第 1 天:设置互联网浏览器、Gmail 和日历

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屏幕上显示了 G Suite 服务的各类设备欢迎使用 G Suite。请完成以下任务,开启您的第一天体验,为今后的使用打下基础。

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1.设置 Chrome 浏览器" "

复选框Chrome 浏览器概览

要使用 G Suite 中的电子邮件和日历,您需要使用网络浏览器(而不是桌面应用)。

为什么使用网络浏览器很重要
网络浏览器会自动、安全地将您的工作内容保存到网络上。您登录后,就可以看到您通过任何设备和浏览器所做的更新。

如果您使用 Chrome 浏览器,还将可以使用 Gmail 和日历更高级的功能。我们将在随后几周对这些功能进行介绍。

注意:如果您尚未安装 Chrome 浏览器,则在使用这份核对清单前,请先下载并安装 Chrome 浏览器

复选框登录您的 G Suite 帐号
  1. 打开浏览器并转到 G Suite 用户中心
  2. 输入您的 G Suite 电子邮件地址(例如 <您>@example.com)和密码。
复选框(可选)创建适用于不同帐号(例如个人和工作帐号)的 Chrome 浏览器个人资料
  1. 在 Chrome 浏览器的右上角,点击地址栏旁边的个人资料图片。
  2. 点击管理用户
  3. 点击添加用户
  4. 输入姓名,选择图片,然后点击添加
  5. 使用您所添加的 Google 帐号登录。
    系统会自动同步所有设置和书签。
  6. 点击您的个人资料图片,然后选择其他个人资料即可在帐号之间切换。

如果您不确定自己当前使用的是哪个帐号,请点击您的姓名,看看最上方显示的是哪个个人资料。

注意:如果您不确定自己当前使用的是哪个帐号,请点击您的姓名,系统会在顶部显示您的个人资料。

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复选框创建 Gmail 和日历书签
  1. 在 Chrome 浏览器中,转到您想日后再次访问的网站,例如:
    • mail.google.com (Gmail)
    • calendar.google.com(Google 日历)
  2. 点击地址栏右侧的星形图标 ""

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复选框创建 Gmail 和日历桌面快捷方式
  1. 转到您的桌面,然后点击右键。
  2. 选择新建 接着点击 快捷方式
  3. 在位置字段中键入相应的网址。例如:
  4. (可选)为快捷方式命名。
复选框固定您喜爱的标签页
要将标签页固定在左侧,请右键点击相应标签页,然后选择固定这个标签页。已固定标签页的尺寸较小,并且只显示网站的图标。

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复选框使用键盘快捷键
Chrome 浏览器中的键盘快捷键可帮助您在减少点击次数的情况下完成更多操作。例如:
  • Ctrl/⌘ + T:打开新标签页
  • Ctrl/⌘ + W:关闭当前标签页
  • Ctrl/⌘ + Shift + T:重新打开最后关闭的标签页

在其他大部分 G Suite 应用(例如 Gmail 和日历)中,您只需按 Shift + ? 即可看到可用的键盘快捷键列表。

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复选框设置 Chrome 浏览器从上次停下的地方继续

您可以指示 Chrome 重新打开您退出 Chrome 时正在浏览的网页。

  1. 在 Chrome 浏览器中,点击右上角的“更多”图标 "" 接着点击 设置
  2. 在“启动时”下方,选择从上次停下的地方继续

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2.设置 Gmail 收件箱" "

复选框(可选)如果您之前使用的是 Microsoft Outlook,请了解 Gmail 和 Microsoft Outlook 在运作方式上的不同

如果您之前使用的是 Microsoft Outlook,请注意其和 Gmail 的区别。

例如,在 Outlook 中,您可以将邮件拖动至文件夹,然后对收件箱中的内容排序。在 Gmail 中,您可以使用标签标记邮件,然后使用 Google 的搜索工具查找邮件。

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复选框设置电子邮件签名
  1. 点击“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 常规标签中,滚动到签名部分并创建您的签名。
  3. (可选)使用格式栏添加文本颜色、样式、链接或图片。
  4. 点击底部的保存更改

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复选框选择邮件撤回时间

发送电子邮件:在写邮件窗口的底部,点击发送

撤消发送:发送电子邮件后,点击左下角的撤消

更改已发出邮件的撤销期限:

  1. 点击“设置”图标 "" 接着点击 设置
  2. 在“常规”标签中,滚动到“撤消发送”部分并选择时间。
  3. 点击底部的保存更改

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复选框将 Google Chat 添加到您的收件箱中

您可以在 Gmail 收件箱中添加 Chat,并通过 Gmail 使用 Chat 的所有功能,从而在同一个地方与他人展开协作并保持联系。

  1. 在计算机上打开 Gmail
  2. 点击右上角的“设置”图标 "" 接着点击 查看所有设置
  3. 点击顶部的聊天和会议
  4. 选择 Google Chat关闭聊天工具,即可在 Gmail 中启用或停用聊天功能。
  5. 点击底部的保存更改

您还可以忽略 Chat 通知,以避免在工作时受到打扰。

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复选框设置电子邮件通知
  1. 点击右上角的“设置”图标 "" 接着点击 设置
  2. 向下滚动到“桌面通知”部分。
  3. 点击点击此处即可为 <您的单位> 邮件开启桌面通知功能
  4. 选择启用新邮件通知启用重要邮件通知
  5. 点击页面底部的保存更改

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复选框在新窗口撰写邮件并调整窗口大小

提示:要使用键盘快捷键打开“写邮件”窗口,只需输入“c”即可。

  1. 在左侧边栏中,点击 + 写邮件
  2. (可选)通过右上角的按钮选择窗口大小:
    • 全屏模式 ""
    • 退出全屏模式 退出全屏模式
    • 在新窗口中打开(按 Shift展开
  3. 添加主题和收件人(收件人、抄送对象或密送对象)。

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复选框删除您不需要的电子邮件或将其归档

“归档”"" 您目前不需要但日后可能需要的邮件。归档操作会将电子邮件移出您的收件箱。您之后可以在所有邮件中找到它们,或通过 Gmail 搜索查找。

“删除”"" 您不再需要的邮件。已删除的电子邮件会移动到已删除邮件,并在 30 天后被永久删除。

注意 :如果您没有看到所有邮件已删除邮件,请滚动至左侧边栏的底部,然后点击显示更多标签

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复选框通过添加标签(类似文件夹)来整理电子邮件
  1. 勾选一封或多封电子邮件旁边的复选框。
  2. 点击顶部的“标签”图标 ""
  3. 根据需要选择操作步骤:
    1. 要创建新标签,请点击新建。输入标签名称,然后点击创建
    2. 要选择现有标签,请在列表中点击相应标签。

在左侧边栏中,点击一个标签即可查看带有该标签的邮件。点击“更多”图标 "" 接着点击 标签颜色则可更改其颜色。

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复选框查找并保存附件
  1. 打开包含附件的电子邮件。
  2. 将光标指向附件。
  3. 选择以下一个选项:
    • 将其保存到您的设备:点击“下载”图标 下载
    • 将其保存到 Google 云端硬盘:点击“保存到云端硬盘”图标 ""

    注意:如果系统未显示此选项,请与您的 G Suite 管理员联系。

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复选框使用高级搜索功能查找电子邮件

在收件箱顶部,可以搜索在电子邮件任何位置(例如主题、正文或发件人姓名)出现的一个或多个关键字。

如果您要限定查找条件,可点击向下箭头 "" 使用高级搜索功能。

示例:您可以搜索以下内容:

  • 发件人 - 示例:From:(sam@company.com)
  • 日期范围 - 示例:after:2019/3/29 before:2019/4/5
  • 关键字 - 示例:公司机密
  • 邮件属性,例如附件 - 示例:has:attachment

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复选框添加过滤规则来为收到的电子邮件分类

 

  1. 点击顶部搜索框中的向下箭头 ""
  2. 输入您的搜索条件。
  3. 在搜索窗口的底部,点击创建过滤器
  4. 选择发送模板复选框,然后选择一个模板。
  5. 点击创建过滤器

 

示例:创建过滤器,自动归档来自 Google 日历的通知您其他人何时接受了您的邀请的电子邮件。

  1. 包含字词旁边,输入“invite.ics”和“accepted”(已接受)
  2. 点击创建过滤器
  3. 勾选跳过收件箱(将其归档)
  4. 点击创建过滤器

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3.设置日历" "

复选框设置日历通知
  1. 在 Google 日历中,点击“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 在左侧的基本下方,点击活动设置。
  3. 点击通知,然后选择一个选项:
    • 关闭
    • 桌面通知
    • 提醒
  4. (可选)要为收到的通知设置提示音,请勾选播放通知提示音复选框。
  5. (可选)要管理您的通知,请在左侧点击您的日历 接着点击 一般通知
  6. 点击每个选项旁边的“向下箭头”图标 向下箭头,然后选择电子邮件

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复选框设置工作时间

如果您不想收到在非上班时间举行的活动的邀请,可以调整 Google 日历的设置,让组织者知道他们应该重新安排活动,选择更合适的活动时间。

  1. 在日历中,点击“设置”图标 设置 接着点击 设置
  2. 在左侧的基本下方,点击工作时间
  3. 勾选启用工作时间复选框。
  4. 对于每一天,点击选择您有空的时段。系统可能已经显示了建议时间,但您可以点击它们进行更改。
  5. (可选)要为每天设置相同的时间,请点击将时间复制到其余每个日期

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复选框添加同事的日历
  1. 在左侧,点击添加日历
  2. 输入您同事的电子邮件地址。他们的日历会显示在左侧的其他日历下方,他们的活动会显示在您的日历页面中。
  3. (选项)要暂时隐藏来自其他日历的活动,请取消选中相应日历旁边的复选框。

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复选框创建日历活动
  1. 日历中选择一个选项:
    • 点击日历网格中的空白时间段。
    • 点击 + 创建
  2. 选择活动

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复选框查找与团队成员进行会议的空闲时间
  1. 点击安排时间。对于位于其他时区的邀请对象,您将在其姓名下方看到当地时间。
  2. 滚动浏览邀请对象当天的时间空档,或点击顶部的箭头查看他们在其他日期的时间空档。
  3. 点击一个时间空档,然后点击保存。会议详情中随即便会更新为此时间。

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复选框建议新的会议时间

注意:如果活动组织者授予您修改活动的权限,则您可以直接重新安排活动,而无需提出新的时间建议。

  1. 日历中,点击日历网格中的活动。
  2. 转到参加?部分,然后点击向上箭头 "" 接着点击 建议新的时间。
  3. 您的建议部分,选择其他时间或日期,并添加消息。
  4. 点击发送建议

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复选框查找会议室或资源

注意:如果您没有看到资源、会议室详情或自动会议室建议,这可能是因为您的 G Suite 管理员没有为您的单位进行设置。

  1. 点击添加会议室

    注意:如果系统未显示此选项,请与您的 G Suite 管理员联系。

    系统会根据您的工作地点、参加者人数以及之前的会议室预定情况自动显示相关建议。
  2. 如需更改会议室标准,请点击:
    • “人员”图标 群组 以指定所需的会议室大小。
    • “视频”图标 视频 以指定是否需要使用视频会议设备。
    • “电话”图标 "" 以指定是否需要使用语音会议设备。
  3. 指向符合您要求的会议室,勾选相应复选框以将其选中。
  4. 如果您没有看到合适的房间,请执行以下操作:
    1. 在搜索框中,输入其他资源或者建筑物名称、楼层或会议设备(例如 Chromebox 会易)。当您输入文本时,可以在搜索框下方看到结果。
    2. 将光标指向会议室以查看详细信息,例如会议室容量、地点、设备和功能。
    3. 找到需要的会议室后,将光标指向该会议室,勾选相应复选框即可将其选中。

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后续步骤

想要快速上手 G Suite 以提高工作效率吗?请参阅第 1 周核对清单


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