10 astuces G Suite pour les associations

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Utiliser gratuitement une suite d'outils professionnels fonctionnels

Pour faire face aux principales difficultés que vous êtes susceptible de rencontrer, vous avez besoin des bons outils. G Suite pour les associations permet aux associations éligibles de communiquer plus efficacement et de collaborer où que se trouvent leurs membres, tout en garantissant la sécurité des données et en bénéficiant d'une assistance 24h/24, 7j/7. Avec G Suite Basic et des outils tels que Gmail, Agenda et Drive, votre association peut se concentrer sur son impact plutôt que sur l'administration informatique. D'autres options d'achat sont disponibles pour G Suite Business et G Suite Enterprise. Pour en savoir plus, consultez l'article Activer G Suite pour les associations.

Divers appareils, rapports, et plus

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Rassemblez des ressources en un emplacement unique" "

Vous arrive-t-il de perdre le fil dans le stockage de vos documents ? Transférez votre contenu vers Drive ou vers un Drive partagé, vous permettant de partager facilement des fichiers avec des collaborateurs, des bénévoles, des membres du conseil d'administration et des donateurs. Quand vous avez besoin de quelque chose en particulier, une simple recherche dans Drive vous permet de trouver vos documents ou dossiers en quelques secondes.

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2

Créez des présentations percutantes" "

Vous avez besoin d'idées pour savoir quels visuels et quelles données intégrer dans votre présentation ? La fonctionnalité Explorer de Sheets ou Slides vous permet d'afficher des suggestions de mise en forme, des graphiques et des analyses de données, ou des réponses à des questions concernant vos données. Si vous collaborez avec des membres de votre équipe qui travaillent à distance, partagez votre écran lors d'une visioconférence Google Meet pour présenter vos idées. Vous pouvez même enregistrer la réunion, puis l'envoyer à d'autres personnes ultérieurement.

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3

Mettez en valeur vos propositions de financement" "

Créez des demandes de subvention efficaces à l'aide de Docs. Rendez vos propositions plus professionnelles en ajoutant des images ou en intégrant des cartes. Partagez vos documents et recueillez l'avis de vos collaborateurs en temps réel à l'aide de commentaires ciblés. Inutile de conserver différents brouillons, car l'historique des révisions répertorie chaque modification apportée, avec sa date et son auteur, et vous permet de revenir à une version antérieure. Enfin, vous pouvez exporter la proposition directement au format PDF pour lui donner une apparence soignée.

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Docs

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4

Mettre en relation tous les membres d'une équipe quel que soit leur fuseau horaire" "

Agenda vous permet de créer et de partager un agenda avec des collaborateurs, des bénévoles et des membres du conseil afin de faciliter la planification. Organisez des discussions à l'aide de Google Meet pour profiter d'échanges en face à face et renforcer les liens avec vos collaborateurs. Bénéficiez des options optimisées pour mobiles pour les produits G Suite afin de garder un lien avec votre association même lorsque vous êtes en déplacement.

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5

Ne manquez aucun e-mail important" "

Vous avez une boîte de réception remplie d'e-mails non lus ? Les filtres et libellés Gmail vous permettent d'organiser les messages entrants en fonction de l'expéditeur ou du contenu, et de ne plus manquer le moindre e-mail. Profitez également des réponses standardisées afin de réduire le temps que vous consacrez à répondre aux e-mails.

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Gmail

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6

Simplifiez l'accueil des nouveaux employés et bénévoles" "

Chaque nouvel employé ou bénévole suscite un nouveau processus d'intégration qu'il peut être difficile de gérer. Avec Sites, vous pouvez créer un site Web interne ou externe pour héberger toutes les informations pertinentes à partager avec vos nouvelles recrues. Intégrez des documents dans Drive. Saisissez les coordonnées des contacts souhaités, ou confirmez que leur formation est terminée dans Forms. Ajoutez des personnes à des groupes pertinents dans Groupes (finances, bénévoles, etc.) pour leur donner accès à des ressources et à des listes de diffusion spécifiques à un rôle.

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7

Simplifiez le recrutement et les échanges des bénévoles" "

Si vous avez besoin de recruter des bénévoles pour un événement à venir, Forms vous permet de créer un questionnaire afin de recueillir les informations souhaitées. Publiez le formulaire sur votre site Web, ou envoyez le lien vers le formulaire aux personnes concernées pour recueillir leurs réponses. Exportez les réponses vers Sheets pour filtrer les données et analyser des tendances. Enfin, Groupes vous permet de créer un groupe facilitant la communication et la collaboration entre vos bénévoles. Envoyez un e-mail de bienvenue contenant un lien vers le site Web de votre association, créé à l'aide de Sites.

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Formez du personnel et des bénévoles à distance à tout moment " "

Si vous avez besoin de former des personnes basées dans des zones géographiques distinctes, créez un site Web de formation unique à l'aide de Sites. Stockez toutes vos tâches d'intégration, les règles de votre association ainsi que vos autres documents dans Drive ou dans des Drive partagés. Vous pouvez ensuite intégrer ces fichiers dans votre site de formation. Organisez une formation en direct accessible par les utilisateurs à travers le monde à l'aide de Google Meet pour gagner du temps et réduire les coûts de déplacement. Enregistrez votre formation et publiez-la sur votre chaîne YouTube pour que vos bénévoles puissent la consulter.

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Conservez les fichiers des personnes ayant quitté l'association" "

Vous avez du mal à mettre la main sur des subventions, des données ou des rapports dont s'occupaient d'anciens collaborateurs ou bénévoles ? Les Drive partagés permettent de créer des espaces où différentes équipes peuvent facilement stocker, partager du contenu et y effectuer des recherches. Ce contenu reste dans le Drive partagé même si les personnes quittent votre association.

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Drive partagés

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10

Déployez une campagne marketing complète" "

Créez une présentation de campagnes marketing à l'aide de Docs et partagez-la avec les personnes concernées en interne. Ensuite, vous pouvez diffuser votre message. Les associations éligibles ont accès à Ad Grants, un programme qui permet de diffuser gratuitement des annonces à partir de Google Ads. Configurez YouTube et diffusez du contenu vidéo pour raconter l'histoire de votre association. Faites la promotion de votre campagne sur la page Sites de votre association. Pour cela, encouragez les membres à partager leurs idées innovantes et à s'impliquer à l'aide des formulaires Forms intégrés.

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