非営利団体における G Suite の活用法トップ 10

無償のビジネス向けツールを業務に活用する

大きな問題を解決するには、適切なツールが必要です。G Suite for Nonprofits は所定の要件を満たす非営利団体にご利用いただくことのできるツールで、コミュニケーションを効率化し、どこにいても共同で作業ができることに加え、データは安全な場所でセキュアに保護され、年中無休 24 時間体制のサポートを受けることができます。G Suite Basic や Gmail、カレンダー、ドライブといったツールが用意されているため、IT 管理よりも組織の影響力の強化に集中することができます。

さまざまなデバイスやレポートなど

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リソースを 1 か所で管理する 青色の線

重要なドキュメントを複数の場所に保存していて、何がどこにあるかわからなくなってしまう場合は、コンテンツを Google ドライブや共有ドライブに移行すれば、従業員やボランティア、理事、寄付提供者と簡単にファイルを共有できます。特定のコンテンツを探す場合も、Google ドライブで検索すれば、目的のドキュメントやフォルダがすぐに見つかります。

方法

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魅力的なプレゼンテーションを作成、実演する 青色の線

理事会でのプレゼンテーションにどのような画像やデータを使うかアイデアを探しているなら、Google スプレッドシートGoogle スライドの [データ探索] を使用すると、おすすめの書式設定、グラフ、データ分析、データに関する質問への回答を見ることができます。離れた場所にいるチームメンバーと作業する場合は、Hangouts Meet のビデオ会議中に画面を共有してアイデアを見せることができます。また、会議を録画して、後で送信することもできます。

方法

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効果的な助成金申請書を作成する 青色の線

Google ドキュメントを使って、説得力のある助成金申請書を作成しましょう。画像を追加したり、マップを埋め込んだりすることで、申請書のデザインの質を高めることができます。ドキュメントを共有すれば、対象を指定したコメント機能で、共同作業者からリアルタイムでフィードバックを得ることができます。下書きをいくつも作成する必要はありません。変更履歴を使用すれば、いつでも変更を確認したり、前の版に戻したりすることができます。最後に直接 PDF に書き出せば、洗練されたデザインの申請書ができあがります。

方法

Google ドキュメント

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タイムゾーンが違う場所のチームメンバーとコミュニケーションをとる 青色の線

Google カレンダーでチーム カレンダーを作成し、同僚のスタッフやボランティア、理事と共有することでスケジュールを調整できます。Hangouts Meet を使えば互いの顔を見ながら会議ができるため、チームワークを強化できます。G Suite サービスのシームレスなモバイル オプションを利用すると、旅行中でも作業を続けることができます。

方法

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重要なメールを見落とさない 青色の線

受信トレイに多数の未読メールがある場合は、Gmail のフィルタリングやラベル機能を使用すると送信者やメールの内容に基づいて受信メールを整理できるため、助成金申請、寄付提供者、主要なプログラムに関するメールを見落とすことがなくなります。また、返信定型文を活用すれば、メールの返信にかかる時間を短縮することもできます。

方法

Gmail

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新しいスタッフ メンバーやボランティアの研修を実施しやすくする 青色の線

新規スタッフやボランティアの研修プロセスを刷新したい場合は、Google サイトを利用して内部または外部向けのウェブサイトを作成することで、団体に関するさまざまな情報を公開して応募者と共有できます。ウェブサイトには、Google ドライブにある Google ドキュメントを埋め込むこともできます。Google フォームでは、連絡先情報を入力してもらったり、トレーニングの完了を認定したりできます。Google グループでは、配属先の関連グループ(財務、ボランティアなど)に新人を追加して、役割ごとの資料やメーリング リストにアクセスできるようにします。

方法

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ボランティアの募集や連絡を効率化する 青色の線

予定されたイベントでボランティアを募集する場合は、Google フォームでアンケートを作成して情報を収集します。ウェブサイトに入力フォームを掲載したり、フォームへのリンクを提示したりしてアンケートに回答してもらいます。Google スプレッドシート回答を書き出してデータを絞り込めば、傾向を分析できます。また、Google グループでボランティアがコミュニケーションや共同作業を行うための新しいグループを作成し、Google サイトで作成したボランティア ウェブサイトへのリンクを記載したメールを送信します。

方法

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時と場所を問わず新入社員やボランティアのトレーニングを行う 青色の線

さまざまな場所にいるユーザーにトレーニングを実施する場合は、Google サイトを使用してトレーニング サイトを作成します。研修用タスクや組織ポリシー、その他のドキュメントなどをすべて Google ドライブまたは共有ドライブに保存し、これらのファイルをトレーニング サイトに埋め込みます。世界各地でライブのトレーニングを行う必要がある場合は、Hangouts Meet を使えば時間と出張費用の節約になります。トレーニングを録画して YouTube チャンネルに投稿すれば、社外のボランティア スタッフにも対応できます。

方法

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社員の離任時も組織のファイルを維持する 青色の線

支援プログラム、データ、レポートなどのオーナーだった従業員またはボランティアが組織を離れてしまい、それらの情報へのアクセスに苦労している場合は、共有ドライブを使って共有スペースを作成しましょう。このスペースに各チームがコンテンツを簡単に保存して、検索、共有できます。たとえチームメンバーが組織を離れても、コンテンツは共有ドライブに残ります。

方法

共有ドライブ

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マーケティング キャンペーンを浸透させる 青色の線

Google ドキュメントを使ってマーケティング キャンペーンの概要を作成し、内部の関係者と共有します。その後、メッセージを広めましょう。所定の条件を満たす非営利団体には、Ad Grants をご利用いただけます。Ad Grants は、Google 広告の広告クレジットを提供するプログラムです。YouTube で動画コンテンツを展開して、組織について伝えましょう。また、Google サイトのページでキャンペーンのプロモーションを行い、Google フォームを埋め込んでメンバーに革新的なアイデアの共有と活動への参加を求めましょう。

方法

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