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在宅で働く社員とオフィスで働く社員が共同で作業する場合は、ハイブリッドな作業環境に対応するための方法をご覧ください。

非営利団体のためのヒント

無償のビジネス向けツールを業務に活用する

大きな問題を解決するには、適切なツールが必要です。Google Workspace for Nonprofits所定の要件を満たす非営利団体にご利用いただくことのできるツールで、コミュニケーション効率を高め、データの安全性を確保しながらどこからでも共同作業を行えます。お困りの際は、サポートチームが年中無休 24 時間対応します。Gmail、カレンダー、ドライブといったツールを使うことで、IT 管理に煩わされることなく組織で効果を出すことに注力できます。G Suite Business または G Suite Enterprise の割引オファーをご利用いただくという方法もあります。詳しくは、Google Workspace for Nonprofits を有効化するをご覧ください。

目次

リソースを 1 か所にまとめる

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重要なドキュメントを複数の場所に保存していて、何がどこにあるかわからない場合は、コンテンツを Google ドライブや共有ドライブに移行すれば、従業員やボランティア、理事、寄付提供者と簡単にファイルを共有できます。特定のコンテンツを探す場合も、Google ドライブで検索すれば、目的のドキュメントやフォルダがすぐに見つかります。

方法

説得力のあるプレゼンテーションを作成する

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説得力のあるプレゼンテーションを設計、作成、提示する方法を学習します。効果的なプレゼンテーションのためのヒントをご覧ください。離れた場所にいるチームメンバーと作業する場合は、Google Meet のビデオ会議中に画面を共有してアイデアを見せることができます。また、会議を録画して、後で送信することもできます。

方法

資金調達の提案を目立たせる

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Google ドキュメントを使って、説得力のある助成金申請書を作成しましょう。画像を追加したり、マップを埋め込んだりすることで、申請書のデザインの質を高めることができます。ドキュメントを共有すれば、対象を指定したコメント機能で、共同作業者からリアルタイムでフィードバックを得ることができます。下書きをいくつも作成する必要はありません。変更履歴を使用すれば、いつでも変更を確認したり、前の版に戻したりすることができます。最後に直接 PDF に書き出せば、洗練されたデザインの申請書ができあがります。

方法

ドキュメント

タイムゾーンを越えてつながる

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Google カレンダーでチームのカレンダーを作成し、同僚やボランティア、理事と共有すれば、スケジュールを効率よく調整できます。Google Meet を使えばお互いの顔を見ながらやり取りができるため、個々の連携を強く保つことができます。Google Workspace のシームレスなモバイル オプションを利用すれば、移動中でも業務を進められます。

方法

重要なメールを見逃さない

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受信トレイに多数の未読メールがある場合は、Gmail のフィルタリングやラベル機能を使用すると送信者やメールの内容に基づいて受信メールを整理できるため、助成金申請、寄付提供者、主要なプログラムに関するメールを見落とすことがなくなります。また、Gmail のテンプレートを使用すると、メールの返信にかかる時間を短縮できます。

方法

Gmail

新しいスタッフやボランティアのオンボーディングを行う

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新規従業員やボランティアの研修プロセスを刷新したい場合は、Google サイトを利用して内部または外部向けのウェブサイトを作成することで、団体に関するさまざまな情報を公開して応募者と共有できます。ウェブサイトには、Google ドライブにある Google ドキュメントを埋め込むこともできます。Google フォームでは、連絡先情報を入力してもらったり、トレーニングの完了を認定したりできます。Google グループでは、配属先の関連グループ(財務、ボランティアなど)に新人を追加して、役割ごとの資料やメーリング リストにアクセスできるようにします。

方法

ボランティアの募集や連絡を効率化する

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予定されたイベントでボランティアを募集する場合は、Google フォームでアンケートを作成して情報を収集します。ウェブサイトに入力フォームを掲載したり、フォームへのリンクを提示したりしてアンケートに回答してもらいます。Google スプレッドシート回答を書き出してデータを絞り込めば、傾向を分析できます。また、Google グループでボランティアがコミュニケーションや共同作業を行うための新しいグループを作成し、Google サイトで作成したボランティア ウェブサイトへのリンクを記載したメールを送信します。

方法

リモート ワーカーやボランティアのトレーニング

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さまざまな場所にいるユーザーにトレーニングを実施する場合は、Google サイトを使用してトレーニング サイトを作成します。研修用タスクや組織ポリシー、その他のドキュメントなどをすべて Google ドライブまたは共有ドライブに保存し、それらのファイルをトレーニング サイトに埋め込みます。Google Meet を使って世界各地の従業員に向けたライブ トレーニングを実施すれば、時間と出張費をかけずに済みます。トレーニングを録画して YouTube チャンネルに投稿すれば、社外のボランティア スタッフにも対応できます。

方法

社員の離任時も組織のファイルを維持する

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援助プログラム、データ、レポートなどのオーナーだった従業員やボランティアが組織を離れてしまい、それらの情報へのアクセスに苦労している場合は、共有ドライブを使って共有スペースを作成しましょう。このスペースに各チームがコンテンツを簡単に保存して、検索、共有できます。たとえチームメンバーが組織を離れても、コンテンツは共有ドライブに残ります。

方法

共有ドライブ

マーケティング キャンペーンを浸透させる

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Google ドキュメントを使ってマーケティング キャンペーンの概要を作成し、内部の関係者と共有します。その後、メッセージを広めましょう。所定の条件を満たす非営利団体には、Ad Grants をご利用いただけます。Ad Grants は、Google 広告の広告クレジットを提供するプログラムです。YouTube で動画コンテンツを展開して、組織について伝えましょう。また、Google サイトのページでキャンペーンのプロモーションを行い、Google フォームを埋め込んでメンバーに革新的なアイデアの共有と活動への参加を求めましょう。

方法

 


               

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