Giorno 1: configura il browser Chrome, Gmail e Calendar

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Ti diamo il benvenuto in Google Workspace. Nel tuo primo giorno puoi completare le seguenti attività.

1. Configurare il browser Chrome

2. Configurare la Posta in arrivo di Gmail

3. Configurare Calendar

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1. Configurare il browser Chrome

Panoramica del browser Chrome

Per accedere all'email e al calendario di Google Workspace, utilizzerai un browser web anziché un'app desktop.

Perché è importante 
In questo modo il tuo lavoro viene salvato automaticamente e in sicurezza sul Web. Una volta eseguito l'accesso, potrai utilizzare qualsiasi dispositivo e qualunque browser per vedere gli aggiornamenti che apporti.

Inoltre, se utilizzi il browser Chrome, avrai accesso anche ad altre funzionalità avanzate di Gmail e Calendar. Di questo parleremo nelle settimane successive.

Nota: se non ce l'hai ancora, scarica e installa il browser Chrome prima di utilizzare questo elenco di controllo.

Accedere all'account Google Workspace

1. Apri un browser e vai all'hub utente G Suite.
2. Inserisci il tuo indirizzo email di G Suite (ad esempio [e-mail]) e la relativa password.

(Facoltativo) Creare profili del browser Chrome per account diversi, ad esempio gli account personali e di lavoro

1. Nel browser Chrome, fai clic sulla tua immagine del profilo nell'angolo in alto a destra, accanto alla barra degli indirizzi.
2. Fai clic su Gestisci utenti.
3. Fai clic su Aggiungi persona.
4. Inserisci un nome, scegli un'immagine e fai clic su Aggiungi.
5. Accedi con l'Account Google che vuoi aggiungere.
   Tutte le impostazioni e i preferiti vengono sincronizzati automaticamente.
6. Fai clic sulla tua immagine del profilo e scegli un altro profilo per passare all'account corrispondente.

Nota: se non sai con certezza quale account stai utilizzando, fai clic sul tuo nome. L'account in uso corrisponde al primo profilo in alto.

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Creare segnalibri di Gmail e Calendar

1. Nel browser Chrome, vai al sito che vuoi visitare di nuovo in futuro, ad esempio:
   • mail.google.com per Gmail
   • calendar.google.com per Google Calendar
2. A destra della barra degli indirizzi, fai clic sulla stella Aggiungi preferito .
3. Scegli un'opzione:
   • Per uscire, fai clic su Chiudi .
   • Per rinominare il preferito o accedervi da un'altra cartella, scegli un'opzione e fai clic su Fine.

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Creare collegamenti sul desktop per Gmail e Calendar

1. Nel desktop, fai clic con il pulsante destro del mouse. 
2. Scegli Nuovo Collegamento. 
3. Come percorso, digita l'indirizzo web. Ad esempio:

   • https://mail.google.com per Gmail
   • https://calendar.google.com per Calendar

4. Assegna un nome al collegamento. (facoltativo)

Bloccare le schede preferite

Per bloccare una scheda a sinistra, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e seleziona Blocca scheda. Le schede bloccate sono più piccole e mostrano solo l'icona del sito.

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Utilizzare le scorciatoie da tastiera

Le scorciatoie da tastiera del browser Chrome ti aiutano a fare di più con meno clic. Ad esempio:

• Ctrl/⌘ + T: apre una nuova scheda
• Ctrl/⌘ + W: chiude la scheda corrente
• Ctrl/⌘ + Maiusc + T: riapre l'ultima scheda chiusa 

Nella maggior parte delle app di Google Workspace (come Gmail e Calendar), puoi visualizzare un elenco delle scorciatoie da tastiera disponibili premendo Maiusc + ?.

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Impostare il browser Chrome perché memorizzi il punto in cui hai interrotto

Puoi indicare al browser Chrome di riaprire le stesse pagine che stavi consultando al momento della chiusura.

1. In alto a destra nel browser Chrome, fai clic su Altro  Impostazioni.
2. In All'avvio, seleziona Continua da dove eri rimasto.

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2. Configura la Posta in arrivo di Gmail

(Facoltativo) Utenti provenienti da Microsoft Outlook: scoprire in che cosa si differenzia Gmail

Se in precedenza utilizzavi Microsoft Outlook, noterai alcune differenze in Gmail. 

Ad esempio, in Outlook puoi trascinare i messaggi nelle cartelle e ordinare la Posta in arrivo. In Gmail, puoi contrassegnare i messaggi con le etichette e utilizzare gli strumenti di ricerca di Google per trovare i messaggi.

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Impostare una firma per le email

1. Fai clic su Impostazioni  Impostazioni.
2. Nella scheda Generali, scorri verso il basso fino alla sezione Firma e crea la tua firma.
3. Utilizza la barra dei formati per aggiungere colori del testo, stili, link o un'immagine. (facoltativo)
4. In basso, fai clic su Salva modifiche.

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Scegliere un intervallo di tempo entro cui annullare l'invio di un messaggio

Inviare un'email: in fondo alla finestra di composizione fai clic su Invia.

Annullare l'invio: dopo aver inviato un'email, fai clic su Annulla in basso a sinistra.

Modificare il periodo di annullamento:

1. Fai clic su Impostazioni  Impostazioni.
2. Nella scheda Generale, scorri fino alla sezione Annulla invio e scegli un periodo.
3. In basso, fai clic su Salva modifiche.

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Aggiungere Google Chat alla Posta in arrivo

Puoi aggiungere Chat alla Posta in arrivo di Gmail e accedere a tutte le funzionalità di Chat direttamente da Gmail per collaborare e restare connesso da un'unica posizione centralizzata.

1. Apri Gmail sul computer.
2. In alto a destra, fai clic su Impostazioni Visualizza tutte le impostazioni.
3. In alto, fai clic su Chat e Meet.
4. Accanto a "Chat", seleziona Google Chat o Off per attivare o disattivare Chat in Gmail.
5. Fai clic su Salva modifiche.

Puoi anche disattivare le notifiche di Chat per lavorare senza interruzioni.

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Impostare le notifiche email

1. In alto a destra, fai clic su Impostazioni  Impostazioni.
2. Scorri verso il basso fino alla sezione Notifiche desktop.
3. Fai clic su Fai clic qui per abilitare le notifiche desktop per <tua organizzazione>.
4. Seleziona Attiva notifiche per nuovi messaggi o Attiva notifiche per messaggi importanti.
5. Fai clic su Salva modifiche in fondo alla pagina.

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Scrivere i messaggi in una nuova finestra e modificarne le dimensioni

Suggerimento: per aprire la finestra di composizione con una scorciatoia da tastiera, digita "c".

1. A sinistra, fai clic su Scrivi.
2. (Facoltativo) Scegli una dimensione della finestra con i pulsanti in alto a destra:

   • Schermo intero
   • Chiudi schermo intero
   • Apri in una nuova finestra Maiusc + 

3. Aggiungi un oggetto e i destinatari (A, Cc o Ccn).

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Eliminare o archiviare le email che non ti servono

Archivia  i messaggi che non utilizzi ora ma che potrebbero servirti in seguito. L'archiviazione sposta le email fuori dalla Posta in arrivo. Puoi trovarli in seguito in Tutti i messaggi o tramite la ricerca di Gmail.

Elimina  i messaggi non più necessari. Le email eliminate vengono spostate nel Cestino ed eliminate definitivamente dopo 30 giorni.

Nota: se non vedi Tutti i messaggi o il Cestino, scorri fino in fondo alla barra laterale sinistra e fai clic su Altro.

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Aggiungere le etichette (simili alle cartelle) per organizzare le email

1. Seleziona la casella accanto a uno o più messaggi email.
2. In alto, fai clic su Etichette .
3. Scegli una delle opzioni seguenti:

   1. Per creare nuove etichette, fai clic su Crea nuova. Digita il nome dell'etichetta e fai clic su Crea.
   2. Per selezionare un'etichetta esistente, fai clic su di essa nell'elenco.

Nella barra laterale sinistra, fai clic su un'etichetta per visualizzare i messaggi con quella etichetta. Fai clic su Altro  Colore etichetta per cambiarne il colore.

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Trovare e salvare gli allegati

1. Apri un messaggio contenente un allegato.
2. Posiziona il puntatore del mouse sull'allegato.
3. Scegli una delle seguenti opzioni:

   • Per salvarlo sul dispositivo, fai clic su Scarica .
   • Per salvarlo su Google Drive, fai clic su Salva in Drive .

   Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

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Trovare le email con la ricerca avanzata

Nella parte superiore della Posta in arrivo, cerca una o più parole chiave presenti in qualsiasi punto dell'email, ad esempio nell'oggetto, nel corpo o nel nome del mittente. 

Se cerchi qualcosa di specifico, fai clic su Mostra opzioni di ricerca per utilizzare la ricerca avanzata.

Esempio: per cercare

• Mittenti: digita From:([e-mail])
• Intervalli di date: digita after:2019/3/29 before:2019/4/5
• Parole chiave: digita la parola chiave, come informazioni riservate
• Attributi del messaggio, come gli allegati: digita has:attachment

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Aggiungere regole di filtro per categorizzare le email in arrivo

 

1. Apri Gmail.
2. Nella casella di ricerca in alto, fai clic su Mostra opzioni di ricerca .
3. Inserisci i criteri di ricerca. Se vuoi assicurarti che la ricerca abbia funzionato correttamente, controlla quali email vengono visualizzate quando fai clic su Cerca.
4. Nella parte inferiore della finestra di ricerca, fai clic su Crea filtro.
5. Scegli le opzioni per il filtro.
6. Fai clic su Crea filtro.

 

Esempio: crea un filtro per archiviare automaticamente le email di Google Calendar che ti informano quando gli utenti accettano i tuoi inviti.

1. Accanto a Contiene le parole, inserisci invite.ics e accettato. 
2. Fai clic su Crea filtro.
3. Seleziona Ignora Posta in arrivo (Archivia).
4. Fai clic su Crea filtro.

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3. Configura Calendar

Impostare le notifiche di Calendar

1. In Calendar, fai clic su Impostazioni Impostazioni.
2. A sinistra, sotto Impostazioni generali, fai clic su Impostazioni evento.
3. Fai clic su Notifiche e seleziona un'opzione:

   • Disattivate
   • Notifiche desktop
   • Avvisi

4. Per impostare un suono per le notifiche in arrivo, seleziona la casella Riproduci suoni di notifica. (facoltativo)
5. Per gestire le notifiche, sulla sinistra, fai clic sul tuo calendarioNotifiche generali. (facoltativo)
6. Accanto a ciascuna opzione, fai clic sulla freccia Giù e seleziona Nessuna o Email.

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Impostare l'orario di lavoro

Se preferisci non ricevere inviti a eventi programmati al di fuori del tuo orario di lavoro, puoi modificare le tue impostazioni di Google Calendar in modo che gli organizzatori sappiano che devono riprogrammare l'evento per un momento più opportuno.

1. In Calendar, vai a Impostazioni  Impostazioni.
2. A sinistra, sotto Impostazioni generali, fai clic su Orario di lavoro.
3. Seleziona la casella Abilita orario di lavoro.
4. Per ogni giorno, fai clic sull'orario in cui sei disponibile. Potrebbero già essere visualizzati dei suggerimenti, ma puoi fare clic sulle ore per modificarli.
5. Per impostare lo stesso orario per tutti i giorni, fai clic su Copia orario in tutti. (facoltativo)

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Aggiungere i calendari dei colleghi

1. Sulla sinistra, fai clic su Aggiungi calendario.
2. Inserisci l'indirizzo email del tuo collega. Il suo calendario viene visualizzato sulla sinistra, sotto Altri calendari e i suoi eventi sono visualizzati sulla pagina del tuo calendario.
3. Per nascondere temporaneamente gli eventi di un altro calendario, deseleziona la casella corrispondente. (facoltativo)

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Creare eventi di calendario

1. In Calendar, scegli un'opzione:
   • Fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario.
   • Fai clic su Crea.
2. Seleziona Evento.

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Trovare orari disponibili per le riunioni con il team

1. Fai clic su Trova un orario. Sotto il nome degli invitati che si trovano in altri fusi orari viene visualizzata l'ora locale corrispondente.
2. Scorri le fasce orarie o fai clic sulle frecce nella parte superiore della pagina per visualizzare altri giorni e orari disponibili.
3. Fai clic su una fascia oraria e poi su Salva. L'orario verrà aggiornato nei dettagli della riunione.

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Proporre un nuovo orario per la riunione

Nota: se l'organizzatore dell'evento ti ha autorizzato ad accedere per modificare gli eventi, puoi riprogrammarli direttamente senza proporre un nuovo orario.

1. In Calendar, fai clic una sola volta sull'evento nella griglia del tuo calendario.
2. Vai alla sezione Parteciperai? e fai clic sulla freccia su  Proponi un nuovo orario.
3. Nella sezione La tua proposta, seleziona un orario o un giorno diverso e aggiungi un messaggio.
4. Fai clic su Invia proposta.

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Trovare una sala o una risorsa

Nota: se non riesci a visualizzare le risorse, i dettagli o i suggerimenti automatici per le sale, è possibile che l'amministratore non li abbia configurati per la tua organizzazione.

1. Fai clic su Aggiungi sale.

   Nota: se non vedi questa opzione, contatta il tuo amministratore.

   Vengono visualizzati automaticamente dei suggerimenti basati sul tuo luogo di lavoro, sul numero di partecipanti e sulle prenotazioni di sale precedenti.
2. Se è necessario modificare i criteri per la sala riunioni, puoi fare clic su:

   • Persone  per specificare la capienza della stanza richiesta.
   • Video  per indicare che sono necessarie attrezzature per videoconferenze.
   • Telefono per indicare che sono necessarie attrezzature per audioconferenze.

3. Posiziona il puntatore sulla sala che soddisfa i tuoi criteri e seleziona la casella corrispondente per sceglierla.
4. Se non trovi una sala adatta:

   1. Nella casella di ricerca, inserisci un'altra risorsa o il nome dell'edificio, il piano o l'attrezzatura per conferenze (ad esempio Chromebox per videoconferenze). Man mano che inserisci il testo, vedrai i risultati sotto la casella di ricerca.
   2. Posiziona il puntatore su una sala per visualizzarne i dettagli, ad esempio la capienza della sala, la località, le attrezzature e le caratteristiche.
   3. Quando trovi la sala di cui hai bisogno, seleziona la casella corrispondente per sceglierla.

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