Dia 1: configurar o navegador da Internet, o e-mail e a agenda

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Diversos dispositivos que exibem serviços do G SuiteEste é o G Suite. Para configurar seu novo espaço de trabalho no primeiro dia, conclua as tarefas abaixo.

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1. Configurar o navegador Chrome" "

Caixa de seleçãoVisão geral do navegador Chrome

Para acessar o e-mail e a agenda do G Suite, você usará um navegador da Web em vez de um app para computador.

Por que isso é importante 
Seu trabalho será salvo automaticamente com segurança na Web. Após fazer login, você verá as atualizações em qualquer dispositivo e navegador.

Se você usar o navegador Chrome, também terá acesso aos recursos mais avançados do Gmail e do Google Agenda. Eles serão descritos nas próximas semanas.

Observação: se você ainda não tiver o navegador Chrome, faça o download e instale-o antes de usar esta lista de verificação.

Caixa de seleçãoFazer login na sua conta do G Suite
  1. Abra um navegador e acesse a Central do usuário do G Suite.
  2. Digite seu endereço de e-mail do G Suite (por exemplo, voce@seudominio.com) e a senha.
Caixa de seleção(Opcional) Criar perfis do navegador Chrome para contas diferentes (como contas pessoais e de trabalho)
  1. No navegador Chrome, no canto superior direito ao lado da barra de endereço, clique na imagem do perfil.
  2. Clique em Gerenciar pessoas.
  3. Clique em Adicionar pessoa.
  4. Digite um nome, escolha uma imagem e clique em Adicionar.
  5. Faça login com a Conta do Google que você está adicionando.
    As configurações e os favoritos são sincronizados automaticamente.
  6. Clique na imagem do seu perfil e escolha um perfil diferente para alternar entre as contas.

Observação: se você não souber qual conta está usando, clique no seu nome e veja o perfil que aparece no topo.

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Caixa de seleçãoCriar favoritos no Gmail e no Agenda
  1. No navegador Chrome, acesse o site que você quer visitar mais vezes. Por exemplo:
    • mail.google.com para o Gmail
    • calendar.google.com para o Google Agenda
  2. À direita da barra de endereço, clique na estrela .

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Caixa de seleçãoCriar atalhos na área de trabalho do Gmail e do Agenda
  1. Acesse a área de trabalho e clique com o botão direito. 
  2. Escolha Novo e depois Atalho
  3. Digite o endereço da Web como o local. Por exemplo:
  4. (Opcional) Nomeie seu atalho.
Caixa de seleçãoFixar suas guias favoritas
Para fixar uma guia à esquerda, clique com o botão direito do mouse nela e selecione Fixar guia. As guias fixadas são menores e mostram apenas o ícone do site.

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Caixa de seleçãoUsar as teclas de atalho do teclado
Com os atalhos do teclado no navegador Chrome, você faz mais com menos cliques. Por exemplo:
  • Ctrl/⌘ + T: abre uma nova guia
  • Ctrl/⌘ + W: fecha a guia atual
  • Ctrl/⌘ + Shift + T: reabre a última guia fechada 

Na maioria dos apps do G Suite, como o Gmail e o Google Agenda, você vê uma lista dos atalhos do teclado quando pressiona Shift +?.

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Caixa de seleçãoDefinir o navegador Chrome para lembrar onde você parou

Você pode definir o navegador Chrome para reabrir as mesmas páginas que estava vendo quando saiu.

  1. No navegador Chrome, no canto superior direito, clique em Mais e Configurações.
  2. Em "Inicialização", selecione Continuar de onde você parou.

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2. Configurar a Caixa de entrada do Gmail" "

Caixa de seleção(Opcional) Se você usava o Microsoft Outlook, veja o que é diferente no Gmail

Se você estiver migrando do Microsoft® Outlook®, perceberá algumas diferenças no Gmail. 

Por exemplo, no Outlook, você pode arrastar as mensagens para pastas e classificar sua Caixa de entrada por data, assunto etc. No Gmail, você pode organizar as mensagens com marcadores e usar as ferramentas de pesquisa do Google para encontrá-las.

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Caixa de seleçãoDefinir sua assinatura de e-mail
  1. Clique em Configurações Configuraçõese depoisConfigurações.
  2. Na guia Geral, role para baixo até a seção Assinatura e crie sua assinatura.
  3. (Opcional) Use a barra de formatação para adicionar textos coloridos, estilos, links ou uma imagem.
  4. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

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Caixa de seleçãoEscolher um período para recuperar uma mensagem enviada

Enviar um e-mail: na parte inferior da janela de texto, clique em Enviar.

Cancelar envio: depois de enviar um e-mail, clique em Desfazer.

Alterar o período de cancelamento do envio:

  1. Clique em Configurações e depoisConfigurações.
  2. Na guia "Geral", role até a seção "Cancelar envio" e escolha um período.
  3. Na parte inferior, clique em Salvar alterações.

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Caixa de seleçãoDefinir notificações por e-mail
  1. No canto superior direito, clique em Configurações e depoisConfigurações.
  2. Role para baixo até a seção "Notificações na área de trabalho".
  3. Clique em Clique aqui para ativar as notificações na área de trabalho para <sua organização>.
  4. Selecione Ativar notificações de novos e-mails ou Ativar notificações de e-mails importantes.
  5. Na parte inferior da página, clique em Salvar alterações.

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Caixa de seleçãoEscrever mensagens em uma nova janela e alterar o tamanho dela

Dica: para abrir a janela de texto com um atalho de teclado, basta digitar "c".

  1. Na barra lateral esquerda, clique em Google+ Escrever.
  2. (Opcional) Escolha um tamanho de janela usando os botões no canto superior direito:
    • Tela cheia Expand
    • Sair da tela cheia Sair da tela cheia
    • Abrir em uma nova janela ShiftExpandir
  3. Adicione um assunto e os destinatários (Para, Cc ou Cco).

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Caixa de seleçãoExcluir ou arquivar e-mails desnecessários

Arquive as mensagens que você não está usando agora, mas pode precisar acessar mais tarde. O arquivamento retira os e-mails da Caixa de entrada. É possível encontrá-las mais tarde em Todos os e-mails ou usando a pesquisa do Gmail.

Exclua as mensagens que não são mais necessárias. Os e-mails excluídos são movidos para a Lixeira e excluídos permanentemente após 30 dias.

Observação: se você não vir Todos os e-mails ou Lixeira, role até o final da barra lateral esquerda e clique em Mais.

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Caixa de seleçãoAdicionar marcadores (semelhantes às pastas) para organizar e-mails
  1. Marque a caixa ao lado de uma ou mais mensagens de e-mail.
  2. Na parte superior, clique em Marcadores .
  3. Escolha uma destas opções:
    1. Para criar novos marcadores, clique em Criar novo. Digite o nome do marcador e clique em Criar.
    2. Para selecionar um marcador existente, clique nele na lista.

Na barra lateral esquerda, clique em um marcador para ver as mensagens adicionadas a ele. Clique em Mais e depoisCor do marcador para alterar a cor dele.

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Caixa de seleçãoEncontrar e salvar anexos
  1. Abra um e-mail que tenha um anexo.
  2. Passe o cursor sobre o anexo.
  3. Escolha uma das seguintes opções:
    • Salvar o anexo no dispositivo: clique em Fazer o download Fazer o download.
    • Salvar o anexo no Google Drive: clique em Salvar no Google Drive Drive File Stream.

    Observação: se você não vir esta opção, entre em contato com o administrador do G Suite.

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Caixa de seleçãoEncontrar e-mails com a pesquisa avançada

Na parte superior da Caixa de entrada, pesquise uma ou mais palavras-chave que apareçam em qualquer parte do e-mail: no assunto, no corpo ou no nome do remetente. 

Se estiver procurando algo específico, clique na seta para baixo para usar a pesquisa avançada.

Exemplos de pesquisa:

  • Remetentes: por exemplo, De: (samuel@empresa.com)
  • Períodos: por exemplo, after:2019/3/29 before:2019/4/5
  • Palavras-chave: por exemplo, confidencial da empresa
  • Atributos da mensagem, como anexos: por exemplo, has:attachment

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Caixa de seleçãoAdicionar regras de filtro para categorizar e-mails recebidos

 

  1. Na caixa de pesquisa na parte superior, clique na seta para baixo .
  2. Digite os critérios de pesquisa.
  3. Na parte inferior da janela de pesquisa, clique em Criar filtro.
  4. Selecione a caixa Enviar modelo e escolha um modelo.
  5. Clique em Criar filtro.

 

Exemplo: crie um filtro para arquivar automaticamente os e-mails do Google Agenda que informam quando as pessoas aceitaram os convites.

  1. Ao lado de Contém as palavras, digite convite.ics e aceito
  2. Clique em Criar filtro.
  3. Selecione Ignorar a caixa de entrada (Arquivar).
  4. Clique em Criar filtro.

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3. Configurar o Agenda" "

Caixa de seleçãoDefinir as notificações do Agenda
  1. Na Agenda, clique em Configurações Configuraçõese depoisConfigurações.
  2. À esquerda, em Geral, clique em Configurações de eventos.
  3. Clique em Notificações e selecione uma opção:
    • Desativar
    • Notificações na área de trabalho
    • Alertas
  4. (Opcional) Se você quiser configurar um som para as notificações recebidas, marque a caixa Reproduzir sons de notificação.
  5. (Opcional) Para gerenciar as notificações, à esquerda, clique na sua agenda e depoisNotificações gerais.
  6. Ao lado de cada opção, clique na seta para baixo Seta para baixo e selecione Nenhuma ou E-mail.

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Caixa de seleçãoDefinir seu horário de trabalho

Caso você prefira não ser convidado para eventos fora do seu horário de trabalho, ajuste as configurações do Google Agenda para que os organizadores escolham um horário mais conveniente.

  1. No Google Agenda, acesse Configurações Configurações e depoisConfigurações.
  2. À esquerda, em Geral, clique em Horário de trabalho.
  3. Marque a caixa Ativar horário de trabalho.
  4. Em cada dia da semana, clique no horário que você está disponível. Talvez já apareçam sugestões, mas você também pode clicar no horário para alterá-las.
  5. (Opcional) Para definir os mesmos horários para todos os dias, clique em Copiar horário para todos.

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Caixa de seleçãoAdicionar agendas de colegas de trabalho
  1. À esquerda, clique em Adicionar agenda.
  2. Digite o endereço de e-mail do seu colega de trabalho. A agenda dessa pessoa aparecerá em Outras agendas à esquerda e os eventos serão exibidos na página da agenda.
  3. (Opcional) Para ocultar temporariamente os eventos de outra agenda, desmarque a caixa ao lado da agenda.

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Caixa de seleçãoCriar eventos da agenda
  1. No Agenda, escolha uma opção:
    • Clique em um horário vazio na grade da agenda.
    • Clique em Google+Criar.
  2. Selecione Evento.

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Caixa de seleçãoEncontrar horários disponíveis para reuniões com sua equipe
  1. Clique em Encontrar um horário. O horário local dos convidados em outros fusos horários aparecerá abaixo do nome deles.
  2. Role os horários ou clique nas setas na parte superior para ver outros dias e os horários disponíveis.
  3. Clique em um horário e depois em Salvar. O horário será atualizado nos detalhes da reunião.

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Caixa de seleçãoSugerir um novo horário de reunião

Observação: se o organizador do evento tiver concedido permissão para você modificar um evento, será possível reprogramá-lo sem sugerir um novo horário.

  1. No Agenda, clique uma vez no evento na grade da agenda.
  2. Acesse a seção Você vai? e clique na seta para cima e depois Sugerir um novo horário.
  3. Na seção Sua proposta, selecione outro horário ou dia e adicione uma mensagem.
  4. Clique em Enviar proposta.

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Caixa de seleçãoEncontrar uma sala ou um recurso

Observação: se você não vir recursos, detalhes de salas ou sugestões automáticas de sala, é possível que o administrador do G Suite não tenha configurado essas informações para sua organização.

  1. Clique em Adicionar salas.

    Observação: se você não vir esta opção, entre em contato com o administrador do G Suite.

    As sugestões aparecem automaticamente com base no seu local de trabalho, no número de convidados e nas salas reservadas.
  2. Se você precisar ajustar os critérios da sua sala de reunião, poderá:
    • clicar em Pessoas Grupo para especificar o tamanho de sala necessário;
    • clicar em Vídeo Vídeo para especificar a necessidade de equipamentos de videoconferência;
    • clicar em Telefone  para especificar a necessidade de audioconferência.
  3. Aponte para a sala que atende aos critérios e selecione a caixa.
  4. Se você não encontrar uma sala adequada, faça o seguinte:
    1. Na caixa de pesquisa, digite outro recurso, nome de outro edifício, andar ou equipamento de videoconferência, como o Chromebox para reuniões. Conforme você digitar, verá os resultados abaixo da caixa de pesquisa.
    2. Passe o cursor em uma sala para ver detalhes, como capacidade, localização, equipamento e recursos.
    3. Quando você encontrar uma sala, aponte para ela e marque a caixa.

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Próximas etapas

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