Para seu plano de governança da informação, você pode definir regras de retenção para arquivos do Google Drive e especificar por quanto tempo eles serão retidos no Google Drive. Por exemplo, você pode especificar que alguns arquivos sejam mantidos por sete anos. Ou que outros arquivos devem ser excluídos após o término do período de retenção.
Neste artigo, você aprenderá como as regras de retenção funcionam com itens do Drive, como escolher os dados a serem retidos, como definir um período de retenção e muito mais.
- Informações importantes sobre o Drive e a retenção
- Sobre o escopo, as condições e a duração
- Criar uma regra de retenção personalizada do Drive
- Criar a regra de retenção padrão do Drive
- Excluir uma regra de retenção personalizada do Drive
- Excluir a regra de retenção padrão do Drive
Informações importantes sobre o Drive e a retenção
Para definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e os dados do Drive compatíveis com o Vault.
Dados retidos:
- Arquivos nos drives e nos drives compartilhados dos usuários
- Arquivos criptografados com a criptografia do lado do cliente Google Workspace
- Dados do Google Meet (a menos que a retenção do Meet esteja ativada)
Dados não retidos:
- Pastas e atalhos do Drive
- Google Sites (a menos que a retenção do Sites esteja desativada)
- Arquivos vinculados
- Arquivos externos compartilhados com os usuários
- Sites criados no Sites clássico
Observação: por padrão, as regras de retenção do Drive são aplicáveis aos dados do Meet, mas não aos sites. Para alterar os dados que as regras do Drive abrangem, ative as regras específicas do Meet e altere as configurações de retenção do Sites.
Veja mais detalhes nas seções do Drive, do Meet e do Sites emServiços e tipos de dados compatíveis .
- Quando você cria ou atualiza uma regra de retenção, a propagação pode levar até 24 horas. Os arquivos excluídos pelos usuários durante esse período não são retidos.
- Quando há uma regra definida para limpar os arquivos após o fim do período de retenção, a remoção dos arquivos afetados do Drive pode levar até 15 dias.
Alguns Serviços do Google armazenam dados no Drive. Esses dados são cobertos pelas regras de retenção do Drive da seguinte maneira:
| Produto | Retenção |
|---|---|
| Jamboard | O Vault retém os Jams salvos nos Drives dos usuários de acordo com as regras de retenção do Drive. Os Jams não salvos são descartados quando a sessão do Jamboard termina e ficam indisponíveis para o Vault. |
| Google Meet | As gravações do Meet e os registros de chat, perguntas e respostas e enquetes no Meet são cobertos pelas regras de retenção do Drive por padrão.
Se você quiser gerenciar a retenção de gravações do Meet de forma diferente, configure regras de retenção para o Meet. Quando essas regras são ativadas, as regras de retenção do Drive não são válidas para as gravações do Meet. |
| Google Sites | Por padrão, as regras de retenção do Google Sites valem para os sites.
Para reter sites de maneira diferente de outros itens do Drive, configure regras de retenção para o Sites. Quando essas regras são ativadas, as regras de retenção do Drive não são aplicadas aos sites. Se você quiser reter sites como os outros itens no Drive, altere as configurações de retenção para os sites serem retidos pelas regras do Drive. |
Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter todos os dados de serviço por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.
Saiba mais sobre os dois tipos de regras de retenção.
Sobre o escopo, as condições e a duração
Escopo da regra de retenção personalizada da unidade organizacional x drive compartilhadoAo criar uma regra de retenção personalizada, você pode escolher o escopo dela: Unidade organizacional, Todos os drives compartilhados ou Drives compartilhados específicos.
Unidade organizacional
Quando você aplica uma regra de retenção personalizada a uma unidade organizacional, ela é aplicada aos arquivos pertencentes aos usuários dessa unidade organizacional.
Além disso, se você selecionar Usar as regras de retenção do proprietário e dos colaboradores do item do Drive em Retenção
Quando uma regra de retenção é definida para limpar os dados no fim do período de retenção, o Vault limpa apenas os que pertencem aos usuários da unidade organizacional. Os arquivos compartilhados fora da unidade organizacional não são limpos.
Se você selecionar uma unidade organizacional específica e selecionar Incluir itens de drives compartilhados, a regra de retenção será aplicada a qualquer item em um drive compartilhado da sua organização se um usuário na unidade organizacional selecionada:
- tem acesso direto ao item;
- é um membro ou um convidado de um item compartilhado. Saiba mais sobre como compartilhar arquivos no Google Drive;
- é um participante do drive compartilhado;
- é um colaborador ou tem acesso a uma subpasta do drive compartilhado que contém o item.
As regras não se aplicam a grupos, como os usuários Eng-team-group@solarmora.com ou Acesso geral.
Todos os drives compartilhados e drives compartilhados específicos
Você pode definir uma regra de retenção personalizada para todos os drives compartilhados ou apenas para drives compartilhados específicos.
Apenas os escopos Todos os drives compartilhados e Drive compartilhado específico podem excluir arquivos dos drives compartilhados porque eles pertencem à equipe, e não a um usuário específico.
Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Business Plus; Enterprise; Education Standard e Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; G Suite Business
Com uma edição compatível do Google Workspace, você pode usar os marcadores do Drive para criar regras de retenção personalizadas. Você pode usar as propriedades dos marcadores do Drive para ajustar as condições e o período de armazenamento de uma regra. As condições comuns incluem regras baseadas em um marcador ou marcador com selo, como Indef ou Classificado.
Por exemplo, um administrador criou uma regra de retenção que selecionou arquivos para retenção com base em uma condição do marcador do Drive. Na imagem abaixo, o administrador criou a condição antes de 1º de março de 2023 para o rótulo Data do contrato.
Em seguida, o administrador usou o marcador do Drive para definir o período de retenção da regra. Aqui, o administrador definiu o período de retenção definindo o número de dias de retenção (100). O início do período de retenção tem como base a Data definida no marcador e o campo de data preferido a ser usado (Informações do contrato > Data do contrato).
Após a propagação da regra personalizada, um usuário coberto por ela criou um arquivo no Meu Drive. O arquivo foi criado em 8 de fevereiro de 2023, e o usuário aplicou o campo Informações do contrato > Data do contrato com a Data do contrato definida como 15 de fevereiro de 2023. O resultado da regra de retenção foi:
- A regra de retenção foi aplicada. Como a data do contrato foi definida como 15 de fevereiro de 2023 antes de 1º de março de 2023, a condição do rótulo foi aprovada, e a regra foi aplicada.
- O período de retenção começa no valor do campo "Data do contrato" definido no item. Neste exemplo, a data do contrato do rótulo foi definida como 15 de fevereiro de 2023, então o arquivo vai ser mantido por 100 dias após essa data. O dia da criação, em 8 de fevereiro, não afeta o período de retenção porque a opção Data de criação não foi selecionada em Início do período de retenção.
Saiba mais sobre os marcadores do Drive.
Você pode definir as regras de retenção para começar na data de criação original do arquivo, na data de modificação, na data de exclusão ou no campo "Data do marcador do Drive".
- Upload: o carimbo de data/hora é quando o arquivo foi enviado para o Drive
- Local: o carimbo de data/hora do horário de criação do arquivo original no dispositivo ou serviço de origem
| Origem do arquivo (cliente) | Horário da criação | Horário da modificação |
|---|---|---|
| App da Web | Upload |
Antes de 8 de abril de 2020: Depois de 8 de abril de 2020: |
| Google Drive para computador | Upload | Local |
| Backup e sincronização | Upload | Local |
| iOS | Upload | Upload |
| Android | Upload | Upload |
| G Suite Migrate | Local | Local |
| API do Drive | Pode ser definido pelo autor da chamada | Pode ser definido pelo autor da chamada |
Os arquivos na lixeira do Drive podem ser excluídos de duas formas. Primeiro, por padrão, o Drive exclui os arquivos da lixeira 30 dias após serem movidos para lá. Em segundo lugar, o usuário pode excluir itens manualmente na lixeira.
Observação: os arquivos excluídos da lixeira podem ser recuperados por um administrador do Google Workspace por até 25 dias. Saiba mais sobre como recuperar arquivos excluídos.
No Vault, você pode definir regras para controlar por quanto tempo os arquivos que estão na lixeira permanecem disponíveis para o Vault antes de serem excluídos. Elas são chamadas de regras Movidos para a lixeira.
Por exemplo, se você definir uma regra "Movidos para a lixeira" com o período de retenção de cinco dias, os arquivos serão removidos automaticamente cinco dias depois de terem sido movidos para a lixeira. Mesmo que os administradores possam restaurar o arquivo por 25 dias, ele não estará mais disponível no Vault. Se um usuário excluir um arquivo da lixeira dois dias após movê-lo, ele ficará disponível para o Vault por mais três dias e poderá ser recuperado pelos administradores por 25 dias ou mais tempo se o item estiver retido.
Uma regra para "Movidos para a lixeira":
- Afeta os arquivos do usuário ou do drive compartilhado ao qual a regra se aplica.
- É válida para os arquivos movidos para a lixeira em 1º de agosto de 2016 ou após essa data
- Precisa ter um período de retenção definido.
- Substitui outras regras de retenção do Drive, inclusive as regras personalizadas que expiram depois dela. Se várias regras "Movidos para a lixeira" forem aplicáveis a um arquivo, ele será retido de acordo com a regra com a data de validade mais recente.
- É substituída pelas guardas de documentos.
- Não se aplica a itens restaurados da lixeira.
Para criar uma regra "Movidos para a lixeira", na etapa 7 abaixo, defina o início do período de retenção como Data da lixeira.
Você escolhe como as regras de retenção são aplicadas aos dados do Meu Drive de um usuário. As regras podem ser aplicadas ao proprietário e a todos os colaboradores do item "Meu Drive" (leitores, comentadores e editores) ou somente ao proprietário.
A aplicação da regra de retenção ao proprietário e a todos os colaboradores mantém a maior quantidade de dados e é a opção mais comum. A aplicação da regra de retenção apenas ao proprietário pode reter menos dados.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
Configurações.
- Ao lado de Reter itens do Drive dos usuários usando as regras do proprietário e dos colaboradores, escolha uma opção:
- Usar as regras de retenção do proprietário e dos colaboradores do item do Drive: aplique as regras do proprietário e de todos os usuários com acesso direto ao item.
- Usar as regras de retenção apenas do proprietário do item do Drive: aplique as regras somente do proprietário do item do Drive.
Aviso: se os tempos de retenção do proprietário do item do Drive forem menores do que o de um colaborador, os dados talvez sejam limpos imediatamente.
Criar uma regra de retenção personalizada do Drive
Observação: para definir a duração da retenção nos campos de data do marcador do Drive, primeiro crie uma condição do marcador no Drive com um campo de data. Saiba como criar marcadores do Drive para sua organização.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
- Ao lado de Serviço, selecione Drive
- Escolha o escopo da regra:
- Unidade organizacional: aplique a regra a uma unidade organizacional específica:
- Clique no campo e escolha uma unidade organizacional.
- (Opcional) Se você quiser que a regra seja aplicada a qualquer item em um drive compartilhado da sua organização e um usuário na unidade organizacional selecionada seja um membro direto do drive ou tenha acesso direto ao item, ative Incluir itens de drives compartilhados
- Todos os drives compartilhados: aplique a regra a todos os drives compartilhados na organização.
- Drives compartilhados específicos: aplique a regra a um ou mais drives compartilhados.
Selecione os drives compartilhados e clique em Adicionar. Se você tiver muitos drives compartilhados e a lista for paginada, sua seleção será preservada quando você trocar de página. Se você marcar a caixa Selecionar tudo na parte superior da lista, apenas a página atual será selecionada. Também é possível pesquisar a lista pelo e-mail de um participante ou pelo nome do drive compartilhado.
- Para filtrar a lista por endereço de e-mail de um participante, faça o seguinte:
- Clique em Localizar por e-mail do participante.
- Insira uma ou mais contas.
- Clique em Localizar.
- Para filtrar a lista pelo nome do drive compartilhado (se a organização tiver menos de mil drives compartilhados), siga estas etapas:
- Clique em Filtrar por nome e digite as letras no nome do drive compartilhado. Por exemplo,
prcorresponde a drives compartilhados chamados "Projetos de venda", "Projetos de marketing" e "Gerenciamento de produtos", mas não a "Reparos".A lista paginada é atualizada automaticamente quando você adiciona letras.
-
Marque as caixas
- Clique em Filtrar por nome e digite as letras no nome do drive compartilhado. Por exemplo,
- Para encontrar o drive compartilhado pelo nome (se a organização tiver mais de mil drives compartilhados), siga estas etapas:
- Clique em Localizar por nome do drive compartilhado.
- Digite uma ou mais palavras no nome do drive compartilhado. Observação: as palavras precisam ser exatas e completas. Por exemplo,
marketing, projetoscorresponde aos drives compartilhados chamados "Projetos de marketing 1º trim. de 2022" e "Projetos para marketing". Ele não corresponde a um drive compartilhado chamado "Arquivo de projeto de marketing" porque "projeto" não termina com um "s". Da mesma forma,manão corresponde a nenhum desses drives compartilhados porque é apenas parte de uma palavra, não a palavra completa. - Clique em Localizar.
- Para filtrar a lista por endereço de e-mail de um participante, faça o seguinte:
- Unidade organizacional: aplique a regra a uma unidade organizacional específica:
- Clique em Continuar.
- (Opcional) Adicione as condições do marcador do Drive:
- Clique em Adicionar condição do marcador.
- Selecione um título de marcador
- Selecione os valores.
- (Opcional) Crie outra condição de rótulo.
- Clique em Continuar.
-
Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
- Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
- Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
- Selecione Período de retenção.
- Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
- Selecione quando iniciar o período de retenção do arquivo:
- Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retenção
- Para iniciar a retenção com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de retenção
- Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retenção
- Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de retenção terminar:
- Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso aos eventos nem querem manter essas informações. Para limpar apenas os arquivos que já foram removidos da lixeira dos usuários, escolha esta opção.
- Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente: esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha esta opção.
Aviso: o Vault permite que o Drive limpe imediatamente os arquivos que excederem o período de retenção quando você enviar a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.
Criar a regra de retenção padrão do Drive
A regra de retenção padrão é aplicável aos arquivos no Drive, inclusive aos arquivos nos drives compartilhados, que não são cobertos por uma regra personalizada ou retenção.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
- Clique em Drive
.
-
Escolha por quanto tempo os arquivos serão mantidos:
- Para reter os arquivos cobertos por essa regra de modo permanente, selecione Indefinidamente.
- Para descartar arquivos após um período definido, faça o seguinte:
- Selecione Período de retenção.
- Digite o número de dias do período de retenção, de 1 a 36.500.
- Selecione quando iniciar o período de retenção do arquivo:
- Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retenção
- Para iniciar a retenção com base na condição do campo de data de um marcador do Drive (consulte a etapa 6), clique em Início do período de retenção
- Para iniciar a retenção com base em um evento relacionado a um arquivo, clique em Início do período de retenção
- Selecione o que fazer com os arquivos quando o período de retenção terminar:
- Limpar apenas os itens excluídos permanentemente: esta opção limpa os itens expirados esvaziados da pasta "Lixeira". Os usuários não têm acesso aos eventos nem querem manter essas informações. Para limpar apenas os arquivos que já foram removidos da lixeira dos usuários, escolha esta opção.
- Limpar todos os itens nos drives dos usuários, inclusive os que não foram excluídos permanentemente: esta opção limpa todos os itens expirados, inclusive nas pastas do Drive dos usuários. Isso pode remover itens que os usuários esperam manter. Para limpar todos os arquivos, inclusive os que não foram excluídos, escolha esta opção.
Aviso: o Vault permite que o Drive limpe imediatamente os arquivos que excederem o período de retenção quando você enviar a regra. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente.
- Clique em Criar. Marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.
Excluir uma regra de retenção personalizada do Drive
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
- Aponte para a regra personalizada Aviso: os dados cobertos por esta regra que não são protegidos por guardas de documentos ou outras regras de retenção podem ser eliminados imediatamente.
- Para confirmar, clique em Excluir novamente.
Excluir uma regra de retenção padrão do Drive
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
- Aponte para Drive Aviso: os dados cobertos por esta regra que não são protegidos por guardas de documentos ou outras regras de retenção podem ser eliminados imediatamente.
- Para confirmar, clique em Excluir novamente.