第 1 天：設定 Chrome 瀏覽器、Gmail 和 Google 日曆

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歡迎使用 Google Workspace。請完成下列各項工作，展開第 1 天的初步操作和設定。

1. 設定 Chrome 瀏覽器

2. 設定 Gmail 收件匣

3. 設定 Google 日曆

全部展開  |  全部收合

1. 設定 Chrome 瀏覽器

Chrome 瀏覽器總覽

您必須使用網路瀏覽器 (而不是電腦版應用程式) 存取 Google Workspace 電子郵件和日曆。

必須採取這種做法的原因
您使用網路瀏覽器時，系統能安全地將您的工作內容自動儲存到網路上。只要處於登入狀態，即可在任何裝置和瀏覽器上查看您所做的更新。

另外，如果您使用的是 Chrome 瀏覽器，還可以存取更進階的 Gmail 與 Google 日曆功能。我們將在接下來幾週說明上述功能。

注意：如果您還沒有 Chrome 瀏覽器，請先下載並安裝 Chrome 瀏覽器，再使用這份檢查清單。

登入您的 Google Workspace 帳戶

1. 打開瀏覽器，然後前往 G Suite 使用者中心。
2. 輸入您的 G Suite 電子郵件地址 (例如 <您的名稱>@example.com) 和密碼。

(選用) 為不同帳戶分別建立 Chrome 瀏覽器設定檔 (例如個人和公司帳戶)

1. 在 Chrome 瀏覽器中，按一下右上角網址列旁邊的個人資料圖片。
2. 按一下 [管理使用者]。
3. 按一下 [新增使用者]。
4. 輸入名稱並選擇一張圖片，然後按一下 [新增]。
5. 登入您要新增的 Google 帳戶。
   系統會自動同步處理所有設定和書籤。
6. 按一下您的個人資料圖片，然後選擇其他個人資料即可切換帳戶。

如果您不確定目前使用的是哪個帳戶，請點選個人資料圖片，然後查看哪位使用者的個人資料位於最頂端。

注意：如果您不確定目前使用的是哪個帳戶，請點選您的名稱，然後查看哪位使用者的個人資料位於最頂端。

瞭解詳情

建立 Gmail 和 Google 日曆書籤

1. 在 Chrome 瀏覽器中，前往您會再次造訪的網站。舉例來說：
   • mail.google.com Gmail 網站
   • calendar.google.com Google 日曆網站
2. 按一下網址列右側的「星號」圖示 「新增書籤」圖示 。
3. 選擇下列任一選項：
   • 如要退出，請按一下「關閉」圖示 。
   • 如要重新命名書籤，或是將書籤放入其他資料夾，請執行相應操作，然後點選 [完成]。

瞭解詳情

建立 Gmail 和 Google 日曆桌面捷徑

1. 前往桌面並按一下滑鼠右鍵。
2. 依序選擇 [新增] [捷徑]。
3. 在位置欄位中輸入網址，例如：

   • Gmail 為 https://mail.google.com
   • Google 日曆為 https://calendar.google.com

4. (選用) 為捷徑命名。

固定喜愛的分頁

如果要將分頁固定在左側，請在分頁標籤上按一下滑鼠右鍵，然後選取 [固定分頁]。固定後的分頁比較小，而且只會顯示網站圖示。

瞭解詳情

使用鍵盤快速鍵

Chrome 瀏覽器的鍵盤快速鍵能讓您事半功倍。範例：

• Ctrl/⌘ + T：開啟新分頁
• Ctrl/⌘ + W：關閉目前分頁
• Ctrl/⌘ + Shift + T：重新開啟最後關閉的分頁

在大部分其他 Google Workspace 應用程式中 (例如 Gmail 和 Google 日曆)，只要按下 Shift + ? 即可查看可用的鍵盤快速鍵清單。

瞭解詳情

設定 Chrome 瀏覽器的接續上次進度功能

您可以讓 Chrome 瀏覽器重新開啟上次關閉時正在瀏覽的頁面。

1. 依序按一下 Chrome 瀏覽器右上角的「更多」圖示 [設定]。
2. 在起始畫面下，選取 [繼續瀏覽上次開啟的網頁]。

瞭解詳情

2. 設定 Gmail 收件匣

(選用) 如果您先前使用的是 Microsoft Outlook，請按此瞭解 Gmail 的運作方式有何不同

如果您先前使用的是 Microsoft Outlook，您會注意到 Gmail 有些許不同之處。

舉例來說，使用 Outlook 時，您可以將郵件拖曳至資料夾並將收件匣中的項目加以排序。使用 Gmail 時，您則可以為郵件加上標籤，並透過 Google 搜尋工具尋找郵件。

瞭解詳情

設定電子郵件簽名

1. 依序按一下「設定」圖示 [設定]。
2. 在「一般設定」分頁中，向下捲動至「簽名」部分，然後建立簽名。
3. 您可以使用格式工具列為簽名加上文字顏色、樣式、連結或圖片。
4. 按一下底部的 [儲存變更]。

瞭解詳情

選擇回收已傳送郵件的時間

傳送電子郵件：按一下撰寫視窗底部的 [傳送]。

取消傳送：傳送電子郵件後，按一下左下角的 [取消傳送]。

變更取消傳送的時間：

1. 依序按一下「設定」圖示 [設定]。
2. 在「一般設定」分頁中，捲動至「取消傳送」部分並選擇時間。
3. 按一下底部的 [儲存變更]。

瞭解詳情

將 Google Chat 新增到 Gmail 收件匣

您可以將 Chat 新增到 Gmail 收件匣，直接透過 Gmail 使用 Chat 的所有功能，即可透過同一平台與他人協作並保持聯繫。

1. 在電腦上開啟 Gmail。
2. 依序點選右上方的 [設定] 圖示   [查看所有設定]。
3. 按一下頂端的 [即時通訊和 Meet]。
4. 在「Chat」旁邊，選取 [Google Chat] 或 [關閉] 即可在 Gmail 中開啟或關閉 Chat。
5. 按一下 [儲存變更]。

您也可以將即時通訊通知設為靜音，即可不受打擾地處理工作。

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設定電子郵件通知

1. 依序按一下右上角的設定圖示 [設定]。
2. 向下捲動至「桌面通知」部分。
3. 按一下 [按這裡即可啟用<貴機構>桌面通知功能]。
4. 選取 [開啟新郵件通知] 或 [開啟重要郵件通知]。
5. 按一下網頁底部的 [儲存變更]。

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在新視窗中撰寫郵件並變更視窗大小

提示：如要使用鍵盤快速鍵開啟「撰寫」視窗，請輸入「c」。

1. 按一下左側的 [撰寫]。
2. (選用) 使用右上角的按鈕調整視窗大小：

   • 全螢幕
   • 退出全螢幕
   • 在新視窗中開啟：Shift + 

3. 新增主旨和收件者 (收件者、副本或密件副本)。

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刪除或封存不需要的電子郵件

封存 現在用不到，但之後可能會需要的郵件。封存功能會將電子郵件移出您的收件匣。之後您可以前往 [所有郵件] 或使用 Gmail 搜尋功能找到這些郵件。

刪除 不再需要的郵件。已刪除的電子郵件會移至 [垃圾桶]，並在 30 天後遭到永久刪除。

注意：如果您沒有看到 [所有郵件] 或 [垃圾桶]，請捲動至左側欄的底部，然後按一下 [更多]。

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用標籤 (類似資料夾) 來進行整理電子郵件

1. 勾選一或多封電子郵件旁邊的方塊。
2. 按一下頂端的「標籤」圖示 。
3. 選擇下列其中一個選項：

   1. 如要建立新標籤，請點選 [新建]。輸入標籤的名稱，然後點選 [建立]。
   2. 如要選擇現有的標籤，請在清單中點選所需標籤。

在左側欄中點選標籤，即可查看套用該標籤的所有電子郵件。依序點選「更多」圖示 [標籤顏色] 即可變更標籤顏色。

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搜尋及儲存附件

1. 開啟含有附件的電子郵件。
2. 將滑鼠游標移至附件。
3. 選擇下列其中一種做法：

   • 將附件儲存至您的裝置：點選「下載」圖示 。
   • 將附件儲存至 Google 雲端硬碟：點選「儲存至雲端硬碟」圖示 。

   注意：如果找不到這個選項，請與管理員聯絡。

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使用進階搜尋功能尋找電子郵件

在收件匣頂端，您可以使用出現在郵件任何部分 (主旨、內文或寄件者名稱) 的一或多個關鍵字進行搜尋。

如果想使用更精確的條件進行搜尋，請點選「顯示搜尋選項」圖示 ，即可使用進階搜尋功能。

搜尋範例：

• 寄件者：範例：From:([e-mail])
• 日期範圍：範例：after:2019/3/29 before:2019/4/5
• 關鍵字：範例：Company confidential
• 郵件屬性，例如附件：範例：has:attachment

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透過篩選器規則為內送郵件分類

 

1. 開啟 Gmail。
2. 在頂端的搜尋框中，按一下「顯示搜尋選項」圖示 。
3. 輸入搜尋條件。如要檢查搜尋功能是否正常運作，請按一下 [搜尋]，看看系統顯示哪些電子郵件。
4. 按一下搜尋視窗底部的 [建立篩選器]。
5. 指定要讓篩選器執行的操作。
6. 按一下 [建立篩選器]。

 

範例：建立篩選器，在使用者接受您的邀請時，自動封存 Google 日曆傳送的通知信件。

1. 在 [包含字詞] 旁邊的欄位輸入 invite.ics 和 已接受。
2. 按一下 [建立篩選器]。
3. 勾選 [略過收件匣 (將其封存)] 方塊。
4. 按一下 [建立篩選器]。

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3. 設定 Google 日曆

設定日曆通知

1. 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示 [設定]。
2. 在左側的 [一般] 之下點選 [活動設定]。
3. 按一下 [通知] 並選取其中一個選項：

   • 關閉
   • 桌面通知
   • 快訊

4. (選用) 如要設定收到通知時的音效，請勾選 [播放通知音效] 方塊。
5. (選用) 如要管理您的通知，請在左側依序按一下您的日曆 [一般通知]。
6. 在每個選項旁邊按一下向下箭頭 ，然後選取 [無]或 [電子郵件]。

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設定您的工作時間

如果您不想收到工作時間外的活動邀請，可以調整 Google 日曆的設定，讓主辦者知道要重新安排活動，選擇更合適的活動時間。

1. 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示 [設定]。
2. 在左側的 [一般] 下方點選 [工作時間]。
3. 勾選 [啟用工作時間] 方塊。
4. 逐一點選您每天的工作時間。系統可能會顯示建議時間，但您還是可以透過點選時段進行變更。
5. (選用) 如要為每天設定相同的時間，請點選 [將時間複製到所有日期]。

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新增同事的日曆

1. 按一下左側的 [新增日曆]。
2. 輸入同事的電子郵件地址。對方的日曆會出現在左側的「其他日曆」下方，他們的活動則會顯示在您的日曆頁面中。
3. (選用) 如要暫時隱藏其他日曆的活動，請取消勾選該日曆旁邊的方塊。

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建立日曆活動

1. 在 Google 日曆中，選擇以下其中一種做法：
   • 在日曆方格中按一下有空的時段。
   • 按一下 [ 建立]。
2. 選取 [活動]。

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尋找可與團隊成員進行會議的時段

1. 按一下 [安排時間]。針對位於其他時區的邀請對象，系統會在對方的名稱下方顯示當地的時間。
2. 捲動查看當天有空的時段，或是按一下頂端的箭頭，查看其他日期的空檔時段。
3. 按一下選定的時段，然後點選 [儲存]；會議詳細資料中的時間會隨之更新。

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建議新的會議時間

注意：如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限，您就可以直接重新安排活動時間，不需要建議新時間。

1. 在 Google 日曆中按一下您日曆方格里的活動。
2. 前往「是否參加？」部分，依序點選向上箭頭 [建議新時間]。
3. 在「你的提議」部分，選取其他時間或日期，並新增訊息。
4. 按一下 [傳送提議]。

瞭解詳情

尋找會議室或資源

注意：如果您看不到任何資源、會議室詳細資料或會議室自動建議，表示管理員可能並未替機構設定這些功能。

1. 按一下 [新增會議室]。

   注意：如果找不到這個選項，請與管理員聯絡。

   系統會根據您的工作地點、會議參與者人數和先前的會議室預定記錄自動顯示建議。
2. 如果您需要調整會議室的選擇條件，可以點選：

   • 「邀請對象」圖示 ，指定所需會議室的大小。
   • 「視訊」圖示 ，指定是否需要視訊會議設備。
   • 「電話」圖示 ，指定是否需要進行語音會議通訊。

3. 將滑鼠游標指向符合條件的會議室，然後勾選相應的方塊，即可選取該會議室。
4. 如果您沒有看到適合的會議室：

   1. 在搜尋框中輸入其他資源或建築物的名稱、樓層或者是會議設備 (例如 Chromebox 視訊會議解決方案)。在您輸入文字時，搜尋框下方會顯示搜尋結果。
   2. 將滑鼠游標指向會議室即可查看相關詳細資料，例如會議室可容納人數、地點、設備及功能。
   3. 找到您需要的會議室後，請將滑鼠游標指向該會議室，然後勾選相應的方塊，即可選取該會議室。

瞭解詳情

後續步驟

想要快速透過 Google Workspace 提高工作生產力嗎？請參閱第 1 週的檢查清單。

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