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Google Apps es ahora G Suite. El mismo servicio, pero con un nombre nuevo. Obtén más información acerca del cambio de nombre.

Preguntas frecuentes de los administradores de Grupos de Google

A continuación, puedes ver algunas preguntas frecuentes sobre cómo administrar Grupos de Google para un equipo de usuarios de G Suite.

Información general

¿Quién puede crear grupos?

Los administradores de G Suite pueden crear grupos para toda la organización mediante el control Grupos de la Consola de Administración. Con Google Groups for Business, puedes permitir a los usuarios crear grupos.

¿Puedo añadir a personas que no pertenezcan a mi cuenta de G Suite a un grupo?

Sí, puedes añadir a proveedores externos o a clientes a un grupo.

¿Aparecen los grupos en la página Contactos de un usuario?

Un grupo se mostrará en la sección Todos los contactos de la página Contactos únicamente después de que se le haya enviado algún mensaje.

¿En qué se diferencian los Grupos de Google de la función de grupos de Contactos?

Los grupos de Contactos de Google son listas de direcciones de correo electrónico que los usuarios pueden agrupar para crear listas de distribución para su uso personal. Las listas que crees en tu página Contactos no estarán disponibles para otras personas de la organización.

¿Pueden moderarse los mensajes que recibe un grupo?

Sí, pero solo si utilizas Google Groups for Business.

¿Puedo migrar los grupos de mi sistema de correo anterior?

Sí, puedes utilizar Google Apps Directory Sync para migrar a G Suite los grupos (listas de distribución) que tengas en tu servidor LDAP. Más información

¿Hay una API para crear grupos?

Sí, puedes utilizar la API de Directory para crear los grupos. Más información

Google Groups for Business

¿Qué es Google Groups for Business?

Google Groups for Business es un servicio disponible con G Suite que proporciona funciones adicionales para administrar la suscripción a grupos, crear grupos de debate y mejorar las comunicaciones de los grupos. Para obtener información detallada, consulta Administrar grupos para Google Groups.

¿Puedo usar Google Groups for Business con la edición gratuita (heredada) de G Suite? ¿En qué se diferencia Google Groups for Business de los Grupos de la Consola de Administración?

Con Google Groups for Business, los usuarios pueden crear y administrar sus propios grupos en el nivel de la organización. Además, puedes crear bandejas de entrada colaborativas, foros web y foros de Preguntas y respuestas. Para obtener información detallada, consulta Acerca de los grupos.

¿Se mostrarán anuncios en el servicio Google Groups for Business?

No.

¿En qué idiomas se ofrece Google Groups for Business?

La interfaz de usuario de Google Groups for Business se puede mostrar en 42 idiomas. Los propietarios y los administradores de los grupos pueden configurar el idioma en el que aparecen los mensajes de correo electrónico automáticos de un grupo.

Para los administradores, la configuración de Google Groups for Business en la Consola de Administración está disponible en varios idiomas. Más información acerca de cómo configurar un idioma en la Consola de administración

¿Qué ocurre con los grupos de la Consola de administración si activo Google Groups for Business?

Si creaste los grupos mediante el control Grupos de la Consola de administración y, más tarde, activaste Google Groups for Business, todos tus grupos se migrarán al servicio nuevo y se mantendrán en la página Grupos de tu Consola de administración. Los grupos conservan todos sus miembros, las funciones y la configuración de acceso equivalente, y los usuarios pueden seguir enviando correo electrónico a esos grupos.

¿Puedo activar Google Groups for Business solo para determinados usuarios?

Sí, pero primero, debes repartir a los usuarios en diferentes unidades organizativas en la Consola de administración. A continuación, activa el servicio Google Groups for Business solo para esas organizaciones.

¿Puedo utilizar Google Groups for Business sin activar el servicio Gmail?

Sí, si activas Google Groups for Business para un dominio que no utiliza Gmail, tus usuarios podrán usar Google Groups for Business para:

  • Publicar mensajes en archivos de debate del grupo
  • Compartir contenido (documentos, sitios web, vídeos y calendarios de Google) con direcciones de grupos

En este caso, por supuesto, los mensajes de correo electrónico enviados a los grupos no se entregarán.

Controles

¿Puedo controlar la forma en que los usuarios utilizan Google Groups for Business?

Sí, como administrador de G Suite, puedes activar Google Groups for Business o inhabilitar el servicio. Si activas el servicio, seguirás teniendo control total sobre los grupos de tu organización. También puedes evitar que los usuarios añadan a miembros externos a sus grupos, editar o eliminar grupos de usuarios e incluso impedir que los usuarios creen sus propios grupos.

¿Puedo obligar a un usuario a ser miembro de un grupo?

Puedes autorizar a los usuarios a añadirse a un grupo específico. Sin embargo, no puedes impedir que se vayan de un grupo. Para asegurarte de que un usuario siga siendo miembro de un grupos concreto (por ejemplo, de un grupo con "todos los empleados"), mantén los grupos en un servidor LDAP y usa Google Apps Directory Sync para sincronizar periódicamente esos grupos con G Suite.

¿Se moderan los mensajes publicados por los administradores?

No, los mensajes que envían los administradores a los grupos moderados no se moderan, independientemente de si el administrador es miembro del grupo o no. Esta excepción también se aplica a los grupos moderados creados por otros administradores.

¿Qué ocurre si el propietario de un grupo abandona la empresa?

El grupo continúa funcionando con normalidad. Como administrador, puedes administrar el grupo o ceder su propiedad a otro usuario.

¿Puedo inhabilitar el pie de página de anulación de la suscripción para los miembros externos de grupos?

No. En todos los mensajes enviados al grupo se incluirá el pie de página de anulación de la suscripción para los miembros externos. De esta forma, se impide que los dominios puedan añadir a usuarios a grupos de los que quizá no quieran ser miembros sin ofrecerles la opción de cancelar la suscripción.

Varios dominios

¿Puedo crear una dirección de grupo en cualquiera de los dominios de mi organización?

Sí. Si tu cuenta de G Suite tiene varios dominios, cuando crees un grupo, podrás elegir qué dominio quieres usar para la dirección de correo electrónico del grupo.

¿Un grupo puede tener miembros de varios dominios diferentes?

Sí. Si tu cuenta de G Suite tiene varios dominios, puedes incluir miembros de dominios diferentes en un único grupo.

¿Pueden los usuarios de cualquiera de mis dominios usar Google Groups for Business?

Sí. Si tu cuenta de G Suite tiene varios dominios, los usuarios de cualquiera de esos dominios pueden usar Google Groups for Business.

Límites

¿Existe algún límite sobre la cantidad de miembros de los grupos o sobre los mensajes enviados a los grupos?

Sí. Para luchar contra el spam y el uso inadecuado del correo electrónico, Google impone ciertos límites como, por ejemplo, sobre la cantidad máxima de los elementos siguientes:

  • Número de grupos por propietario
  • Número de mensajes enviados a un grupo en un periodo de tiempo corto
  • Número de mensajes enviados a la vez a miembros de grupos externos
  • Envío de mensajes a grupos de gran tamaño
  • Tamaño de los mensajes enviados a un grupo
  • Y otros muchos elementos

Para ver todos los límites, consulta la información sobre límites de envío de mensajes de los grupos, límites de envío de correo electrónico y límites de suscripción a grupos.

¿Existe alguna limitación en el número de grupos que un usuario puede crear?

No existe ningún límite, pero un usuario no puede ser propietario de más de 1000 grupos. Cuando un usuario crea un grupo, se convierte automáticamente en su propietario. Sin embargo, como en cualquier momento puede modificar los grupos para dejar de serlo, cada usuario puede crear una cantidad ilimitada de grupos.

¿Cuántos miembros como máximo puede tener un grupo?

Con G Suite, un grupo puede tener hasta 100 miembros. Con G Suite y G Suite for Education, no hay ningún límite en el número de miembros que puede tener un grupo.

¿Existen limitaciones en el tamaño de los mensajes que se envían a un grupo?

Sí. El tamaño máximo de los mensajes que se envían a un grupo es de 25 MB, incluidos los archivos adjuntos (el límite normal de Gmail). Los propietarios o los administradores de grupos pueden configurar tamaños máximos inferiores para grupos concretos. El tamaño predeterminado de los mensajes que se envían a Grupos de Google es de 25 MB.

¿Hay algún tipo de mensajes que no pueda enviar a un grupo?

No puedes enviar ni reenviar a un grupo mensajes de entrega fallida (NDR), también denominados "mensajes devueltos". Tampoco puedes enviar mensajes que se parezcan a estos.

¿Se aplica el Acuerdo de nivel de servicio de G Suite a Grupos de Google?

Sí. El Acuerdo de nivel de servicio de G Suite se aplica al componente de Grupos de Google de tu servicio de G Suite.

Seguridad

¿Qué nivel de seguridad ofrecen los grupos administrados por usuarios?

Con Google Groups for Business, tanto tú como tus usuarios podéis establecer el nivel de seguridad adecuado para los grupos administrados por usuarios. Por ejemplo, como administrador, puedes editar o eliminar cualquier grupo creado por usuarios, así como impedir que estos añadan direcciones externas a sus grupos.

¿Pueden las personas ajenas a la organización acceder a los archivos de debate de los grupos?

Con Google Groups for Business, puedes configurar las opciones para compartir si quieres impedir que personas ajenas a la organización accedan a los archivos de grupos de tu dominio. Aunque permitas el acceso externo a los archivos, los propietarios y administradores de grupos todavía pueden impedir el acceso externo a los archivos específicos de sus grupos.

Si utilizo grupos, ¿recibiré más spam?

Existe la opción de permitir que usuarios ajenos al dominio envíen mensajes a un grupo. Si un remitente con fines malintencionados conoce la dirección del grupo, puede que los miembros de ese grupo reciban más spam. Por este motivo, es muy importante sopesar detenidamente las opciones que se eligen al crear un grupo.

Para mejorar el filtrado de spam para un grupo específico, puedes cambiar la configuración de moderación de spam del grupo.

¿Los destinatarios de los mensajes enviados a un grupo ven las direcciones de los miembros en la línea "Para"?

No. Si envías a un grupo un mensaje de correo electrónico o una invitación a una reunión, los destinatarios solo verán el nombre del grupo (en lugar de los nombres o las direcciones de cada miembro) en la línea Para del mensaje o de la invitación.

Si envío a un grupo una invitación a una reunión, ¿podré ver en ella a todos los miembros del grupo?

Si invitas a un grupo a una reunión, en la invitación de tu calendario solo se mostrarán todos sus miembros si tienes los permisos de acceso al grupo adecuados. Esta restricción garantiza la configuración de privacidad del grupo y se aplica tanto a los usuarios como a los administradores.

Archivado de grupos y de mensajes

¿Durante cuánto tiempo se conservan los mensajes de correo electrónico en los archivos de debate de grupo?

El archivo de un grupo no caduca nunca, por lo que los mensajes se conservan en el archivo hasta que se elimine el grupo.

Si se configura un periodo de retención del correo electrónico, ¿se eliminarán los mensajes del grupo cuando haya transcurrido ese tiempo?

No. La función de retención de correo electrónico no afecta a los mensajes que se encuentran en el archivo de un grupo. Los mensajes se conservan en el archivo hasta que se elimine el grupo.

¿Qué sucede con mis grupos si inhabilito Google Groups for Business?

Si inhabilitas Google Groups for Business, todos los grupos que hayáis creado tus usuarios o tú seguirán activos, pero no incluirán ninguna de las funciones avanzadas disponibles con el servicio Google Groups for Business. Si vuelves a habilitar Google Groups for Business, se restaurarán todos los ajustes de los grupos.

¿Qué sucede con mis grupos si vuelvo a la edición gratuita heredada a G Suite?

Si cambias a la edición gratuita heredada, todos tus grupos seguirán activos. No obstante, si el número de grupos y de miembros los límites definidos en G Suite, no podrás añadir más miembros ni grupos hasta que reduzcas su número por debajo de ese límite. Asimismo, si el servicio Google Groups for Business está activado antes del cambio de versión, los grupos no dispondrán de las funciones avanzadas que se ofrecen con ese servicio.

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