歡迎使用 Google Workspace。請完成下列各項工作,展開第 1 天的初步操作和設定。
1. 設定 Chrome 瀏覽器
您必須使用網路瀏覽器 (而不是電腦版應用程式) 存取 Google Workspace 電子郵件和日曆。
必須採取這種做法的原因
您使用網路瀏覽器時,系統能安全地將您的工作內容自動儲存到網路上。只要處於登入狀態,即可在任何裝置和瀏覽器上查看您所做的更新。
另外,如果您使用的是 Chrome 瀏覽器,還可以存取更進階的 Gmail 與 Google 日曆功能。我們將在接下來幾週說明上述功能。
注意:如果您還沒有 Chrome 瀏覽器,請先下載並安裝 Chrome 瀏覽器,再使用這份檢查清單。
- 打開瀏覽器,然後前往 G Suite 使用者中心。
- 輸入您的 G Suite 電子郵件地址 (例如 <您的名稱>@example.com) 和密碼。
- 在 Chrome 瀏覽器中,按一下右上角網址列旁邊的個人資料圖片。
- 按一下 [管理使用者]。
- 按一下 [新增使用者]。
- 輸入名稱並選擇一張圖片,然後按一下 [新增]。
- 登入您要新增的 Google 帳戶。
系統會自動同步處理所有設定和書籤。- 按一下您的個人資料圖片,然後選擇其他個人資料即可切換帳戶。
如果您不確定目前使用的是哪個帳戶,請點選個人資料圖片,然後查看哪位使用者的個人資料位於最頂端。
注意:如果您不確定目前使用的是哪個帳戶,請點選您的名稱,然後查看哪位使用者的個人資料位於最頂端。
- 在 Chrome 瀏覽器中,前往您會再次造訪的網站。舉例來說:
- mail.google.com Gmail 網站
- calendar.google.com Google 日曆網站
- 按一下網址列右側的「星號」圖示
「新增書籤」圖示
。
- 選擇下列任一選項:
- 如要退出,請按一下「關閉」圖示
。
- 如要重新命名書籤,或是將書籤放入其他資料夾,請執行相應操作,然後點選 [完成]。
- 如要退出,請按一下「關閉」圖示
- 前往桌面並按一下滑鼠右鍵。
- 依序選擇 [新增]
[捷徑]。
- 在位置欄位中輸入網址,例如:
- Gmail 為 https://mail.google.com
- Google 日曆為 https://calendar.google.com
- (選用) 為捷徑命名。
- Ctrl/⌘ + T:開啟新分頁
- Ctrl/⌘ + W:關閉目前分頁
- Ctrl/⌘ + Shift + T:重新開啟最後關閉的分頁
在大部分其他 Google Workspace 應用程式中 (例如 Gmail 和 Google 日曆),只要按下 Shift + ? 即可查看可用的鍵盤快速鍵清單。
2. 設定 Gmail 收件匣
如果您先前使用的是 Microsoft Outlook,您會注意到 Gmail 有些許不同之處。
舉例來說,使用 Outlook 時,您可以將郵件拖曳至資料夾並將收件匣中的項目加以排序。使用 Gmail 時,您則可以為郵件加上標籤,並透過 Google 搜尋工具尋找郵件。
- 依序按一下「設定」圖示
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[設定]。
- 在「一般設定」分頁中,向下捲動至「簽名」部分,然後建立簽名。
- 您可以使用格式工具列為簽名加上文字顏色、樣式、連結或圖片。
- 按一下底部的 [儲存變更]。
傳送電子郵件:按一下撰寫視窗底部的 [傳送]。
取消傳送:傳送電子郵件後,按一下左下角的 [取消傳送]。
變更取消傳送的時間:
- 依序按一下「設定」圖示
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[設定]。
- 在「一般設定」分頁中,捲動至「取消傳送」部分並選擇時間。
- 按一下底部的 [儲存變更]。
您可以將 Chat 新增到 Gmail 收件匣,直接透過 Gmail 使用 Chat 的所有功能,即可透過同一平台與他人協作並保持聯繫。
- 在電腦上開啟 Gmail。
- 依序點選右上方的 [設定] 圖示
[查看所有設定]。
- 按一下頂端的 [即時通訊和 Meet]。
- 在「Chat」旁邊,選取 [Google Chat] 或 [關閉] 即可在 Gmail 中開啟或關閉 Chat。
- 按一下 [儲存變更]。
您也可以將即時通訊通知設為靜音,即可不受打擾地處理工作。
- 依序按一下右上角的設定圖示
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[設定]。
- 向下捲動至「桌面通知」部分。
- 按一下 [按這裡即可啟用<貴機構>桌面通知功能]。
- 選取 [開啟新郵件通知] 或 [開啟重要郵件通知]。
- 按一下網頁底部的 [儲存變更]。
提示:如要使用鍵盤快速鍵開啟「撰寫」視窗,請輸入「c」。
- 按一下左側的 [撰寫]。
- (選用) 使用右上角的按鈕調整視窗大小:
- 全螢幕
- 退出全螢幕
- 在新視窗中開啟:Shift +
- 新增主旨和收件者 (收件者、副本或密件副本)。
封存 現在用不到,但之後可能會需要的郵件。封存功能會將電子郵件移出您的收件匣。之後您可以前往 [所有郵件] 或使用 Gmail 搜尋功能找到這些郵件。
刪除 不再需要的郵件。已刪除的電子郵件會移至 [垃圾桶],並在 30 天後遭到永久刪除。
注意:如果您沒有看到 [所有郵件] 或 [垃圾桶],請捲動至左側欄的底部,然後按一下 [更多]。
- 勾選一或多封電子郵件旁邊的方塊。
- 按一下頂端的「標籤」圖示
。
- 選擇下列其中一個選項:
- 如要建立新標籤,請點選 [新建]。輸入標籤的名稱,然後點選 [建立]。
- 如要選擇現有的標籤,請在清單中點選所需標籤。
在左側欄中點選標籤,即可查看套用該標籤的所有電子郵件。依序點選「更多」圖示
[標籤顏色] 即可變更標籤顏色。
- 開啟含有附件的電子郵件。
- 將滑鼠游標移至附件。
- 選擇下列其中一種做法:
- 將附件儲存至您的裝置:點選「下載」圖示
。
- 將附件儲存至 Google 雲端硬碟:點選「儲存至雲端硬碟」圖示
。
注意:如果找不到這個選項,請與管理員聯絡。
在收件匣頂端,您可以使用出現在郵件任何部分 (主旨、內文或寄件者名稱) 的一或多個關鍵字進行搜尋。
如果想使用更精確的條件進行搜尋,請點選「顯示搜尋選項」圖示 ,即可使用進階搜尋功能。
搜尋範例:
- 寄件者:範例:From:(sam@company.com)
- 日期範圍:範例:after:2019/3/29 before:2019/4/5
- 關鍵字:範例:Company confidential
- 郵件屬性,例如附件:範例:has:attachment
- 開啟 Gmail。
- 在頂端的搜尋框中,按一下「顯示搜尋選項」圖示
。
- 輸入搜尋條件。如要檢查搜尋功能是否正常運作,請按一下 [搜尋],看看系統顯示哪些電子郵件。
- 按一下搜尋視窗底部的 [建立篩選器]。
- 指定要讓篩選器執行的操作。
- 按一下 [建立篩選器]。
範例:建立篩選器,在使用者接受您的邀請時,自動封存 Google 日曆傳送的通知信件。
- 在 [包含字詞] 旁邊的欄位輸入 invite.ics 和 已接受。
- 按一下 [建立篩選器]。
- 勾選 [略過收件匣 (將其封存)] 方塊。
- 按一下 [建立篩選器]。
3. 設定 Google 日曆
- 在 Google 日曆中依序按一下「設定」圖示
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[設定]。
- 在左側的 [一般] 之下點選 [活動設定]。
- 按一下 [通知] 並選取其中一個選項:
- 關閉
- 桌面通知
- 快訊
- (選用) 如要設定收到通知時的音效,請勾選 [播放通知音效] 方塊。
- (選用) 如要管理您的通知,請在左側依序按一下您的日曆
[一般通知]。
- 在每個選項旁邊按一下向下箭頭
,然後選取 [無]或 [電子郵件]。
如果您不想收到工作時間外的活動邀請,可以調整 Google 日曆的設定,讓主辦者知道要重新安排活動,選擇更合適的活動時間。
- 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示
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[設定]。
- 在左側的 [一般] 下方點選 [工作時間]。
- 勾選 [啟用工作時間] 方塊。
- 逐一點選您每天的工作時間。系統可能會顯示建議時間,但您還是可以透過點選時段進行變更。
- (選用) 如要為每天設定相同的時間,請點選 [將時間複製到所有日期]。
- 按一下左側的 [新增日曆]。
- 輸入同事的電子郵件地址。對方的日曆會出現在左側的「其他日曆」下方,他們的活動則會顯示在您的日曆頁面中。
- (選用) 如要暫時隱藏其他日曆的活動,請取消勾選該日曆旁邊的方塊。
- 按一下 [安排時間]。針對位於其他時區的邀請對象,系統會在對方的名稱下方顯示當地的時間。
- 捲動查看當天有空的時段,或是按一下頂端的箭頭,查看其他日期的空檔時段。
- 按一下選定的時段,然後點選 [儲存];會議詳細資料中的時間會隨之更新。
注意:如果活動主辦人已經授予您修改活動的權限,您就可以直接重新安排活動時間,不需要建議新時間。
- 在 Google 日曆中按一下您日曆方格里的活動。
- 前往「是否參加?」部分,依序點選向上箭頭
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[建議新時間]。
- 在「你的提議」部分,選取其他時間或日期,並新增訊息。
- 按一下 [傳送提議]。
注意:如果您看不到任何資源、會議室詳細資料或會議室自動建議,表示管理員可能並未替機構設定這些功能。
- 按一下 [新增會議室]。
系統會根據您的工作地點、會議參與者人數和先前的會議室預定記錄自動顯示建議。注意:如果找不到這個選項,請與管理員聯絡。
- 如果您需要調整會議室的選擇條件,可以點選:
- 「邀請對象」圖示
,指定所需會議室的大小。
- 「視訊」圖示
,指定是否需要視訊會議設備。
- 「電話」圖示
,指定是否需要進行語音會議通訊。
- 將滑鼠游標指向符合條件的會議室,然後勾選相應的方塊,即可選取該會議室。
- 如果您沒有看到適合的會議室:
- 在搜尋框中輸入其他資源或建築物的名稱、樓層或者是會議設備 (例如 Chromebox 視訊會議解決方案)。在您輸入文字時,搜尋框下方會顯示搜尋結果。
- 將滑鼠游標指向會議室即可查看相關詳細資料,例如會議室可容納人數、地點、設備及功能。
- 找到您需要的會議室後,請將滑鼠游標指向該會議室,然後勾選相應的方塊,即可選取該會議室。
後續步驟
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