Como parte da governança de informações da sua organização, é possível controlar por quanto tempo manter as mensagens diretas (DMs), as mensagens em grupo, as conversas da reunião e as mensagens nos espaços do Google Chat são retidas. Use regras de retenção para definir por quanto tempo as mensagens serão mantidas e quando elas devem ser excluídas, se necessário.
Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.
Informações importantes sobre a retenção no Chat
Para definir as regras, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e analise as Mensagens de chat suportadas pelo Vault.
Cobertos:
- Mensagens e anexos enviados com o histórico ativado no Chat
- Mensagens diretas enviadas por usuários externos para seus usuários
- Mensagens enviadas por usuários externos nas mensagens em grupo e nos espaços da sua organização
- Conversas de reuniões salvas como espaços do Chat
Não cobertos:
- Mensagens enviadas com o histórico desativado
- Arquivos vinculados
- Mensagens em espaços externos do Chat
- Mensagens visualizadas
Consulte mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis.
Quando o chat contínuo da reunião está ativado, as conversas são salvas como espaços no Chat. Essas conversas também estão sujeitas às políticas de retenção de dados e às regras de prevenção contra perda de dados (DLP) do Google Chat da sua organização. As regras da DLP para usuários anônimos não se aplicam às conversas em reuniões.
Se os organizadores da reunião desativarem o chat contínuo, as mensagens na reunião vão voltar à experiência antiga e temporária. As mensagens não são salvas no Chat e não estão sujeitas às políticas de retenção de dados ou regras de DLP da sua organização.
A atividade de usuários externos, temporários e anônimos nas conversas das reuniões é incluída nos relatórios de eventos de registro. Para encontrar esses registros, acesse Relatórios > Auditoria e investigação > Eventos de registro do Chat no Google Admin Console.
A regra de retenção padrão é válida para mensagens diretas, mensagens em grupo, conversas de reunião e espaços do Chat na sua organização.
Uma regra de retenção personalizada pode ser aplicada a diferentes conjuntos de mensagens:
| Regra de retenção para unidade organizacional | Regra de retenção para "Todos os espaços do Chat" (incluindo conversas em reuniões) |
|---|---|
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Quando duas ou mais regras de retenção personalizadas se aplicam a uma mensagem, ela é retida conforme a regra personalizada que expira por último.
Para reter todas as mensagens (diretas, em grupo e nos espaços) com regras de retenção personalizadas, é preciso criar pelo menos duas regras. Crie uma regra para todos os espaços do Chat que cubra as mensagens nas salas e em determinados chats em grupo e outra para a unidade organizacional principal que cubra as mensagens diretas e em grupo.
Saiba mais sobre as diferenças entre mensagens em grupo e espaços.
Observação: ao contrário das regras de retenção do Gmail e do Grupos, não é possível usar termos para direcionar as regras de retenção do Chat às mensagens associadas a contas específicas ou com palavras-chave específicas.
Mensagens diretas
As mensagens diretas (DMs) individuais pertencem à organização do participante do chat que cria a conversa. Geralmente, mas não necessariamente, é a pessoa que envia a primeira mensagem.
Quando os participantes de uma conversa estão na mesma organização, mas são cobertos por regras de retenção diferentes, a mais longa das duas regras de retenção é aplicada. Por exemplo, o participante 1 está em uma unidade organizacional sujeita a uma regra de retenção que limpa as mensagens diretas após sete dias. Ele conversa com o participante 2, que está em uma unidade organizacional sujeita a uma regra de retenção por tempo indeterminado para mensagens diretas. Os dois participantes vão ter acesso às mensagens diretas indefinidamente, e uma pesquisa no Vault para qualquer um dos participantes vai retornar mensagens para os dois usuários indefinidamente.
Mensagens diretas com usuários externos
Independentemente da propriedade, quando os participantes pertencem a organizações diferentes, as mensagens diretas são retidas de acordo com as regras de retenção de cada organização.
Por exemplo, a Empresa A mantém as mensagens diretas por uma semana, e a Empresa B mantém por dois anos. O Vault vai manter as DMs dos administradores da Empresa A por uma semana e das da Empresa B por dois anos. O Chat tem um período de retenção de 30 dias, que mantém as mensagens por 30 dias após a exclusão por uma política de retenção ou de exclusão automática. Durante esse período, as mensagens continuam disponíveis no Vault. Quando o período de retenção do Chat termina, as mensagens diretas não ficam mais disponíveis no Vault para nenhuma das empresas.
Observação: a política de retenção da organização proprietária é aplicada às conversas na interface do produto, enquanto a política de cada organização é aplicada às mensagens no Vault. Em alguns casos, os usuários têm mais visibilidade das mensagens do que o administrador, como quando o usuário da organização proprietária tem uma política de retenção mais longa do que o administrador convidado. Nesses casos, vamos estender a visibilidade do Vault para corresponder pelo menos à visibilidade do usuário.
Espaços do Chat
Quando você define uma regra de retenção padrão ou cria uma regra de retenção personalizada para o Chat, o Vault retém as mensagens apenas nos espaços (incluindo conversas da reunião) com o histórico ativado. As regras de retenção do Chat definidas para unidades organizacionais não são válidas para as mensagens nos espaços.
Usuários externos nos espaços do Chat
Quando os participantes pertencem a organizações diferentes, a conversa é retida conforme as regras da organização do criador do espaço. Se os usuários da sua organização participarem de espaços de outra organização, as mensagens não ficarão disponíveis no Vault para retenção, guardas de documentos, pesquisa ou exportação.
As regras de retenção do Chat não têm a opção de limpar apenas as mensagens excluídas pelos usuários. Se a regra tiver um período de retenção definido, todas as mensagens serão limpas quando ele expirar.
O Google Chat exclui automaticamente e de forma permanente conversas vazias e inativas (mensagens diretas em grupo e espaços). Isso só acontece se todas estas condições forem atendidas:
- O espaço não contém mensagens geradas pelos usuários, sejam elas visíveis ou excluídas de forma reversível. As mensagens geradas pelo sistema (por exemplo, usuários entrando ou saindo) são excluídas.
- Não há recursos ou tarefas fixadas.
- Não é possível enviar e-mails para o espaço. Saiba mais em Enviar um espaço do Google Chat por e-mail.
- Não houve atividade do usuário na conversa nos últimos 30 dias consecutivos. Por exemplo, não houve envio de mensagens, upload de arquivos ou mudanças de participantes.
- O espaço não está em migração.
A exclusão inclui o nome da conversa e a lista de participantes. O espaço é colocado em um estado de exclusão reversível por 60 dias. Durante esse período, embora os usuários não possam acessar, o Google Vault permite que administradores licenciados busquem informações. Após 60 dias, o espaço é removido permanentemente. Esse processo não entra em conflito com as políticas de retenção de mensagens ou as guardas judiciais do Google Vault, já que se aplica apenas a conversas confirmadas como sem mensagens.
Se você estiver usando o modo de migração para transferir mensagens para o Chat, todos os espaços precisarão ser migrados em até 90 dias.
Os espaços no modo de migração têm um tempo de lançamento de 90 dias, durante o qual um app de migração precisa importar todo o conteúdo para o espaço e sair do modo de migração. Se um espaço não sair do modo de migração em 90 dias, ele será excluído automaticamente do armazenamento. Quando um espaço sai do modo de migração, as regras de retenção padrão do Vault são aplicadas.
Definir uma regra de retenção personalizada para o Chat
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
Regras personalizadas
- Como serviço, selecione Chat e clique em Continuar.
- Escolha uma entidade:
- Para reter as mensagens diretas e as conversas em grupo que foram enviadas ou recebidas por contas de uma unidade organizacional, selecione Unidade organizacional. Clique no campo de seleção e, na caixa de diálogo exibida, clique na unidade organizacional. A regra não é válida para as mensagens nos espaços ou nas conversas em grupo do Chat criadas após o início de dezembro de 2020.
- Para reter mensagens em todos os espaços da sua organização, selecione Todos os espaços do Chat. A regra não é válida para mensagens diretas ou algumas mensagens em grupo.
Analise as diferenças entre os tipos de regra.
- Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, escolha Indefinidamente.
- Para descartar as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
Aviso: o Vault permite que o Chat exclua de forma permanente e imediata os dados que excedem o período de retenção quando você envia uma nova regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.
Regras personalizadasDefinir a regra de retenção padrão para o Chat
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
- Clique em Chat
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- Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, escolha Indefinidamente.
- Para descartar todas as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
Aviso: o Vault permite que o Chat exclua de forma permanente e imediata os dados que excedem o período de retenção quando você envia a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Clique em Salvar. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para salvar a regra.