Tag 1: Browser, E-Mail-Programm und Kalender einrichten

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G Suite-Dienste auf verschiedenen GerätenWillkommen bei der G Suite. Die Anleitungen in diesem Artikel helfen Ihnen bei den ersten Schritten.

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1. Chrome einrichten" "

KästchenGoogle Chrome

Für den Zugriff auf Gmail und Google Kalender verwenden Sie keine Desktop-App, sondern einen Webbrowser.

Warum? 
So wird all Ihre Arbeit automatisch und sicher im Web gespeichert. Wenn Sie angemeldet sind, können Sie sich Änderungen auf jedem Gerät und über jeden Browser ansehen.

Verwenden Sie Google Chrome, erhalten Sie außerdem Zugriff auf zusätzliche erweiterte Funktionen in Gmail und Google Kalender. Diese werden in späteren Artikeln beschrieben.

Hinweis: Wenn Sie bisher einen anderen Browser verwendet haben, sollten Sie nun Google Chrome herunterladen und installieren, bevor Sie weiterlesen.

KästchenIm G Suite-Konto anmelden
  1. Öffnen Sie einen Browser und rufen Sie den G Suite-Nutzer-Hub auf.
  2. Geben Sie Ihre G Suite-E-Mail-Adresse, z. B. IhrName@yourdomain.com, und das dazugehörige Passwort ein.
KästchenOptional: Chrome-Profile für verschiedene Konten erstellen (z. B. private und berufliche Konten)
  1. Klicken Sie in Chrome rechts oben neben der Adressleiste auf Ihr Profilbild.
  2. Klicken Sie auf Nutzer verwalten.
  3. Klicken Sie auf Person hinzufügen.
  4. Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie ein Bild aus und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
  5. Melden Sie sich mit dem hinzugefügten Google-Konto an.
    Alle Einstellungen und Lesezeichen werden automatisch synchronisiert.
  6. Optional: Wechseln Sie das Konto, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken und ein anderes Profil auswählen.

Hinweis: Wenn Sie nicht sicher sind, welches Konto Sie gerade verwenden, klicken Sie auf Ihren Namen. Ganz oben wird dann das aktuelle Profil angezeigt.

Weitere Informationen

KästchenLesezeichen für Gmail und Google Kalender erstellen
  1. Rufen Sie in Chrome die Website auf, die Sie in Zukunft wieder besuchen möchten, z. B.:
    • mail.google.com für Gmail
    • calendar.google.com für Google Kalender
  2. Klicken Sie in der Adressleiste rechts auf den Stern Markieren.

Weitere Informationen

KästchenDesktopverknüpfungen für Gmail und Google Kalender erstellen
  1. Klicken Sie auf dem Desktop an einer beliebigen Stelle mit der rechten Maustaste. 
  2. Wählen Sie Neu und dann Verknüpfung aus. 
  3. Geben Sie die Webadresse ein. Beispiele:
  4. Optional: Geben Sie einen Namen für die Verknüpfung ein.
KästchenHäufig verwendete Tabs anpinnen
Wenn Sie einen Tab auf der linken Seite anpinnen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihn und wählen Sie Tab anpinnen aus. Angeheftete Tabs sind verkürzt und zeigen nur das Symbol der Website.

Weitere Informationen

KästchenTastenkombinationen verwenden
Mit Tastenkombinationen in Google Chrome können Sie häufig genutzte Funktionen schnell per Tastatur ausführen. Beispiele:
  • Strg/⌘ + T: Öffnet einen neuen Tab.
  • Strg/⌘ + W: Schließt den aktuellen Tab.
  • Strg/⌘ + Umschalttaste + T: Öffnet den zuletzt geschlossenen Tab wieder. 

In den meisten anderen G Suite-Apps (z. B. Gmail und Google Kalender) können Sie sich eine Liste aller verfügbaren Tastenkombinationen anzeigen lassen, wenn Sie Umschalttaste + ? drücken.

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KästchenWiederherstellung der letzten Chrome-Sitzung einrichten

Sie können Google Chrome so einrichten, dass beim Start die Seiten angezeigt werden, die vor dem Schließen geöffnet waren.

  1. Klicken Sie in Chrome rechts oben auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Einstellungen.
  2. Wählen Sie unter "Beim Start" die Option Zuletzt angesehene Seiten aus.

Weitere Informationen

2. Gmail-Posteingang einrichten" "

KästchenOptional: Unterschiede zwischen Microsoft Outlook und Gmail

Wenn Sie bisher Microsoft® Outlook® genutzt haben, werden Sie in Gmail einige Unterschiede feststellen. 

In Outlook können Sie Nachrichten z. B. per Drag-and-drop in Ordner verschieben und Ihren Posteingang so sortieren. In Gmail lassen sich Nachrichten mit Labels versehen und später mithilfe der Suchoptionen von Google wieder aufrufen.

Weitere Informationen

KästchenE-Mail-Signatur einrichten
  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Scrollen Sie auf dem Tab Allgemein nach unten zu Signatur und erstellen Sie die Signatur.
  3. Über die Formatierungsleiste können Sie Textfarben, Schriftstile, Links oder ein Bild hinzufügen.
  4. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

KästchenFestlegen, wie lange eine gesendete Nachricht zurückgerufen werden kann

E-Mail senden: Klicken Sie unten im Fenster "Neue Nachricht" auf Senden.

Senden rückgängig machen: Nachdem Sie auf "Senden" geklickt haben, klicken Sie links unten auf Rückgängig.

So passen Sie an, wie lange die Option zum Zurückrufen angezeigt wird:

  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Wählen Sie auf dem Tab "Allgemein" unter "E-Mail zurückrufen" eine andere Rückruffrist in Sekunden aus.
  3. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

KästchenE-Mail-Benachrichtigungen einrichten
  1. Klicken Sie rechts oben auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Scrollen Sie nach unten zu "Desktop-Benachrichtigungen".
  3. Klicken Sie auf Klicken Sie hier, um Desktop-Benachrichtigungen für <Name Ihrer Organisation> zu aktivieren.
  4. Wählen Sie Benachrichtigung über neue E-Mails aktivieren oder Benachrichtigung über wichtige E-Mails aktivieren aus.
  5. Klicken Sie unten auf Änderungen speichern.

Weitere Informationen

KästchenNachrichten in einem neuen Fenster verfassen und die Fenstergröße ändern

Tipp: Sie können das Fenster "Neue Nachricht" auch ganz einfach öffnen, indem Sie die Taste "C" drücken.

  1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Plus Schreiben.
  2. Jetzt können Sie mit den Schaltflächen rechts oben die Größe des Fensters anpassen:
    • Vollbild Expand
    • Vollbildmodus beenden Vollbildmodus beenden
    • In einem eigenen Fenster öffnen: Umschalttaste + Maximieren
  3. Geben Sie einen Betreff und die Empfänger ein ("An", "Cc" oder "Bcc").

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KästchenNicht mehr benötigte E-Mails löschen oder archivieren

Mit einem Klick auf "Archivieren" Archiv können Sie Nachrichten archivieren, die Sie gerade nicht benötigen. Die E-Mails werden aus dem Posteingang in den Ordner Alle E-Mails verschoben. Sie können dort oder über die Suchfunktion in Gmail auf sie zugreifen.

Mit der Funktion "Löschen" Löschen lassen sich nicht mehr benötigte Nachrichten entfernen. Sie werden in den Papierkorb verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht.

Hinweis: Wenn Sie die Labels Alle E-Mails oder Papierkorb links nicht sehen, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Mehr.

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KästchenE-Mails mithilfe von Labels (ähnlich wie Ordner) sortieren
  1. Klicken Sie auf das Kästchen neben einer oder mehreren E-Mails.
  2. Klicken Sie oben auf "Labels" Label.
  3. Sie haben folgende Möglichkeiten:
    1. Um ein neues Label zu erstellen, klicken Sie auf Neu erstellen. Geben Sie einen Namen für das Label ein und klicken Sie auf Erstellen.
    2. Um ein vorhandenes Label auszuwählen, klicken Sie in der Liste darauf.

Klicken Sie links in der Seitenleiste auf ein Label, um sich alle E-Mails mit diesem Label anzeigen zu lassen. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Mehr und dann Labelfarbe, um die Farbe zu ändern.

Weitere Informationen

KästchenAnhänge suchen und speichern
  1. Öffnen Sie eine E-Mail mit einem Anhang.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Anhang.
  3. Sie haben folgende Möglichkeiten:
    • Klicken Sie auf "Herunterladen" Herunterladen, um die Datei auf Ihrem Gerät zu speichern.
    • Klicken Sie auf "In Google Drive speichern" Drive File Stream, um die Datei in Google Drive zu speichern.

    Hinweis: Wenn Sie die Option "In Google Drive speichern" nicht sehen, wurde sie für Ihre Organisation möglicherweise nicht aktiviert. Wenden Sie sich in dem Fall an Ihren G Suite-Administrator.

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KästchenErweiterte Suche für E-Mails

Mit dem Suchfeld oben im Posteingang können Sie nach Stichwörtern suchen, die an einer beliebigen Stelle in der Nachricht vorkommen, z. B. im Betreff, im Text oder im Absender. 

Mit einem Klick auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil öffnen Sie die erweiterte Suche, wo Sie zusätzliche Kriterien angeben können.

Beispiele dafür, was Sie ins Suchfeld eingeben können:

  • Absender: Von:(stefan@company.com)
  • Zeitraum: after:2019/3/29 before:2019/4/5
  • Stichwörter: Vertraulich
  • Attribute: has:attachment (sucht alle E-Mails mit Anhängen)

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KästchenFilterregeln hinzufügen, um eingehende E-Mails zu kategorisieren

 

  1. Klicken Sie oben im Suchfeld auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil.
  2. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein.
  3. Klicken Sie unten im Suchfenster auf Filter erstellen.
  4. Legen Sie die Funktion des Filters fest.
  5. Klicken Sie auf Filter erstellen.

 

Beispiel: Sie erstellen einen Filter, um die E-Mails automatisch zu archivieren, die Sie erhalten, wenn Personen Ihre Einladungen zu Google Kalender-Terminen annehmen.

  1. Geben Sie neben Enthält die Wörter die Begriffe invite.ics und angenommen ein. 
  2. Klicken Sie auf Filter erstellen.
  3. Klicken Sie das Kästchen Posteingang überspringen (Archivieren) an.
  4. Klicken Sie auf Filter erstellen.

Weitere Informationen

3. Google Kalender einrichten" "

KästchenKalenderbenachrichtigungen festlegen
  1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie auf "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie links unter Allgemein auf Termineinstellungen.
  3. Klicken Sie auf Benachrichtigungen und wählen Sie eine Option aus:
    • Aus
    • Desktop-Benachrichtigungen
    • Benachrichtigungen
  4. Wenn Sie durch einen Ton auf eingehende Benachrichtigungen aufmerksam gemacht werden möchten, klicken Sie das Kästchen Benachrichtigungstöne abspielen an.
  5. Wählen Sie links Ihren Kalender aus und klicken Sie auf Allgemeine Benachrichtigungen, um einzustellen, über welche Termine Sie benachrichtigt werden möchten.
  6. Mit einem Klick auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil neben jeder Option können Sie diese aktivieren bzw. deaktivieren.

Weitere Informationen

KästchenArbeitszeiten festlegen

Sie haben die Möglichkeit, in den Einstellungen von Google Kalender Ihre Arbeitszeiten anzugeben, damit andere Nutzer gewarnt werden, wenn sie Sie zu einem Termin einladen, der außerhalb dieser Zeitfenster liegt.

  1. Gehen Sie in Google Kalender zu "Einstellungen" Einstellungen und dann Einstellungen.
  2. Klicken Sie links unter Allgemein auf Arbeitszeit.
  3. Klicken Sie das Kästchen Arbeitszeit aktivieren an.
  4. Wählen Sie Ihre Arbeitszeiten für die einzelnen Tage aus. Wenn Vorschläge angezeigt werden, können Sie auf die Uhrzeit klicken, um sie zu ändern.
  5. Sie können auch dieselbe Zeit für alle Tage übernehmen, indem Sie auf Für alle Tage übernehmen klicken.

Weitere Informationen

KästchenKalender von Kollegen hinzufügen
  1. Klicken Sie links auf Kalender hinzufügen.
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kollegen ein. Der Kalender wird links unter Weitere Kalender angezeigt. Die Termine sehen Sie auf Ihrer Kalenderseite.
  3. Optional: Um die Termine aus einem anderen Kalender auszublenden, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen neben dem Kalender.

Weitere Informationen

KästchenKalendertermine erstellen
1 Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf einen leeren Zeitblock und dann auf Termin. Alternativ können Sie auch auf Plus Eintragen klicken.
2 Geben Sie für den Termin einen Titel sowie Datum und Uhrzeit ein.
3 Optional: Um einen Termin mit einem anderen Kalender zu erstellen, klicken Sie neben Ihrem Namen auf den Abwärtspfeil Abwärtspfeil und wählen Sie den Kalender aus.
4 Klicken Sie auf Weitere Optionen oder auf Speichern.

Kalendertermin erstellen 

Weitere Informationen

KästchenFreie Zeiträume für Besprechungen mit dem Team finden
  1. Klicken Sie auf den Termin und dann auf "Bearbeiten" Bearbeiten.
  2. Klicken Sie links auf Zeitpunkt finden. Sie sehen die Ortszeit für Gäste in anderen Zeitzonen direkt unter ihrem Namen.
  3. Scrollen Sie in den Zeitblöcken nach oben oder unten oder klicken Sie oben auf die Pfeile, um andere Tage verfügbare Zeiten aufzurufen.
  4. Klicken Sie auf einen Zeitblock und dann auf Speichern. Die Uhrzeit wird in den Besprechungsdetails aktualisiert.

Weitere Informationen

KästchenEinen neuen Besprechungstermin vorschlagen

Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie direkt eine neue Zeit festlegen, ohne sie erst vorschlagen zu müssen.

  1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den Termin.
  2. Klicken Sie unter Teilnehmen? auf den Aufwärtspfeil Aufwärtspfeil und dann Neue Uhrzeit vorschlagen.
  3. Wählen Sie im Abschnitt Mein Vorschlag eine andere Uhrzeit oder ein anderes Datum aus und geben Sie eine Nachricht ein.
  4. Klicken Sie auf Vorschlag senden.

Weitere Informationen

KästchenVerfügbare Räume oder Ressourcen ansehen

Hinweis: Wenn Sie keine Ressourcen, Raumdetails oder Vorschläge für automatische Chatrooms sehen, hat Ihr G Suite-Administrator dies möglicherweise nicht für Ihre Organisation eingerichtet.

  1. Öffnen Sie einen Termin.
  2. Klicken Sie auf den Tab Räume. Basierend auf Ihrem beruflichen Standort, auf der Teilnehmerzahl und auf den bisherigen Raumbuchungen werden automatisch Vorschläge angezeigt.
  3. So passen Sie die Auswahlkriterien für den Besprechungsraum an:
    • Klicken Sie auf "Personen" Gruppe, um festzulegen, wie groß der Raum sein muss.
    • Mit einem Klick auf "Video" Video geben Sie an, dass der Raum für Videokonferenzen ausgestattet sein muss.
    • Mit einem Klick auf "Telefon" Anrufen geben Sie an, dass der Raum für Telefonkonferenzen ausgestattet sein muss.
  4. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Raum, der die Kriterien erfüllt, und klicken Sie das Kästchen an, um ihn auszuwählen.
  5. Wenn kein geeigneter Raum dabei ist:
    1. Geben Sie in das Suchfeld einen anderen Ressourcen- oder Gebäudenamen, eine Etage oder den Namen einer Ausstattung ein, z. B. "Chromebox für Meetings". Während der Eingabe werden unter dem Suchfeld Ergebnisse angezeigt.
    2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Raum, um sich die Details anzeigen zu lassen, z. B. Raumkapazität, Ort, Ausstattung und weitere Merkmale.
    3. Wenn ein geeigneter Raum dabei ist, bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie das Kästchen an, um ihn auszuwählen.

Weitere Informationen

Nächster Schritt

Sie möchten produktiv mit der G Suite arbeiten? Dann sehen Sie sich die Checkliste für Woche 1 an.

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