Primer día: configurar el navegador de Internet, Gmail y Calendar

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Diferentes dispositivos que muestran servicios de G SuiteTe damos la bienvenida a Google Workspace. Para empezar en tu primer día, completa las tareas que se indican a continuación.

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1. Configurar el navegador Chrome" "

CasillaIntroducción al navegador Chrome

Para acceder a tu correo electrónico y a tu calendario de Google Workspace, vas a utilizar un navegador web en lugar de una aplicación para ordenadores.

Por qué es importante
Tu trabajo se guardará de forma automática y segura en la Web. De este modo, cuando inicies sesión, podrás ver los cambios que hayas hecho en cualquier dispositivo y navegador.

Además, con el navegador Chrome también podrás acceder a funciones más avanzadas de Gmail y Calendar. Explicaremos estas funciones durante las próximas semanas.

Nota: Si aún no tienes el navegador Chrome, descárgalo e instálalo antes de repasar esta lista de comprobación.

CasillaIniciar sesión en una cuenta de Google Workspace
  1. Abre un navegador y ve al Hub de usuarios de G Suite.
  2. Introduce tu dirección de correo electrónico de G Suite (por ejemplo, tunombre@example.com) y tu contraseña.
Casilla(Opcional) Crear perfiles del navegador Chrome para usar diferentes cuentas, como cuentas personales o de trabajo
  1. En el navegador Chrome, haz clic en tu imagen de perfil, situada en la esquina superior derecha, junto a la barra de direcciones.
  2. Haz clic en Administrar usuarios.
  3. Haz clic en Añadir perfil.
  4. Da un nombre al perfil, elige una imagen y haz clic en Añadir.
  5. Inicia sesión con la cuenta de Google que quieres añadir.
    Se sincronizarán automáticamente todos los ajustes y los marcadores.
  6. Haz clic en tu imagen de perfil y elige otro perfil para cambiar de cuenta.

Nota: Si no recuerdas en qué cuenta has iniciado sesión, haz clic en tu nombre y comprueba qué perfil aparece en la parte superior.

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CasillaCrear marcadores de Gmail y Calendar
  1. En el navegador Chrome, ve al sitio que quieras volver a visitar en el futuro. Por ejemplo:
    • mail.google.com en el caso de Gmail
    • calendar.google.com en el caso de Google Calendar
  2. A la derecha de la barra de direcciones, haz clic en el icono de la estrella "".

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CasillaCrear accesos directos del escritorio a Gmail y Calendar
  1. Ve a tu escritorio y haz clic con el botón derecho. 
  2. Selecciona Nuevo y luego Acceso directo
  3. Escribe la dirección web como ubicación. Por ejemplo:
  4. (Opcional) Dale un nombre al acceso directo.
CasillaFijar las pestañas favoritas
Para fijar una pestaña a la izquierda, haz clic con el botón derecho en ella y selecciona Fijar pestaña. Las pestañas fijas son más pequeñas y solo muestran el icono del sitio web.

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CasillaUtilizar combinaciones de teclas
Con las combinaciones de teclas, puedes aumentar tu productividad con menos clics en el navegador Chrome. Por ejemplo:
  • Ctrl o ⌘ + T: abre una nueva pestaña.
  • Ctrl o ⌘ + W: cierra la pestaña en la que estás.
  • Ctrl o ⌘ + Mayús + T: vuelve a abrir la última pestaña cerrada. 

En casi todas las demás aplicaciones de Google Workspace, como Gmail y Calendar, puedes ver la lista de combinaciones de teclas disponibles pulsando Mayús + ?.

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CasillaConfigurar el navegador Chrome para que recuerde dónde te habías quedado antes de cerrarlo

Puedes indicar al navegador Chrome que vuelva a abrir las mismas páginas que estabas viendo cuando lo cerraste.

  1. En el navegador Chrome, en la parte superior derecha, haz clic en Más "" y luego Configuración.
  2. En la sección Al abrir el navegador, selecciona Abrir todo como estaba antes de cerrar.

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2. Configurar la bandeja de entrada de Gmail" "

Casilla(Opcional) Si antes usabas Microsoft Outlook, descubre en qué se distingue Gmail

Si es tu caso, notarás que hay algunas diferencias con respecto a Gmail. 

Por ejemplo, en Outlook puedes arrastrar mensajes a carpetas para ordenar la bandeja de entrada. En Gmail, por su parte, puedes asignar etiquetas a mensajes y localizar correos mediante las herramientas de búsqueda de Google.

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CasillaConfigurar firmas de correo electrónico
  1. Haz clic en Configuración Ajustes y luego Configuración.
  2. En la pestaña General, desplázate hasta la sección Firma y crea una.
  3. (Opcional) Utiliza la barra de formato para dar color al texto, aplicarle estilos y para incluir enlaces o imágenes.
  4. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

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CasillaElegir un periodo durante el que se pueda deshacer el envío de los mensajes

Enviar correos electrónicos: en la parte inferior de la ventana de redacción, haz clic en Enviar.

Deshacer el envío de correos: después de enviar un correo electrónico, en la parte inferior izquierda, haz clic en Deshacer.

Cambiar el periodo de cancelación de envío

  1. Haz clic en Configuración "" y luego Configuración.
  2. En la pestaña General, desplázate hasta la sección Deshacer el envío y elige un intervalo de tiempo.
  3. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

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CasillaAñadir Google Chat a la bandeja de entrada

Puedes añadir Chat a tu bandeja de entrada de Gmail para poder usar todas las funciones de Chat directamente en ella y así colaborar y mantenerte en contacto desde un solo lugar.

  1. En tu ordenador, abre Gmail.
  2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración "" y luego Ver todos los ajustes.
  3. En la parte superior, haz clic en Chatear y reunirse.
  4. Selecciona Google Chat o Inhabilitar chat para activar o desactivar Chat en Gmail.
  5. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

También puedes silenciar las notificaciones de Chat para así trabajar sin interrupciones.

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CasillaConfigurar notificaciones de correos electrónicos
  1. En la parte superior derecha, haz clic en Configuración "" y luego Configuración.
  2. Desplázate hasta la sección Notificaciones de escritorio.
  3. Haz clic en Haz clic aquí si quieres habilitar las notificaciones de escritorio para [tu organización].
  4. Selecciona Habilitar notificaciones de correo nuevo o Habilitar notificaciones de correo importantes.
  5. Haz clic en el botón Guardar cambios, situado en la parte inferior de la página.

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CasillaRedactar mensajes en una ventana nueva y cambiar el tamaño de esa ventana

Consejo: Para abrir la ventana de redacción con el teclado, pulsa "c".

  1. En la barra lateral izquierda, haz clic en Más Redactar.
  2. (Opcional) Elige un tamaño de ventana haciendo clic en los botones situados en la parte superior derecha:
    • Pantalla completa: ""
    • Salir del modo de pantalla completa: Salir del modo de pantalla completa
    • Abrir en una ventana nueva: Mayús + Mostrar
  3. Escribe el asunto y añade los destinatarios en Para, Cc o Cco.

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CasillaEliminar o archivar correos electrónicos que no necesites

Archiva "" los mensajes que no tengas que consultar ahora, pero que quizá necesites más adelante. Cuando se archivan mensajes, desaparecen de la bandeja de entrada, pero puedes encontrarlos en cualquier momento con la búsqueda de Gmail o en la sección Todos.

Elimina "" los mensajes que ya no necesites. Los correos electrónicos que eliminas se mueven a la sección Papelera y se eliminan de manera definitiva al cabo de 30 días.

Nota: Si no ves las secciones Todos o Papelera, desplázate hasta la parte inferior de la barra lateral izquierda y haz clic en Más.

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CasillaAñadir etiquetas (similares a las carpetas) para organizar el correo electrónico
  1. Marca la casilla situada junto a uno o varios mensajes de correo electrónico.
  2. En la parte superior, haz clic en Etiquetas "".
  3. Elige una de las siguientes opciones:
    1. Para crear etiquetas, haz clic en Crear etiqueta. Escribe el nombre de la etiqueta y haz clic en Crear.
    2. Para seleccionar una etiqueta ya creada, haz clic sobre ella en la lista.

En la barra lateral izquierda, haz clic en una etiqueta para ver mensajes con esa etiqueta. Haz clic en Más "" y luego Color de la etiqueta para cambiar su color.

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CasillaBuscar y guardar archivos adjuntos
  1. Abre un correo que incluya un archivo adjunto.
  2. Coloca el cursor sobre el archivo adjunto.
  3. Elige una de estas opciones:
    • Para guardarlo en tu dispositivo, haz clic en Descargar Descargar.
    • Para guardarlo en Google Drive, haz clic en Guardar en Drive "".

    Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

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CasillaBuscar correos con la búsqueda avanzada

En la parte superior de la bandeja de entrada, busca algunas palabras clave que aparezcan en cualquier parte del mensaje que buscas: en el asunto, en el cuerpo del mensaje o en el nombre del remitente. 

Si buscas algo más concreto, haz clic en la flecha hacia abajo "" para utilizar la búsqueda avanzada.

Ejemplo de búsqueda:

  • Remitentes: from:(juan@empresa.com)
  • Periodos: after:2019/3/29 before:2019/4/5
  • Palabras clave: Información confidencial de la empresa
  • Atributos de los mensajes, como archivos adjuntos: has:attachment

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CasillaAñadir reglas de filtros para clasificar el correo electrónico entrante

 

  1. Abre Gmail.
  2. En el cuadro de búsqueda de la parte superior, haz clic en la flecha hacia abajo "".
  3. Introduce tus criterios de búsqueda. En caso de que quieras comprobar si la búsqueda es correcta, haz clic en Buscar para ver qué correos aparecen.
  4. En la parte inferior de la ventana de búsqueda, haz clic en Crear filtro.
  5. Elige lo que quieres que haga el filtro.
  6. Haz clic en Crear filtro.

 

Ejemplo: Puedes crear un filtro para archivar automáticamente los correos electrónicos de Google Calendar que te avisan de que se ha aceptado una invitación.

  1. Junto a Contiene las palabras, introduce invite.ics y aceptado
  2. Haz clic en Crear filtro.
  3. Marca Saltar Recibidos (Archivarlo).
  4. Haz clic en Crear filtro.

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3. Configurar Calendar" "

CasillaConfigurar notificaciones de Calendar
  1. En Calendar, haz clic en el icono de rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. A la izquierda, haz clic en la opción Configuración de los eventos de General.
  3. Haz clic en Notificaciones y selecciona una opción:
    • Desactivadas
    • Notificaciones de escritorio
    • Alertas
  4. (Opcional) Si quieres configurar un sonido para las notificaciones entrantes, activa la casilla Reproducir sonidos de notificaciones.
  5. (Opcional) Para administrar las notificaciones, a la izquierda, haz clic en tu calendario y luego Notificaciones generales.
  6. Junto a cada opción, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y selecciona Ninguna o Correo electrónico.

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CasillaConfigurar el horario laboral

Si prefieres que no te inviten a eventos que tengan lugar fuera de tu horario laboral, puedes configurar Google Calendar para que los organizadores sepan que tienen que cambiar de hora el evento.

  1. En Calendar, haz clic en el icono de la rueda dentada Configuración y luego Configuración.
  2. A la izquierda, haz clic en la opción Horario laboral de General.
  3. Marca la casilla Activar horas de trabajo.
  4. Haz clic en el horario en el que estás disponible cada día. Es posible que ya aparezcan sugerencias, pero puedes hacer clic en el horario para cambiarlo.
  5. (Opcional) Para establecer el mismo horario todos los días, haz clic en Copiar el horario en todos.

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CasillaAñadir calendarios de compañeros de trabajo
  1. A la izquierda, haz clic en Añadir calendario.
  2. Introduce la dirección de correo electrónico de tu compañero. Su calendario aparecerá en Otros calendarios, a la izquierda, y sus eventos aparecerán en la página de tu calendario.
  3. (Opcional) Para ocultar temporalmente los eventos de otro calendario, desmarca la casilla situada junto al calendario.

Más información

CasillaCrear eventos de calendario
  1. En Calendar, elige una opción:
    • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
    • Haz clic en MásCrear.
  2. Selecciona Evento.

Más información

CasillaEncontrar horas libres para organizar reuniones de equipo
  1. Haz clic en Encontrar un hueco. La hora de los invitados que estén en otra zona horaria se mostrará debajo de su nombre.
  2. Desplázate hacia arriba o hacia abajo en las franjas horarias o haz clic en las flechas de la parte superior para ver los días y las horas disponibles.
  3. Haz clic en una franja horaria y, a continuación, en Guardar. La hora se actualizará en los detalles de la reunión.

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CasillaProponer otra hora de reunión

Nota: Si el organizador de un evento te ha dado acceso para editarlo, puedes reprogramarlo directamente sin tener que proponer otra hora.

  1. En Calendar, haz clic en el evento en la cuadrícula del calendario.
  2. Ve a la sección ¿Asistirás? y haz clic en la flecha hacia arriba "" y luego Proponer otra hora.
  3. En la sección Tu propuesta, selecciona otra hora o día y añade un mensaje.
  4. Haz clic en Enviar propuesta.

Más información

CasillaBuscar salas o recursos

Nota: Si no aparecen recursos, información de la sala o sugerencias automáticas de salas, es posible que tu administrador no los haya configurado en tu organización.

  1. Haz clic en Añadir salas.

    Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

    En función de tu ubicación de trabajo, el número de participantes y las reservas de salas anteriores, aparecerán distintas sugerencias automáticamente.
  2. Si necesitas ajustar los criterios de la sala de reuniones, tienes estas opciones:
    • Haz clic en Personas Grupo para especificar el tamaño de sala requerido.
    • Haz clic en Vídeo Vídeo para especificar que necesitas equipo de videoconferencia.
    • Haz clic en Teléfono "" para especificar que necesitas equipo de audioconferencias.
  3. Coloca el cursor sobre la sala que cumpla tus requisitos y marca la casilla correspondiente para seleccionarla.
  4. Si no ves ninguna sala adecuada:
    1. En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de otro recurso o edificio, el piso o el equipo de conferencias (por ejemplo, Chromebox para reuniones). A medida que escribas, los resultados aparecerán debajo del cuadro de búsqueda.
    2. Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles como su capacidad, ubicación, equipamiento y características.
    3. Cuando encuentres la sala que necesitas, coloca el cursor sobre ella y marca la casilla para seleccionarla.

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