Definir as regras de retenção para o Drive

Use as regras de retenção para definir por quanto tempo os arquivos são retidos no Drive para fins de e-discovery.

Antes de definir regras de retenção, recomendamos que você leia como funciona a retenção.

AVISO: uma regra de retenção configurada incorretamente pode causar a eliminação imediata e irreversível dos dados das contas dos usuários. Tenha cuidado ao criar ou alterar regras de retenção. Recomendamos que você teste novas regras com um pequeno grupo de usuários antes de aplicá-las à organização inteira.

Informações importantes sobre o Drive e a retenção

Tipos de arquivo incluídos no suporte do Vault para o Drive
O Vault guarda, retém, pesquisa e exporta os seguintes itens armazenados no Drive:
  • Arquivos do Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Desenhos Google
  • Gravações do Google Meet
  • Arquivos do Jamboard salvos nos Drives dos usuários
  • Arquivos que não são do Google e que os usuários enviaram por upload para o Drive 

O Vault ignora pastas e atalhos do Drive.

A cobertura da retenção varia dependendo do tipo de regra

As regras de retenção são aplicáveis aos arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com usuários na unidade organizacional à qual a política é aplicável. Isso inclui os arquivos em um drive compartilhado que foram compartilhados diretamente com um usuário, mesmo que ele não seja membro desse drive compartilhado.

Quando a opção Incluir drives compartilhados está marcada, as regras de retenção também são aplicadas a drives compartilhados que incluem membros da unidade organizacional coberta.

Quando a cobertura da retenção expira, só os arquivos desses usuários são eliminados

As regras de retenção mantêm todos os arquivos aplicáveis no Drive de um usuário, inclusive os arquivos nos drives compartilhados, caso a regra esteja configurada para incluí-los. Isso inclui os arquivos que pertencem a ou foram compartilhados com usuários na unidade organizacional aplicável. No entanto, quando o período de cobertura da retenção expira, o Vault elimina apenas os arquivos que pertencem aos usuários da unidade organizacional. Os arquivos compartilhados fora da unidade organizacional nunca são eliminados.

Drives compartilhados e retenção

Veja o que acontece quando você aplica uma regra de retenção personalizada a drives compartilhados:

  • Uma regra personalizada que abrange Todos os drives compartilhados afeta a cobertura da retenção de todos os drives compartilhados no seu domínio.
  • Uma regra personalizada que abrange drives compartilhados específicos afeta a cobertura da retenção somente nos drives compartilhados selecionados.

Os arquivos nos drives compartilhados só são eliminados pelas regras de retenção específicas de cada drive:

  • As regras de retenção mantêm todos os arquivos aplicáveis no Drive de um usuário, inclusive os arquivos em drives compartilhados, caso a regra esteja configurada para incluí-los. No entanto, como os arquivos em drives compartilhados pertencem à equipe, e não a um usuário específico, somente as regras de retenção específicas dos drives compartilhados eliminam arquivos.
  • As regras aplicáveis a usuários e com a opção Incluir drives compartilhados marcada só estendem o ciclo de vida dos arquivos do drive compartilhado.
A implementação das regras de retenção e a expiração dos arquivos no Drive estão sujeitas a atrasos
  • Quando você cria ou atualiza uma regra de retenção, a propagação da regra pode levar até três horas. Os arquivos excluídos pelos usuários durante o período de propagação não são retidos e não podem ser recuperados.
  • Quando o período de cobertura da retenção expira, a remoção dos arquivos afetados do Drive pode levar até 15 dias.
As regras de retenção e guardas de documentos só se aplicam aos arquivos criados pelos usuários no seu domínio

Os arquivos criados fora do domínio e compartilhados com os usuários não estão sujeitos às guardas de documentos ou políticas de retenção da sua organização.

O horário de criação e modificação de um arquivo enviado depende da origem do arquivo
O horário de criação e modificação que o Drive define para um arquivo no primeiro upload pode corresponder ao arquivo local ou ao horário de upload, dependendo de como o arquivo foi adicionado ao Drive. A tabela a seguir mostra qual horário é usado nas diferentes origens, onde:
  • Upload: o carimbo de data/hora é quando o arquivo foi enviado para o Drive
  • Local: o carimbo de data/hora é o mesmo do arquivo original no dispositivo ou serviço de origem
Origem do arquivo (cliente) Horário de criação Horário da modificação
App da Web Upload

Antes de 8 de abril de 2020: upload

Depois de 8 de abril de 2020: local

Drive File Stream Local Local
Backup e sincronização Upload Local
iOS Upload Upload
Android Upload Upload
G Suite Migrate Local Local
API do Drive Pode ser definido pelo autor da chamada Pode ser definido pelo autor da chamada
O Vault impede que você crie regras de retenção do Drive com critérios idênticos

Cada regra de retenção personalizada criada por você para arquivos do Drive precisa: 

  • ter um data de última modificação ou criação exclusiva;
    OU
  • ser aplicável a um conjunto exclusivo de usuários.

Por exemplo, poderá ocorrer um conflito se você tiver uma regra aplicável a uma unidade organizacional e tentar adicionar uma regra aplicável a um drive compartilhado ao qual todos os membros da unidade organizacional têm acesso. O Vault rejeitará a nova regra se ela tiver a mesma data de criação/última modificação.

Também é possível usar a configuração Incluir drives compartilhados para criar uma regra de retenção única. Não haverá conflito para duas regras com critérios de retenção idênticos se apenas uma delas incluir drives compartilhados.

Os arquivos sujeitos a várias regras de retenção são sempre preservados de acordo com a regra com o maior período de retenção.

Gerenciar a retenção nos apps que armazenam dados no Drive

Alguns Serviços do Google armazenam dados no Drive. Esses dados são cobertos pelas regras de retenção do Drive da seguinte maneira:

Produto Retenção
Jamboard

O Vault retém os Jams salvos nos Drives dos usuários de acordo com as regras de retenção do Drive. Os Jams não salvos são descartados quando a sessão do Jamboard termina e ficam indisponíveis para o Vault.

Google Meet

As gravações do Meet são cobertas pelas regras de retenção do Drive por padrão.

Se você quiser gerenciar a retenção de gravações do Meet de forma diferente, configure regras de retenção para o Google Meet. Quando essas regras estão ativadas, as regras de retenção do Drive não se aplicam às gravações do Meet.

Regras de retenção e arquivos na lixeira

Você pode definir regras de retenção personalizadas para excluir os arquivos que estiverem na lixeira por um determinado número de dias. Apenas os arquivos movidos para a lixeira a partir de 1º de agosto de 2016 estão sujeitos às regras de retenção:

  • Uma regra para "Movidos para a lixeira" é aplicável aos arquivos que estão na lixeira do usuário e aos que foram excluídos quando o usuário esvaziou a lixeira.
  • Uma regra para "Movidos para a lixeira" exclui apenas arquivos que pertencem ao usuário ou drive compartilhado.
  • Se um arquivo estiver sujeito a várias regras de retenção, a regra para "Movidos para a lixeira" substituirá todas as outras. Se várias regras "Movidos para a lixeira" forem aplicáveis a um arquivo, ele será retido de acordo com a regra com a data de validade mais recente. A guarda de documentos tem precedência em relação a todas as regras de retenção.
  • Os arquivos nos drives compartilhados que não estão sujeitos a uma guarda de documentos ou a uma regra de retenção serão excluídos permanentemente de todos os sistemas do Google aproximadamente 30 dias depois de serem movidos para a lixeira.
As regras de retenção não estendem a cobertura a arquivos incorporados em documentos e apresentações

Os usuários podem vincular um arquivo do Google a outro arquivo do Google. Por exemplo, alguém escrevendo em um arquivo do Documentos Google pode criar um gráfico vinculado a dados em um arquivo do Planilhas Google. Sempre que a planilha for atualizada, o gráfico no documento também será.

No exemplo acima, se uma regra de retenção preservar o documento e nenhuma das regras de retenção ou guarda de documentos preservar a planilha, é possível que ela seja excluída mesmo que o documento seja retido.

Criar uma regra de retenção personalizada para o Drive

As regras personalizadas podem ser baseadas em unidades organizacionais, períodos ou termos de pesquisa específicos. As regras personalizadas sempre modificam a regra padrão. Se várias regras de retenção forem aplicáveis a uma mensagem ou um arquivo, ele será retido de acordo com a regra que tiver o período de cobertura da retenção mais longo.

Para criar regras de retenção personalizadas:

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Clique em Criar regra.
  4. Escolha onde aplicar sua regra: Drive.
  5. Escolha uma entidade na lista suspensa:
    • Unidade organizacional:
      • Clique no botão para escolher uma unidade organizacional.
      • (Opcional) Marque a caixa Incluir resultados dos drives compartilhados se você quiser que esta regra seja aplicada aos drives compartilhados associados aos membros da unidade organizacional.
    • Todos os drives compartilhados: aplique a regra a todos os drives compartilhados no domínio. 
    • Drives compartilhados específicos: clique em Encontrar drives compartilhados para digitar uma conta de membro e aplicar a regra a um drive compartilhado específico.
  6. Escolha por quanto tempo os arquivos devem ser mantidos:
    • Escolha Indefinidamente para reter os arquivos cobertos por essa regra de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para descartar os arquivos após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500. Especifique em qual data a regra será baseada:
      • criação do arquivo
      • última modificação
      • movido para a lixeira
  7. Escolha o que fazer com os arquivos após o período selecionado:
    • Escolha a primeira opção para eliminar apenas os arquivos que já foram excluídos pelos usuários.
    • Escolha a segunda opção para eliminar todos os arquivos. Isso inclui os arquivos que estão no Google Drive dos usuários. Também inclui os dados que já foram excluídos.
  8. Clique em Visualizar para exibir uma lista dos arquivos que serão cobertos por essa regra de retenção. Verifique a lista para confirmar se você definiu a regra corretamente. A regra não deve excluir permanentemente os dados de que os usuários talvez precisem.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção assim que você envia uma nova regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente. 
  9. Clique em Salvar para criar uma regra de retenção que exclua os arquivos. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.

Observações importantes

  • Aliases de e-mail no campo "Termos": um alias de e-mail é um endereço de e-mail alternativo que direciona para um endereço de e-mail principal. As regras de retenção personalizadas não incluem aliases de e-mail automaticamente. Para incluir aliases de e-mail, adicione-os no campo Termos.
  • Usuários renomeados: as regras de retenção personalizadas não são modificadas automaticamente quando os usuários são renomeados. A regra de retenção continua sendo aplicada apenas aos endereços que estejam explicitamente no campo Termos da regra. Por exemplo, se uma regra se aplicar a mensagens que incluam antes@example.com e esse usuário for renomeado para depois@example.com, a regra de retenção será aplicada apenas às mensagens enviadas para antes@example.com.
  • Modificar uma regra de retenção personalizada: você pode modificar uma regra personalizada, mas deve entender como essa modificação pode afetar os dados retidos. Os dados são retidos de acordo com a modificação mais recente na regra de retenção.

Definir a regra de retenção padrão para o Drive

A regra de retenção padrão é aplicável a todos os arquivos não cobertos por uma regra personalizada ou uma retenção de documentos. Isso inclui arquivos em "Meu Drive" e nos drives compartilhados.

Para definir a regra de retenção padrão para sua organização:

  1. Faça login no Google Vault.
  2. Na navegação à esquerda, clique em Retenção.
  3. Em Regras de retenção padrão, clique em Drive.
  4. Marque a caixa Definir uma regra de retenção padrão para o Google Drive.
  5. Escolha por quanto tempo os arquivos devem ser mantidos:
    • Escolha Indefinidamente para reter todos os arquivos de forma permanente. Clique em Salvar para criar a regra de retenção. Pronto.
    • Para descartar os arquivos após um período, digite o número de dias, de 1 a 36.500. Especifique se a regra será baseada na data de criação ou da última modificação de cada arquivo.
  6. Escolha o que fazer com os arquivos após a duração selecionada:
    • Escolha a primeira opção para eliminar apenas os arquivos que já foram excluídos pelos usuários.
    • Escolha a segunda opção para eliminar todos os arquivos. Isso inclui os arquivos que estão no Google Drive dos usuários. Também inclui os dados que já foram excluídos.
    Aviso: o Vault inicia imediatamente o processo de limpeza dos dados que excedem o período de cobertura da retenção padrão assim que você envia essa regra. Isso pode incluir dados que os usuários esperam manter. Não passe para a próxima etapa antes de confirmar que a regra foi configurada corretamente.
  7. Clique em Salvar para criar uma regra de retenção que exclua todos os arquivos. O Google Vault exibirá uma mensagem pedindo que você confirme que compreende os efeitos da regra de retenção. Marque as caixas e clique em Confirmar para criar a regra.
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