FAQ à l'intention des administrateurs de Google Groupes

Vous trouverez ci-après des questions fréquemment posées sur la gestion de Google Groupes dans le cadre de l'utilisation de G Suite.

Présentation

Qui peut créer des groupes ?

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer des groupes pour votre organisation à l'aide du service Groupes dans la console d'administration Google. Avec Groups for Business, vous pouvez également autoriser les utilisateurs à créer des groupes.

Puis-je ajouter à un groupe des utilisateurs externes à mon compte G Suite ?

Oui. Vous pouvez ajouter des fournisseurs externes, des clients et d'autres personnes à un groupe.

Les groupes apparaissent-ils sur la page "Contacts" des utilisateurs ?

Les groupes n'apparaissent dans les contacts, sous Tous les contacts, que lorsqu'un utilisateur envoie un message au groupe.

En quoi Groupes diffère-t-il de la fonctionnalité de groupes disponible dans Contacts ?

Les groupes de contacts, dans le service Google Contacts, sont des listes de diffusion que les utilisateurs créent pour leur usage personnel. Ces listes de diffusion ne sont pas accessibles aux autres membres de l'organisation. Google Groupes peut être mis à la disposition d'autres utilisateurs.

Est-il possible de modérer les messages envoyés à un groupe ?

Oui, mais uniquement si vous utilisez Groups for Business.

Puis-je transférer les groupes de mon système de messagerie actuel ?

Oui. Vous pouvez utiliser l'outil Google Cloud Directory Sync pour transférer les groupes (listes de diffusion) de votre serveur LDAP vers G Suite. En savoir plus

Existe-t-il une API pour la création de groupes ?

Oui, vous pouvez utiliser l'API Directory pour créer des groupes. En savoir plus

Groups for Business

Qu'est-ce que Google Groupes pour les entreprises ?

Google Groupes pour les entreprises est un service proposé dans G Suite. Il offre des fonctionnalités supplémentaires permettant de gérer des groupes, de créer des groupes de discussion et d'améliorer les communications au sein d'un groupe. Pour en savoir plus, consultez la section À propos de Google Groupes.

Puis-je utiliser Google Groupes pour les entreprises avec l'ancienne édition gratuite de G Suite ?

Non. Vous devez passer à G Suite.

En quoi Groups for Business diffère-t-il des groupes disponibles dans la console d'administration ?

Avec Groups for Business, les utilisateurs peuvent créer et gérer leurs propres groupes à l'échelle de l'organisation. Vous avez également la possibilité de créer des boîtes de réception collaboratives, des forums Web et des FAQ. Pour en savoir plus, consultez la section À propos de Google Groupes.

Le service Groups for Business diffuse-t-il des publicités ?

Non.

Dans quelles langues le service Groups for Business est-il disponible ?

L'interface utilisateur de Groups for Business peut être affichée en 42 langues différentes. Les propriétaires et les gestionnaires peuvent définir la langue d'affichage des e-mails automatiques de leur groupe.

Pour les administrateurs, les paramètres de Groups for Business sont disponibles en plusieurs langues dans la console d'administration. En savoir plus sur la définition d'une langue dans la console d'administration.

Qu'advient-il des groupes de ma console d'administration si j'active Groups for Business ?

Si vous avez créé des groupes à l'aide de la commande correspondante dans la console d'administration et que vous activez Groups for Business, tous vos groupes existants sont transférés vers le nouveau service et restent affichés sur la page "Groupes" de votre console d'administration. Ces groupes conservent leurs membres, rôles et autres paramètres d'accès, et les utilisateurs peuvent continuer à leur envoyer des e-mails.

Puis-je activer Groups for Business pour certains utilisateurs uniquement ?

Oui. Commencez par placer les utilisateurs dans des unités organisationnelles distinctes dans la console d'administration. Il ne vous reste plus ensuite qu'à activer Groups for Business pour les unités organisationnelles concernées.

Puis-je utiliser Groups for Business sans activer le service Gmail ?

Oui. Si vous activez Groups for Business pour un domaine qui n'utilise pas le service Gmail, vos utilisateurs peuvent continuer à utiliser Groupes pour :

  • publier des messages dans les archives de discussions des groupes ;
  • partager du contenu via des adresses de groupe (documents, sites, vidéos et agendas Google).

En revanche, avec cette configuration, les e-mails envoyés aux groupes ne seront pas distribués.

Contrôle de l'utilisation de Groups for Business

Puis-je contrôler la manière dont les membres utilisent Groups for Business ?

Oui. En tant qu'administrateur G Suite, vous pouvez activer ou désactiver Groups for Business. Si le service est activé, vous conservez le contrôle total sur les groupes de votre organisation. Vous pouvez en outre interdire aux utilisateurs d'ajouter à leurs groupes des personnes extérieures au domaine, modifier ces groupes ou les supprimer, et même empêcher purement et simplement les utilisateurs d'en créer.

Puis-je forcer un membre à adhérer à un groupe ?

Vous pouvez déterminer si les utilisateurs sont autorisés à s'inscrire à un groupe donné. En revanche, vous ne pouvez pas les empêcher de quitter le groupe. Pour vous assurer qu'un utilisateur reste membre d'un groupe (par exemple, le groupe "tous les employés"), gérez le groupe sur un serveur LDAP et utilisez Google Cloud Directory Sync pour le synchroniser régulièrement avec G Suite.

Les messages postés par les administrateurs sont-ils modérés ?

Non. Les messages envoyés par un administrateur à un groupe modéré ne sont pas modérés, que l'administrateur soit ou non membre du groupe en question. Cette exception s'applique également aux groupes modérés créés par d'autres administrateurs.

Que se passe-t-il si le propriétaire d'un groupe quitte l'entreprise ?

Le groupe continue de fonctionner normalement. En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer le groupe vous-même ou en transférer la propriété à un autre utilisateur.

Domaines multiples

Puis-je créer une adresse de groupe dans n'importe lequel des domaines de mon organisation ?

Oui. Si votre compte G Suite comporte plusieurs domaines, vous pouvez choisir le domaine à utiliser pour l'adresse e-mail de groupe.

Un groupe peut-il comporter des membres provenant de plusieurs domaines ?

Oui. Si votre compte G Suite possède plusieurs domaines, vous pouvez combiner les membres de différents domaines dans un seul et même groupe.

Tous les utilisateurs peuvent-ils utiliser Google Groupes pour les entreprises, quel que soit le domaine auquel ils appartiennent ?

Oui, si votre compte G Suite comporte plusieurs domaines, les utilisateurs de l'ensemble de ces domaines peuvent utiliser Google Groupes pour les entreprises.

Limites

Des limites s'appliquent-elles aux adhésions ou aux messages envoyés aux groupes ?

Oui. Pour lutter contre le spam et les messages abusifs, Google impose des limites portant notamment sur :

  • le nombre maximum de groupes par propriétaire ;
  • le nombre maximum de messages envoyés à un groupe dans un court laps de temps ;
  • le nombre maximum de messages envoyés simultanément à des membres de groupe externes ;
  • le nombre maximum de messages envoyés à des groupes conséquents ;
  • la taille maximale des messages envoyés à un groupe,
  • etc.

Pour connaître l'ensemble des limites, consultez l'article Comprendre les règles et les limites relatives aux groupes.

Le nombre de groupes qu'un utilisateur peut créer est-il limité ?

Non. Toutefois, un même utilisateur ne peut pas être propriétaire de plus de 1 000 groupes. Lorsqu'un utilisateur crée un groupe, il en devient automatiquement propriétaire. Cependant, il peut à tout moment renoncer à ce statut en modifiant les paramètres du groupe. Chaque utilisateur peut donc créer un nombre indéfini de groupes.

Combien de membres un même groupe peut-il contenir ?

Dans les éditions de G Suite, le nombre de membres dans un groupe n'est pas limité. 

La taille des messages envoyés à un groupe est-elle restreinte ?

Oui. Les messages envoyés à un groupe ne peuvent pas excéder 25 Mo, pièces jointes comprises (la limite standard de Gmail).

Puis-je envoyer tout type de message à un groupe ?

Vous ne pouvez pas envoyer ni transférer de rapport d'échec de distribution (ou "retour à l'expéditeur") à un groupe, ni de messages y ressemblant.

Le contrat de service de G Suite s'applique-t-il également à Google Groupes ?

Oui. Le Contrat de service G Suite s'applique au composant Google Groupes de votre service G Suite.

Sécurité

Quel est le niveau de sécurité associé aux groupes gérés par des utilisateurs ?

Avec Groups for Business, vous et vos utilisateurs pouvez définir un niveau de sécurité pour les groupes gérés par des utilisateurs. Par exemple, les administrateurs peuvent interdire aux utilisateurs d'ajouter à leurs groupes des adresses externes, et modifier ou supprimer les groupes créés par les utilisateurs.

Les archives de discussions des groupes sont-elles accessibles depuis l'extérieur ?

Avec Groups for Business, vous pouvez définir des options de partage pour empêcher les personnes externes à votre organisation d'accéder aux archives de groupe de votre domaine. Si vous autorisez un tel accès, les propriétaires et les gestionnaires de groupes pourront faire en sorte que les archives de leurs groupes ne puissent pas être accessibles en externe.

Vais-je recevoir davantage de spam si j'utilise des groupes ?

Vous avez la possibilité d'autoriser les personnes situées en dehors de votre domaine à envoyer des messages à des groupes. Si un expéditeur malveillant obtient l'adresse d'un groupe, il est possible que les membres de ce groupe reçoivent davantage de spam. Nous vous recommandons de bien examiner les options disponibles lors de la configuration de vos groupes.

Pour améliorer le filtrage antispam d'un groupe particulier, vous pouvez modifier les paramètres de modération des messages indésirables du groupe.

Si j'invite un groupe à une réunion, puis-je voir tous les membres du groupe sur l'invitation ?

Lorsque vous invitez un groupe à une réunion, ses différents membres n'apparaissent sur l'invitation de votre agenda que si vous disposez des autorisations d'accès appropriées pour ce groupe. Cette restriction permet de respecter les paramètres de confidentialité des groupes et s'applique aux utilisateurs comme aux administrateurs.

Conservation des groupes et des messages

Quelle est la durée de conservation des e-mails dans les archives de discussions des groupes ?

Ces archives ne sont associées à aucune date d'expiration. Elles sont donc conservées jusqu'à la suppression du groupe.

La définition d'une durée de conservation des messages entraîne-t-elle la suppression des messages du groupe à l'issue de cette période ?

Non. Cette fonctionnalité n'a aucune incidence sur les messages figurant dans les archives des groupes. Les messages sont conservés jusqu'à la suppression du groupe.

Que deviennent mes groupes si je désactive Groups for Business ?

Si vous désactivez Groups for Business, tous les groupes que vous ou vos utilisateurs avez créés resteront actifs, mais ils ne disposeront plus des fonctionnalités avancées proposées par le service Groups for Business. Si vous réactivez ce service, tous les paramètres des groupes sont restaurés.

Que deviennent mes groupes si je reviens à l'ancienne édition gratuite du produit ?

Si vous repassez à l'édition gratuite, tous vos groupes restent actifs. Toutefois, si le nombre de groupes et de membres par groupe dépasse les limites définies dans G Suite, vous devrez supprimer des groupes et des membres avant de pouvoir en ajouter de nouveaux. De même, si le service Google Groupes pour les entreprises était activé lorsque vous êtes repassé à l'édition gratuite, vos groupes ne bénéficieront plus des fonctionnalités avancées proposées par ce service.

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