Configurar serviços do G Suite com grupos

Você pode aplicar as configurações do serviço do G Suite a um grupo de usuários em vez de a uma unidade organizacional inteira. Dessa forma, é possível personalizar as configurações para usuários específicos sem alterar a estrutura organizacional.

Atualmente, você pode usar grupos para definir configurações apenas nestes casos:

  • App Maker
  • Regiões de dados (não disponíveis no G Suite Basic e na edição gratuita legada)
  • Edição do perfil do diretório
  • Drive (indisponível no G Suite Basic e na edição gratuita legada)
  • Hangouts Meet
  • Voice
  • YouTube

Use unidades organizacionais para definir todas as outras configurações do serviço (como a POP/IMAP do Gmail).

Usar grupos para configurações do serviço

Com os grupos de configuração, é possível personalizar as configurações do serviço para um grupo de usuários. Por exemplo, permita que um grupo aprove vídeos do YouTube ou que uma equipe compartilhe documentos com contas que não são do Google.

Os grupos de configuração podem incluir usuários de qualquer unidade organizacional na sua conta. Você pode criar um grupo ou usar um grupo na sua conta, como funcionarios@example.com.

Normalmente, você aplica configurações de serviços a unidades organizacionais e depois cria exceções para alguns usuários. Por exemplo, você pode restringir o conteúdo do YouTube para todos na sua conta, mas permitir que alguns grupos vejam todos os vídeos ou aprovem vídeos.

Configuration setting example for YouTube

Como os grupos de configuração funcionam

  • Os grupos de configuração podem conter qualquer usuário da organização. Também é possível adicionar grupos (aninhados).

  • As configurações de grupo de um usuário sempre modificam as da unidade organizacional.

  • Um usuário pode pertencer a vários grupos de configuração, mas as unidades organizacionais não podem. Você define a prioridade dos grupos de configuração, e o usuário recebe a configuração do grupo com a prioridade mais alta a que ele pertence.

Requisitos

  • Você precisa criar grupos de configuração no Admin Console, no Google Cloud Directory Sync ou na API Directory. Após fazer isso, você poderá editar os grupos nessas ferramentas ou no Grupos do Google.

  • É possível configurar e aplicar grupos de configuração somente no Admin Console (não disponível nas APIs do G Suite).

Para começar, pule para a seção "Definir grupos de configuração".

Gerenciar um grande número de usuários ou políticas

Informações e dicas para administradores que gerenciam uma organização de médio a grande porte ou qualquer pessoa interessada em detalhes sobre grupos de configuração.

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Opções para grupos de configuração

Antes de criar ou aplicar grupos de configuração, você precisa relacionar os grupos de usuários às configurações específicas. Estes grupos de usuários têm permissões diferentes para compartilhar arquivos do Drive.

  Permissões de compartilhamento do Drive
Grupo de usuários Compartilhar com
qualquer domínio
Compartilhar com
domínios confiáveis
Compartilhar
apenas internamente
Gerentes de vendas ?    
Equipe de vendas   ?  
Operações de vendas     ?

 

Em seguida, use os grupos de configuração com base nos grupos de usuários ou nas configurações de usuário ou em uma combinação adequada para a organização.

Opção 1: usar grupos de configuração com base em grupos de usuários

Use os grupos de usuários como grupos de configuração. Em seguida, escolha as configurações de cada grupo. Se um usuário pertencer a vários grupos, defina qual grupo determina as configurações do usuário (descritas na seção Prioridade).

Por exemplo, com as configurações de compartilhamento do Drive, é possível permitir que determinados grupos de usuários compartilhem arquivos externamente.

Image of applying setting to groups

Aplicar configurações diretamente aos grupos de usuários é uma boa opção nestes casos:

  • Organizações com menos de 50 usuários ou um pequeno número de configurações. Você não precisa criar mais grupos e pode ajustar as configurações para cada grupo de usuários.
  • Testar uma configuração do serviço.
  • Apps usados por um grupo específico de usuários. Por exemplo, se você tiver desenvolvedores do App Maker, poderá definir a instância padrão do Cloud SQL para armazenar dados do app.

Opção 2: criar grupos de configuração com base nas configurações de usuário

Quem gerencia muitas configurações ou usuários pode criar grupos para vários níveis de configurações.

Por exemplo, crie um grupo de configuração para cada nível de permissão de compartilhamento do Drive. Em seguida, adicione os grupos de usuários como membros do grupo de configuração.

Drive settings by configuration group

Com essa opção, um grupo de configuração funciona como um contêiner das configurações. Geralmente, há menos grupos de configuração para você gerenciar e priorizar, conforme descrito abaixo. Além disso, você pode usar a API Groups ou o Directory Sync para adicionar/remover usuários ou grupos em um grupo de configuração.

Definir a prioridade dos grupos de configuração

Quando um usuário pertence a vários grupos de configuração, você define qual grupo de configuração tem prioridade para determinar a configuração do usuário.

No Admin Console, os grupos são listados da prioridade mais alta para a mais baixa. O usuário recebe as configurações do grupo com prioridade mais alta a que ele pertence.

Para alterar a prioridade do grupo de configuração, mova o grupo para cima ou para baixo na lista “Grupos”. É possível definir a ordem de prioridade apenas no Admin Console (não nas APIs).


 

Como funciona a prioridade

Quando um usuário pertence a vários grupos, ele recebe as configurações do grupo com prioridade mais alta. Neste exemplo, um gerente de vendas pertence a três grupos de usuários, cada um com configurações diferentes para a edição do perfil do diretório. 

Com os grupos de configuração nessa ordem de prioridade, os gerentes de vendas podem editar o nome e o local nos perfis do diretório.

Mapping of configuration groups to member

Se o grupo Editar local tiver a prioridade mais alta, os gerentes de vendas poderão editar apenas o local, e o setor de vendas regionais poderá editar o nome e o local deles.

Changing group priority

Configurações de usuário e vários grupos

As configurações não são adicionadas aos grupos de um usuário. Neste exemplo, um gerente de marketing pertence a três grupos, mas recebe somente as configurações do grupo com prioridade mais alta. Ele pode editar o nome e local, mas não a foto dele.

User belonging to multiple groups

Ordenar grupos

No caso das configurações do Drive, a alteração das prioridades ou associação do grupo pode afetar o compartilhamento e o acesso a arquivos.

Por exemplo, se você transferir a propriedade de um arquivo para um usuário em outro grupo, as permissões de compartilhamento passarão a ser as do novo grupo.

Para acompanhar a prioridade e as configurações:

  • Considere a prioridade na estrutura de grupo e procure grupos aninhados profundamente, que podem dificultar o controle das configurações. 
  • Ao ordenar os grupos de configuração, dê a prioridade mais alta ao grupo que inclui o menor número de pessoas. 


Planejamento e elaboração de grupos de configuração

O planejamento da estrutura de grupos de configuração provavelmente é a etapa mais demorada. 

Mapear as configurações do serviço

Verifique quais configurações das unidades organizacionais você quer gerenciar com grupos. Se você já usa uma abordagem baseada em funções ou em equipes para as configurações, pode usar os grupos da mesma forma.

Policies with roles and teams

Para quem tem vários produtos do G Suite: em algumas edições do G Suite, é possível aplicar configurações somente a toda a organização. Por exemplo, no G Suite Basic, não é possível definir as permissões do Drive para unidades organizacionais ou grupos. Ou um recurso 

As configurações do grupo valem apenas para os membros que têm acesso aos recursos ou às configurações. Outros membros com uma licença do G Suite Basic, por exemplo, terão a configuração padrão da organização. 

Definir padrões de nomenclatura

Escolha um padrão de nomenclatura de grupo para facilitar a pesquisa, a priorização e a auditoria. Por exemplo, use um padrão que inclua o nome da configuração e o número da prioridade. A lista "Grupos" mostra no máximo 37 caracteres do nome de um grupo. Apontar para um grupo mostra o nome completo.

YouTube_1_approvers
YouTube_2_access_unrestricted
YouTube_3_access_moderate
YouTube_4_access_strict

Quem gerencia vários tipos de grupo pode adicionar um prefixo, como cf, para indicar um grupo de configuração. Use também uma casa decimal para não alterar os nomes de grupos ao adicionar um grupo de configuração.

cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_ACCESS_external cf_Drive_p3.0_SHARE_internal

Criar grupos

É preciso usar os grupos criados no Admin Console, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync. Os grupos criados no Grupos do Google não podem ser usados como grupos de configuração. O Admin Console não mostra se um grupo foi criado no Grupos do Google.

Você pode gerenciar o grupo de configuração em qualquer ferramenta. É possível definir permissões restritas para adicionar/excluir usuários, desativar postagens no grupo ou impedir que os usuários saiam do grupo (disponível apenas na API Groups). 

Definir grupos de configuração

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Etapa 1: aplicar o grupo de configuração

Nesta etapa, você precisa de privilégios de administrador para grupos, unidades organizacionais (nível superior) e configurações do serviço.

Antes de começar: escolha seu grupo. Você pode usar um grupo existente ou criar um grupo

Não é possível usar grupos criados no Grupos do Google. Somente os grupos criados no Admin Console, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync podem definir configurações.

  1. No Admin Console, acesse a página de configurações do app. Os grupos de configuração estão disponíveis para estes itens: App Makerregiões de dados, Diretório (edição do perfil), DriveHangouts Meet, Voice e YouTube
     
  2. Clique nas configurações que você quer editar. Por exemplo, veja as configurações do YouTube da sua organização de nível superior. 

    YouTube settings for organization
     
  3. Clique em Grupos à esquerda. Todos os grupos de configuração são listados em ordem de prioridade.

  4. Clique em Pesquisar um grupo. Os resultados incluem todos os seus grupos, não apenas os grupos de configuração.
     
  5. Digite o endereço de um grupo (em vez do nome) e selecione o grupo.
     
    • Se você não encontrar o grupo, talvez ele tenha sido criado no Grupos do Google. Os grupos de configuração precisam ser criados no Admin Console, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync.
       
    • Primeiro, adicione os grupos de configuração da prioridade mais alta para a mais baixa. Quando você adiciona um grupo, ele é colocado na prioridade mais baixa.
  6. Escolha as configurações do grupo. Por padrão, um novo grupo recebe as configurações da unidade organizacional de nível superior.  

    YouTube settings for a group
     

    Nas organizações com vários tipos de licença do G Suite: se você tiver licenças de uma edição do G Suite que não inclui uma determinada configuração, uma sinalização Flag image for multiple licenses talvez apareça ao lado das configurações de um grupo. Essa sinalização aparecerá mesmo se o grupo tiver usuários sem a licença exigida.

  7. Ative ou desative o grupo de configuração.
     
    • Ativar o grupo: clique em Salvar.
      As configurações são aplicadas aos membros do grupo. Para fechar o painel, clique em Cancelar
       
    • Desativar o grupo: clique em Cancelar configuração ou em Remover Remover no painel "Grupos". Clicar em Cancelar não remove o grupo. 
  8. Arraste o grupo para cima ou para baixo se você quiser definir a prioridade. Geralmente, as alterações entram em vigor em alguns minutos, mas podem levar até 24 horas.
     
    • Para definir um grupo como prioridade 1: arraste o grupo até a prioridade 2 e depois arraste a prioridade 1 atual para baixo. Você também pode digitar um número na caixa de prioridade ou clicar nas setas ao lado da caixa de prioridade.
       
    • Quando há menos de quatro grupos: reordene os grupos que contêm os mesmos usuários. Eles receberão a configuração do grupo com prioridade mais alta. Você talvez receba este alerta:

      “Mais de uma política pode estar vinculada aos mesmos usuários...

      Esse alerta geral aparece quando você adiciona, cancela a configuração ou altera a prioridade de qualquer grupo de configuração, mesmo se os grupos não tiverem os mesmos usuários.
       
Etapa 2: verificar as configurações de um usuário

Nesta etapa, você precisa de privilégios de administrador para grupos, unidades organizacionais (nível superior) e configurações do serviço.

  1. No Admin Console, acesse a página de configurações do app. 
  2. No canto superior esquerdo, clique em Usuários.
  3. Clique em Selecionar um usuário e pesquise o endereço do usuário (não o nome).
  4. Selecione o usuário para ver as configurações dele. Abaixo do nome da configuraçãoé possível clicar no grupo de configuração ou na unidade organizacional que determinou as configurações do usuário.

    Profile information

Observação: se você marcar a unidade organizacional do usuário, a configuração do serviço não será exibida como Substituído. As configurações Substituído e Herdado são baseadas somente na configuração de uma unidade organizacional, não em grupos de configuração.

Solução de problemas

A lista "Grupos" não está aparecendo

  • O recurso de grupos de configuração está disponível para estes itens: App Maker, regiões de dados, edição do perfil do diretório, Drive, Hangouts (configurações do Meet) e YouTube. Além disso, os grupos de configuração do Drive e das regiões de dados não estão disponíveis no G Suite Basic nem na edição gratuita legada.

O grupo de configuração não aparece na lista "Grupos"

  • O grupo pode ter sido criado no Grupos para empresas. Tente criar um grupo no Admin Console.
  • Pesquise o endereço de e-mail do grupo em vez do nome.
  • Atualize a página de configuração. Geralmente, as alterações entram em vigor em alguns minutos, mas podem levar até 24 horas.
  • Verifique se você tem privilégios de administrador para o Grupos.

Um usuário não tem as configurações de serviço corretas

  • Verifique se o usuário é membro do grupo. Pode levar até 24 horas para que as configurações do grupo entrem em vigor.
  • Encontre o grupo de configuração que determina as configurações do usuário. Se o usuário pertencer a vários grupos de configuração, talvez seja necessário alterar a prioridade do grupo ou a associação do usuário ao grupo.
  • Talvez o usuário não tenha a licença de produto necessária para o recurso. Alguns recursos, como os drives compartilhados, estão disponíveis apenas em algumas edições do G Suite.
Avaliar alterações no Registro de auditoria

Os registros do evento Alteração das prioridades baseadas em grupo nas configurações do app quando um grupo de configuração é aplicado ou quando a ordem de prioridade é alterada pela primeira vez.

Alteração das prioridades do grupo de configurações do app
No Drive e no Documentos, as prioridades de modificação de grupos de Compartilhamento de link foram alteradas para Nenhum link< Vincular usuários < Vincular qualquer pessoa

Se você alterar a prioridade dos grupos, o evento mostrará os grupos na nova ordem, da prioridade mais baixa para a mais alta. Além disso, o evento usa o nome do grupo em vez do endereço do grupo. Você pode usar um padrão de nomenclatura semelhante para o nome e os endereços do grupo. 

A maioria dos outros eventos usa um formato semelhante para unidades organizacionais e grupos de configuração. O prefixo Group Emails (s) identifica um grupo de configuração.

Por exemplo, modificar as configurações com uma unidade organizacional:

Alteração de configuração do Google Drive
A configuração PUBLISHING_TO_WEB do Drive foi alterada de INHERIT_FROM_PARENT para PUBLIC  (Nome da unidade organizacional: { Marketing}

Aplicar configurações com um grupo de configuração:

Alteração de configuração do Google Drive
A configuração PUBLISHING_TO_WEB do Drive foi alterada de INHERIT_FROM_PARENT para PUBLIC  (Nome da unidade organizacional: {example.com}, E-mails dos grupos: Drive_p02_share_external@example.com})

Nos eventos com grupos de configuração, sua unidade organizacional de nível superior é sempre listada como o Nome da unidade organizacional.

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