¿Quieres mantener la conexión y la productividad mientras teletrabajas? Consulta el artículo Trabajar desde casa con Google Workspace .

Diez consejos para utilizar Google Workspace en organizaciones sin ánimo de lucro

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Un conjunto de herramientas profesionales y gratuitas que te facilitan el trabajo

Para resolver los problemas más importantes, necesitas las herramientas adecuadas. Google Workspace for Nonprofits ayuda a las organizaciones sin ánimo de lucro que cumplen los requisitos fijados por Google a comunicarse de forma más eficiente y a colaborar desde cualquier lugar, a la vez que vela en todo momento por la seguridad y la protección de tus datos. Esta edición incluye herramientas como Gmail, Calendar y Drive para que puedas centrar los esfuerzos de tu organización en dejar huella en vez de dedicarlos a la gestión informática. También se ofrecen descuentos en G Suite Business y G Suite Enterprise. Para obtener más información, consulta el artículo Activar Google Workspace for Nonprofits.

Varios dispositivos, un informe y más objetos

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Organiza tus recursos en un mismo lugar " "

¿Te cuesta llevar el control de los documentos importantes que guardas en diferentes ubicaciones? Migra tu contenido a Drive o a una unidad compartida, que te sirven para compartir fácilmente archivos con empleados, voluntarios, miembros del consejo y donantes. Cuando necesites un archivo en concreto, una sencilla búsqueda en Drive te permitirá encontrar el documento o la carpeta en cuestión de segundos.

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Crea presentaciones impactantes " "

¿Necesitas ideas sobre qué elementos visuales y datos puedes incluir en una presentación para el equipo directivo? Con la función Explorar de Hojas de cálculo o Presentaciones, puedes ver sugerencias de formato, gráficos y análisis de datos, o respuestas a preguntas sobre tus datos. Si los miembros del equipo con el que trabajas se encuentran en otro lugar, puedes compartir tu pantalla durante las videollamadas de Google Meet para presentar ideas. También puedes grabar la reunión para enviarla después.

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3

Elabora propuestas de financiación que destaquen " "

Utiliza Documentos de Google para crear propuestas de ayuda eficaces, e inserta imágenes o mapas para darles un toque más profesional. Comparte tus documentos y recibe opiniones de tus compañeros en tiempo real a través de comentarios dirigidos a personas concretas. No necesitas trabajar con varios borradores, ya que el historial de revisiones registra los cambios realizados, con su fecha y autor, y te permite volver a cualquier versión anterior del documento. Por último, exporta las propuestas directamente en formato PDF para darles un aspecto más cuidado.

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Documentos

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Reúnete con colaboradores de distintas zonas horarias " "

Con Calendar, puedes crear y compartir un calendario de equipo con compañeros de trabajo, voluntarios y miembros del consejo para facilitar la programación de la agenda. Utiliza Google Meet para comunicarte cara a cara y estrechar las relaciones personales. Las sencillas opciones para móviles de los productos de Google Workspace te permiten trabajar incluso cuando estás de viaje.

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5

No pases por alto ningún correo electrónico importante " "

¿Tienes demasiados mensajes no leídos en la bandeja de entrada? Con los filtros y etiquetas de Gmail, puedes organizar los mensajes entrantes por remitente o por contenido para que no vuelvas a perderte correos electrónicos sobre propuestas de donaciones, donantes o programas esenciales. Y aprovecha las plantillas de Gmail para responder correos electrónicos en menos tiempo.

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Gmail

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Incorpora fácilmente a nuevos empleados o voluntarios " "

¿Cada vez que se incorpora un empleado o voluntario, creas un proceso nuevo? Con Sites, puedes crear un sitio web interno o externo donde alojar toda la información pertinente que quieras compartir con tus nuevos empleados. Podrás insertar documentos de Drive, registrar información de contacto o marcar los cursos completados en Formularios, y añadir a los recién incorporados a los grupos pertinentes (finanzas, voluntarios, etc.) para darles acceso a materiales y listas de correo electrónico específicos de su función.

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7

Simplifica los procesos de inscripción de voluntarios y comunicación " "

Si buscas voluntarios para un evento próximo, crea un cuestionario en Formularios para registrar información y publícalo en tu sitio web o distribuye un enlace para recopilar respuestas. Después, exporta las respuestas a Hojas de cálculo para filtrar los datos y analizar las tendencias. Por último, utiliza Grupos para crear un grupo donde tus voluntarios puedan comunicarse y colaborar entre ellos. Puedes enviarles un correo electrónico de bienvenida con un enlace a un sitio web de voluntarios que hayas creado con Sites.

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8

Forma a nuevos empleados o voluntarios en el momento y lugar que quieras " "

Si tienes que formar a personas que se encuentran en ubicaciones distintas, puedes crear un sitio web de formación centralizada con Sites. Guarda todas tus tareas de incorporación, políticas de organización y otros documentos en Drive o en unidades compartidas. A continuación, inserta los archivos en el sitio web que has creado. Imparte una clase en directo para todo el mundo con Google Meet; así ahorrarás tiempo y gastos de desplazamiento. Puedes incluso grabar la sesión de formación y publicarla en tu canal de YouTube para que todos los voluntarios tengan acceso a ella.

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9

Conserva los archivos de personas que hayan dejado la organización " "

¿Tienes problemas para acceder a información sobre subvenciones, datos o informes de los que se encargaba un empleado o voluntario que ha dejado tu organización? Con unidades compartidas, puedes crear espacios donde diferentes equipos puedan guardar, buscar y compartir contenido fácilmente, incluso si alguno de los miembros deja la organización.

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Unidades compartidas

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10

Pon en marcha una campaña de marketing integral " "

Crea una descripción general de tu campaña de marketing con Documentos y compártela con las partes interesadas de tu organización. A continuación, da difusión a tu mensaje. Las organizaciones sin ánimo de lucro que cumplan los requisitos fijados por Google pueden acceder a Ad Grants, un programa que ofrece publicidad en especie de Google Ads. Configura YouTube y publica contenido en vídeo en el que se explique la labor de tu organización. Promociona tu campaña en la página de Sites de tu organización, y anima a los miembros a compartir ideas innovadoras y a participar mediante Formularios.

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