Afhankelijk van uw Google Workspace-versie zijn configuratiegroepen mogelijk niet beschikbaar voor bepaalde services of instellingen.
U kunt service-instellingen toepassen op een groep gebruikers in plaats van een hele organisatie-eenheid. Zo kunt u instellingen beheren voor specifieke gebruikers, zonder de organisatiestructuur te hoeven wijzigen. Gebruik groepen om instellingen in te stellen voor het volgende:
| Services | Beheerdersfuncties |
|---|---|
Opmerking: Sommige services kunnen Google Takeout aan- of uitzetten voor een groep. Meer informatie |
|
|
* Alleen beschikbaar in bepaalde versies van Google Workspace |
|
Configuratiegroepen gebruiken voor service-instellingen
Met configuratiegroepen kunt u service-instellingen aanpassen voor een groep gebruikers. U kunt bijvoorbeeld een groep YouTube-video's laten goedkeuren of een team Google Drive-bestanden laten delen met mensen buiten uw organisatie.
Groepen kunnen gebruikers uit elke organisatie-eenheid in uw account bevatten. U kunt een groep maken of een bestaande groep in uw account gebruiken, zoals werknemers@example.com.
In de meeste gevallen past u service-instellingen toe op organisatie-eenheden en maakt u voor sommige gebruikers uitzonderingen. U kunt bijvoorbeeld YouTube-content beperken voor iedereen in uw account, maar sommige groepen toestaan alle video's te bekijken of video's goed te keuren.
Hoe configuratiegroepen werken
- Configuratiegroepen kunnen alle gebruikers of groepen in uw organisatie bevatten (geneste groepen).
- De groepsinstellingen van gebruikers overschrijven altijd de instellingen van de organisatie-eenheid waar ze bij horen.
- In tegenstelling tot organisatie-eenheden kan een gebruiker bij meerdere configuratiegroepen horen. U stelt de prioriteit van configuratiegroepen in. Voor gebruikers geldt de instelling van de groep met de hoogste prioriteit waar ze bij horen.
Vereisten
- U maakt configuratiegroepen in de Google Beheerdersconsole, Google Cloud Directory Sync of de Directory API. Meer informatie
- Dynamische groepen moeten het beveiligingslabel hebben voordat ze kunnen worden gebruikt als configuratiegroepen. Meer informatie
- Groepen die zijn gemaakt in Google Groepen, kunnen niet worden gebruikt als configuratiegroepen.
- U kunt configuratiegroepen alleen instellen en toepassen via de Beheerdersconsole, niet via API's.
Opmerking: Afhankelijk van uw Google Workspace-versie zijn configuratiegroepen mogelijk niet beschikbaar voor bepaalde services.
Ga hieronder naar Configuratiegroepen instellen om aan de slag te gaan.
Grote aantallen gebruikers of beleidsregels beheren
Informatie voor beheerders die een middelgrote tot grote organisatie beheren of voor iedereen die geïnteresseerd is in configuratiegroepen.
Opties voor configuratiegroepenVoordat u configuratiegroepen maakt of toepast, wijst u in de meeste gevallen uw gebruikersgroepen toe aan de instellingen. Deze gebruikersgroepen hebben bijvoorbeeld verschillende rechten om Drive-bestanden te delen.
| Rechten voor delen in Drive | |||
|---|---|---|---|
| Gebruikersgroep | Delen met elk domein |
Delen met vertrouwde domeinen |
Delen alleen intern |
| Verkoopmanagers | ✔ | ||
| Team Verkoop | ✔ | ||
| Team Verkoopactiviteiten | ✔ | ||
Daarna kunt u configuratiegroepen gebruiken op basis van uw gebruikersgroepen of gebruikersinstellingen, of een combinatie die voldoet aan de behoeften van uw organisatie.
Optie 1: Configuratiegroepen gebruiken op basis van gebruikersgroepen
Gebruik uw gebruikersgroepen als configuratiegroepen. Pas vervolgens de instellingen aan voor elke configuratiegroep. Als een gebruiker bij meerdere groepen hoort, stelt u in welke groep de gebruikersinstellingen bepaalt (hieronder beschreven in het gedeelte Prioriteit van instellingen).
U kunt bijvoorbeeld met Drive-instellingen bepaalde gebruikersgroepen toestaan bestanden extern te delen.
In de volgende situaties is het handig instellingen rechtstreeks toe te passen op gebruikersgroepen:
- Als uw organisatie minder dan 50 gebruikers heeft of weinig instellingen hoeft te gebruiken.
(U hoeft dan niet meer groepen te maken en kunt instellingen aanpassen voor elke gebruikersgroep.) - Als u een service-instelling wilt testen.
- Als u apps heeft die door een specifieke groep gebruikers worden gebruikt.
- Als u dynamische groepen gebruikt, waarin het groepslidmaatschap automatisch wordt beheerd aan de hand van gebruikerskenmerken, zoals locatie of rol.
Optie 2: Configuratiegroepen maken op basis van gebruikersinstellingen
Als u veel instellingen of gebruikers moet beheren, kunt u groepen maken voor verschillende instellingsniveaus.
U kunt bijvoorbeeld een configuratiegroep maken voor elk niveau van de Drive-rechten voor delen. Daarna voegt u de gebruikersgroepen toe als lid van de configuratiegroep.
De configuratiegroep fungeert als container voor instellingen. In dit geval zijn er meestal minder configuratiegroepen die u moet beheren en waarvoor u prioriteiten moet instellen (zie hieronder). U kunt ook de Groups API of Directory Sync gebruiken om gebruikers en groepslidmaatschap te beheren.
Wanneer een gebruiker bij meerdere configuratiegroepen hoort, stelt u in welke configuratiegroep prioriteit heeft wanneer de instelling voor de gebruiker wordt bepaald.
In de Beheerdersconsole staan de groepen op volgorde van de hoogste tot de laagste prioriteit. Voor gebruikers gelden de instellingen van de groep met de hoogste prioriteit waar ze bij horen.
U wijzigt de prioriteit van een configuratiegroep door de groep omhoog of omlaag te verplaatsen in de lijst Groepen. U kunt de prioriteitsvolgorde alleen wijzigen via de Beheerdersconsole, niet via API's.
Hoe prioriteit werkt
Als een gebruiker bij meerdere groepen hoort, gelden de instellingen van de groep met de hoogste prioriteit. In dit voorbeeld hoort een salesmanager bij 3 gebruikersgroepen. Voor elke groep geldt een andere instelling voor het bewerken van directoryprofielen.
Met de configuratiegroepen in deze prioriteitsvolgorde kunnen salesmanagers hun naam en locatie in hun directoryprofiel bewerken.
Als de groep Locatie bewerken de hoogste prioriteit heeft, kunnen salesmanagers alleen hun locatie bewerken, en kunnen regionale salesmedewerkers hun naam en locatie bewerken.
Gebruikersinstellingen voor meerdere groepen
Instellingen worden niet toegevoegd aan alle groepen van een gebruiker. In dit voorbeeld hoort de marketingmanager bij 3 groepen, maar gelden alleen de instellingen van de groep met de hoogste prioriteit. Marketingmanagers kunnen hun naam en locatie bewerken, maar niet hun foto.
De volgorde van groepen bepalen
Voor Drive-instellingen hebben wijzigingen aan de prioriteit of het lidmaatschap van groepen invloed op het delen van en toegang tot bestanden.
Als u bijvoorbeeld het eigendom van een bestand overzet naar een gebruiker in een andere configuratiegroep, worden de deelrechten van het bestand gewijzigd in de rechten van de nieuwe groep.
Zo houdt u de prioriteit en instellingen in de gaten:
- Bedenk welke groepen de hoogste prioriteit hebben. Let speciaal op diep geneste groepen, waarvoor het lastig kan zijn de instellingen te achterhalen.
- Als u de volgorde van configuratiegroepen wijzigt, raden we u aan de groep met de minste leden de hoogste prioriteit te geven.
Het plannen van de configuratiegroepstructuur is waarschijnlijk de stap die het meeste tijd kost en die u het vaakst moet controleren.
Service-instellingen in kaart brengen
Kijk of er organisatie-eenheden zijn waarvoor instellingen gelden die u met groepen wilt beheren. Als instellingen al worden toegepast op basis van rol of team, kunt u groepen op dezelfde manier gebruiken.
Als uw account meerdere versies van Google Workspace heeft, geldt het volgende:
- De instellingen voor de configuratiegroep gelden alleen voor gebruikers die toegang hebben tot de functie of service.
- Afhankelijk van uw versie gelden sommige Drive-instellingen voor uw hele organisatie. U kunt configuratiegroepen gebruiken om Drive-instellingen aan te passen voor andere gebruikers.
Naamgevingsconventies instellen
Kies een naamgevingsconventie voor groepen om ze makkelijker te kunnen beheren en controleren. Gebruik bijvoorbeeld een naam waarin de instelling en het prioriteitsnummer staan. In de lijst Groepen staan maximaal 37 tekens van een groepsnaam. Als u de muisaanwijzer op een groep plaatst, ziet u de hele naam.
YouTube_1_goedkeurders
YouTube_2_toegang_onbeperkt
YouTube_3_toegang_gemiddeld
YouTube_4_toegang_streng
Als u veel typen groepen beheert, kunt u een voorvoegsel toevoegen, zoals cg, om aan te geven dat een bepaalde groep een configuratiegroep is. Daarnaast kunt u getallen met een decimaal gebruiken om te voorkomen dat u de bestaande groepsnamen moet bewerken als u een configuratiegroep toevoegt.
cg_Drive_p1.0_DELEN_elkdomein
cg_Drive_p2.0_DELEN_vertrouwd
cg_Drive_p2.1_DELEN_vertrouwd_toegang_extern
cg_Drive_p3.0_DELEN_intern
Groepen maken
Gebruik groepen die zijn gemaakt in de Beheerdersconsole, de Directory API of Google Cloud Directory Sync. Groepen die zijn gemaakt in Google Groepen, kunnen niet worden gebruikt als configuratiegroepen. (In de Beheerdersconsole is niet te zien of een groep is gemaakt in Google Groepen.)
U kunt de configuratiegroep beheren in elke tool. U kunt strengere rechten instellen voor het toevoegen of verwijderen van gebruikers, posten in groepen of om te voorkomen dat gebruikers de groep verlaten (alleen beschikbaar in de Groups API).
Configuratiegroepen instellen
Stap 1. De configuratiegroep toepassenHiervoor moet u beheerdersrechten hebben voor groepen, organisatie-eenheden (hoogste niveau) en service-instellingen.
Voordat u begint: Kies de juiste groep. U kunt een bestaande groep gebruiken of een groep maken.
Alleen gebruikersgroepen die zijn gemaakt in de Beheerdersconsole, Google Groepen voor bedrijven, de Directory API of Google Cloud Directory Sync kunnen worden gebruikt als configuratiegroepen. U kunt geen groepen gebruiken die zijn gemaakt in Google Groepen.
- Ga in de Beheerdersconsole naar de pagina met instellingen voor de app.
- Klik op de instellingen die u wilt bewerken.
Dit zijn bijvoorbeeld de YouTube-instellingen voor de organisatie op het hoogste niveau:
- Klik links op Groepen.
Bestaande configuratiegroepen worden op volgorde van prioriteit weergegeven. - Klik op Zoeken naar een groep. Vul het groepsadres in (niet de groepsnaam) en selecteer de groep.
- Voeg de configuratiegroepen toe van de hoogste naar de laagste prioriteit. Als u een nieuwe groep toevoegt, geeft u deze de laagste prioriteit.
- Als u de groep niet kunt vinden, is deze mogelijk gemaakt in Google Groepen of is het een dynamische groep die geen beveiligingslabel heeft.
- Kies de instellingen voor de configuratiegroep.
Standaard gelden voor een nieuwe groep de instellingen van de organisatie-eenheid op het hoogste niveau.
Voor organisaties met meerdere typen licenties: Als u licenties heeft voor een versie die een bepaalde instelling niet bevat, wordt er een vlaggetje
weergegeven naast de instellingen voor een groep. Het vlaggetje wordt altijd weergegeven, ook als de groep alleen gebruikers bevat met de vereiste licentie.
- Zet de configuratiegroep aan of uit.
- Aan: Klik op Opslaan.
De instellingen worden toegepast op de leden van de configuratiegroep. Klik op Annuleren om het venster te sluiten. - Uit: Klik in het venster Groepen op Niet ingesteld of Verwijderen
(als u klikt op Annuleren wordt de groep niet verwijderd).
- Aan: Klik op Opslaan.
- Pas de prioriteit van de groep aan door de groep omhoog of omlaag te slepen.
- Een groep instellen met prioriteit 1: Sleep de groep die prioriteit 1 moet krijgen eerst naar prioriteit 2. Sleep daarna de huidige groep met prioriteit 1 daaronder. U kunt ook een getal typen in het vak Prioriteit of klikken op de pijlen naast het vak Prioriteit.
- Als u minder dan 4 groepen heeft: Als u de volgorde wijzigt van configuratiegroepen die dezelfde gebruikers bevatten, krijgen die gebruikers de instelling van de groep met de hoogste prioriteit waar ze bij horen. U ziet mogelijk deze melding:
Meerdere beleidsregels kunnen gelden voor dezelfde gebruikers...
Dit is een algemene melding die wordt weergegeven als u de prioriteit van een configuratiegroep toevoegt, verwijdert of wijzigt, zelfs als de groepen niet dezelfde gebruikers bevatten.
Wijzigingen verwerken kan tot 24 uur duren, maar meestal gaat het sneller. Meer informatie
Voordat u begint: U moet beheerdersrechten hebben voor groepen, organisatie-eenheden (hoogste niveau) en service-instellingen.
- Ga in de Beheerdersconsole naar de pagina met instellingen voor de app.
- Klik linksboven op Gebruikers.
- Klik op Een gebruiker selecteren en zoek naar het adres van de gebruiker (niet de naam).
- Selecteer de gebruiker om de instellingen te bekijken. Onder de naam van de instelling kunt u klikken op de configuratiegroep of organisatie-eenheid waarmee de instellingen van de gebruiker worden bepaald.
Opmerking: Als u de organisatie-eenheid van de gebruiker bekijkt, heeft de service-instelling niet de status Overschreven. De instellingen Overschreven en Overgenomen zijn alleen gebaseerd op de instelling van een organisatie-eenheid, niet op configuratiegroepen.
Ik zie de lijst Groepen niet
- De functie voor configuratiegroepen is mogelijk niet beschikbaar voor een service. Check de lijst in de tabel hierboven.
- Bij de instellingen voor Drive en Gegevensregio's worden configuratiegroepen mogelijk niet ondersteund in uw versie van Google Workspace.
Ik zie de configuratiegroep niet in de lijst Groepen
- De groep is wellicht gemaakt in Google Groepen. Probeer een groep te maken in de Beheerdersconsole.
- De groep is mogelijk een dynamische groep zonder het beveiligingslabel. Meer informatie
- Check of u beheerdersrechten heeft voor groepen.
- U gebruikt mogelijk een groepsalias in plaats van de groepsnaam.
- Probeer de pagina met instellingen te vernieuwen. Wijzigingen verwerken kan tot 24 uur duren, maar meestal gaat het sneller. Meer informatie
- Zoek naar het e-mailadres van de groep in plaats van de naam.
Een gebruiker heeft niet de juiste service-instellingen
- Check het groepslidmaatschap van de gebruiker. Wijzigingen verwerken kan tot 24 uur duren, maar meestal gaat het sneller. Meer informatie
- Zoek de configuratiegroep waarmee de instellingen van de gebruiker worden bepaald. Als de gebruiker bij meerdere configuratiegroepen hoort, moet u mogelijk de prioriteit van de groep of het lidmaatschap van de gebruiker aanpassen.
- De gebruiker heeft mogelijk geen productlicentie voor de functie. Sommige functies zijn alleen beschikbaar in bepaalde versies.
De gebeurtenis Groepsprioriteiten gewijzigd voor app-instellingen wordt opgeslagen als u een configuratiegroep voor het eerst toepast of als u de prioriteitsvolgorde wijzigt. In de gebeurtenis staat de naam van de groep, niet het adres. U kunt vergelijkbare naamgevingsconventies gebruiken voor zowel de naam als het adres van de groep.
Voorbeeld: U past de groep Link iedereen toe op de Drive-instelling voor het delen van links.
Groepsprioriteiten gewijzigd voor app-instellingen
Voor Drive en Documenten overschrijft de groep prioriteiten voor het delen van links
gewijzigd in Link iedereen
Als u de prioriteit van groepen wijzigt, staan de groepen in de gebeurtenis in de nieuwe volgorde, van de laagste tot de hoogste prioriteit.
Groepsprioriteiten gewijzigd voor app-instellingen
Voor Drive en Documenten overschrijft de groep prioriteiten voor het delen van links
gewijzigd in Geen links < Link gebruikers < Link iedereen
In de meeste andere gebeurtenissen wordt een vergelijkbare indeling gebruikt voor zowel organisatie-eenheden als configuratiegroepen. Het voorvoegsel group_email geeft aan dat een groep een configuratiegroep is.
U ziet bijvoorbeeld het volgende als instellingen worden overschreven door een organisatie-eenheid:
Drive-instelling gewijzigd
PUBLISHING_TO_WEB voor Drive gewijzigd van INHERIT_FROM_PARENT in PUBLIC
(org_unit_name: {Marketing}
Als de instellingen worden toegepast met een configuratiegroep:
Drive-instelling gewijzigd
PUBLISHING_TO_WEB voor Drive gewijzigd van INHERIT_FROM_PARENT in PUBLIC
(org_unit_name: {example.com}, group_email: {Drive_p02_share_external@example.com})
In gebeurtenissen met configuratiegroepen staat altijd de organisatie-eenheid op het hoogste niveau weergegeven bij org_unit_name.
