Preguntas frecuentes de los administradores de Grupos de Google

A continuación, puedes ver algunas preguntas frecuentes sobre la administración de Grupos de Google para un equipo de usuarios de Google Apps.

Información general

¿Quién puede crear grupos?

Los administradores de Google Apps pueden crear grupos para toda la organización mediante el control Grupos de la Consola de administración. Con Google Groups for Business, puedes permitir a los usuarios crear grupos.

¿Puedo añadir a personas que no pertenecen a mi cuenta de Google Apps a un grupo?

Sí, puedes añadir a proveedores externos o a clientes a un grupo.

¿Aparecen los grupos en la página Contactos de un usuario?

Un grupo aparecerá en Todos los contactos de la página Contactos únicamente después de que hayas enviado un mensaje a dicho grupo.

¿En qué se diferencian los Grupos de Google de la función de grupos de Contactos?

Los grupos de Contactos de Google son listas de direcciones de correo electrónico que los usuarios pueden reunir para crear listas de distribución para su uso personal. Las listas que crees en tu página Contactos no están disponibles para otras personas de la organización.

¿Pueden moderarse los mensajes que recibe un grupo?

Sí, pero solo si utilizas Google Groups for Business.

¿Puedo migrar grupos de mi sistema de correo existente?

Sí, para migrar grupos (listas de distribución) del servidor LDAP a Google Apps se puede utilizar tanto Google Apps Directory Sync como la API de administración de Google. Más información

¿Hay una API para crear grupos?

Sí. La API de administración (2.0 o posterior) es compatible con la administración de grupos. Más información

Google Groups for Business

¿Qué es Google Groups for Business?

Google Groups for Business es un servicio disponible con Google Apps que proporciona capacidades adicionales para los grupos que se pueden crear mediante el control Grupos de la Consola de administración. Para obtener información detallada, consulta Acerca de los grupos.

¿Puedo usar Google Groups for Business con la edición gratuita (heredada) de Google Apps? ¿En qué se diferencia Google Groups for Business de los Grupos de la Consola de administración?

Con Google Groups for Business, los usuarios pueden crear y administrar sus propios grupos a nivel de organización. Además, puedes crear bandejas de entrada colaborativas, foros web y foros de Preguntas y respuestas. Para obtener información detallada, consulta Acerca de los grupos.

¿Se mostrarán anuncios en el servicio Google Groups for Business?

No.

¿En qué idiomas se ofrece Google Groups for Business?

Para los usuarios, la interfaz de Google Groups for Business se puede mostrar en 42 idiomas. Los propietarios y los administradores de los grupos pueden configurar el idioma en el que aparecen los mensajes de correo electrónico automáticos de un grupo.

Para los administradores, la configuración de Google Groups for Business en la Consola de administración está disponible en varios idiomas. Más información acerca de cómo configurar un idioma en la Consola de administración

¿Qué ocurre con mis grupos de la Consola de administración si activo Google Groups for Business?

Si creaste los grupos mediante el control Grupos de la Consola de administración y, más tarde, has activado Google Groups for Business, todos tus grupos se migran al servicio nuevo y se mantienen en la página Grupos de tu Consola de administración. Los grupos mantienen todos sus miembros, las funciones y la configuración de acceso equivalente. Asimismo, los usuarios pueden seguir enviando correo electrónico a esos grupos.

¿Puedo activar Google Groups for Business solo para determinados usuarios?

Sí. Primero, debes repartir a los usuarios en diferentes unidades organizativas en la Consola de administración. A continuación, activa el servicio Google Groups for Business solo para esas organizaciones.

¿Puedo utilizar Google Groups for Business sin activar el servicio Gmail?

Sí, si activas Google Groups for Business para un dominio que no utiliza Gmail, tus usuarios podrán usar Google Groups for Business para:

  • Publicar mensajes en archivos de debate del grupo
  • Compartir contenido (documentos, sitios, vídeos y calendarios de Google) con direcciones de grupos

En este caso, por supuesto, los mensajes de correo electrónico enviados a los grupos no se entregarán.

Controles

¿Puedo controlar la forma en que los usuarios utilizan Google Groups for Business?

Sí, como administrador de Google Apps, puedes activar Google Groups for Business o inhabilitarlo. Si activas el servicio, seguirás teniendo control total sobre los grupos de tu organización. También puedes editar o eliminar grupos de usuarios, evitar que los usuarios añadan a miembros externos a sus grupos e incluso impedir que los usuarios creen sus propios grupos.

¿Puedo obligar a un usuario a ser miembro de un grupo?

Es posible controlar la capacidad de los usuarios de añadirse a sí mismos a un grupo específico. Sin embargo, no puedes impedir que los usuarios se eliminen a sí mismos de los grupos. Para asegurarte de que los usuarios sigan siendo miembros de grupos específicos (por ejemplo, de un grupo con "todos los empleados"), mantén los grupos en un servidor LDAP y usa Google Apps Directory Sync para sincronizar periódicamente esos grupos con Google Apps.

¿Se moderan los mensajes publicados por los administradores?

No. Los mensajes que un administrador envía a un grupo moderado no se moderan, independientemente de si el administrador es miembro del grupo o no. Esta excepción también se aplica a los grupos moderados creados por otros administradores.

¿Qué ocurre si el propietario de un grupo abandona la empresa?

El grupo continúa funcionando con normalidad. Como administrador, puedes administrar el grupo o ceder su propiedad a otro usuario.

¿Puedo inhabilitar el pie de página de anulación de la suscripción para los miembros de grupos externos?

No, en todos los mensajes al grupo se incluirá el pie de página de anulación de la suscripción para los miembros externos. De esta forma, se impide que los dominios puedan añadir a usuarios a grupos de los que quizá no quieran ser miembros sin ofrecerles la opción de cancelar la suscripción.

Varios dominios

¿Puedo crear una dirección de grupo en cualquiera de los dominios de mi organización?

Sí, si tu cuenta de Google Apps tiene varios dominios, cuando crees un grupo, podrás elegir qué dominio quieres usar para la dirección de correo electrónico del grupo.

¿Puede un grupo tener miembros de varios dominios diferentes?

Sí, si tu cuenta de Google Apps tiene varios dominios, puedes incluir miembros de dominios diferentes en un único grupo.

¿Pueden los usuarios de cualquiera de mis dominios usar Google Groups for Business?

Sí, si tu cuenta de Google Apps tiene varios dominios, los usuarios de cualquiera de esos dominios pueden usar Google Groups for Business.

Límites

¿Existe algún límite sobre la cantidad de miembros de los grupos o sobre los mensajes enviados a los grupos?

Sí, para luchar contra el spam y el uso inadecuado del correo electrónico, Google impone ciertos límites como, por ejemplo, sobre la cantidad máxima de estos elementos:

  • Número de grupos por propietario
  • Número de mensajes enviados a un grupo en un periodo de tiempo corto
  • Número de mensajes enviados a la vez a miembros de grupos externos
  • Envío de mensajes a grupos de gran tamaño
  • Tamaño de los mensajes enviados a un grupo
  • etc.

Para ver todos los límites, consulta Límites de los mensajes de grupos, Límites de envío y Límites de pertenencia a grupos.

¿Existe alguna limitación en el número de grupos que un usuario puede crear?

No existe ningún límite, pero un usuario no puede ser propietario de más de 1.000 grupos. Cuando un usuario crea un grupo, se convierte automáticamente en su propietario. Sin embargo, si no quiere serlo, puede modificar el grupo en cualquier momento. Por lo tanto, un usuario puede crear el número de grupos que quiera.

¿Cuántos miembros como máximo puede tener un grupo?

Con Google Apps, un grupo puede tener hasta 100 miembros. Con Google Apps for Work y con Google Apps for Education, no hay ningún límite en el número de miembros que un grupo puede tener.

¿Existen limitaciones en el tamaño de los mensajes que se envían a un grupo?

Sí. El tamaño máximo de los mensajes que se envían a un grupo es de 25 MB, incluidos los archivos adjuntos (el límite normal de Gmail). Los propietarios o los administradores de grupos pueden configurar tamaños máximos inferiores para grupos concretos. El tamaño predeterminado de los mensajes que se envían a Grupos de Google es de 25 MB.

¿Hay algún tipo de mensajes que no pueda enviar a un grupo?

No puedes enviar ni reenviar a un grupo mensajes de entrega fallida (NDR), también denominados "mensajes devueltos". Tampoco puedes enviar mensajes que se parezcan a estos.

¿Se aplica el Acuerdo de nivel de servicio de Google Apps a Grupos de Google?

Sí, el Acuerdo de nivel de servicio de Google Apps se aplica al componente de Grupos de Google de tu servicio de Google Apps.

Seguridad

¿Qué nivel de seguridad ofrecen los grupos administrados por los usuarios?

Con Google Groups for Business, tanto tú como tus usuarios podéis establecer el nivel de seguridad adecuado para los grupos administrados por los usuarios. Por ejemplo, como administrador, puedes editar y eliminar cualquier grupo creado por los usuarios, así como impedir que estos añadan direcciones externas a sus grupos.

¿Pueden las personas ajenas a la organización acceder a los archivos de debate de los grupos?

Con Google Groups for Business, puedes configurar opciones de uso compartido para impedir que las personas ajenas a la organización accedan a los archivos de grupos de tu dominio. Aunque permitas el acceso externo a los archivos, los propietarios y administradores de grupos todavía pueden impedir el acceso externo a los archivos específicos de sus grupos.

Si utilizo grupos, ¿recibiré más spam?

Existe la opción de permitir que usuarios ajenos al dominio envíen mensajes a un grupo. Si un remitente con fines malintencionados conoce la dirección del grupo, puede que los miembros de ese grupo reciban más spam. Por este motivo, es muy importante sopesar detenidamente las opciones que se eligen al crear un grupo.

Para mejorar el filtrado de spam para un grupo específico, puedes cambiar la configuración de moderación de spam del grupo.

¿Los destinatarios de los mensajes enviados a un grupo ven las direcciones de los miembros en la línea "Para"?

No, si envías a un grupo un mensaje de correo electrónico o una invitación a una reunión, los destinatarios solo verán el nombre del grupo (en lugar de los nombres o las direcciones de cada miembro) en la línea Para del mensaje o de la invitación.

Si envío a un grupo una invitación a una reunión, ¿podré ver en ella a todos los miembros del grupo?

Si invitas a un grupo a una reunión, en la invitación de tu calendario solo se mostrarán todos sus miembros si tienes los permisos de acceso al grupo adecuados. Esta restricción garantiza la configuración de privacidad del grupo y se aplica tanto a los usuarios como a los administradores.

Retención de grupos y de mensajes

¿Durante cuánto tiempo se conservan los mensajes de correo electrónico en los archivos de debate de grupo?

El archivo de un grupo no caduca nunca, por lo que los mensajes se conservan en el archivo hasta que se elimine el grupo.

Si se configura un periodo de retención del correo electrónico, ¿se eliminarán los mensajes del grupo cuando haya transcurrido ese tiempo?

No, la función de retención de correo electrónico no afecta a los mensajes que se encuentran en el archivo de un grupo. Los mensajes se conservan en el archivo hasta que se elimine el grupo.

¿Qué sucede con mis grupos si inhabilito Google Groups for Business?

Si inhabilitas Google Groups for Business, todos los grupos que hayáis creado tú o tus usuarios seguirán activos, pero no incluirán ninguna de las características avanzadas disponibles con el servicio Google Groups for Business. Si vuelves a habilitar Google Groups for Business, se restablecerán todos los ajustes de los grupos.

¿Qué sucede con mis grupos si cambio de la edición gratuita heredada a Google Apps?

Si vuelves a la edición gratuita heredada, todos tus grupos seguirán activos. No obstante, si los grupos exceden la cantidad límite de miembros y de grupos permitidos en Google Apps, no podrás añadir más miembros ni grupos hasta que reduzcas su número por debajo de ese límite. Asimismo, si el servicio Google Groups for Business está activado antes del cambio de versión, los grupos no dispondrán de las funciones avanzadas que se ofrecen con ese servicio.