Dependendo da sua edição do Google Workspace, talvez os grupos de configuração não estejam disponíveis para alguns serviços ou configurações.
Em vez de aplicar configurações de serviço a uma unidade organizacional, você pode aplicar as configurações a um grupo de usuários. Dessa forma, é possível personalizar as configurações para usuários específicos sem alterar a estrutura organizacional. Use grupos se você quiser definir configurações para:
| Serviços | Recursos para administradores |
|---|---|
Observação: alguns serviços têm a opção de ativar ou desativar o Google Takeout para um grupo. Saiba mais |
|
|
* Disponível apenas em determinadas edições do Google Workspace |
|
Usar grupos para configurações do serviço
Com os grupos de configuração, você pode personalizar as configurações do serviço para um grupo de usuários. Por exemplo, permita que um grupo aprove vídeos do YouTube ou que uma equipe compartilhe arquivos do Google Drive com pessoas fora da sua organização.
Os grupos de configuração podem incluir usuários de qualquer unidade organizacional na sua conta. Você pode criar um grupo ou usar um grupo na sua conta, como funcionarios@example.com
Normalmente você aplica configurações de serviços a unidades organizacionais e depois cria exceções para alguns usuários. Por exemplo, você pode restringir o conteúdo do YouTube para todos na sua conta, mas permitir que alguns grupos vejam todos os vídeos ou aprovem vídeos.
Como os grupos de configuração funcionam
- Os grupos de configuração podem conter qualquer usuário ou grupo na organização (grupos aninhados).
- As configurações de grupo de um usuário sempre modificam as da unidade organizacional.
- Um usuário pode pertencer a vários grupos de configuração, mas as unidades organizacionais não. Você define a prioridade dos grupos de configuração, e o usuário recebe a configuração do grupo com a prioridade mais alta a que ele pertence.
Requisitos
- Crie seus grupos de configuração no Google Admin Console, no Google Cloud Directory Sync ou na API Directory. Saiba mais
- Os grupos dinâmicos exigem o marcador de segurança para serem usados como grupos de configuração. Saiba mais
- Os grupos criados no Grupos do Google não podem ser usados como grupos de configuração.
- Você só pode configurar e aplicar grupos de configuração no Admin Console. Não é possível fazer isso nas APIs.
Observação: dependendo da edição do Google Workspace, talvez os grupos de configuração não estejam disponíveis para alguns serviços.
Para começar, pule para Definir grupos de configuração.
Gerenciar um grande número de usuários ou políticas
Inclui informações para administradores que gerenciam uma organização de médio a grande porte ou qualquer pessoa interessada em grupos de configuração.
Opções para grupos de configuraçãoAntes de criar ou aplicar grupos de configuração, você precisa relacionar os grupos de usuários às configurações específicas. Esses grupos de usuários têm permissões diferentes para compartilhar arquivos do Drive.
| Permissões de compartilhamento do Drive | |||
|---|---|---|---|
| Grupo de usuários | Compartilhar com qualquer domínio |
Compartilhar com domínios confiáveis |
Compartilhar apenas internamente |
| Gerentes de vendas | ✔ | ||
| Equipe de vendas | ✔ | ||
| Operações de vendas | ✔ | ||
Em seguida, use os grupos de configuração com base nos grupos de usuários ou nas configurações de usuário ou em uma combinação adequada para a organização.
Opção 1: usar grupos de configuração com base em grupos de usuários
Use os grupos de usuários como grupos de configuração. Em seguida, personalize as configurações de cada grupo. Se alguém pertencer a vários grupos, defina qual deles determinará as configurações desse usuário (descritas na seção Prioridade da configuração).
Por exemplo, com as configurações do Drive, você pode permitir que grupos de usuários específicos compartilhem arquivos externamente.
Aplicar configurações diretamente aos grupos de usuários é uma boa opção nestes casos:
- Organizações com menos de 50 usuários ou um pequeno número de configurações
Não é preciso criar mais grupos, e você pode ajustar as configurações de cada grupo de usuários. - Testar uma configuração do serviço
- Apps usados por um grupo específico de usuários
- Grupos dinâmicos, que gerenciam automaticamente a associação ao grupo por atributo de usuário, como local ou função
Opção 2: criar grupos de configuração com base nas configurações de usuário
Quem gerencia muitas configurações ou usuários pode criar grupos para vários níveis de configurações.
Por exemplo, crie um grupo de configuração para cada nível de permissão de compartilhamento do Drive. Em seguida, adicione os grupos de usuários como participantes do grupo de configuração.
O grupo de configuração funciona como um contêiner das configurações. Geralmente há menos grupos de configuração para você gerenciar e priorizar, conforme descrito abaixo. Além disso, você pode usar a API Groups ou o Directory Sync para gerenciar a associação de usuários e grupos.
Quando um usuário pertence a vários grupos de configuração, você define qual grupo de configuração tem prioridade para determinar a configuração do usuário.
No Admin Console, os grupos são listados da prioridade mais alta para a mais baixa. O usuário recebe as configurações do grupo de prioridade mais alta a que ele pertence.
Para alterar a prioridade do grupo de configuração, mova o grupo para cima ou para baixo na lista “Grupos”. Você só pode definir a ordem de prioridade apenas no Admin Console. Não é possível fazer isso nas APIs.
Como funciona a prioridade
Quando um usuário pertence a vários grupos, ele recebe as configurações do grupo com prioridade mais alta. Neste exemplo, um gerente de vendas pertence a três grupos de usuários. Cada grupo tem uma configuração diferente para a edição do perfil do diretório.
Com os grupos de configuração nessa ordem de prioridade, os gerentes de vendas podem editar o nome e o local nos perfis do diretório.
Se o grupo Editar local tiver a prioridade mais alta, os gerentes de vendas poderão editar apenas o local, e o setor de vendas regionais poderá editar o nome e o local deles.
Configurações de usuário e vários grupos
As configurações não são adicionadas aos grupos de um usuário. Neste exemplo, um gerente de marketing pertence a três grupos, mas recebe somente as configurações do grupo com prioridade mais alta. Ele pode editar o nome e local, mas não a foto dele.
Ordenar grupos
No caso das configurações do Drive, a alteração das prioridades ou da associação do grupo pode afetar o compartilhamento e o acesso a arquivos.
Por exemplo, se você transferir a propriedade de um arquivo para um usuário em outro grupo de configuração, as permissões de compartilhamento passarão a ser as do novo grupo.
Para controlar a prioridade e as configurações:
- Considere a prioridade na estrutura de grupo e observe grupos aninhados em muitos níveis, o que pode dificultar o controle das configurações.
- Ao ordenar os grupos de configuração, dê a prioridade mais alta ao grupo que inclui o menor número de pessoas.
O planejamento da estrutura de grupos de configuração provavelmente é a etapa mais demorada.
Mapear as configurações do serviço
Verifique quais configurações das unidades organizacionais você quer gerenciar com grupos. Se você já usa uma abordagem baseada em funções ou em equipes para as configurações, pode usar os grupos da mesma forma.
Caso sua conta tenha várias edições do Google Workspace, siga estas etapas:
- As configurações do grupo só serão aplicadas aos usuários com acesso ao recurso ou serviço.
- Dependendo da sua edição, algumas configurações do Drive serão aplicadas a toda a organização. Com os grupos de configuração, você pode personalizar definições do Drive para outros usuários.
Definir padrões de nomenclatura
Escolha um padrão de nomenclatura de grupo para facilitar o gerenciamento e a auditoria. Por exemplo, use um padrão que inclua o nome da configuração e o número da prioridade. A lista "Grupos" mostra até 37 caracteres do nome de um grupo. Passar o cursor sobre um grupo mostra o nome completo.
YouTube_1_approvers
YouTube_2_access_unrestricted
YouTube_3_access_moderate
YouTube_4_access_strict
Quem gerencia vários tipos de grupo pode adicionar um prefixo, como "cf", para indicar um grupo de configuração. Use também uma casa decimal para não alterar os nomes dos grupos ao adicionar um grupo de configuração.
cf_Drive_p1.0_SHARE_any
cf_Drive_p2.0_SHARE_trusted
cf_Drive_p2.1_SHARE_trusted_access_external
cf_Drive_p3.0_SHARE_internal
Criar grupos
Use grupos criados no Admin Console, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync. Os grupos criados no Grupos do Google não podem ser usados como grupos de configuração. O Admin Console não mostra se um grupo foi criado no Grupos do Google.
Você pode gerenciar o grupo de configuração em qualquer ferramenta. É possível definir permissões restritas para adicionar ou excluir usuários, postar no grupo ou impedir que usuários saiam do grupo (disponível apenas na API Groups).
Definir grupos de configuração
Etapa 1: aplicar o grupo de configuraçãoNesta etapa, você precisa de privilégios de administrador para grupos, unidades organizacionais (nível superior) e configurações do serviço.
Antes de começar: escolha seu grupo. Você pode criar ou usar um grupo existente.
Só é possível usar grupos de usuários criados no Admin Console, no Grupos do Google para empresas, na API Directory ou no Google Cloud Directory Sync como grupos de configuração. Não é possível usar os grupos criados no Grupos do Google.
- No Admin Console, acesse a página de configurações do app.
- Clique nas configurações que você quer editar.
Por exemplo, estas são as configurações do YouTube da sua organização de nível superior:
- À esquerda, clique em Grupos.
Todos os grupos de configuração são listados em ordem de prioridade. - Clique em Pesquisar um grupo. Digite o endereço de um grupo (não o nome) e selecione o grupo.
- Primeiro, adicione seus grupos de configuração da prioridade mais alta para a mais baixa. Ao adicionar um novo grupo, coloque-o na prioridade mais baixa.
- Se você não encontrar o grupo, talvez ele tenha sido criado nos Grupos do Google ou seja um grupo dinâmico sem o marcador de segurança.
- Escolha as configurações do grupo.
Por padrão, um novo grupo recebe as configurações da unidade organizacional de nível superior.
Para organizações com vários tipos de licença: se você tiver licenças de uma edição que não inclua uma configuração específica, uma sinalização
aparecerá ao lado das configurações do grupo. Essa sinalização aparecerá mesmo se o grupo tiver usuários sem a licença necessária.
- Ative ou desative o grupo de configuração.
- Ativado: clique em Salvar.
As configurações se aplicam aos participantes do grupo. Para fechar o painel, clique em Cancelar. - Desativado: no painel "Grupos", clique em Cancelar configuração ou Remover
. Se você clicar em Cancelar, o grupo não será removido.
- Ativado: clique em Salvar.
- Arraste o grupo para cima ou para baixo se você quiser definir a prioridade.
- Para definir um grupo como prioridade 1: arraste o grupo até a prioridade 2 e depois arraste a prioridade 1 atual para baixo. Você também pode digitar um número na caixa de prioridade ou clicar nas setas ao lado dessa caixa.
- Quando há menos de quatro grupos: reordene os grupos que contêm os mesmos usuários. Eles receberão a configuração do grupo com prioridade mais alta. Talvez você receba este alerta:
"Mais de uma política pode ser vinculada aos mesmos usuários..."
Esse alerta geral aparece quando você adiciona, cancela a configuração ou muda a prioridade de qualquer grupo de configuração, mesmo que eles não tenham os mesmos usuários.
As alterações podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais
Antes de começar: você precisa de privilégios de administrador para grupos, unidades organizacionais (nível superior) e configurações do serviço.
- No Admin Console, acesse a página de configurações do app.
- No canto superior esquerdo, clique em Usuários.
- Clique em Selecionar um usuário e pesquise o endereço do usuário (não o nome).
- Selecione o usuário para ver as configurações. Abaixo do nome da configuração, é possível clicar no grupo de configuração ou na unidade organizacional que determinou as configurações do usuário.
Observação: se você marcar a unidade organizacional do usuário, a configuração do serviço não aparecerá como Substituído. As configurações Substituído e Herdado são baseadas somente na configuração de uma unidade organizacional, não em grupos de configuração.
Não consigo encontrar a lista de grupos
- Os grupos de configuração podem não estar disponíveis para um serviço. Confira a lista na tabela acima.
- Nas configurações do Drive e das regiões de dados, talvez sua edição do Google Workspace não seja compatível com grupos de configuração.
O grupo de configuração não aparece na lista "Grupos"
- O grupo talvez tenha sido criado no Grupos do Google. Tente criar um grupo no Admin Console.
- O grupo talvez seja um grupo dinâmico sem o marcador de segurança. Saiba mais
- Confirme que você tem privilégios de administrador para o Grupos.
- Você pode estar usando um alias de grupo em vez do nome do grupo.
- Atualize a página de configuração. As alterações podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais
- Pesquise o endereço de e-mail do grupo em vez do nome.
Um usuário não tem as configurações de serviço corretas
- Verifique a associação do usuário a grupos. As alterações podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais
- Encontre o grupo de configuração que determina as configurações do usuário. Se o usuário pertencer a vários grupos de configuração, você talvez precise alterar a prioridade do grupo ou a associação do usuário ao grupo.
- Talvez o usuário não tenha a licença de produto necessária para o recurso. Alguns recursos só estão disponíveis em determinadas edições.
O evento Alteração das prioridades baseadas em grupo nas configurações do app é registrado quando você aplica um grupo de configuração ou altera a ordem de prioridade. O evento usa o nome do grupo em vez do endereço. Convém usar um padrão de nomenclatura semelhante para o nome e os endereços do grupo.
Por exemplo, você aplica o grupo Vincular qualquer pessoa à configuração "Compartilhamento de link" do Drive.
Alteração das prioridades baseadas em grupo nas configurações do app
No Drive e no Documentos, as prioridades de modificação de grupos de Compartilhamento de link
foram alteradas para Vincular qualquer pessoa
Quando você altera a prioridade dos grupos, o evento lista os grupos na nova ordem: da prioridade mais baixa para a mais alta.
Alteração das prioridades baseadas em grupo nas configurações do app
No Drive e no Documentos, as prioridades de modificação de grupos de Compartilhamento de link
foram alteradas para Nenhum link < Vincular usuários < Vincular qualquer pessoa
A maioria dos outros eventos usa um formato semelhante para unidades organizacionais e grupos de configuração. O prefixo group_email identifica um grupo de configuração.
Por exemplo, substituir configurações por uma unidade organizacional:
Alteração de configuração do Drive
A configuração PUBLISHING_TO_WEB do Drive foi alterada de INHERIT_FROM_PARENT para PUBLIC
(org_unit_name: {Marketing})
Aplicar configurações a um grupo de configuração:
Alteração de configuração do Google Drive
A configuração PUBLISHING_TO_WEB do Drive mudou de INHERIT_FROM_PARENT para PUBLIC
(org_unit_name: {example.com}, group_email: {Drive_p02_share_external@example.com})
Nos eventos com grupos de configuração, sua unidade organizacional de nível superior é sempre listada como org_unit_name.
