¿Te gustaría usar funciones avanzadas de Google Workspace en tu empresa?
Prueba Google Workspace hoy mismo
A continuación encontrarás una lista de comprobación de tareas que te recomendamos para tu primer día con Google Workspace
- Configurar el navegador Chrome
- Configurar la bandeja de entrada de Gmail
- Familiarizarse con Gmail
- Configurar Google Calendar
- Programar una primera reunión
Estas instrucciones solo se aplican a ordenadores.
Configurar el navegador Chrome
Para acceder a los servicios de Google Workspace como tu correo electrónico y tu calendario, debes utilizar un navegador web en lugar de una aplicación de escritorio.
¿Por qué es importante?
Un navegador web guarda el trabajo de forma automática y segura en la Web. Cuando inicies sesión, podrás ver los cambios que se hagan en cualquier dispositivo y en cualquier navegador.
Además, con el navegador Chrome también podrás acceder a funciones más avanzadas de Gmail y Calendar.
Antes de usar esta lista de comprobación
- Abre un navegador y ve al Hub de usuarios de G Suite.
- Introduce tu dirección de correo electrónico de G Suite (por ejemplo, tunombre@example.com) y tu contraseña.
Puedes migrar los marcadores, el historial de navegación y las contraseñas guardadas de cualquier navegador a Chrome.
Importar marcadores
- En tu ordenador, abre Chrome.
- Arriba a la derecha, selecciona Más
Marcadores y listas
- Haz clic en Seleccionar archivo.
- Elige un archivo y selecciona Abrir
Marcadores y listas Puedes definir la página o las páginas que quieres que aparezcan cuando inicies el navegador Chrome (tu página de inicio). Tienes tres opciones:
Opción 1: Iniciar el navegador Chrome en una pestaña nueva
Puedes configurar Chrome para que abra una página Nueva pestaña cada vez que inicies Chrome.
- En tu ordenador, abre Chrome.
- Arriba a la derecha, selecciona Más
Configuración.
- A la izquierda, selecciona Al iniciar
Opción 2: Continuar donde lo dejaste
También puedes indicar a Chrome que vuelva a abrir las mismas páginas que estabas viendo la última vez que saliste de Chrome.
- En tu ordenador, abre Chrome.
- Arriba a la derecha, selecciona Más
- A la izquierda, selecciona Al iniciar
Tus cookies y datos se guardan, por lo que cualquier sitio web en el que hayas iniciado sesión, como Gmail, se volverá a abrir. Si no quieres que se inicie sesión automáticamente en estas páginas, sigue los pasos que se indican abajo:
- En el ordenador, abre el navegador Chrome.
- En la parte superior derecha, haz clic en Más
Configuración.
- En la parte inferior, haz clic en Configuración avanzada.
- En Privacidad y seguridad, haz clic en Configuración de sitios.
- Haz clic en Cookies.
- Activa la opción Conservar datos locales solo hasta que salgas del navegador.
Opción 3: Abrir una o varias páginas específicas
También puedes hacer que Chrome abra un conjunto de páginas que especifiques:
- En tu ordenador, abre Chrome.
- Arriba a la derecha, selecciona Más
- En "Al iniciar", selecciona Abrir una página específica o un conjunto de páginas.
- Tienes las siguientes posibilidades:
- Selecciona Añadir una nueva página.
- Introduce la dirección web.
- Selecciona Añadir.
- Selecciona Usar páginas actuales.
- Selecciona Añadir una nueva página.
Nota: Para actualizar las páginas, a la derecha, selecciona Más 
Más información en el Centro de Ayuda de Google Chrome
- En tu ordenador, abre Chrome.
- Arriba a la derecha, selecciona Perfil
- Si eliges la opción de sincronizar con tu cuenta de Google, tu nombre de perfil será automáticamente el nombre de tu cuenta.
- Elige un nombre, una foto y un esquema de colores.
Si activas la sincronización en Chrome del nuevo perfil con una cuenta de Google, tus marcadores, tu historial, tus contraseñas y otros ajustes se sincronizarán automáticamente.
Nota: Si no recuerdas en qué cuenta has iniciado sesión, haz clic en tu nombre y comprueba qué perfil aparece en la parte superior.
- En el navegador Chrome, ve al sitio que quieras volver a visitar. Por ejemplo:
- mail.google.com en el caso de Gmail
- calendar.google.com en el caso de Google Calendar
- A la derecha de la barra de direcciones, haz clic en el icono de la estrella
.
- Elige una opción:
- Para salir, haz clic en Cerrar
.
- Para cambiar el nombre del marcador o acceder a él desde otra carpeta, elige una opción y haz clic en Hecho.
- Para salir, haz clic en Cerrar
- Ve a tu escritorio y haz clic con el botón derecho.
- Selecciona Nuevo
- Escribe la dirección web como ubicación. Por ejemplo:
- https://mail.google.com para Gmail
- https://calendar.google.com para Calendar
- (Opcional) Dale un nombre al acceso directo.
¿Quieres conocer más aspectos básicos del navegador Chrome? Empezar a utilizar el navegador Chrome
Configurar la bandeja de entrada de Gmail
- Abre Gmail.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
- En la pestaña General, desplázate hasta Firma y haz clic en Crear.
- Asigna un nombre a la firma y haz clic en Crear.
Este nombre es el de la plantilla de la firma, no lo que aparece en la firma en sí. - En el cuadro de texto de la derecha, añade el texto de la firma.
- Utiliza la barra de formato para dar color al texto y para incluir enlaces o imágenes.
- En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.
- En tu ordenador, abre Gmail.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
- Junto a "Deshacer el envío", selecciona un periodo de cancelación del envío de 5, 10, 20 o 30 segundos.
- Haz clic en el botón Guardar cambios que hay al final de la página.
Puedes añadir Chat a tu bandeja de entrada de Gmail para poder usar todas las funciones de Chat directamente en ella y así colaborar y mantenerte en contacto desde un solo lugar.
- Abre Gmail en el ordenador.
- Arriba a la derecha, haz clic en Configuración
- En la parte superior, haz clic en Chat y Meet.
- Para activar o desactivar Chat en Gmail, selecciona Google Chat o Desactivado junto a "Chat".
- Haz clic en Guardar cambios.
También puedes silenciar las notificaciones de Chat para así trabajar sin interrupciones.
Puedes recibir notificaciones de los correos nuevos que recibas o de los mensajes marcados como importantes.
- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración
- Desplázate hasta la sección Notificaciones de escritorio.
- Haz clic en Haz clic aquí si quieres habilitar las notificaciones de escritorio para [tu organización].
- Selecciona Habilitar notificaciones de correo nuevo o Habilitar notificaciones de correo importantes.
- Haz clic en el botón Guardar cambios, situado en la parte inferior de la página.
- En tu ordenador, abre Gmail.
- Desplázate hacia abajo por el lateral izquierdo y haz clic en Más.
- Haz clic en Nueva etiqueta.
- Ponle un nombre.
- Haz clic en Crear.
Más información sobre cómo cambiar de las carpetas a las etiquetas
- Abre Gmail.
- En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda
.
- Escribe los criterios de la búsqueda. En caso de que quieras comprobar si la búsqueda es correcta, haz clic en Buscar para ver qué correos aparecen.
- En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haz clic en Crear filtro.
- Elige lo que quieres que haga el filtro con los mensajes.
- Haz clic en Crear filtro.
.Nota: Si creas un filtro para reenviar mensajes, recuerda que solo afectará a los mensajes nuevos. Además, cuando alguien contesta a un mensaje que has filtrado, la respuesta solo se filtra si cumple los mismos criterios de búsqueda.
Nota: Prueba estos filtros de Gmail en el trabajo o en tu centro educativo.
¿Vas a hacer el cambio desde Microsoft Outlook? Descubre en qué se diferencia Gmail
Familiarizarse con Gmail
Nota: Para abrir la ventana de redacción con una combinación de teclas, pulsa c.
- A la izquierda, haz clic en Redactar.
- (Opcional) Elige un tamaño de ventana haciendo clic en los botones situados en la parte superior derecha:
- Pantalla completa
- Salir de la pantalla completa
- Abrir en una ventana nueva: Mayús +
- Escribe el asunto y añade los destinatarios en Para, Cc o Cco.
- En tu ordenador, abre Gmail.
- Abre el mensaje que quieras archivar.
- En la parte superior, haz clic en Archivar
.
Notas:
- Para archivar varios mensajes, haz clic en la casilla situada junto a cada mensaje
- Para archivar un mensaje usando combinaciones de teclas, pulsa E. Más información sobre las combinaciones de teclas
Cuando recibes un archivo en Gmail, puedes descargarlo en tu ordenador o guardar una copia en Google Drive.
Descargar un archivo adjunto en un ordenador
- Ve a Gmail en un ordenador.
- Abre un mensaje.
- En la parte inferior del mensaje, coloca el cursor sobre el archivo adjunto.
- Haz clic en Descargar
.
Notas:
- Si usas Google Chrome, consulta cómo descargar un archivo en Chrome.
- El navegador guarda los archivos adjuntos en una carpeta de descargas. Comprueba la configuración del navegador para buscar tus descargas.
- Si tu ordenador lo admite, también puedes arrastrar fotos y archivos adjuntos al escritorio.
Guardar una copia de los archivos adjuntos de Gmail en Drive
Importante: No se pueden añadir determinados archivos adjuntos a Google Drive. Más información sobre los archivos que puedes guardar en Drive
- Ve a Gmail en un ordenador.
- Abre un mensaje.
- En la parte inferior del mensaje, coloca el cursor sobre el archivo adjunto.
- Haz clic en Añadir a Drive
.
En la parte superior de la bandeja de entrada, busca algunas palabras clave que aparezcan en cualquier parte del mensaje que buscas: en el asunto, en el cuerpo del mensaje o en el nombre del remitente.
Si quieres encontrar algo concreto, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda para usar la búsqueda avanzada.
Ejemplo de búsqueda:
- Remitentes: from:(juan@empresa.com)
- Periodos: after:2019/3/29 before:2019/4/5
- Palabras clave: información confidencial de la empresa
- Atributos de los mensajes, como archivos adjuntos: has:attachment
Destacar correos
- En tu ordenador, abre Gmail.
- En la bandeja de entrada, ve a la izquierda del mensaje y haz clic en la estrella
. Si el mensaje está abierto, haz clic en Más
- Si tienes varias estrellas, haz clic en el icono de la estrella varias veces hasta que veas la que quieras usar.
. Si el mensaje está abierto, haz clic en Más Ver los mensajes destacados
- En tu ordenador, abre Gmail.
- A la izquierda de la página, haz clic en Destacados. Puede que primero tengas que hacer clic en Más.
Consejo: Para encontrar mensajes destacados, también puedes usar operadores de búsqueda en Gmail.
- Para encontrar todos los mensajes destacados, escribe
is:starred. - Si quieres buscar mensajes que tengan una estrella concreta, escribe
has:seguido del nombre de la estrella en cuestión. Los nombres se basan en las opciones de estrella que estés usando:has:yellow-star (estrella amarilla)has:orange-starhas:red-starhas:purple-starhas:blue-starhas:green-starhas:red-banghas:orange-guillemethas:yellow-banghas:green-checkhas:blue-infohas:purple-question
Más información en el Centro de Ayuda de Gmail
Utilizar marcadores de importancia
También puedes hacer clic en el marcador de importancia de un mensaje para marcarlo como importante.
Junto a los correos que Gmail cree que son importantes, verás un marcador de importancia amarillo . Si un correo no está marcado como importante, el marcador estará vacío.
Para ver todos los correos electrónicos marcados como importantes, utiliza el operador de búsqueda is:important en Gmail.
Imprimir un solo correo
Si hay varios correos electrónicos en una misma conversación, puedes imprimir solo uno de ellos.
- Ve a Gmail en un ordenador.
- Abre el correo que quieras imprimir.
- En la parte superior derecha del correo, haz clic en Más
.
- Haz clic en Imprimir.
¿Quieres conocer más aspectos básicos sobre el correo? Empezar a usar Gmail en Google Workspace
Configurar Google Calendar
Establecer preferencias para todos tus calendarios
- En Calendar, haz clic en el icono de rueda dentada
- En la parte izquierda, en General, haz clic en Ajustes de notificaciones.
- Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:
- Desactivado
- Notificaciones de escritorio
- Alertas
- (Opcional) Si quieres configurar un sonido para las notificaciones entrantes, activa la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
- (Opcional) Para gestionar las notificaciones, en la parte izquierda, haz clic en tu calendario
- Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo
y selecciona Ninguna o Correo electrónico.
Si prefieres que no te inviten a eventos que tengan lugar fuera de tu horario laboral, puedes configurar Google Calendar para que los organizadores sepan que tienen que cambiar de hora el evento.
- En tu ordenador, abre Google Calendar.
- En la parte superior derecha, haz clic en Configuración
- A la izquierda, en "General", haz clic en Horario laboral.
- Nota: Si tu administrador ha activado el lugar de trabajo, haz clic en la opción de horario laboral y lugar de trabajo. Más información sobre tu administrador
- En la sección "Horario laboral", selecciona Activar horas de trabajo.
- Selecciona los días que trabajas
- Puedes dividir el horario de trabajo en función de cuándo estés disponible.
- Para añadir varios periodos de tiempo a la jornada laboral, haz clic en Añadir
junto al día de la semana que quieras.
- Para quitar un periodo, haz clic en Eliminar
.
- Para añadir varios periodos de tiempo a la jornada laboral, haz clic en Añadir
.Nota: La hora de inicio del horario laboral debe ser anterior a la hora de finalización.
Calendar puede sugerir un horario laboral basado en tu zona horaria, en los patrones de trabajo de tu país y en tu agenda. Puedes aceptar, rechazar o editar estas sugerencias. Más información sobre Calendar en distintas zonas horarias
- En un ordenador, abre Google Calendar.
- A la izquierda, junto a Otros calendarios, haz clic en Añadir otros calendarios
- En el cuadro Añadir calendario:
- Introduce la dirección de correo del usuario.
- Selecciona un calendario de la lista
- Después de solicitar acceso:
- Si el calendario no se ha compartido contigo: el propietario del calendario recibirá un correo en el que se le pedirá que te dé acceso.
- Si ya se ha compartido contigo: en tu calendario principal, a la izquierda, aparecerá en Otros calendarios.
Programar una primera reunión
- Abre Google Calendar en un ordenador.
- Opcional: Si quieres añadir invitados al evento, a la izquierda, haz clic en Buscar a gente y empieza a escribir los nombres de los invitados.
- Haz clic en cualquier hora libre del calendario.
- Escribe el título del evento y añade los detalles que quieras.
- Haz clic en Guardar.
Consejo: Si quieres que el evento dure más, arrastra el ratón hacia abajo mientras seleccionas la hora.
Si una persona ha compartido su calendario contigo, o si pertenece a tu organización, puedes saber si está libre u ocupada cuando la añades a un evento.
- En un ordenador, abre Google Calendar.
- En la parte izquierda, haz clic en Buscar a gente.
- Empieza a escribir el nombre de una persona y elige la persona con la que quieras reunirte.
- Arriba a la izquierda, haz clic en Crear
.
- Haz clic en Sugerencias de horas. Si el invitado ha compartido su calendario contigo, verás en qué horario podría asistir.
.Nota: Si no aparecen recursos, información de la sala o sugerencias automáticas de salas, es posible que tu administrador no los haya configurado en tu organización.
- En tu ordenador, abre Google Calendar.
- Crea o abre un evento.
- Si vas a editar un evento ya creado, haz clic en Editar evento
.
- Si tu cuenta pertenece a una organización con salas, haz clic en Salas. Según las personas a las que invites, puedes elegir entre las salas sugeridas o buscar una nueva. Haz clic en las salas o los recursos que quieras añadir.
- Importante: Si no puedes añadir una sala a un evento, Google Calendar puede sugerir una forma más rápida de crear un evento duplicado en el que puedes reservar una sala. De esta forma, se creará un evento único, sin invitados.
- Haz clic en Guardar.
¿Quieres conocer más aspectos básicos sobre el calendario? Primeros pasos con Google Calendar
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