Como parte da governança de informações da sua organização, é possível controlar por quanto tempo manter as mensagens diretas(DMs), as mensagens em grupo e as mensagens nos espaços do Google Chat são retidas. Use regras de retenção para definir por quanto tempo as mensagens serão mantidas e quando elas devem ser excluídas, se necessário.
Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.
Informações importantes sobre a retenção no Chat
Para definir as regras, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e analise as Mensagens de chat suportadas pelo Vault.
Cobertos:
- Mensagens e anexos enviados com o histórico ativado no Chat
- Mensagens diretas enviadas por usuários externos para seus usuários
- Mensagens enviadas por usuários externos nas mensagens em grupo e nos espaços da sua organização
Não cobertos:
- Mensagens enviadas com o histórico desativado
- Arquivos vinculados
- Mensagens em espaços externos do Chat
- Mensagens visualizadas
Consulte mais detalhes em Serviços e tipos de dados compatíveis.
A regra de retenção padrão é válida para mensagens diretas, mensagens em grupo e espaços do Chat na sua organização.
É possível aplicar regras de retenção personalizadas a vários conjuntos de mensagens:
| Regra de retenção para unidade organizacional | Regra de retenção para "Todos os espaços do Chat" |
|---|---|
|
|
Quando duas ou mais regras de retenção personalizadas são aplicadas a uma mensagem, ela é retida conforme a regra personalizada que expira por último.
Para reter todas as mensagens (diretas, em grupo e nos espaços) com regras de retenção personalizadas, é preciso criar pelo menos duas regras. Crie uma regra para todos os espaços do Chat que cubra as mensagens nas salas e em determinados chats em grupo e outra para a unidade organizacional principal que cubra as mensagens diretas e em grupo.
Saiba mais sobre as diferenças entre mensagens em grupo e espaços.
Observação: ao contrário das regras de retenção do Gmail e do Grupos, não é possível usar termos para direcionar as regras de retenção do Chat às mensagens associadas a contas específicas ou com palavras-chave específicas.
Mensagens diretas
As mensagens diretas pertencem aos participantes do chat. Quando os participantes estão na mesma organização, mas cobertos por regras de retenção diferentes, um participante pode acessar uma mensagem direta, e o outro não.
Por exemplo, o participante 1 está em uma unidade organizacional sujeita a uma regra de retenção que limpa as mensagens diretas após sete dias. Ele conversa com o participante 2, que está em uma unidade organizacional sujeita a uma regra de retenção por tempo indeterminado para mensagens diretas. Sete dias após o participante 1 enviar ou receber uma mensagem direta do participante 2, o participante 1 perderá o acesso à mensagem direta. No entanto, como as mensagens diretas do participante 2 são mantidas indefinidamente, elas não são limpas, e ele continua tendo acesso a elas.
Mensagens diretas com usuários externos
Quando os participantes pertencem a organizações diferentes, as mensagens diretas são retidas conforme as regras de retenção de cada organização.
Por exemplo, a Empresa A mantém as mensagens diretas por uma semana, e a Empresa B mantém por dois anos. O Vault gerencia as mensagens diretas entre os usuários da Empresa A e da Empresa B da seguinte forma:
- A Empresa A mantém as mensagens diretas durante uma semana. Todas as mensagens que ainda não foram excluídas são eliminadas. Essas mensagens não ficam mais disponíveis para os usuários da Empresa A. Após a exclusão das mensagens, o Chat tem um período de retenção de 30 dias. Durante esse período, as mensagens continuam disponíveis no Vault. Quando o período de retenção do Chat termina, as mensagens diretas não ficarão mais disponíveis no Vault para a Empresa A.
- A Empresa B mantém as mensagens diretas e pode pesquisar e exportar essas mensagens por dois anos. Depois desse período, todas as mensagens que não foram excluídas são eliminadas e depois retidas no Chat por 30 dias. Quando o período de retenção do Chat termina, a mensagem direta não fica mais disponível no Vault para a Empresa B e é limpa nos sistemas do Google.
Espaços do Chat
Quando você define uma regra de retenção padrão ou cria uma personalizada para o Chat, o Vault retém as mensagens apenas nos espaços do Chat com o histórico ativado. As regras de retenção do Chat definidas para unidades organizacionais não são válidas para as mensagens nos espaços.
Usuários externos nos espaços do Chat
Quando os participantes pertencem a organizações diferentes, a conversa é retida conforme as regras da organização do criador do espaço. Se os usuários da sua organização participarem de espaços de outra organização, as mensagens não ficarão disponíveis no Vault para retenção, guardas de documentos, pesquisa ou exportação.
As regras de retenção do Chat não têm a opção de limpar apenas as mensagens excluídas pelos usuários. Se a regra tiver um período de retenção definido, todas as mensagens serão limpas quando ele expirar.
Definir uma regra de retenção personalizada para o Chat
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
Regras personalizadas
- Como serviço, selecione Chat e clique em Continuar.
- Escolha uma entidade:
- Para reter as mensagens diretas e as conversas em grupo que foram enviadas ou recebidas por contas de uma unidade organizacional, selecione Unidade organizacional. Clique no campo de seleção e, na caixa de diálogo exibida, clique na unidade organizacional. A regra não é válida para as mensagens nos espaços ou nas conversas em grupo do Chat criadas após o início de dezembro de 2020.
- Para reter mensagens em todos os espaços da sua organização, selecione Todos os espaços do Chat. A regra não é válida para mensagens diretas ou algumas mensagens em grupo.
Analise as diferenças entre os tipos de regra.
- Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, escolha Indefinidamente.
- Para descartar as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
Aviso: o Vault permite que o Chat limpe imediatamente os dados que excedem o período de retenção quando você envia uma nova regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.
Regras personalizadasDefinir a regra de retenção padrão para o Chat
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
- Clique em Chat
.
- Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, escolha Indefinidamente.
- Para descartar todas as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
Aviso: o Vault permite que o Chat limpe imediatamente os dados que excedem o período de retenção quando você envia a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Clique em Salvar. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para salvar a regra.