En fonction de votre édition de Google Workspace, il est possible que les groupes de configuration ne soient pas disponibles pour certains services ou paramètres.
Vous pouvez appliquer les paramètres de service à un groupe d'utilisateurs plutôt qu'à une unité organisationnelle entière. Vous pouvez ainsi personnaliser les paramètres d'utilisateurs spécifiques sans modifier votre structure organisationnelle. Les groupes vous permettent de configurer les paramètres des éléments suivants :
| Services | Fonctionnalités d'administration |
|---|---|
Remarque : Certains services ont la possibilité d'activer ou de désactiver Google Takeout pour un groupe. En savoir plus |
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* Disponible uniquement avec certaines éditions de Google Workspace |
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Personnaliser les paramètres des services à l'aide de groupes de configuration
Les groupes de configuration vous permettent de personnaliser les paramètres des services pour un groupe d'utilisateurs. Vous pouvez par exemple autoriser un groupe à valider des vidéos YouTube, ou permettre à une équipe de partager des fichiers Google Drive avec des personnes externes à votre organisation.
Les groupes de configuration peuvent inclure des utilisateurs appartenant à n'importe quelle unité organisationnelle de votre compte. Vous pouvez créer un groupe ou en utiliser un existant de votre compte, par exemple personnel@example.com.
En règle générale, vous appliquez des paramètres de services à vos unités organisationnelles et créez des exceptions pour certains utilisateurs. Vous pouvez par exemple restreindre le contenu YouTube pour tous les membres de votre compte, mais autoriser certains groupes à consulter toutes les vidéos ou à en valider.
Comment fonctionnent les groupes de configuration
- Les groupes de configuration peuvent contenir n'importe quel utilisateur ou groupe de votre organisation (groupes imbriqués).
- Les paramètres de groupe d'un utilisateur annulent toujours les paramètres de son unité organisationnelle.
- Contrairement aux unités organisationnelles, un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes de configuration. Vous définissez la priorité de ces groupes, et l'utilisateur bénéficie ainsi des paramètres du groupe (dont il fait partie) ayant la priorité la plus haute.
Conditions requises
- Créez des groupes de configuration dans la console d'administration Google, dans Google Cloud Directory Sync ou dans l'API Directory. En savoir plus
- Pour les groupes dynamiques, le libellé de sécurité doit être appliqué aux groupes de configuration. En savoir plus
- Les groupes créés dans Google Groupes ne peuvent pas être utilisés en tant que groupes de configuration.
- Vous ne pouvez configurer et appliquer des groupes de configuration que dans la console d'administration, et non dans les API.
Remarque : En fonction de votre édition de Google Workspace, il est possible que les groupes de configuration ne soient pas disponibles pour certains services.
Pour commencer, accédez à Configurer des groupes de configuration ci-dessous.
Gérer un grand nombre d'utilisateurs ou de règles
Ces informations sont destinées aux administrateurs qui gèrent une organisation de moyenne ou grande taille, ou aux utilisateurs souhaitant en savoir plus sur les groupes de configuration.
Options pour les groupes de configurationAvant de créer ou d'appliquer des groupes de configuration, vous devez généralement faire correspondre vos groupes d'utilisateurs à leurs paramètres. Ils peuvent disposer d'autorisations différentes pour partager des fichiers Drive, par exemple.
| Autorisations de partage Drive | |||
|---|---|---|---|
| Groupe d'utilisateurs | Partager avec n'importe quel domaine |
Partager avec des domaines de confiance |
Partager uniquement en interne |
| Responsables commerciaux | ✔ | ||
| Équipe commerciale | ✔ | ||
| Activités commerciales | ✔ | ||
Vous pouvez ensuite utiliser des groupes de configuration basés sur vos groupes d'utilisateurs ou vos paramètres utilisateur, ou sur une combinaison adaptée à votre organisation.
Option 1 : Utiliser des groupes de configuration basés sur des groupes d'utilisateurs
Utilisez vos groupes d'utilisateurs comme groupes de configuration. Personnalisez ensuite les paramètres pour chaque groupe de configuration. Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes, vous devez définir le groupe déterminant ses paramètres (décrits ultérieurement dans Définir la priorité des groupes de configuration).
À l'aide des paramètres de Drive, vous pouvez par exemple autoriser certains groupes d'utilisateurs à partager des fichiers en externe.
Appliquer des paramètres directement aux groupes d'utilisateurs constitue une bonne solution dans les cas suivants :
- Organisations comptant moins de 50 utilisateurs ou disposant d'un nombre limité de paramètres.
(Vous n'avez pas besoin de créer d'autres groupes, et vous pouvez affiner les paramètres de chaque groupe.) - Test d'un paramètre de service.
- Applications utilisées par un groupe spécifique d'utilisateurs.
- Groupes dynamiques, qui gèrent automatiquement l'appartenance aux groupes en fonction d'attributs utilisateur tels que l'emplacement ou le rôle.
Option 2 : Créer des groupes de configuration en fonction des paramètres utilisateur
Si vous gérez de nombreux paramètres ou utilisateurs, vous pouvez créer des groupes pour différents niveaux de paramètres.
Créez par exemple un groupe de configuration pour chaque niveau d'autorisations de partage Drive. Ajoutez ensuite vos groupes d'utilisateurs en tant que membres du groupe de configuration.
Le groupe de configuration fait office de conteneur pour les paramètres. Vous avez généralement moins de groupes de configuration à gérer et à hiérarchiser (comme décrit ci-dessous). Vous pouvez également gérer les utilisateurs et les appartenances à des groupes à l'aide de l'API Groups ou de Directory Sync.
Lorsqu'un compte utilisateur appartient à plusieurs groupes de configuration, vous devez définir le groupe qui détermine son paramètre en priorité.
Dans la console d'administration, les groupes sont répertoriés de la priorité la plus haute à la priorité la plus basse. Les paramètres de la priorité la plus haute s'appliquent aux comptes utilisateur.
Vous pouvez modifier la priorité d'un groupe de configuration en le déplaçant vers le haut ou le bas dans la liste de groupes. Vous pouvez définir un ordre de priorité uniquement dans la console d'administration, et non dans les API.
Fonctionnement de la priorité
Lorsqu'un utilisateur appartient à plusieurs groupes, les paramètres de son groupe à la priorité la plus élevée lui sont attribués. Dans cet exemple, un responsable commercial appartient à trois groupes d'utilisateurs. Chaque groupe dispose d'un paramètre différent pour modifier le profil dans l'annuaire.
Lorsque les groupes de configuration sont classés dans l'ordre de priorité ci-dessous, les responsables commerciaux peuvent modifier leur nom et la zone géographique indiqués dans leurs profils d'annuaire.
Si le groupe Modifier la zone géographique a la priorité la plus haute, les responsables commerciaux ne peuvent modifier que leur zone géographique, et les responsables des ventes régionales peuvent modifier leur nom et leur zone géographique.
Paramètres utilisateur et groupes multiples
Les paramètres ne sont pas ajoutés d'un groupe utilisateur à l'autre. Dans cet exemple, un responsable marketing appartient à trois groupes, mais seuls les paramètres de son groupe à la priorité la plus haute lui sont appliqués. Il peut modifier son nom et sa zone géographique, mais pas sa photo.
Organiser les groupes
Si vous modifiez les adhésions à un groupe ou ses priorités dans les paramètres Drive, cela peut affecter le partage et l'accès aux fichiers.
Par exemple, si vous transférez la propriété d'un fichier à un utilisateur d'un autre groupe de configuration, les autorisations de partage du fichier sont remplacées par celles du nouveau groupe.
Pour suivre la priorité et les paramètres :
- Tenez compte de la priorité dans la structure de votre groupe et vérifiez la présence de groupes profondément imbriqués, qui peuvent compliquer le suivi des paramètres.
- Lorsque vous définissez l'ordre de vos groupes de configuration, envisagez de donner la priorité la plus haute au groupe qui s'applique au moins de personnes.
Planifier la structure de vos groupes de configuration est probablement la tâche nécessitant le plus de temps et de vérifications.
Mettre en correspondance des paramètres de votre service
Vous pouvez examiner les paramètres des unités organisationnelles que vous souhaitez gérer à l'aide de groupes. Si vous configurez déjà les paramètres au niveau des rôles ou des équipes, vous pouvez utiliser les groupes de la même manière.
Si votre compte comprend plusieurs éditions de Google Workspace :
- les paramètres du groupe de configuration s'appliquent uniquement aux utilisateurs ayant accès à la fonctionnalité ou au service.
- Selon votre édition, certains paramètres Drive s'appliquent à l'ensemble de votre organisation. Les groupes de configuration vous permettent de personnaliser les paramètres Drive des autres utilisateurs.
Définir des conventions de dénomination
Choisissez une convention pour nommer vos groupes. Le processus de gestion et d'audit est ainsi simplifié. Vous pouvez par exemple utiliser une convention qui inclut le nom du paramètre et le numéro de priorité. Dans la liste "Groupes", le nom d'un groupe affiche un maximum de 37 caractères. Son nom complet s'affiche lorsque vous placez le curseur dessus.
YouTube_1_approbateurs
YouTube_2_accès_non_restreint
YouTube_3_accès_modéré
YouTube_4_accès_strict
Si vous gérez de nombreux types de groupes, vous pouvez indiquer un groupe de configuration en ajoutant un préfixe tel que "cf". Utiliser une décimale permettra également d'éviter de modifier les noms de groupes existants lors de l'ajout d'un groupe de configuration.
cf_Drive_p1.0_PARTAGER_tout
cf_Drive_p2.0_PARTAGER_accès_fiable
cf_Drive_p2.1_PARTAGER_accès_externe_fiable
cf_Drive_p3.0_PARTAGER_interne
Créer des groupes
Utilisez des groupes créés dans la console d'administration, l'API Directory ou Google Cloud Directory Sync. Les groupes créés dans Google Groupes ne peuvent pas être utilisés en tant que groupes de configuration. (La console d'administration n'indique pas si un groupe a été créé dans Google Groupes.)
Vous pouvez gérer le groupe de configuration dans n'importe quel outil. Vous pouvez définir des autorisations strictes pour ajouter ou supprimer des comptes utilisateur, publier dans le groupe ou empêcher les utilisateurs de le quitter (disponible uniquement dans l'API Groups).
Configurer des groupes de configuration
Étape 1 : Appliquez le groupe de configurationPour cette étape, vous devez disposer des droits d'administrateur "Groupes", "Unités organisationnelles" (organisation racine) et "Paramètres du service".
Avant de commencer : choisissez le groupe souhaité. Vous pouvez utiliser un groupe existant ou en créer un.
Seuls les groupes d'utilisateurs créés dans la console d'administration, Google Groups for Business, l'API Directory ou Google Cloud Directory Sync peuvent servir de groupes de configuration. Vous ne pouvez pas utiliser les groupes créés dans Google Groupes.
- Dans la console d'administration, accédez à la page "Paramètres" de l'application.
- Cliquez sur les paramètres que vous souhaitez modifier.
Voici par exemple les paramètres YouTube de votre organisation racine :
- Sur la gauche, cliquez sur Groupes.
Tous les groupes de configuration actuels sont répertoriés par ordre de priorité. - Cliquez sur Rechercher un groupe. Saisissez l'adresse d'un groupe (et non son nom), puis sélectionnez-le.
- Commencez par ajouter vos groupes de configuration en démarrant par la priorité la plus haute et en terminant par la plus basse. Lorsque vous ajoutez un groupe, attribuez-lui la priorité la plus basse.
- Si vous ne trouvez pas votre groupe, il a peut-être été créé dans Google Groupes ou il s'agit d'un groupe dynamique ne disposant pas d'un libellé de sécurité.
- Choisissez les paramètres de votre groupe de configuration.
Par défaut, un nouveau groupe possède les paramètres de votre unité organisationnelle racine.
Pour les organisations possédant plusieurs types de licences : si vous possédez des licences pour une édition qui n'inclut pas un paramètre spécifique, un drapeau
s'affiche à côté des paramètres d'un groupe. Ce drapeau s'affiche, que le groupe contienne ou non des utilisateurs n'ayant pas la licence requise.
- Activez ou désactivez le groupe de configuration.
- Activé : cliquez sur Enregistrer.
Les paramètres s'appliquent aux membres du groupe de configuration. Pour fermer le panneau, cliquez sur Annuler. - Désactivé : dans le panneau "Groupes", cliquez sur Non défini ou Supprimer
(cliquer sur Annuler ne permet pas de supprimer le groupe).
- Activé : cliquez sur Enregistrer.
- Modifiez la priorité du groupe en le faisant glisser vers le haut ou vers le bas.
- Pour attribuer une priorité 1 à un groupe : faites-le glisser jusqu'à la priorité 2, puis faites glisser la priorité actuelle 1 en dessous. Vous pouvez également saisir un chiffre dans la zone de priorité ou cliquer sur les flèches situées à côté.
- Si vous possédez moins de quatre groupes : lorsque vous réorganisez des groupes contenant les mêmes comptes utilisateur, ceux-ci obtiennent les paramètres de leur groupe à la priorité la plus haute. L'alerte suivante peut s'afficher :
"Vous pouvez associer plusieurs règles aux mêmes utilisateurs."
Il s'agit d'une alerte générale qui apparaît si vous ajoutez, supprimez ou modifiez la priorité de n'importe quel groupe de configuration, même si les groupes ne contiennent pas les mêmes comptes utilisateur.
Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
Avant de commencer : vous devez disposer des droits d'administrateur "Groupes", "Unités organisationnelles" (organisation racine) et "Paramètres du service".
- Dans la console d'administration, accédez à la page "Paramètres" de l'application.
- En haut à gauche, cliquez sur Utilisateurs.
- Cliquez sur Sélectionner un utilisateur, puis recherchez son adresse, et non son nom.
- Sélectionnez-le pour afficher ses paramètres. Sous le nom du paramètre, vous pouvez cliquer sur le groupe de configuration ou l'unité organisationnelle ayant déterminé les paramètres de l'utilisateur.
Remarque : Lorsque vous vérifiez l'unité organisationnelle de l'utilisateur, le paramètre de service ne s'affiche pas comme Remplacé. Les paramètres Remplacé et Hérité correspondent uniquement aux paramètres d'une unité organisationnelle, et non à ceux des groupes de configuration.
Impossible de trouver la liste des groupes
- La fonctionnalité de groupe de configuration peut ne pas être disponible pour un service. Consultez la liste dans le tableau ci-dessus.
- Pour les paramètres Drive et Régions des données, votre édition de Google Workspace n'est peut-être pas compatible avec les groupes de configuration.
Mon groupe de configuration ne s'affiche pas dans la liste des groupes
- Le groupe a peut-être été créé dans Google Groupes. Essayez de créer un groupe dans la console d'administration.
- Le groupe est peut-être un groupe dynamique auquel manque le libellé de sécurité. En savoir plus
- Vérifiez que vous disposez bien des droits d'administrateur pour Groupes.
- Vous utilisez peut-être un alias de groupe au lieu du nom du groupe.
- Essayez d'actualiser la page "Paramètres". Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
- Recherchez l'adresse e-mail du groupe plutôt que son nom.
Un utilisateur ne possède pas les bons paramètres de service
- Vérifiez l'appartenance de l'utilisateur au groupe. Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
- Recherchez le groupe de configuration qui détermine les paramètres utilisateur. Si l'utilisateur appartient à plusieurs groupes de configuration, vous devrez peut-être modifier la priorité du groupe ou les adhésions de l'utilisateur.
- Il se peut que l'utilisateur ne dispose pas de la licence produit pour cette fonctionnalité. Certaines fonctionnalités ne sont disponibles que dans certaines éditions.
L'événement Modification des priorités relatives aux groupes de paramètres d'application est répertorié lorsque vous appliquez le groupe de configuration ou modifiez l'ordre de priorité. L'événement utilise également le nom du groupe plutôt que son adresse. Vous pouvez utiliser une convention de dénomination similaire pour le nom et les adresses de votre groupe.
Par exemple, appliquez la priorité de remplacement de groupe Associer tout le monde au paramètre "Partage par lien" Drive.
Modification des priorités relatives aux groupes de paramètres d'application
Pour Drive et Docs, les priorités de remplacement des groupes Partage par lien
ont été définies sur Associer tout le monde.
Lorsque vous modifiez la priorité des groupes, la liste d'événements les affiche dans leur nouvel ordre, de la priorité la plus basse à la plus haute.
Modification des priorités relatives aux groupes de paramètres d'application
Pour Drive et Docs, les priorités de remplacement des groupes Partage par lien
ont été définies sur Aucun lien < Associer les utilisateurs < Associer tout le monde.
La plupart des autres événements utilisent un format similaire pour les unités organisationnelles et les groupes de configuration. Le préfixe group_email permet d'identifier un groupe de configuration.
Par exemple, si vous remplacez des paramètres par une unité organisationnelle :
Modification d'un paramètre Drive
La valeur INHERIT_FROM_PARENT du paramètre PUBLISHING_TO_WEB pour Drive a été remplacée par PUBLIC
(org_unit_name: {Marketing})
Application des paramètres à un groupe de configuration :
Modification d'un paramètre Drive
La valeur INHERIT_FROM_PARENT du paramètre PUBLISHING_TO_WEB pour Drive a été remplacée par PUBLIC
(org_unit_name: {example.com}, group_email: {Drive_p02_share_external@example.com})
Pour les événements associés à des groupes de configuration, votre unité organisationnelle racine est répertoriée en tant que org_unit_name.
