Beroende på vilken utgåva av Google Workspace du har är konfigurationsgrupper kanske inte tillgängliga för vissa tjänster eller inställningar.
Du kan tillämpa tjänstinställningar på en grupp användare i stället för en hel organisationsenhet. Det gör att du kan anpassa inställningar för enskilda användare utan att ändra organisationsstrukturen. Använd grupper för att konfigurera inställningar för:
| Tjänster | Administratörsfunktioner |
|---|---|
Obs! I vissa tjänster kan du aktivera eller inaktivera Google Takeout för en grupp. Läs mer |
|
|
* Endast tillgängligt med vissa versioner av Google Workspace |
|
Använda konfigurationsgrupper för tjänstinställningar
Med konfigurationsgrupper kan du anpassa tjänstinställningar till en grupp användare. Du kan till exempel låta en grupp godkänna YouTube-videor eller låta ett team dela Drive-filer med personer utanför organisationen.
Grupper kan innehålla användare från alla organisationsenheter i ditt konto. Du kan skapa en grupp eller använda en som redan finns i kontot, till exempel personal@example.com.
Normalt sett tillämpar du tjänstinställningar på organisationsenheter och gör sedan undantag för vissa användare. Du kan till exempel begränsa YouTube-innehåll för alla i kontot men låta vissa grupper se alla videor eller godkänna videor.
Så här fungerar konfigurationsgrupper
- Konfigurationsgrupper kan innehålla alla användare eller grupper i organisationen (kapslade grupper).
- En användares gruppinställningar åsidosätter alltid inställningarna för användarens organisationsenhet.
- En användare kan tillhöra flera konfigurationsgrupper, till skillnad från organisationsenheter. När du ställer in prioritet för konfigurationsgrupper får användaren inställningen för den högsta prioritetsgruppen personen tillhör.
Krav
- Skapa dina konfigurationsgrupper på Googles administratörskonsol, Google Cloud Directory Sync eller Directory API. Läs mer
- Om dynamiska grupper ska kunna användas som konfigurationsgrupper krävs att de har etiketten säkerhet. Läs mer
- Grupper som har skapats i Google Grupper kan inte användas som konfigurationsgrupper
- Du måste använda administratörskonsolen när du konfigurerar och tillämpar konfigurationsgrupper. Det går inte med API:er.
Obs! Beroende på vilken utgåva av Google Workspace du har är konfigurationsgrupper kanske inte tillgängliga för vissa tjänster.
Börja med avsnittet Ställa in konfigurationsgrupper nedan.
Hantera många användare eller policyer
Detta är information för administratörer som hanterar en medelstor till stor organisation, eller vem som helst som är intresserad av konfigurationsgrupper.
Alternativ för konfigurationsgrupperInnan du skapar eller tillämpar konfigurationsgrupper mappar du normalt användargrupperna till önskade inställningar. Dessa användargrupper har exempelvis olika behörigheter för delning av Drive-filer.
| Delningsbehörigheter för Drive | |||
|---|---|---|---|
| Användargrupp | Dela med valfri domän |
Dela med betrodda domäner |
Dela endast internt |
| Säljansvariga | ✔ | ||
| Säljteam | ✔ | ||
| Säljorganisation | ✔ | ||
Därefter kan du använda konfigurationsgrupper som bygger på användargrupperna, användarinställningarna eller en kombination som passar din organisation.
Alternativ 1: Använd konfigurationsgrupper baserat på användargrupper
Använd dina användargrupper som konfigurationsgrupper. Anpassa sedan inställningarna för varje konfigurationsgrupp. Om en användare tillhör flera grupper ställer du in vilken grupp som ska styra användarens inställningar (beskrivs senare i avsnittet Ange prioritet).
Med Drive-inställningar kan du till exempel låta specifika användargrupper dela filer externt.
Att tillämpa inställningar direkt på användargrupper är ett bra alternativ för
- organisationer med färre än 50 användare eller ett litet antal inställningar
(du behöver inte skapa nya grupper och kan finjustera inställningarna för varje användargrupp) - att testa en tjänstinställning
- appar som används av en viss grupp
- dynamiska grupper, där gruppmedlemskapet hanteras automatiskt utifrån användarattribut som plats eller roll.
Alternativ 2: Skapa konfigurationsgrupper baserat på användarinställningar
Om du hanterar många inställningar eller användare kan du skapa grupper för olika nivåer av inställningar.
Skapa till exempel en konfigurationsgrupp för varje nivå av Drive-delningsbehörigheter. Lägg sedan till användargrupperna som medlemmar i konfigurationsgruppen.
Konfigurationsgruppen fungerar som en behållare för inställningar. Du har vanligtvis färre konfigurationsgrupper att hantera och prioritera (beskrivs nedan). Du kan även använda Groups API eller Directory Sync för att hantera användar- och gruppmedlemskap.
När en användare tillhör flera konfigurationsgrupper anger du vilken konfigurationsgrupp som har prioritet att avgöra användarens inställning.
I administratörskonsolen anges grupper från högsta till lägsta prioritet. Användaren får inställningarna för den högsta prioritetsgrupp som han eller hon tillhör.
Du ändrar prioriteten för konfigurationsgruppen genom att flytta gruppen upp eller ned i grupplistan. Det går bara att ställa in prioriteringsordningen på administratörskonsolen, inte med något API.
Så här fungerar prioriteringen
När en användare tillhör flera grupper får de inställningarna för sin högsta prioritetsgrupp. I det här exemplet tillhör en försäljningschef tre användargrupper. Varje grupp har olika inställningar för redigering av katalogprofil.
Med konfigurationsgrupperna i den här prioriteringsordningen kan försäljningschefer ändra namn och plats i sina katalogprofiler.
Om gruppen Redigera plats ges högst prioritet kan försäljningscheferna bara ändra sin plats, medan Regional försäljning kan ändra namn och plats.
Användarinställningar och flera grupper
Inställningar läggs inte till i en användares grupper. I det här exemplet är marknadsföringschefen med i tre grupper men får enbart inställningarna för sin högsta prioritetsgrupp. Han eller hon kan redigera sitt namn och plats, men inte sitt foto.
Ordna grupper
För Drive-inställningar kan en ändring av grupprioriteringar eller medlemskap påverka fildelning och åtkomst.
Om du till exempel överför äganderätten för en fil till en användare i en annan konfigurationsgrupp ändras filens delningsbehörigheter till behörigheterna för den nya gruppen.
Så här håller du koll på prioritet och inställningar:
- Tänk på prioriteten i gruppstrukturen och sök efter djupt kapslade grupper som kan vara svåra att spåra i inställningar.
- När du ordnar konfigurationsgrupperna kan du exempelvis ge den grupp som är aktuell för minst antal personer högst prioritet.
Planering av strukturen för din konfigurationsgrupp är troligen det steg som kräver mest tid och granskning.
Kartläggning av dina tjänstinställningar
Du kan granska kontrollera om det finns inställningar som du vill hantera med grupper i dina organisationsenheter. Om du redan använder en rollbaserad eller teaminriktad metod för inställningar kan du använda grupper på samma sätt.
Om ditt konto har flera utgåvor av Google Workspace:
- Inställningarna för konfigurationsgruppen gäller endast användare som har tillgång till funktionen eller tjänsten.
- Beroende på utgåvan kan vissa Drive-inställningar gälla hela organisationen. Du kan använda konfigurationsgrupper för att anpassa Drive-inställningar för andra användare.
Ange namngivningsstandarder
Välj ett standardiserat sätt att namnge grupper så blir de enklare att hantera och granska. Till exempel kan du använda en standard med inställningens namn och prioritetsnummer. Upp till 37 tecken i en grupps namn visas i grupplistan. Om du håller muspekaren över en grupp visas hela namnet.
YouTube_1_approvers
YouTube_2_access_unrestricted
YouTube_3_access_moderate
YouTube_4_access_strict
Om du hanterar många typer av grupper kan du lägga till ett prefix som kf för att ange en konfigurationsgrupp. Använd också ett decimaltal för att undvika att redigera dina befintliga gruppnamn när du lägger till en konfigurationsgrupp.
cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted
cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_access_external
cf_Drive_p3.0_SHARE_internal
Skapa grupper
Använd grupper som skapats i administratörskonsolen, Directory API eller Google Cloud Directory Sync. Grupper som har skapats i Google Grupper kan inte användas som konfigurationsgrupper. (Det syns inte i Administratörskonsolen om en grupp har skapats i Google Grupper.)
Du kan hantera konfigurationsgruppen i valfritt verktyg. Du kan ställa in strikta behörigheter för att lägga till eller ta bort användare, göra inlägg i gruppen eller förhindra att användarna lämnar gruppen (endast tillgängligt i Groups API).
Ställa in konfigurationsgrupper
Steg 1. Använd konfigurationsgruppenFör detta steg behöver du administratörsbehörighet för grupper, organisationsenheter och tjänstinställningar.
Innan du börjar: Välj grupp. Du kan använda en grupp som redan finns eller skapa en.
Det är enbart användargrupper som skapats i administratörskonsolen, Google Groups for Business, Directory API eller Google Cloud Directory Sync som kan användas som konfigurationsgrupper. Du kan inte använda grupper som skapats i Google Grupper.
- Öppna sidan Inställningar för appen i administratörskonsolen.
- Klicka på de inställningar du vill redigera.
Här är till exempel YouTube-inställningarna för organisationen på toppnivå:
- Klicka på Grupper till vänster.
Alla befintliga konfigurationsgrupper visas i prioritetsordning. - Klicka på Sök efter en grupp. Ange en gruppadress (inte ett gruppnamn) och välj gruppen.
- Börja med att lägga till konfigurationsgrupperna från högsta till lägsta prioritet. När du lägger till en ny grupp ger du den lägsta prioritet.
- Om du inte hittar en grupp kan den ha skapats i Google Grupper. Det kan också vara en dynamisk grupp som saknar säkerhetsetiketten.
- Välj inställningarna för din konfigurationsgrupp.
Som standard får en ny grupp samma inställningar som organisationsenheten på högsta nivån.
För organisationer med flera typer av licenser: Om du har licenser för en utgåva som inte innehåller en viss inställning visas en flagga
bredvid inställningarna för en grupp. Denna flagga visas oavsett om gruppen innehåller användare som inte har den nödvändiga licensen eller inte.
- Slå på eller av konfigurationsgruppen.
- På – klicka på Spara.
Inställningarna tillämpas på konfigurationsgruppens medlemmar. Stäng panelen genom att klicka på Avbryt. - Av – Klicka på Inte angivet eller Ta bort
i panelen Grupper (gruppen tas inte bort om du klickar på Avbryt).
- På – klicka på Spara.
- Anpassa gruppens prioritet genom att dra gruppen upp eller ned.
- Så här ställer du in en grupp som prioritet 1: Dra önskad grupp upp till prioritet 2 och sedan dra nuvarande prioritet 1 nedåt. Du kan även ange en siffra i prioritetsrutan eller klicka på pilarna bredvid prioritetsrutan.
- Om du har färre än fyra grupper: Om du ändrar ordningen på grupper som innehåller samma användare får dessa användare inställningen för sin högsta prioritetsgrupp. Denna varning kan visas:
Fler än en policy kan länkas till samma användare …
Denna allmänna varning visas också om du lägger till, avinstallerar eller ändrar prioriteten för någon konfigurationsgrupp, även om grupperna inte innehåller samma användare.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer
Innan du börjar: Du måste ha administratörsbehörighet för grupper, organisationsenheter och tjänstinställningar.
- Öppna sidan Inställningar för appen i administratörskonsolen.
- Klicka på Användare längst upp till vänster.
- Klicka på Välj en användare och sök efter användarens adress (inte namn).
- Välj användaren för att visa hans eller hennes inställningar. Under inställningens namn kan du klicka på konfigurationsgruppen eller organisationsenheten som styrde användarens inställningar.
Obs! Om du kontrollerar användarens organisationsenhet visas tjänstinställningen inte som Åsidosatt. Inställningarna Åsidosatt och Ärvd baseras enbart på en organisationsenhets inställning, inte på konfigurationsgrupper.
Jag kan inte hitta grupplistan
- Funktionen för konfigurationsgrupper är kanske inte tillgänglig för en tjänst. Se listan i tabellen ovan.
- Om det gäller inställningarna för Drive och Dataregioner kanske din utgåva av Google Workspace inte har stöd för konfigurationsgrupper.
Jag ser inte min konfigurationsgrupp i grupplistan
- Gruppen kanske skapades i Google Grupper. Testa att skapa en grupp i administratörskonsolen.
- Gruppen kan vara en dynamisk grupp som saknar säkerhetsetiketten. Läs mer
- Kontrollera att du har administratörsbehörigheter för grupper.
- Du använder kanske ett gruppalias i stället för gruppnamnet.
- Testa att uppdatera inställningssidan. Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer
- Sök efter gruppens e-postadress i stället för gruppens namn.
En användare har inte rätt tjänstinställningar
- Kontrollera en användares gruppmedlemskap. Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer
- Hitta konfigurationsgruppen som avgör användarens inställningar. Om användaren tillhör flera konfigurationsgrupper kan du behöva ändra gruppprioritet eller användarens gruppmedlemskap.
- Användaren kanske inte har produktlicensen för funktionen. Vissa funktioner är bara tillgängliga med vissa utgåvor.
Händelsen Ändring av grupprioritet för appinställning loggar när du tillämpar konfigurationsgruppen eller ändrar prioritetsordning. Händelsen använder gruppnamnet snarare än gruppadressen. Det kan vara bra att använda samma namngivningsstandard för både gruppnamn och adresser.
Till exempel tillämpar du gruppen Länka någon på inställningen Länkdelning i Drive.
Ändring av gruppprioriteter för inställning
För Drive och Dokument har prioritet för gruppåsidosättning för Länkdelning
har ändrats till Länka någon
När du ändrar prioriteten för grupper visar händelselistan grupperna i den nya ordningen, från lägsta till högsta prioritet.
Ändring av gruppprioriteter för inställning
För Drive och Dokument har prioritet för gruppåsidosättning för Länkdelning
har ändrats till Inga länkar < Länka användare < Länka någon
De flesta andra händelser använder liknande format för både organisationsenheter och konfigurationsgrupper. Prefixet group_email identifierar en konfigurationsgrupp.
Till exempel åsidosättning av inställningar med en organisationsenhet:
Ändring av Drive-inställning
PUBLISHING_TO_WEB för Drive har ändrats från INHERIT_FROM_PARENT till PUBLIC
(org_unit_name: { Marknadsföring}
Tillämpa inställningar med en konfigurationsgrupp:
Ändra inställning för Drive
PUBLISHING_TO_WEB för Drive har ändrats från INHERIT_FROM_PARENT till PUBLIC
(org_unit_name: {exempel.com}, group_email: {Drive_p02_share_external@exempel.com})
För händelser med konfigurationsgrupper visas organisationsenheten på högsta nivå som org_unit_name.
