Reter dados do Google Sites com o Vault

Como parte do plano de governança da informação da sua empresa, você pode controlar o tempo de retenção dos dados do Google Sites. Use as regras de retenção para definir por quanto tempo os sites serão mantidos e quando eles deverão ser excluídos, se necessário. Por padrão, os sites são retidos de acordo com as regras de retenção específicas do Sites. Para manter os sites iguais aos dos outros arquivos no Drive, desative as regras do Sites. Os sites serão retidos conforme as regras de retenção do Drive porque são armazenados no Drive.

Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.

Informações importantes sobre o Sites e a retenção

Para definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e os tipos de dados compatíveis com o Sites.

AVISO: quando uma regra de retenção é configurada incorretamente, o Sites pode limpar os dados de modo imediato e irreversível. Tenha cuidado ao criar ou mudar regras de retenção. Recomendamos que você teste as regras novas com algumas contas antes de aplicá-las a toda a organização.

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A retenção específica do Sites fica ativada até você mudar para a retenção do Drive

A retenção específica do Sites fica ativada por padrão. Quando você não tiver regras configuradas e a retenção específica do Sites estiver ativada, os usuários e os administradores poderão excluir ou manter sites pelo tempo que quiserem.

Para gerenciar a retenção dos sites separadamente do Drive, defina regras de retenção personalizadas ou padrão para o Sites.

Para gerenciar sites da mesma forma que outros arquivos no Drive, mude a configuração de retenção para reter sites de acordo com as regras do Drive.

As guardas de documentos do Drive sempre são válidas para arquivos do Sites

As guardas de documentos do Drive continuam válidas com qualquer forma de retenção de site (pelas regras de retenção do Drive ou do Sites).

Criar uma regra de retenção personalizada para o Sites

Faça login em vault.google.com.
Clique em RetençãoRegras personalizadasCriar.
Como serviço, selecione Sites e clique em Continuar.
Escolha uma entidade:
- Unidade organizacional: aplique a regra a uma unidade organizacional específica:
  1. Clique no campo e escolha uma unidade organizacional.
  2. (Opcional) Para aplicar a regra aos drives compartilhados que incluem as contas na unidade organizacional selecionada, ative Incluir resultados de drives compartilhados.
- Todos os drives compartilhados: aplique a regra a todos os drives compartilhados na organização.
- Drives compartilhados específicos: aplique a regra a um drive compartilhado com uma conta específica.
  1. Clique em Adicionar drives compartilhados.
  2. Digite uma ou mais contas e clique em Localizar.
  3. Selecione um ou mais drives compartilhados.
  4. Clique em Adicionar.
Clique em Continuar.
Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
- Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
- Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
  1. Selecione Período de retenção.
  2. Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
  3. Selecione quando iniciar o período de retenção do arquivo:
    1. Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retençãoselecione Data de criação, Data da modificação ou Data da migração para a lixeira.
    2. Para iniciar a retenção com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de retenção selecione Data definida no campo "Data da etiqueta". Em seguida, selecione um campo de data. O período de retenção de um item começa no valor desse campo de data.
  4. Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de retenção terminar:
    - Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso aos eventos nem querem manter essas informações. Para limpar apenas os arquivos que já foram removidos da lixeira dos usuários, escolha esta opção.
    - Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente: esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha esta opção.
      
      Aviso: o Vault permite que o Drive limpe imediatamente os arquivos que excederem o período de retenção quando você enviar a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
Se você definir uma duração, escolha o que fazer com os sites após o fim do período de retenção:
- Para limpar apenas os sites que já foram excluídos permanentemente, escolha a primeira opção.
- Para limpar todos os sites, escolha a segunda opção. Essa regra pode eliminar os sites excluídos e os que ainda estão nos Drives dos usuários.
  Aviso: a retenção específica do Sites é ativada por padrão. Quando você cria uma regra do Sites, o Vault permite que o Sites limpe imediatamente os dados que excedem a duração da retenção. Talvez sejam excluídos dados de sites que os usuários pretendem manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.

Definir a regra de retenção padrão para o Sites

Quando ativada, a regra de retenção padrão do Sites é válida para todos os sites que não são cobertos por regras personalizadas ou guardas de documentos, inclusive os sites no Meu Drive e em drives compartilhados.

Faça login em vault.google.com.
Clique em Retenção. A lista de regras de retenção padrão é aberta.
Clique em Sites .
Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
- Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
- Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
  1. Selecione Período de retenção.
  2. Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
  3. Selecione quando iniciar o período de retenção do arquivo:
    1. Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retençãoselecione Data de criação, Data da modificação ou Data da migração para a lixeira.
    2. Para iniciar a retenção com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de retenção selecione Data definida no campo "Data da etiqueta". Em seguida, selecione um campo de data. O período de retenção de um item começa no valor desse campo de data.
  4. Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de retenção terminar:
    - Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso aos eventos nem querem manter essas informações. Para limpar apenas os arquivos que já foram removidos da lixeira dos usuários, escolha esta opção.
    - Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente: esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha esta opção.
      
      Aviso: o Vault permite que o Drive limpe imediatamente os arquivos que excederem o período de retenção quando você enviar a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
Se você definir uma duração, escolha o que fazer com os sites após o fim do período de retenção:
- Para limpar apenas os sites que já foram excluídos pelos usuários, escolha a primeira opção.
- Para limpar todos os sites, escolha a segunda opção. Essa regra pode eliminar os sites excluídos e os que estão nos Drives dos usuários.
  Aviso: a retenção específica do Sites é ativada por padrão. Quando você cria uma regra do Sites, o Vault permite que o Sites limpe imediatamente os dados que excedem a duração da retenção. Talvez sejam excluídos dados de sites que os usuários pretendem manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
Clique em Salvar. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para salvar a regra.

Ativar ou desativar as regras de retenção dedicadas do Sites

Os dados do Sites são retidos pelas regras de retenção desse produto até você alterar as configurações do Vault.

Para escolher quais regras se aplicam a sites, siga estas etapas:

Faça login em vault.google.com.
Clique em RetençãoConfigurações.
Ao lado de Sites, selecione Retido por regra do Sites ou Regra retido por regra do Drive.
Clique em Salvar.

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