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要与远程办公和坐班的同事开展协作?了解如何在混合工作环境中高效工作

第 1 天:设置 Chrome 浏览器、Gmail 和日历


               

想为您的企业带来 Google Workspace 高级功能?

立即试用 Google Workspace!

 

 

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屏幕上显示了 G Suite 服务的各类设备以下是您刚开始使用 Google Workspace 时推荐完成的任务核对清单

以下说明仅适用于桌面设备。

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全部展开  |  全部收起

设置 Chrome 浏览器

复选框安装并了解 Chrome 浏览器

要使用 Google Workspace 服务(例如电子邮件和日历),您需要使用网络浏览器(而不是桌面应用)。

重要意义

网络浏览器会自动、安全地将您的工作内容保存到网络上。您登录后,就可以看到您通过任何设备和浏览器所做的更新。

如果您使用 Chrome 浏览器,还将可以使用 Gmail 和日历更高级的功能。

使用此核对清单之前

下载并安装 Chrome 浏览器

复选框登录您的 Google Workspace 账号
  1. 打开浏览器并转到 G Suite 用户中心
  2. 输入您的 G Suite 电子邮件地址(例如 <您>@example.com)和密码。
复选框从旧版浏览器导入书签

将书签、浏览记录和已保存的密码从任何其他浏览器迁移到 Chrome 浏览器。

导入书签

  1. 在计算机上打开 Chrome。
  2. 在右上角,依次选择“更多”图标 展开 接着点按 书签和清单 接着点按 导入书签和设置
  3. 选择选择文件
  4. 选择一个文件,然后依次选择打开 接着点按 完成
导入和管理书签
复选框设置启动页

您可以设置启动 Chrome 浏览器时要显示的一个或多个页面(即启动页)。您有 3 种选择。

选择 1:在新标签页中启动 Chrome 浏览器

您可对 Chrome 进行设置,使其在每次启动时都打开“新标签页”页面。

  1. 在计算机上打开 Chrome。
  2. 在右上角,依次选择“更多”图标 展开 接着点按 设置
  3. 在左侧,依次选择启动时 接着点按 打开新标签页

选择 2:继续浏览上次打开的网页

您也可让 Chrome 重新打开您上次退出 Chrome 时正在浏览的网页。

  1. 在计算机上打开 Chrome。
  2. 在右上角,依次选择“更多”图标 展开 接着点按 设置
  3. 在左侧,依次选择启动时 接着点按 继续浏览上次打开的网页

系统会保存您的 Cookie 和数据,因此您之前登录过的所有网站(例如 Gmail)都会重新打开。如果您不想自动登录这些网页,请按以下步骤操作:

  1. 在计算机上打开 Chrome 浏览器
  2. 在右上角,依次点击“更多”图标 接着点击 设置
  3. 点击底部的高级
  4. 隐私设置和安全性下方,点击网站设置
  5. 点击 Cookie
  6. 开启仅将本地数据保留到您退出浏览器为止

选择 3:打开一个或多个特定页面

或者,您可以让 Chrome 打开您指定的一组页面:

  1. 在计算机上打开 Chrome。
  2. 在右上角,依次选择“更多”图标 展开 接着点按 设置
  3. 在“启动时”下,选择打开特定网页或一组网页
  4. 您可以执行以下任意操作:
    • 选择添加新网页
      1. 输入网址。
      2. 选择添加
    • 选择使用当前网页

提示:如需更新网页,请在右侧依次选择“更多”图标 展开 接着点按 修改删除

设置启动页

请访问 Google Chrome 帮助中心,了解详情

 
复选框为个人账号和工作账号分别创建个人资料
  1. 在计算机上打开 Chrome。
  2. 点击右上角的“个人资料”图标 个人资料
  3. 点击添加
  4. 如果您选择同步到自己的 Google 帐号,您的个人资料名称将会自动成为您的帐号名称。
  5. 选择名称、照片和配色方案。

如果您选择在 Chrome 中开启同步功能以将新的个人资料同步到 Google 帐号,您已保存的书签、历史记录、密码及其他设置将会自动同步。

提示:如果您不确定自己当前使用的是哪个账号,请点击您的姓名,系统会在顶部显示您的个人资料。

请访问 Google Chrome 帮助中心,了解详情

复选框创建 Gmail 和日历书签
  1. 在 Chrome 浏览器中,转到您想日后再次访问的网站,例如:
    • mail.google.com (Gmail)
    • calendar.google.com(Google 日历)
  2. 点击地址栏右侧的星形图标 接着点按“添加书签”
  3. 选择一个选项:
    • 要退出设置,请点击“关闭”图标 
    • 要重命名您的书签或通过其他文件夹访问书签,请选择相应选项,然后点击完成

请访问 Google Chrome 帮助中心,了解详情

复选框创建 Gmail 和日历桌面快捷方式 (Windows)
  1. 转到您的桌面,然后点击右键。
  2. 选择新建 接着点击 快捷方式
  3. 在位置字段中键入相应的网址。例如:
  4. (可选)为快捷方式命名。

 

想了解更多 Chrome 浏览器基础知识?  开始使用 Chrome 浏览器

设置 Gmail 收件箱

复选框创建电子邮件签名
  1. 打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标  接着点击 查看所有设置
  3. 常规标签页中,滚动到签名,然后点击新建
  4. 为您的签名命名,然后点击创建
    此名称不是您的实际签名,而是签名模板的名称。
  5. 在右侧的文本框中,添加您的签名文本。
  6. 使用格式栏设置文本颜色、添加链接和图片。
  7. 点击底部的保存更改
在“设置”中创建新签名

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

复选框选择邮件撤回时间
  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 设置 接着点按 查看所有设置
  3. 在“撤消发送”旁边,选择“发送取消时间”:“5 秒”“10 秒”“20 秒”或“30 秒”。
  4. 点击底部的保存更改

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

复选框将 Google Chat 添加到您的收件箱中

您可以在 Gmail 收件箱中添加 Chat,并通过 Gmail 使用 Chat 的所有功能,从而在同一个地方与他人展开协作并保持联系。

  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 点击右上方的“设置”图标  接着点按 查看所有设置
  3. 点击顶部的聊天及通过 Meet 开会
  4. 在“聊天”旁边,选择 Google Chat关闭以开启或关闭 Gmail 的聊天功能。
  5. 点击保存更改

您还可以忽略 Chat 通知,以避免在工作时受到打扰。

 

复选框获取电子邮件通知

您可以接收关于收到新邮件或被标记为重要的邮件的通知。

  1. 点击右上角的“设置”图标  接着点击 设置
  2. 向下滚动到“桌面通知”部分。
  3. 点击点击此处即可为 <您的单位> 邮件开启桌面通知功能
  4. 选择启用新邮件通知启用重要邮件通知
  5. 点击页面底部的保存更改

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

复选框创建标签(类似文件夹)来整理电子邮件
  1. 在计算机上,前往 Gmail
  2. 在左侧向下滚动,然后点击显示更多标签
  3. 点击创建新标签
  4. 为您的标签命名。
  5. 点击创建

了解详情:从文件夹改用标签

复选框添加过滤规则来为收到的电子邮件分类
  1. 打开 Gmail
  2. 在顶部的搜索框中,点击“显示搜索选项”图标 照片微调
  3. 输入搜索条件。如要检查系统是否能根据您的搜索条件正确执行搜索,请点击搜索,看看会显示哪些电子邮件。
  4. 在搜索窗口的底部,点击创建过滤器
  5. 选择要让过滤器执行何种操作。
  6. 点击创建过滤器

注意:如果您创建用于转发邮件的过滤器,则只有新邮件会受到影响。此外,如果有人回复了您已过滤的邮件,则回复邮件只有满足相同搜索条件才会被过滤出来。

提示:不妨尝试使用这些适用于组织或学校的 Gmail 过滤器

点击箭头即可创建过滤器

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

 

从 Microsoft Outlook 改用 Gmail?了解 Gmail 的不同之处

快速上手 Gmail

复选框在新窗口中撰写邮件并调整窗口大小

提示:要使用键盘快捷键打开“写邮件”窗口,只需输入 c

  1. 点击左侧的“写邮件”。
  2. (可选)通过右上角的按钮选择窗口大小:
    • 全屏模式
    • 退出全屏模式
    • 在新窗口中打开(按 Shift
  3. 添加主题和收件人(收件人、抄送或密送)。

了解详情:开始发送邮件

复选框归档而不是删除电子邮件
  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 打开您要归档的邮件。
  3. 点击顶部的“归档”图标

提示:

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

复选框下载并保存附件

在 Gmail 中收到文件后,您可以将其下载到计算机,也可以将副本保存到 Google 云端硬盘。

将附件下载到您的计算机

  1. 在计算机上,转到 Gmail
  2. 打开一封邮件。
  3. 在邮件底部,将鼠标悬停在附件上。
  4. 点击“下载”图标

提示:

  • 如果您使用的是 Google Chrome,请了解如何在 Chrome 中下载文件
  • 浏览器会将附件保存到下载专用的文件夹中。请查看浏览器设置,以找到下载内容。
  • 如果您的计算机支持此功能,您还可以将照片和附件拖动到桌面上。

将 Gmail 附件的副本保存到云端硬盘

重要提示:您无法将某些附件添加到 Google 云端硬盘。了解可存储在云端硬盘中的文件

  1. 在计算机上,转到 Gmail
  2. 打开一封邮件。
  3. 在邮件底部,将鼠标悬停在附件上。
  4. 点击“添加到云端硬盘”图标

突出显示保存附件选项

了解详情:关于使用附件的提示

复选框使用高级搜索功能查找电子邮件

在收件箱顶部,搜索电子邮件任何位置(例如主题、正文或发件人姓名)出现的一个或多个关键字。

如果您要查找特定内容,请点击“显示搜索选项”图标 以使用高级搜索。

示例:您可以搜索以下内容:

  • 发件人 - 示例:From:(sam@company.com)
  • 日期范围 - 示例:after:2019/3/29 before:2019/4/5
  • 关键字 - 示例:公司机密
  • 邮件属性,例如附件 - 示例:has:attachment

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

复选框添加星标和重要邮件标记,进而标记重要电子邮件

为电子邮件加注星标

  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 在收件箱中,点击邮件左侧的“星标”图标 。如果邮件已打开,请点击更多操作 接着点按 加注星标
  3. 如果有多种星标可用,可不断点击星标图标,直到看到您想使用的星标为止。

查看已加星标的邮件

  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 点击页面左侧的已加星标。您可能需要先点击显示更多标签

提示:若要查找已加星标的邮件,您还可以在 Gmail 中使用搜索运算符

  • 要查找所有已加星标的邮件,请输入 is:starred
  • 如要查找带有特定星标的邮件,请输入 has:,后跟星标名称。名称基于您当前正在使用的星标选项:
    • has:yellow-star
    • has:orange-star
    • has:red-star
    • has:purple-star
    • has:blue-star
    • has:green-star
    • has:red-bang
    • has:orange-guillemet
    • has:yellow-bang
    • has:green-check
    • has:blue-info
    • has:purple-question

为电子邮件加上星标

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

使用重要邮件标记

您还可以点击邮件的重要邮件标记,自行将邮件标记为重要邮件。

在 Gmail 标记为重要邮件的电子邮件旁边,您会看到一个黄色的重要邮件标记 。如果电子邮件未被标记为重要邮件,那么此标记则为空。

要查看所有被标记为重要邮件的电子邮件,请在 Gmail 中搜索 is:important

训练 Gmail 来排定邮件的优先顺序

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

复选框打印电子邮件

打印单封电子邮件

如果同一会话中有多封电子邮件,您可以仅打印其中的一封电子邮件。

  1. 在计算机上,转到 Gmail
  2. 打开您要打印的电子邮件。
  3. 在电子邮件的右上方,点击“更多”图标 展开
  4. 点击打印
电子邮件中突出显示的回复、转发和打印选项

请访问 Gmail 帮助中心,了解详情

 

想了解更多电子邮件基础知识?  Google Workspace 版 Gmail 使用入门

设置 Google 日历

复选框设置日历活动通知

为您的所有日历设定偏好设置

  1. 在 Google 日历中,点击“设置”图标  接着点击 设置
  2. 在左侧的基本下方,点击活动设置。
  3. 点击通知,然后选择一个选项:
    • 关闭
    • 桌面通知
    • 提醒
  4. (可选)要为收到的通知设置提示音,请勾选播放通知提示音复选框。
  5. (可选)要管理您的通知,请在左侧点击您的日历 接着点击 一般通知
  6. 点击每个选项旁边的“向下箭头”图标 ,然后选择电子邮件

请访问 Google 日历帮助中心,了解详情

复选框设置工作时间

如果您不想收到在非上班时间举行的活动的邀请,可以调整 Google 日历的设置,让组织者知道他们应该重新安排活动,选择更合适的活动时间。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击右上方的“设置”图标 接着点按 设置
  3. 在左侧的“通用”下方,点击工作时间
  4. 在“工作时间”部分,点击启用工作时间
  5. 依次选择工作日期 接着点按 工作时间。
  6. 您可以根据空闲时间拆分工作时间。
    • 要在工作日添加多个时间段,请点击一周中的某一天旁边的“添加”图标 add
    • 要移除某个时间段,请点击“移除”图标 Remove

提示:当您添加工作时间时,开始时间必须早于结束时间。

日历可能会根据您的时区、所在国家/地区的工作模式,以及您的日程来建议工作时间。您可以接受、拒绝或修改这些建议。详细了解如何在不同的时区使用 Google 日历

An animation showing how to set working hours  in Calendar

请访问 Google 日历帮助中心,了解详情

复选框查看同事的日历
  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 在左侧“其他日历”旁边,点击“添加”图标 添加其他日历 接着点按 订阅日历。如果日历已与您共享,您会收到一封电子邮件。
  3. 在“添加日历”框中,输入对方的电子邮件地址,或从列表中选择一个电子邮件地址。
  4. Enter 键。
  5. 您将会遇到以下一种情况,具体取决于对方的日历是否与您共享:
    • 如果对方未与您共享日历,Google 日历会提示您请求访问权限。
    • 如果对方已经与您共享日历,则系统会将对方的日历添加到左侧的“其他日历”下方。
    • 如果对方未使用 Google 日历,Google 日历会提示您邀请对方使用 Google 日历。

请访问 Google 日历帮助中心,了解详情

安排首个会议

复选框创建日历活动
  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 可选:如果您想为活动添加邀请对象,请在左侧点击找人,然后开始输入邀请对象的姓名。
  3. 点击日历上任何尚未安排活动的时间。
  4. 为活动添加标题以及任何活动详细信息。
  5. 点击保存

提示:如要创建时间较长的活动,请在选择时间时向页面下方拖动鼠标。

如需了解详情,请访问 Google 日历帮助中心

复选框查找与团队成员进行会议的空闲时间

如果其他人已与您共享日历,或属于您所在的公司、学校或其他单位,则您在将其添加到活动时,可以查看他们是否有空。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 点击左侧的搜索人员
  3. 开始输入邀请对象的姓名,然后选择见面对象。
  4. 点击左上方的“创建”图标 添加
  5. 点击建议的时间。如果您的邀请对象已与您共享日历,则您会看到他们何时可以参加。

请访问 Google 日历帮助中心,了解详情

复选框查找会议室或资源

注意:如果您没有看到资源、会议室详情或自动会议室建议,这可能是因为您的管理员没有为您的组织进行设置。

  1. 在计算机上打开 Google 日历
  2. 创建新活动或打开某个现有活动。
  3. 要修改现有活动,请点击“编辑活动”图标 修改
  4. 如果您的帐号所属的组织拥有“会议室”,请点击会议室。您可以根据邀请对象,在系统建议的会议室中做出选择,或者搜索其他会议室。点击您想添加的会议室或资源。
    • 重要提示:如果您无法在活动中添加会议室,Google 日历可能会推荐一种快捷方式,让您创建活动副本来预订会议室。通过这种快捷方式,会创建不含任何邀请对象的单个活动。
  5. 点击保存
提示:帐号管理员可以使用管理控制台添加新会议室和资源,以供用户预订。

请访问 Google 日历帮助中心,了解详情

 

想要了解更多日历基础知识?开始使用 Google 日历

后续步骤

 


“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。

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