifique, saisissez
has:suivi du nom de l'étoile. Les noms sont basés sur les options de suivi que vous utilisez actuellement :has:yellow-starhas:orange-starhas:red-starhas:purple-starhas:blue-starhas:green-starhas:red-banghas:orange-guillemethas:yellow-banghas:green-checkhas:blue-infohas:purple-question
Consultez le Centre d'aide Gmail pour en savoir plus
Utiliser des marqueurs d'importance
Vous pouvez également cliquer sur le marqueur d'importance d'un message pour le marquer vous-même comme important.
Un marqueur d'importance jaune s'affiche à côté des e-mails identifiés comme importants par Gmail. Un marqueur doté d'un fond transparent signifie que l'e-mail n'a pas été marqué comme important.
Pour afficher tous les e-mails marqués comme importants, effectuez une recherche dans Gmail en utilisant l'opérateur de recherche is:important.
Imprimer un seul e-mail
Si une conversation comprend plusieurs e-mails, vous pouvez en imprimer un seul.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Gmail.
- Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez imprimer.
- En haut à droite de l'e-mail, cliquez sur Plus
.
- Cliquez sur Imprimer.
Vous voulez en savoir plus sur les e-mails ? Démarrez avec Gmail pour Google Workspace
Configurer Google Agenda
Définir des préférences pour tous vos agendas
- Dans Agenda, cliquez sur Paramètres
- Sur la gauche, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de notification.
- Cliquez sur Notifications et sélectionnez une option :
- Désactivé
- Notifications de bureau
- Alertes
- (Facultatif) Si vous souhaitez que les notifications soient accompagnées d'un son, cochez l'option Activer les notifications sonores.
- (Facultatif) Pour gérer vos notifications, sur la gauche, cliquez sur votre agenda
- À côté de chaque type de notification, cliquez sur la flèche vers le bas
, puis sélectionnez Aucune ou E-mail.
Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus
Si vous ne souhaitez pas recevoir d'invitation à des événements planifiés en dehors des heures de travail, configurez les paramètres Google Agenda afin que les organisateurs replanifient l'événement à un autre moment.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- En haut à droite, cliquez sur Paramètres
- À gauche, sous "Général", cliquez sur Heures de travail.
- Conseil : Si votre administrateur a activé le lieu de travail, cliquez sur Heures et lieu de travail. En savoir plus sur votre administrateur
- Dans la section "Heures de travail", cliquez sur Activer l'option "Heures de travail".
- Sélectionnez les jours
- Vous pouvez les diviser en périodes selon vos disponibilités.
- Pour ajouter plusieurs périodes à la journée, cliquez sur Ajouter
à côté d'un jour de la semaine.
- Pour supprimer une période, cliquez sur Supprimer
.
- Pour ajouter plusieurs périodes à la journée, cliquez sur Ajouter
.Conseil : Lorsque vous ajoutez des heures de travail, l'heure de début doit être antérieure à l'heure de fin.
Des suggestions d'heures de travail peuvent s'afficher dans Agenda. Elles tiennent compte de votre fuseau horaire, des habitudes professionnelles dans votre pays et de votre planning. Vous pouvez accepter, refuser ou modifier ces suggestions. En savoir plus sur l'utilisation de Google Agenda avec plusieurs fuseaux horaires
Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- À gauche, à côté de "Autres agendas", cliquez sur Ajouter d'autres agendas
- Dans la zone "Ajouter un agenda" :
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne dont vous souhaitez ajouter l'agenda.
- Sélectionnez un agenda dans la liste.
- Une fois que vous avez demandé accès à l'agenda :
- Si l'agenda n'est pas partagé avec vous : le propriétaire de l'agenda reçoit un e-mail lui demandant de vous accorder l'accès.
- Si l'agenda est déjà partagé avec vous : il s'affiche dans votre agenda principal, à gauche, sous "Autres agendas".
Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus
Planifier votre première réunion
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
- Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
- Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
- Cliquez sur Enregistrer.
Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.
Si une personne a partagé son agenda avec vous, ou qu'elle fait partie de votre organisation, vous pouvez vérifier si elle est disponible ou occupée lorsque vous l'invitez à un événement.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts.
- Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.
- En haut à gauche, cliquez sur Créer
.
- Cliquez sur Horaires proposés. Si l'invité que vous avez sélectionné a partagé son agenda avec vous, vous verrez ses disponibilités.
.Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus
Remarque : Si les ressources, les informations sur les salles ou les suggestions automatiques ne s'affichent pas, cela signifie peut-être que votre administrateur ne les a pas configurées pour votre organisation.
Important : Si vous ne parvenez pas à ajouter une salle à un événement, Google Agenda peut suggérer une méthode rapide pour créer un double de l'événement dans lequel vous pouvez réserver une salle. Cette méthode crée un seul événement, sans invités.
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Créez un événement ou ouvrez un événement existant.
- Pour modifier un événement existant, cliquez sur Modifier l'événement
.
- Pour modifier un événement existant, cliquez sur Modifier l'événement
- Si votre compte fait partie d'une organisation associée à des salles, cliquez sur Salles.
- En fonction des personnes que vous invitez, vous pouvez choisir une salle parmi les suggestions proposées, ou en rechercher une autre.
- Cliquez sur les salles ou les ressources que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Vous pouvez réserver plus d'une salle pour un événement.
- Si vous êtes administrateur, vous pouvez ajouter des salles et des ressources dans la console d'administration Google.
Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus
Vous voulez en savoir plus sur les agendas ? Premiers pas avec Google Agenda
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