O que é o Google Vault?

Retenção e e-discovery para organizações

O Vault é uma ferramenta de governança das informações e e-discovery para o Google Workspace. Com o Vault, você cria regras de retenção e guardas de documentos, além de pesquisar e exportar os dados dos usuários do Google Workspace. Use o Vault para armazenar estes dados:

  • Mensagens do Gmail
  • Arquivos do Drive
  • Mensagens do Google Chat (histórico ativado)
  • Gravações do Google Meet e registros associados de chat, perguntas e respostas ou enquetes
  • Mensagens do Grupos do Google
  • Mensagens de texto, correios de voz e transcrições e registros de chamadas do Google Voice para G Suite
  • Mensagens do Hangouts clássico (histórico ativado)

Saiba mais sobre os tipos de dados compatíveis.

Requisitos de licença

Para o Vault pesquisar e reter dados, os usuários precisam ter uma licença do Google Workspace e também uma do Vault.

Licenças do Vault incluídas Licenças do complemento do Vault disponíveis
  • Business Plus
  • Enterprise
  • Education e Enterprise for Education
  • G Suite Business
  • Enterprise Essentials (apenas domínio verificado)
  • G Suite Basic

Como funciona o licenciamento

  • Se o Vault estiver incluído na sua edição, todos os usuários da organização receberão automaticamente uma licença do produto.
  • Se o Vault estiver disponível como licença de complemento, você poderá comprar licenças do Vault para alguns ou todos os usuários da sua organização. O Vault cobre apenas os usuários com licenças do produto. Saiba como ter o Google Vault.
  • Se você excluir um usuário ou uma licença obrigatória, os dados podem ser excluídos permanentemente e não ficar mais disponíveis no Vault.

Governança de informações: reter e excluir dados

  • Mantenha os dados pelo tempo que precisar. Caso sua organização precise preservar dados por um determinado período, configure o Vault para reter os dados. Os dados permanecem disponíveis para o Vault mesmo quando os usuários os excluem e esvaziam a lixeira.
  • Remova os dados quando eles não forem mais necessários. Caso sua organização precise excluir dados confidenciais após um determinado período, configure o Vault para remover esses dados das contas de usuários e começar a apagá-los em todos os sistemas do Google.

As regras de retenção do Vault são aplicadas diretamente aos sistemas de dados dos Serviços do Google compatíveis. O Vault não é um arquivo de dados. Quando as regras de retenção expiram, os dados ficam sujeitos aos processos de exclusão padrão. Quando os dados são excluídos após o fim do período de retenção, os usuários ou administradores não podem recuperá-los. Saiba mais sobre como funciona a retenção.

Observação: o Vault só armazena dados quando você configura regras de retenção. Até que você faça isso, os usuários poderão excluir dados, e os serviços poderão limpá-los de acordo com o protocolo.

E-discovery: pesquisa, guarda de documentos e exportação de dados de interesse

Os usuários do Vault autorizados podem pesquisar dados, criar guardas de documentos e exportar dados para análise.

No Vault, é possível seguir as primeiras etapas do processo de e-discovery do modelo de referência de descoberta eletrônica (EDRM, na sigla em inglês):

  • Identificação: você pode pesquisar os dados do Google Workspace da sua organização por conta de usuário, unidade organizacional, data ou palavra-chave e visualizar mensagens, anexos e arquivos compatíveis. É possível fazer pesquisas com operadores booleanos na maioria dos serviços. Saiba mais sobre a pesquisa.
  • Preservação: para preservar os dados indefinidamente por motivos legais ou outras obrigações de retenção, você pode definir guardas de documentos em contas, unidades organizacionais e grupos. No Gmail e nas mensagens do chat, você também pode definir condições para limitar a guarda de documentos às mensagens correspondentes. Saiba mais sobre as guardas de documentos.
  • Coleta: após pesquisar os dados, você poderá exportá-los para processamento e análise. As exportações incluem o seguinte:
    • Uma cópia de todos os dados que correspondem aos seus critérios de pesquisa
    • Os metadados necessários para vincular os dados exportados a usuários específicos na sua organização
    • As informações comprobatórias para provar que os dados exportados correspondem aos armazenados nos servidores do Google

    Uma exportação de dados fica disponível no Vault por 15 dias. Depois desse período, ela é excluída para proteger os dados. Saiba mais sobre as exportações.

Auditoria e controle de acesso

É possível controlar quem acessa o Vault e quais ações estão disponíveis. Isso garante que apenas usuários autorizados tenham acesso aos dados da sua organização. Ative o Vault para algumas unidades organizacionais e atribua as unidades organizacionais a uma função de administrador com os privilégios do Vault. Saiba mais sobre como controlar o acesso ao Vault e os privilégios do Vault.

O Vault gera um registro de auditoria completo com a atividade dos usuários. Esse registro mostra inclusive quando um usuário criou ou editou uma regra de retenção, fez uma pesquisa ou exportou dados. Não é possível editar o registro de auditoria. Saiba mais sobre os relatórios de auditoria.

Primeiros passos no Google Vault

  1. Caso sua organização tenha uma edição do Google Workspace que não inclua o Google Vault, compre licenças do Vault.
  2. Peça para um superadministrador do Google Workspace configurar o acesso dos usuários e os privilégios do Vault. Também é possível configurar regras de retenção padrão para começar a reter dados imediatamente. Converse com a equipe jurídica ou de compliance da sua organização para determinar os requisitos de e-discovery e governança das informações.
  3. Os usuários do Vault podem fazer login e começar a usar o produto. Para acelerar o processo, consulte Primeiros passos com a pesquisa e a exportação.

Mais alguma dúvida? Consulte as Perguntas frequentes sobre o Google Vault.

Está com dificuldade? Veja os problemas conhecidos e acompanhe as correções e os novos recursos em Novidades.

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